醫院青年文明號檔案管理實踐

文/浙江省立同德醫院 周仲煒

醫院青年文明號是指以青年為主體，在醫院的生產、經營、管理和服務等環節，體現高度職業文明，創造一流工作業績的優秀青年集體、青年崗位和青年工程。醫院青年文明號檔案是青年文明號集體成長過程的體現，是展示創建成果、創建經驗的寶貴資料。創建青年文明號，有助于引導青年人樹立正確的職業理念，提升青年的團隊精神。做好醫院青年文明號檔案管理工作，能推動青年文明號集體的整體發展，促進青年成長成才。

根據青年文明號創建要求，創建集體應建立創建檔案，結合工作實際，明確專人負責，內容真實規范，保證各項工作有序進行，使創建檔案能夠真實反映青年文明號的創建活動情況，使得活動更加規范。青年文明號集體的配備包括創建主題、創建目標、創建內容、創建口號、創建承諾、具體分工和組織體系的創建標識及創建制度、總結、考核、命名等基本情況都要建立檔案，條件具備的應建立圖片、音像檔案。并要求對創建活動情況有詳細的記錄備查。

一、醫院青年文明號檔案管理現狀

院團委在醫院黨委的領導和支持下，圍繞醫院的中心工作，將創建工作與業務工作緊密結合，在全院范圍內開展創建活動。通過院“號、手”活動領導小組及工作小組實施創建活動，形成黨團“齊抓共管”的管理體系。全院現有國家級、省級、院級青年文明號16家。全院各級青年文明號集體積極發揮青年的先鋒模范作用，服務患者、服務社會，向社會展示醫務青年良好的精神面貌和職業素養。

（一）檔案的管理。根據青年文明號創建文件精神，要求各創建集體建立青年文明號管理檔案，逐步建立和完善申報、自查、推薦、檢查、驗收、命名、表彰、獎勵等檔案資料，實現青年文明號檔案的科學化、規范化管理。青年文明號檔案的管理，包含檔案的收集、整理、保管、統計和提供利用等。原始記錄是檔案的本質屬性，我院建立起青年文明號創建活動紙質檔案與電子臺賬相結合的模式，由創建集體號長負責記錄和保管，客觀真實地記載創建活動相關資料。檢查驗收的評選將采取實地查訪、臺賬檢查和現場匯報的形式，分別占總成績的20%、30%和50%。要求對創建活動進行統一管理，將臺賬資料作為檢查、評比、考核各級青年文明號的重要依據，促進創建工作的規范化和制度化。青年文明號檔案管理貫穿于創建集體申報、考核、評選、表彰、監督的各個環節，內容涵蓋綜合管理、崗位文明、崗位技能、崗位效益及附加材料五個方面。（見圖1）

（二）檔案的收集整理。檔案管理人員需要針對檔案的各種因素進行分類放置，方便檔案的查找。根據青年文明號考核評分表的內容設置，我院推行檔案標準化整理模式。在檔案的收集過程中參照考核內容、考核項目及評分標準分類整理，并按照時間順序進行排列。按照考核要求，青年文明號的檔案收集一般包含一級類目5個，二級類目13個。其中一級類目包含：綜合管理、崗位文明、崗位技能、崗位效益及附加材料五個方面內容。二級類目包含：加強領導、基礎工作、團建工作、優質服務、規范管理、文化建設、人才培養、取得成果、業務效益、社會效益、人才效益、品牌效應及榮譽獎勵等內容。（詳見表1）。

表1 醫院青年文明號檔案管理分類目錄

（三）檔案的開發利用。一是用于各級青年文明號集體創建資料的查閱考核。收集保存創建過程中的有關文件、圖片、影音、實物、原始記錄等資料，建立臺賬。通過創建口號、主題、標識等，營造創建氛圍。滿足申報、復審的檢查、評審、監督要求及階段性的考核需求，為查閱者提供檔案材料。二是青年文明號創建的檔案資料是科室發展的動力引擎。如在醒目位置張貼青年文明號的服務承諾和信用公約，通過內外網、公眾號等媒體向社會公開服務承諾等，進一步規范服務行為。三是促進青年文明號集體的交流學習。為各級青年文明號集體提供經驗總結、借鑒分享的素材，充分發揮青年醫務工作者的先鋒模范作用，倡導職業文明，推進青年文明號創建活動深入開展。

二、存在的問題及不足

（一）對檔案管理不夠重視。近年來，在醫院自查中發現，個別創建集體對創建的基礎性工作不夠重視，有的檔案未設置專人管理，有的為應對臺賬檢查，存在臨時突擊收集整理材料的情況。在創建之初沒有結合青年文明號集體的實際情況制定具體的檔案管理規劃和措施，一些集體在人員變動時，未能做好工作交接，導致資料缺失。部分青年文明號集體檔案管理工作缺乏連續性，創建期內高度重視，創建成功后不再關注青年文明號檔案的管理工作。個別院級號集體缺乏檔案管理經驗，對于青年文明號檔案的科學化、規范化、制度化管理研究不夠深入。

（二）檔案內容單一，收集形式化。青年文明號活動檔案內容不齊全，分類不夠科學。個別青年文明號集體資料管理不夠完善，日常不注重資料的收集、整理及積累，收集材料內容不夠全面。部分集體為應對檢查考評，對標突擊補做資料，有損于檔案的真實性。部分青年文明號集體僅限于文書檔案的收集，缺乏圖片、視頻等聲像資料的整理，或者收集的資料缺少文字描述，不能及時完善青年文明號電子臺賬。同時，青年文明號集體仍沿用傳統的檔案管理模式，形式單一，電子信息化投入較少，檔案數字化程度有待進一步提高。

（三）檔案開發利用不足。隨著社會經濟的不斷發展和醫療水平的不斷進步，青年文明號檔案資源載體形式更加豐富、資源價值更加多元。然而部分院級青年文明號集體在檔案收集過程中僅為了收集而收集，缺乏創意產品的設計開發。青年文明號集體成員對于檔案的開發利用參與程度不高，有待于進一步挖掘，從而有效激發青年的創造力。檔案信息資源的開發利用需要與時俱進，以需求為向導，服務社會，實現良性循環，這也是新形勢下青年文明號創建活動的新生長點。

三、建議及對策

（一）多途徑加強青年文明號檔案管理工作。堅持青年文明號檔案工作的科學管理，建立完善的運行機制，引導檔案管理工作向規范化方向發展。一是提高認識，加強宣傳培訓。提高各級青年文明號集體對檔案管理工作的重要性認知，認真貫徹落實《檔案法》。明確創建的意義，創建青年文明號不是簡單的評審工作，旨在通過創號評審來促進醫院的發展，提高醫院內部的醫療質量管理、醫療水平提升，提高青年醫護群體的綜合素質。青年文明號檔案的整理需認識到位、組織到位、工作落實到位，保障工作有效開展。二是明確青年文明號檔案管理制度，把握重點，指定專人管理。堅持定時、及時、完整準確收集相結合，及時記錄、更新內容。青年文明號創建檔案有一定的連續性，相對集中地存放便于管理和利用。三是加強檔案結構化管理，在數字化改革背景下，以爭創青年文明號活動為契機，加強對集體檔案的規范管理，明確分工職責及目標任務。對檔案內容進行分類，能有效提高服務職能，促進檔案管理各項工作的規范化、制度化。

（二）建立健全青年文明號檔案管理考評機制。按照“以評促建、以評促改、評建結合、重在建設”的指導思想，由院團委負責組織各級青年文明號集體進行創建檔案的考評工作。根據青年文明號創建文件精神，結合實際調研情況，制定合理的檔案管理制度，對青年文明號檔案的全周期管理進行指導。實行青年文明號創建檔案自查互查相結合的模式，各級青年文明號集體每季度對標對表自檢、定期考評與年度考核相結合，從而有計劃、扎實地推進檔案管理工作的開展。

（三）搭建平臺整合檔案資源。一是積極借鑒優秀單位的青年文明號檔案管理方法，邀請資深專家進行檔案整理工作的講座培訓，圍繞青年文明號檔案管理的基本內容、形式途徑進行講解、交流技巧。二是開展青年文明號集體創建互助活動，指定更高級別的青年文明號集體與爭創集體進行結對，相互學習、相互促進，實現共同創建。三是加強青年文明號檔案管理人員與黨支部、團支部、工會臺賬管理人員的溝通交流，促進檔案材料資源整合。四是加強青年文明號數字化平臺的應用。統一檔案模板，對于考核評分表中通用的共性材料，由青年文明號創建負責人進行統一整理，固化備用。收集的文字資料和圖片資料能反映創建的經過及效果，照片檔案必要時可打印，并備注文字說明。

（四）做好青年文明號創建檔案的開發和利用工作。一是充分發揮檔案的作用，整理匯編材料，借助新聞媒體、院內網、公眾號等對創建集體進行宣傳報道，塑造醫院文化軟實體。二是借助青年文明號開放周等主題活動，按照“亮身份、亮形象、亮承諾”的要求，對青年文明號集體進行展示，鼓勵集體的創建熱情，不斷提升青年文明號在社會公眾中的存在感和認可度。三是充分發揮青年醫務工作者的創新意識和青年文明號的品牌效應，積極開發創意產品，實現經濟效用。在檔案展現形式方面，借助先進設備，如電子屏幕、投影儀、顯示器等電子設備，實現交流互動。

四、結語

醫院青年文明號創建檔案全面真實地記錄了創建集體的發展和青年的成長過程，有重要的參考和評價作用。檔案管理的最終目的是為社會實踐提供服務。隨著創建工作的不斷深入，醫院青年文明號檔案管理的不足日益凸顯，一定程度上阻礙了創建工作的有序開展。本文探討通過加強宣傳培訓、規范管理、整合資源、開發利用等措施，進一步做實醫院青年文明號檔案管理工作，有效推進青年文明號檔案管理做細、做優、做精。希望對于構建科學合理的檔案管理工作體系，統一醫院青年文明號創建標準、規范創建機制、激發創建熱情，發揮醫院青年文明號的示范引領作用，促進醫院青年文明號的發展起到積極的作用。