OA系統應用于醫院檔案管理的問題與思考

文/承德市中醫院 李美丹

檔案作為醫院重要的信息資源，不僅是開展各項醫療活動的重要參考，也是醫院發現內部管理問題的重要依據。在我國醫療事業快速發展、各大醫院不斷擴大經營規模的條件下，借助新的數字技術，推動醫院內部高效管理，已經成為醫院現代化建設的目標。OA自動化辦公系統有著信息收集處理快速高效的優勢，將其應用在醫院檔案管理工作的各個環節中，可實現檔案數據處理效率的提高，以及檔案資源的傳遞和共享。而如何完成對OA系統的有效應用，促進醫院檔案管理工作水平的顯著提升，是醫院創新發展需要思考的主要問題。

一、OA系統的應用價值

OA系統是依托計算機技術的自動化辦公系統，以計算為核心，借助現代化的辦公設備，對相關數據和信息進行廣泛收集，并進行加工處理，不但保障信息的可靠性，為管理決策提供參考，還能提升工作效率，保障各項業務活動的有序開展。對于醫院檔案管理而言，OA系統的應用可實現無紙化辦公，對于檔案數據和信息的高效管理發揮著重要的促進作用。首先，OA系統操作流程簡便，可簡化檔案管理工作流程。OA系統中建立文檔管理結構數據，醫院管理人員只需要登錄管理平臺，并通過簡單地點擊就可完成對醫院內部檔案數據的控制和監管。其次，降低檔案管理的成本。OA系統簡化檔案錄入、閱讀、審批等環節，系統配備的信息錄入設備可快速完成檔案數據的識別和應用，并以電子文件的形態進行上傳和共享，節約檔案管理的工作成本，提升管理的時效性。最后，增加管理的透明度。傳統檔案管理以人工操作為主，在醫院業務數量日益增多的情況下，人工收集和檔案數據不但面臨著操作失誤的風險，而且檔案數據在各個部門間傳遞效率不高，致使管理工作難以實現透明公開。而OA系統的構建，可通過對檔案數據的快速錄入、上傳相關文件內容簡化辦公的程序。同時，對于檔案數據的共享和傳遞，可使更多管理人員參與到檔案管理中，對各項工作流程展開監督，并給予一定的評價和建議，促進檔案管理工作效果的進一步優化。

二、OA系統應用于醫院檔案管理存在的問題

（一）對OA系統重要性認知不足，缺少對系統風險的管控。OA辦公系統作為網絡時代下快速發展的全新辦公軟件，是醫院各項管理工作創新的重要抓手。然而，分析當前各大醫院檔案管理工作開展現狀，發現仍舊存在著OA辦公系統使用范圍狹窄，或者OA系統和傳統手工操作方式共存的現象，導致醫院管理層對OA系統的重要性認知不足，還存在著認知上的偏差。部分領導在醫院現代化發展過程中，將更多的精力投入到醫療事業中，對于檔案管理缺少重視，對于全新辦公系統的建設缺少資金的投入，使系統更新速度慢，部分辦公功能難以被開發和利用。個別醫院領導認為紙質的檔案數據具有現實意義和收藏與保護的價值，很大程度上影響著OA系統的應用成效。除此之外，面對OA系統建設和使用上的問題，醫院管理部門缺乏相對應的風險防控措施，一旦病毒和木馬攻擊系統，就可能導致檔案數據完全被破壞，檔案管理面臨著信息被盜取、修改、刪除的風險。

（二）網絡系統搭建不完善，應用和操作規范性不足。現階段，大多數醫院使用的OA系統都是數字化出版的正品，根據具體的程序語言可保障信息采集、錄入、歸檔等工作流程的高效運轉，但對于醫院部分形成過程復雜、有著特殊管理要求的檔案數據，這種系統運行模式還難以進行有效的控制，造成系統覆蓋檔案類型過于單一，部分檔案管理流程和操作的規范性有待提升。例如：部分醫院沒有針對OA系統搭建穩定的網絡，使OA系統運行過程中面臨網絡速度過慢，以及安全性不足等問題，影響系統的正常運行和使用。再如部分醫院將更多的管理重心傾向于數據錄入和傳輸中，缺少對檔案歸檔管理。盡管很多醫院都建立了相應的歸檔制度，但是很多檔案文件仍然以紙質的形態進行保存，使全新的辦公系統覆蓋面積有限，不能在檔案歸檔環節中發揮作用，影響OA系統實質性的應用效果，也使部分檔案數據面臨著安全上的風險，降低整體管理的成效。

三、OA系統應用于醫院檔案管理的路徑

（一）提高領導層對OA系統應用的重視，加大各方面投入力度。在醫院檔案管理中應用OA系統，必須注重提高醫院領導層對于OA系統應用的重視與認知，使之明確認識到將OA系統應用于檔案管理工作中的重要性，從而促使其加大對此方面的資金、軟件與硬件等設施投入力度，保證OA系統得以有效運用，真正發揮其功能作用。醫院領導層應提高對檔案管理信息化建設的重視與認知，與時俱進順應時代發展趨勢，結合全球信息化建設戰略部署，積極引進并應用OA系統，大力開展有關OA系統應用于檔案管理中的培訓與宣傳教育工作。通過宣傳與教育積極改變檔案管理人員的思想意識，打破傳統檔案管理觀念存在的局限性問題，使之能夠主動應用OA系統開展一系列檔案管理工作，切實提高檔案管理工作效率質量。

在具體實踐中，可通過利用各大新媒體平臺，包括醫院官方網站、微信公眾平臺、微博等多種渠道，大力宣傳OA系統應用價值、作用及優勢，普及OA系統應用于醫院檔案管理中的正確方法、有效路徑與技巧。除了要提高全院上下對OA系統應用的重視程度外，還應加強各方面投入力度，包括軟件與硬件設施、資金、人力等等。可通過加大資金投入力度，利用充足的資金引進信息技術研發人員，針對醫院檔案管理工作內容、特點要求，開發專門的OA系統，完善信息檢索、信息儲存、信息提交、資源共享等操作功能。并通過在OA系統中開發專門的網絡監督與管理、病毒查殺、信息加密等軟件設施，確保醫院OA系統平臺的穩定性，促進醫院檔案管理工作高效開展。此外，還需要在OA辦公自動化系統中建立檢索項目功能，使信息數據能夠以信息化的形式儲存于數據庫當中。并與互聯網進行有效鏈接，以方便查找有借鑒意義的信息數據，通過檢索便可直接瀏覽下載，有效提升檔案管理工作效率。

（二）結合檔案管理要求積極開發OA系統，保證系統應用實效。結合醫院檔案管理要求積極開發OA系統，可分別通過以下方面著手：第一，選擇OA系統開發方式。系統開發方式主要分為三種，即自主、聯合以及第三方開發。根據醫院檔案管理實際情況來看，選擇自主開發方式根據醫院現狀自由設計專門的辦公系統，能夠保證所開發的OA系統與檔案管理工作快速對接，使開發出來的系統具備更好的適用性與靈活性，滿足醫院檔案管理工作需求。第二，完善信息訪問功能。可通過構建統一的用戶、瀏覽器、服務器訪問方式，來統一使用微系統進行相應工作。在統一的信息訪問模式下、用戶僅可通過在瀏覽器中輸入IP地址訪問服務器，便可進行后續的檔案信息查閱、檔案打印、檔案輸出等工作，具有較高的便利性與快捷性優勢。第三，完善平臺架構。平臺架構主要包括操作界面與數據界面，操作界面細分為用戶使用登錄界面、常用操作界面以及管理人員使用操作界面。管理人員使用操作界面能夠為管理人員了解醫院現狀、科研成果，人工錄入預防保健、藥品管理以及人事行政檔案等內容提供便利。數據界面結構主要用以電子檔案儲存與刪除、錄入與分類、管理與加密。第四，需要根據不同檔案內容將OA系統分為用戶登錄管理系統與用戶操作管理系統，從兩方面分工協作為檔案管理人員提供檔案查閱、搜索、打印、分類授權管理等服務。第五，運用OA系統中的自動掃描功能，將不同借鑒價值的信息數據進行掃描識別，轉化為數字化檔案文件，并以規范統一的格式輸入計算機設備當中，為接下來的檔案管理工作開展做好鋪墊。第六，建立數字化輸入儲存機制與檔案管理機制，運用現代計算機網絡技術，實現檔案信息數據共享，建立可集中處理的OA系統進行分類、歸檔、儲存、保存等集中管理，提高檔案管理時效。

（三）制定完善的管理制度體系，增強對OA系統的管理與控制。制定完善且行之有效的管理制度體系，保障OA系統應用的規范性與科學性，真正提高醫院檔案管理工作效率與質量的重要手段。首先，應建立并完善醫院電子歸檔制度，實現檔案管理工作的信息化建設。在具體實踐中，需要根據電子歸檔工作流程，建立一套行之有效的電子歸檔制度，包括操作流程、儲存設備、歸檔管理責任人等制度內容，規章制度要涉及系統運行過程中的各個細節與環節，利用制度約束各環節的工作行為與規范。同時，還應建立責任追究制度，對于在應用OA系統展開檔案管理工作時，因個人失誤而造成檔案丟失或泄露的，應給予責任追究與相應處罰。以此來規范檔案管理人員工作行為和態度，使之能夠認真、嚴謹、規范使用OA系統展開相應工作。其次，應當與OA系統的牽頭科室和使用科室保持密切配合，共同交流、研究、商討實施系統的具體管理制度，由牽頭科室與系統提供方共同編制系統相關使用說明，通過醫院官方網站進行公示，或做好使用前的培訓工作。讓全體人員充分認識到OA系統運用規范、技巧與方法，保證各部門能夠快速有效掌握OA系統正確的使用方法，保證OA系統在檔案管理工作中真正發揮其功能作用。

（四）安排專業專職人員進行系統開發維護與管理，推進系統高效運行。在醫院檔案管理工作中科學應用OA系統，必須安排專業專職人員負責OA系統開發、維護與管理工作，來確保OA系統正常運行，真正發揮OA系統應用價值與作用。首先，應積極引進專門的信息技術研發人員、網絡工程師、檔案管理信息化建設專家教授等為檔案管理人員提供專業的醫療知識理論、信息技術、OA系統應用技巧與知識等方面的教育和培訓，保證檔案管理人員掌握正確的系統應用方法。其次，應成立專門的OA系統維護與管理隊伍，針對網絡工程師層面應進行醫療相關知識理論培訓，使之所選擇的OA系統開發與維護方案與醫院檔案管理實際相吻合；針對檔案管理人員層面，應進行OA系統相關業務培訓，提高期綜合素質水平，增強信息技術應用能力，保證OA系統應用有效性。除此之外，醫院還可通過公開招聘或內部招聘選拔等方式，引進具備網絡知識與辦公管理能力的復合型人才，作為專門的OA系統管理與維護人員，主要負責OA系統安全管理與維護工作，以此來保證OA系統高效運行。

四、結語

醫院檔案作為具有較高價值的資源，是醫院管理工作的重中之重。然而，傳統的檔案管理存在著管理效率不高，整體運行不夠平穩的問題。在數字時代背景下，搭建醫院管理OA系統，可實現對檔案數據的快速錄入，并可根據檔案內容和管理要求，對檔案數據進行分析和處理，以及在各部門間的快速傳遞。不僅保障檔案資源的合理應用，還能提升醫院檔案管理工作效率，保障檔案管理的有效性和科學性，為醫院各項工作和業務的開展提供有效的參考和幫助。