信息化手段下如何實現(xiàn)醫(yī)院干部人事檔案精細化管理與控制對策

牟善季 丁海峰

（日照市婦幼保健院，山東日照 276826）

在醫(yī)院的各項管理工作中，除了要重視業(yè)務水平的提升，干部人事檔案管理工作同樣十分重要。高效的干部人事檔案管理工作可以使得醫(yī)院在體現(xiàn)公益性的協(xié)同兼顧醫(yī)院自身利益，即實現(xiàn)醫(yī)院社會效益、經濟效益兩者兼得。一方面，可以進一步提高醫(yī)院的工作效率，實現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置，更好地為就診群眾提供服務，進而提升醫(yī)院自身市場競爭力。另一方面，可以加強職工對醫(yī)院的歸屬感、認同感，提高職工的工作積極性、主動性，從而減少醫(yī)院人才流失，為醫(yī)院發(fā)展打牢人才基礎。更重要的是，可以將醫(yī)院歷史沿革、發(fā)展歷程、價值觀等一些需要傳承的精神層面材料完整、準確地保留傳承下來。

以往，醫(yī)院的干部人事檔案管理大多都是采用紙質化的管理方式。隨著信息技術水平的提高，更多醫(yī)院，特別是綜合實力雄厚的三甲綜合醫(yī)院都正改革過渡為信息化管理。醫(yī)院通過信息化手段，能夠顯著提高干部人事檔案管理工作效率，避免紙質化管理過程中因人為或者環(huán)境造成的檔案損壞，保障檔案的完整性和安全性。未來，醫(yī)院要想進一步加強干部人事檔案管理工作，應當在信息化手段基礎之上，加以精細化管理方式。

一、當前醫(yī)院干部人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

就干部人事檔案是職工的第二生命這一特點，干部人事檔案管理工作存在以下問題。

一是醫(yī)院干部人事檔案管理工作仍停留在紙質化檔案管理階段。從當前醫(yī)院干部人事檔案管理工作來看，能夠發(fā)現(xiàn)該項工作有兩個明顯特點：憑證性和唯一性。固然當前信息技術已經發(fā)展到一定程度，但是在干部人事檔案管理工作上，仍然不可能完全拋棄紙質檔案管理模式。特別是信息技術手段使用時間有限，在之前大部分干部人事檔案都是采取紙質檔案的管理方式，導致當前的干部人事檔案管理工作在全面性以及動態(tài)化上還有所欠缺。除此之外，也很難實現(xiàn)干部人事檔案的全方位以及遠程共享工作。

二是醫(yī)院干部人事檔案管理人員不足且不專業(yè)。目前，信息技術已經被廣泛應用在醫(yī)院的管理工作當中。相較于其他行業(yè)來說，醫(yī)院的信息化專業(yè)性較強，特別是在進行干部人事檔案管理，不僅需要工作人員對檔案管理工作有深入了解，同時還應具備一定的醫(yī)療知識。而現(xiàn)狀是，部分從事醫(yī)院干部人事檔案管理工作的人員存在臨時工、身兼數(shù)職以及非專業(yè)人士的情況。這樣勢必會阻礙醫(yī)院的干部人事檔案管理水平的提升，也會影響醫(yī)院的人力資源利用效率[1]。

三是部分醫(yī)院對干部人事檔案管理重視程度不夠。目前部分醫(yī)院對干部人事檔案管理工作相對忽視。從思想上沒有引起重視，個別醫(yī)院領導干部認為干部人事檔案大部分是個人或者是單位老材料的存儲，沒有實用價值，誰都干得了，什么人都可以干。這在一定程度上影響了干部人事檔案管理工作，存在干部人事檔案泄密風險。

四是醫(yī)院干部人事檔案管理工作標準不一。醫(yī)院特別是公立三甲醫(yī)院，存在規(guī)模大、就診人員多。受財政投入不足、編制緊張、管理日趨精細化等因素，醫(yī)院人手緊張是普遍現(xiàn)象。為解決這一矛盾，大部分醫(yī)院都采取招用合同工、派遣工等臨時性工作人員，以解決人員不足，緩解人才緊缺的現(xiàn)狀。從醫(yī)院干部人事檔案管理的角度來說，此類人員與醫(yī)院正式工作人員相比，其干部人事檔案管理工作較滯后，要求標準不一，一定程度上影響了干部人事檔案管理工作的進度和醫(yī)院人才工作穩(wěn)定。

二、信息化手段在醫(yī)院干部人事檔案管理工作中的必然性

1.提高干部人事檔案的利用率

對于醫(yī)院的干部人事檔案管理工作來說，信息化手段的應用能夠明顯提高檔案的利用效率。在以往的紙質化管理模式中，工作人員要想充分利用這些干部人事檔案，需調閱大量的資料。在這個過程中，需要耗費大量的時間去查閱不同的干部人事檔案，同時效率也十分低下。而通過信息化手段，則能夠通過信息管理平臺實現(xiàn)資料的快速查詢、導出工作，從而幫助工作人員對相關的檔案文件進行分析和管理，極大地提高干部人事檔案管理工作效率，使醫(yī)院能夠更好地利用現(xiàn)存的干部人事檔案，從而改善醫(yī)院的管理工作水平，促進醫(yī)療水平的提高。

2.符合現(xiàn)代醫(yī)院管理要求

紙質檔案管理模式不僅需要耗費大量的人力和物力，更重要的是需要耗費大量時間，效率低下。在當前醫(yī)院人員流動較為頻繁的背景下，紙質化管理模式已經無法滿足這一需求。有關調查顯示，當前我國醫(yī)院使用紙質管理的單位干部人事檔案管理工作存在一個比較嚴重的問題，那就是利用率較低，利用的范圍也較為狹窄，又加之干部人事檔案保密性特點，就導致紙質化管理模式成為阻礙醫(yī)院人力資源管理工作的絆腳石之一。因此，在這樣的情況下，一定要推動干部人事檔案管理工作的信息化建設，這樣才能使人力資源管理工作跟上醫(yī)院的發(fā)展需求，幫助醫(yī)院能夠在市場競爭中取得更大的經濟效益[2]。

3.改善以往管理工作模式存在的問題

根據(jù)醫(yī)院以往干部人事檔案管理工作的實際開展情況來看，能夠發(fā)現(xiàn)在工作中存在一些問題。比如，對員工實際情況記錄不完整，在檔案中并不能充分體現(xiàn)員工本身的思想水平、學術水平以及工作實際情況，人事基礎信息不準確、更新不及時，提取利用人數(shù)信息耗時長、效率低，因工作人員崗位變動造成干部人事檔案材料丟失，干部人事檔案歸檔不及時，歷史干部人事檔案不能很好地為當前人事工作服務，等等。同時，也無法體現(xiàn)員工的整體變化，更無法對員工的職業(yè)發(fā)展做出一個完整的追蹤。這樣一來，就導致醫(yī)院在進行人力資源管理工作時，很難通過檔案對員工有一個準確的判斷。而醫(yī)院人力資源的改善，就需要從信息化建設做起。通過信息化手段，能夠對員工的發(fā)展情況進行及時的跟蹤記錄。以這種方式，讓相關工作人員清楚了解醫(yī)院員工的狀況，加快實現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置，并且?guī)椭t(yī)院進行科學合理的人員流動工作，從而進一步提高醫(yī)院員工的綜合素質，使醫(yī)院的醫(yī)療水平能夠得到更大的提升。最后，通過檔案，醫(yī)院管理人員也能夠對人才有更加合理的利用，并且開展有效的考察工作，讓醫(yī)院的每一位員工能夠待在適合自己的崗位上。

三、信息化手段對于當前醫(yī)院干部人事檔案精細化管理的重要性

1.有效提高醫(yī)院的干部人事檔案管理工作效率

眾所周知，信息化手段的一大優(yōu)勢就是借助計算機信息技術，提高工作中必要環(huán)節(jié)的自動化水平，不僅可以保障相關工作信息數(shù)據(jù)的準確性，同時也能夠提高工作效率。而醫(yī)院的干部人事檔案管理工作，借助計算機信息技術，能夠對相關檔案信息進行快速的輸入、存儲、調取、共享等功能，從而避免以往傳統(tǒng)紙質化管理模式中的需要耗費大量時間的問題，同時也能夠節(jié)約人力以及紙質檔案保存所需要耗費的物力，在提高工作效率的同時也能夠降低工作所需要消耗的成本。而在醫(yī)院內部的管理工作當中，干部人事檔案會涉及不同的工作環(huán)節(jié)。除了人事以及行政部門以外，各個科室的工作中同樣也需要利用到干部人事檔案。而通過信息化手段，則能夠借助互聯(lián)網(wǎng)以及計算機技術，實現(xiàn)干部人事檔案信息的管理和分析工作，快速進行信息的共享，并且在這個過程中保障檔案文件的機密性。這樣一來，就能夠幫助醫(yī)院更好地開展相關業(yè)務，使醫(yī)院在市場競爭中有更好的發(fā)展[3]。

2.降低醫(yī)院管理成本

對于醫(yī)院的干部人事檔案管理工作來說，信息化手段的利用能夠有效降低管理成本。在傳統(tǒng)的紙質化管理模式當中，由于紙張本身存在的特性，就導致在進行檔案管理時，需要專門的員工對檔案進行管理、分類工作，同時還需要有專門的地方對檔案進行保存。保存地還有一定環(huán)境要求，比如濕度、溫度等，否則紙張在保存過程中很容易出現(xiàn)霉變，導致干部人事檔案被破壞。而通過信息化管理手段，能夠將紙質化的干部人事檔案數(shù)字化。相較于紙質化需要大量的空間來保存，一個小小的U盤就能夠保存大量的數(shù)字化檔案，就更不用說將檔案儲存在醫(yī)院自己的服務器或者云端中，方便醫(yī)院對大量的干部人事檔案進行管理。除此之外，干部人事檔案本身涉及個人隱私，因此在管理工作中一定要重視保密性。而通過信息技術，能夠保障數(shù)字化檔案的保密性，避免員工的隱私外露。

3.提高職工對醫(yī)院認同感、歸屬感，打牢人才基礎

醫(yī)院的核心競爭力在于人才。醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)對人才標準要求較高，導致醫(yī)院人才競爭尤為激烈。加上醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)合同工、派遣工等臨時性工作人員較多，更加加劇了工作人員特別是人才流失風險。利用信息化手段做好干部人事檔案管理工作既要著眼于現(xiàn)有正式干部人事檔案管理工作的精細化，又要重視非正式干部人事檔案管理工作。

四、信息化手段下加強醫(yī)院干部人事檔案精細化管理與控制工作的對策

1.搭建干部人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高無紙化檔案管理水平

在當前醫(yī)院的干部人事檔案管理工作中，要想進一步實現(xiàn)精細化管理與控制，從而提高管理工作效率，首先需要做的一件事就是建立一個完善的干部人事檔案信息數(shù)據(jù)庫。而該信息數(shù)據(jù)庫的搭建需要依賴安全加密技術、網(wǎng)絡技術以及數(shù)據(jù)庫技術。在實際工作中，需要借助電子計算機以及服務器作為數(shù)據(jù)庫的搭建基礎，之后再利用網(wǎng)絡技術和安全加密技術，對數(shù)據(jù)庫中的信息進行管理、儲存、分析和共享工作。相較于傳統(tǒng)紙質化管理模式來說，信息數(shù)據(jù)庫的建立的一大優(yōu)勢就是能夠擁有海量的儲存空間，從而解決檔案的存儲問題。同時，在工作過程中，相關工作人員可以快速記錄醫(yī)院各個工作人員的相關信息，并且針對工作人員本身的崗位、職責對其進行分類，并詳細記錄每位工作人員的具體工作情況，從而對其工作情況有一個正確、公正、客觀的認識，這對于醫(yī)院的人力資源管理工作有著極大的幫助。在搭建信息數(shù)據(jù)庫的時候必須要重視安全加密技術的應用。通過這種方式，不僅能夠保障信息數(shù)據(jù)的安全，同時還能夠避免信息數(shù)據(jù)丟失、泄露等問題的發(fā)生。

2.完善干部人事檔案的信息化管理控制模式

在當前醫(yī)院的干部人事檔案管理工作當中，要想進一步實現(xiàn)精細化管理工作，那么還需要建立一套完善的管理模式和流程。通過這種方式，才能夠讓工作人員明確工作目標，并且了解具體的工作內容，為他們的日常工作提供指導和依據(jù)。在醫(yī)院的管理工作中，需要讓不同崗位的工作人員都熟悉如何用電子文件以及信息化手段來開展工作。同時，也要熟悉醫(yī)院內部管理系統(tǒng)的資料上傳、下載以及共享操作。通過這種方式，不僅能夠有效提高醫(yī)院的干部人事檔案管理工作，對于其他科室工作的開展也有著巨大幫助。而在這個過程中，負責干部人事檔案管理工作的人員就能夠以此收集到更多醫(yī)院工作人員的信息，從而實現(xiàn)干部人事檔案的完善，使檔案管理人員能夠更加深入地了解每一位工作人員，從而更好地開展人力資源調配工作。

3.建立一套完善的檔案管理制度

無規(guī)矩不成方圓，對于醫(yī)院的干部人事檔案管理工作來說，建立一套完善的檔案管理制度至關重要。這是因為，信息化工作的開展同樣也要建立在制度的基礎之上，這樣才能保障各項工作的有序性，提高干部人事檔案管理工作的質量，確保每項工作都能有有條不紊的展開。而檔案管理制度的建立需要從三個方面入手。

第一，要基于現(xiàn)有檔案管理制度的基礎之上，根據(jù)醫(yī)院的實際情況來進行完善。每一個醫(yī)院本身都有一套現(xiàn)行的檔案管理制度。但是，這套制度的制定通常已經度過了很長的時間，不一定適合信息化時代下的檔案管理工作。同時，醫(yī)院多年的發(fā)展，也會對檔案管理工作產生影響。因此，先要根據(jù)信息化時代下的管理工作特點以及醫(yī)院實際情況對制度進行調整，加入計算機管理措施以及計算機的信息整理歸納流程。通過這種方式，就能夠使檔案管理制度更加符合當前醫(yī)院的發(fā)展需求。

第二，要制定數(shù)字化檔案的管理措施，通過這種方式能夠更好地應用干部人事檔案信息數(shù)據(jù)庫來開展日常的管理工作。而該項措施應當要覆蓋日常的計算機軟件和硬件配備工作、通訊設備的使用、信息數(shù)據(jù)庫的使用以及信息技術設備的使用。通過這種方式，既能夠保障干部人事檔案得到充分的利用，同時又能夠保障信息的安全性和隱私性，盡可能降低人為因素給干部人事檔案管理工作造成的阻礙。

第三，對于干部人事檔案管理工作人員的管理措施。在信息時代下，要想確保工作人員能夠充分利用信息化手段提高管理工作效率，使干部人事檔案得到充分利用，那么必須要保障工作人員擁有足夠的專業(yè)知識，包括信息技術、人事管理等。只有這樣，才能提高工作人員的工作效率，使醫(yī)院的干部人事檔案精細化管理得到進一步提升。

結語

綜上所述，對于醫(yī)院的干部人事檔案管理工作來說，在信息時代下，要想進一步加強精細化管理與控制工作，那么就需要做到三點，分別是搭建一個干部人事檔案信息數(shù)據(jù)庫、完善干部人事檔案管理控制模式、建立一套完善的管理制度。只有這樣，才能充分發(fā)揮信息化手段的優(yōu)勢，改善傳統(tǒng)干部人事檔案管理工作中存在的問題和弊端，有效提高管理工作的效率，實現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置，幫助醫(yī)院進一步提高自身的醫(yī)療水平，為廣大患者提供更加優(yōu)質的醫(yī)療服務。