公共服務視角下干部人事檔案管理策略研究

文/青島市市南區教育和體育局 徐玉燕

干部人事檔案是對干部德、能、勤、績、廉等內容的記錄，也是干部考核與任用的依據。目前，少數干部人事檔案管理人員將檔案管理當成了一種單一、機械、重復的被動服務工作，難以充分發揮干部人事檔案的信息價值。在公共服務的視角下，干部人事檔案管理部門應積極主動發揮作用，為人員流動與人才選拔等工作提供信息參考。

一、公共服務視角下干部人事檔案管理存在的問題

（一）服務功能不足。從我國現行的干部人事檔案管理模式來看，封閉式管理仍是當前干部人事檔案管理的主要模式。相關檔案管理條例明確規定，個人不能查閱本人檔案，干部人事檔案管理部門也不得向本人或其直系親屬提供查閱檔案的服務。從法律的角度分析，該制度既侵犯公民的知情權，也影響干部人事檔案的使用率。如何在有效管理干部人事檔案的同時，做好檔案服務工作，仍是一個亟待解決的問題。

（二）管理模式落后。第一，部分地區干部人事檔案管理制度落后，法律法規不健全，部分行政事業單位對招錄人才歷史背景的重視程度不足，入職后再重新為其建立檔案，造成檔案主體與檔案信息分離、人事檔案信息遺失的情況。隨著社會的發展，政府、社會及組織等都有了較大改變，若再按傳統的檔案標準收集、整理干部人事檔案，明顯是不客觀的，但若把干部的所有信息都收集齊全，也存在較大的難度，這是造成人檔分離的主要因素。第二，部分地市干部人事檔案服務還處在傳統的手工操作階段，包括人工操作標識、整理、歸類、裝訂等，超規格資料還要折疊或切割，這樣重復、簡單、機械性工作不僅效率低，還會影響干部人事檔案管理工作的準確性。

二、公共服務視角下干部人事檔案的管理策略

（一）革新檔案管理理念。第一，干部人事檔案管理者要改變傳統的檔案管理理念，在做好檔案保管、檔案安全工作的基礎上，提高檔案服務能力，應將干部任用、考核等需要的檔案提前備好，將可以封存的檔案與可用檔案分類保管，提高檔案服務效率。同時，應針對可能出現的檔案利用要求提前做好應對預案，減少檔案提供時間，不斷優化檔案的使用體驗、增強檔案管理人員的服務意識、服務能力。第二，轉變“重組織輕個人”的理念，樹立“為公眾服務、為個人服務、以人為本”的新型干部人事檔案管理理念。在以往，干部人事檔案管理側重于檔案所有人進行政治鑒定與基本情況的審查，檔案管理相對封閉，保密性、穩定性優先，檔案所有人及親屬不允許查閱自己的檔案信息。從公共服務視角看，應尊重公民享有的檔案信息知情權、查閱權等。在確保個人隱私的前提下，充分發揮干部人事檔案的服務效能。干部人事檔案管理工作要本著保密與公開結合的原則，對工資、任免、履歷等不需要保密或非法使用的檔案信息制定嚴格的查閱制度，有選擇地向社會及檔案所有人公開，使檔案所有人了解自己的檔案信息，樹立更清晰的人生規劃。從社會層面來說，這種做法能全面反映干部隊伍的整體情況。另外，適當公開干部人事檔案，如主要檔案內容、整體鑒定、工資情況及檔案整體分類等，可以使檔案所有人對自己的入檔資料有所了解，并對干部人事檔案資料的形成、匯總、收集及入檔等工作進行監督。

針對當前干部人事檔案管理內容缺少個性化，體現個人信息與個人業務能力的內容較少的現狀，干部人事檔案管理部門要轉變管理方式，增加體現干部個性化的資料，系統、動態地反映干部的職業發展等內容，建立實時動態的干部人事檔案管理制度，增加體現干部個人優勢的內容。同時，干部人事檔案管理部門要采集靜態數據，利用網絡數據與電子信息等科技手段，按照一定順序確定程序，生成電子文檔，確保干部人事檔案的真實性、系統性。

（二）改革干部人事檔案收集制度。單位可以優化干部人事檔案收集制度，構建以干部人事管理部門為主、全體職能部門為輔的干部人事檔案資料收集制度。每個部門設置一名信息聯絡員，集中收集本部門的干部人事檔案并移交檔案管理部門，也可根據檔案形成規律，轉變傳統的檔案定期收集形式，盡量收集可以反映干部情況的檔案資料，如科研成果、工作情況等，同時增加客觀反映干部思想品德、專業素養、職業精神、工作能力、成就貢獻及技術特長等內容的資料，摒棄主觀、隨意、空洞的評價內容，并對干部的履歷、職務、技術能力、專業能力及管理貢獻等內容進行客觀評估，做好分類。單位可以采取定期與不定期收集相結合的方式，集中收集干部人事檔案，并定期監測偶然數據，及時補充信息不全的干部人事檔案，拓寬干部人事檔案收集通道，增加實用性，確保干部人事檔案收集渠道的暢通。同時，與各部門建立鏈接，加強與職能部門的溝通，及時收集干部人事檔案，豐富干部人事檔案的內容。最后，干部人事檔案管理部門應使用登記簿，及時記錄各部門登記不全的干部人事檔案，并限期要求相關部門補齊，確保干部人事檔案的準確與完整，夯實干部人事檔案工作根基。

（三）構建面向公共服務的干部人事檔案管理服務體系。第一，干部人事檔案管理要由傳統的封閉管理模式向社會化開放管理模式轉變，在建立干部人事檔案數據庫、實現干部人事信息數據化管理的基礎上，拓寬各單位與社會機構之間的聯系，構建區域間干部人事電子檔案信息服務平臺，并根據檔案內容與檔案管理制度規定，適當進行信息共享。第二，對干部的基礎數據、工作數據、學歷數據及行為數據等數據源進行收集整理，以數據鏈接、分析等方法為媒介，通過信息系統與網絡技術實現數據的共享與集成。把電子檔案信息服務平臺分成基礎信息系統與關聯信息系統，并把基礎信息系統和公安部門及其他部門的數據庫結合，構建戶籍信息系統、干部人事管理系統及檔案信息系統；與醫院、社保、銀行、征信、電信等部門聯系，把干部的社保資料、信用信息及健康狀況等內容統一錄入數據庫內，與社保信息系統、信用信息系統、健康登記系統等建立關聯，通過信息平臺的共享共建，利用數據接入、存儲、分析及查詢等技術，實現相關信息系統的聚、通、用等，拓寬信息資源開發與利用的廣度與深度，構建信息管理、服務、開發一體化管理體制，促進檔案流通與共享，促使人才資源的合理配置，避免干部人事檔案的“孤島現象”。第三，可利用高新技術，構建個人電子檔案數據庫，根據人才類型進行歸類，構建管理、專業等類型的數據庫，充分發揮干部人事檔案的價值。有條件的行政事業單位可以利用檔案信息平臺設立人才信息庫，設計相關人力資源增長曲線與專業技能成長曲線等輔助數據進行人才數據分析，將其和干部職工的個人檔案進行匹配，構建簡單快捷、直接明了的干部人事檔案服務模式，從而為干部人事檔案使用人員提供便捷、高效的服務，提高管理效率。

（四）構建干部人事檔案電子信息庫。第一，轉變傳統的手工管理模式，采取現代信息技術，利用計算機、掃描儀、復印機等設備，采用先進的信息技術，著手構建干部人事檔案數據庫，實現檔案數字化管理。使人事部門在考核、選拔干部時，只需進入檔案數據庫，利用查詢功能，就可以調閱備選干部的簡歷、考核情況、組織鑒定等，不僅可以方便地查詢相關信息，還能根據需求打印與摘錄。第二，構建干部個人電子信息數據庫，建立信息對接系統，彌補各部門不能信息共享的問題，統一數據類型，使各類信息系統能夠兼容，整合各方資源，形成各方人員變動系統、人才招聘及考核系統、人才待遇信息系統等，通過各系統的數據共享，進行導入與提取，實現信息的快速統計、檢索、分析、查詢、提取及錄入等，并根據需求直接生成各類表格與名冊。利用干部人事信息數據庫，可以向領導層及部門提供干部人事的第一手信息資料，提高干部人事檔案的利用率與使用質量。有條件的單位可以在網站配備在線客服，提供干部人事檔案信息的咨詢服務，有效發揮公共服務職能。另外，為做好數據庫的管理與使用，確保信息安全，要設置用戶權限與密碼。第三，在構建干部人事檔案信息庫的基礎上，可以建立干部個人電子數據庫，利用信息技術，做好人才分類，建立專家庫、人才庫及成果庫等干部人事信息庫，使檔案使用人員可以迅速獲得檔案資源，提高檔案服務效率，使干部人事檔案價值最大化。

（五）夯實干部人事檔案管理保障。第一，各單位要設立專項資金，用于干部人事檔案管理人員的培訓與干部人事檔案管理設施的購置，設立專門的保管庫房與出入室，同時配備專用設備，如專用檔案存儲柜、除濕儀、掃描儀等。第二，各單位要對干部人事檔案管理人員的業務素養引起重視，要著力打造一支專業素質過硬的干部人事檔案管理隊伍，選拔職業道德、政治素養過硬的人員擔任專職或兼職干部人事檔案管理人員，同時加強對其管理技巧、人文知識、人力資源管理經驗、計算機技能及檔案專業知識的培訓，并搭建平臺，組織干部人事檔案管理人員到兄弟單位交流學習，提高其多方面的能力，不斷適應公共服務視角下的干部人事檔案管理的要求。

三、結語

干部人事檔案管理是公共信息服務的重要內容，是組織部門進行人才選拔與利用的依據，完善干部人事檔案管理制度，是健全干部人事管理制度的必然要求。相關部門要提高干部人事檔案管理水平，為檔案使用人員提供良好的干部人事檔案服務。