提高自然資源檔案管理效率的幾點建議

劉素珠

（菏澤市自然資源和規劃局）

一、引言

自然資源檔案在國家檔案館中起著舉足輕重的作用，它包括了各級各類資源主管機關在各種活動和工作中所涉及到的各種資料，既有文字資料，也有圖表、聲像等，具有極高的應用價值。所以，加強對林權的管理，既能促進資源的合理配置，又能促進社會的健康、穩定發展，為各項工作的順利進行提供有力的支持。現如今，在新一輪的改革中，明確將林權登記、建設規劃等一并納入到國土資源部門中，這實際上將成為當前自然資源管理效率的重大挑戰。在此背景下，有關部門要主動轉變觀念，對檔案工作中出現的問題采取客觀的態度，并采取適當的措施，使其更好地發揮出其應有的作用，進而為推動社會的穩定發展提供強有力的保證。

二、自然資源檔案的特點

（一）長期性

自然資源檔案管理是一項綜合性的工作。工作人員搜集和整理檔案，不僅耗時耗力，而且有些資料也相當復雜，往往要花費數年的時間才能完成，這就導致了自然資源檔案管理具有明顯的長期性。比如，在鄉村治理中，土地資源的配置與農戶的利益息息相關。因此，在實際工作中，工作人員不但要對有關資料進行嚴格的核實，而且要進行各項的測量。如此一來，不僅需要大量的時間與精力，而且還會給工作人員帶來巨大的壓力。

（二）易變性

地籍管理是我國自然資源檔案管理的一個重要環節，其內容復雜，變化系數也相對較大。這項工作與人民的生活息息相關，并且隨著時代的變遷也將會發生改變。為此，有關部門需要提高關注，時刻準備著更新和變更，以支持后續的政策制定和審核。

（三）重復性

相比起國土資源部，自然資源部的作用相對較大。在其具體工作中，所涉及到的內容也更為復雜，難免會產生某些重疊，從而使檔案管理呈現出重復性的特征。比如，一塊土地的審批，首先要做的就是了解這片土地的所有情況，同時，也需要對眾多的自然資源資料進行收集，在此期間還要求多個檔案管理單位共同審核，將直接導致檔案管理工作呈現重復性的特征。

（四）時效性

自然資源管理是一項復雜的工作，它涉及到多種資源利用過程中的爭議，因此要有效地解決這一問題，就需要通過檢索、查詢與資源相關的檔案資料，從而為爭端的解決提供基礎。比如，在農村地區，如果有完整的文獻資料支持，就可以對自占耕地進行分析和研究，提高對土地資源的保護效果。自然資源檔案的管理具有時效性，應主動改變傳統的管理觀念，引進適當的方法，以保證資源的實時性，提高資源的價值，進而解決各類自然資源的爭端。

三、新形勢下自然資源檔案管理工作優化意義

（一）緩解工作人員的壓力

隨著經濟社會的迅速發展，自然資源管理機構的信息內容迅速增多，工作人員的工作壓力和工作負荷也隨之增大。合理地進行檔案管理工作的優化，可以很好地解決這個問題，使其能夠有條不紊地處理各種突發情況，快速地查找自己所需的資料，從而有效地緩解員工的工作壓力，進而提高檔案管理的工作效率。

（二）為各項決策提供有力依據

檔案工作的優勢在很大程度上體現出來，它可以為所有的決策提供強有力的基礎，而自然資源的檔案管理也是如此。但是，由于傳統的管理方式，使得自然資源檔案的功能很難得到有效的發揮。通過合理的優化可以有效地解決這一問題，提高檔案的管理水平，使檔案的功能得到充分的發揮，從而為今后的決策工作提供有力的參考。

（三）記錄檔案管理部門工作

在自然資源的管理中，要將每一個部門的工作都記錄下來，記錄的內容不僅僅是工作過程，更重要的是還包括管理的思想和方式。在后續的優化過程中，能夠更好地發揮其功能，推動檔案管理工作的進一步提升。

四、新形勢下自然資源檔案管理中存在的問題

（一）創新意識淡薄

長期以來，我國人民對檔案管理工作的重視程度較低，過去的國土資源檔案管理工作更是如此。由于建立自然資源部門，檔案管理工作更加繁雜。在實際工作中，工作人員基本上把它當作一般的材料處理，并且管理方法十分單一，缺乏主動的創造性。事實上，與其他行政工作相比，自然資源檔案的管理更加繁瑣、復雜，而且內容具有長期性，由此將使得自然資源管理的效果難以得到有效控制。同時，在自然資源檔案管理過程中也缺乏對信息的有效聯系，使得檔案資源存在一個信息孤島效應，部門之間的協調與協作效果有待提升，這將直接導致自然資源檔案管理的效率難以得到優化提升。

（二）工作人員綜合素質不高

隨著信息技術的迅速發展，檔案管理信息化已成為一種重要的發展趨勢，而對檔案工作人員的需求也越來越大。他們不但要有扎實的文件和技術，還要精通計算機技術。同時，還應注重對資源的認識，以防止工作人員在使用過程中對資源的認識不足，從而造成資源分類錯誤、遺漏等問題出現。此外，繁重的工作負荷也會增加檔案管理員的工作負擔，若不能得到適當的緩解，還將會產生一定的消極情緒，導致自然資源檔案管理工作效率下降。

（三）相關機制不夠完善

加強對自然資源檔案的管理，需要建立健全檔案管理制度。一般來說，相關的法律和法規都是根據具體的情況修改的。在我國現有的自然資源檔案管理中，尚無統一的管理規范，其管理方法、內容等多由各業務單位自行決定。而這其中，極有可能會出現信息不對稱、遺漏等問題，期間將需要有一個健全的制度加以解決，不然就會導致各地區、各部門之間的責任不明確，進而影響到檔案工作的整體水平。

（四）檔案管理信息化建設不足

信息技術的迅速發展使得社會各方面都發生了巨大的變化，信息化已經成為一種必然。新形勢下，我國的自然資源檔案類型日益豐富，用傳統的手工方法難以適應其發展的需要，因此，將需要積極引進信息化技術。但從目前的形勢來看，信息化建設的主要問題是，信息化建設還不完善，信息化建設滯后。同時，也會增加檔案管理員的工作負擔，從而影響檔案的效能。

五、新形勢下自然資源檔案管理工作優化措施

（一）建立電子系統，規范管理方法

信息化時代的來臨，信息技術為有關人員提供了方便的工作、學習和工作的途徑，而要提高檔案管理的質量，就必須從信息化的角度，建立起信息化、信息化的管理模式，使工作人員的輸入、管理、使用信息，減少重復、不必要的工作。在建設電子檔案系統的過程中，首先要掌握信息化工作的方式，要在網上建立一個資源信息庫以及檔案管理站點，由此使其能夠提升網上搜集資料的便利性，同時要對電子管理工作的內容進行規范，電子文件大部分都是通過網絡進行上傳或下載，在上傳后，管理員要及時存檔或修改。另外，電子檔案管理的服務內容也會隨之發生變化，為方便相關人員及時、準確地獲取檔案資料，設立檔案專區，教授相關人員在網頁上查詢、上傳資料，并在網絡上解答有關人員有關檔案資料的問題，促進各單位、各部門網絡資源的交流。此外，要實現電子政務，必須要有專用的設備和軟件，所以要加強對檔案的管理。比如，要在硬件設施方面建立專門的檔案室，要選擇相對封閉、安全的地方。同時購置電腦、打印機、掃描儀等資訊器材，并與電子檔案系統相結合，做好日常維修保養工作。在軟件方面，要實現檔案的儲存與管理，必須要有一個統一的檔案儲存與管理方法，并要有一個安全的系統軟件來保證檔案的使用與共享。

（二）提高相關工作人員的素質

信息化是實現信息化的重要保證，而信息化又是一個不斷優化的過程，對人才的專業水平有很大的影響。所以，建設一支高素質的檔案管理隊伍顯得十分必要。為此，各企事業單位要加強網絡技術的培訓，以提升企業的信息化能力，適應信息化技術的需要，增強對信息技術和信息方法的認識，充分掌握信息化技能。同時，機關檔案工作人員要積極參與各種活動和培訓，提高自身的專業技能和信息技術應用水平，了解企事業單位檔案工作的客觀規律，從而更好地為企事業單位檔案管理信息提供技術支持。各企事業單位要嚴格遵守上級文件規定，保證其文件的完整性。采用獎勵機制，以激發管理者的工作熱情，對表現好、工作效率高的人給予物質獎勵，對態度不佳的人給予相應的懲罰。

（三）構建資源管理信息系統，提升檔案管理信息化水平

從檔案部門對于檔案管理的種種情況來說，原有的人工管理方式，已經不符合當前社會對于檔案管理的要求，以信息化的管理方式代替人工管理，是檔案部門檔案管理工作發展的必然趨勢。作為檔案部門的高層領導者，應加大對于檔案信息化管理的資金投入力度，進行對信息化檔案管理人員的有效培養，建設符合檔案管理部門的信息化檔案管理系統，運用檔案管理系統將檔案使用者所需的信息實時地傳遞到檔案使用者面前，這樣，檔案的利用率將會得到有效提升。而且通過這種信息化的檔案管理方式，可以有效降低人工管理中所需的人力、物力和財力，使得檔案管理的成本能大大降低，使得檔案管理的工作效率和效果都能得到有效的提升，可促進我國檔案部門檔案管理工作更上一層樓。

同時，有關的檔案管理機構也需要正確地認識到，現代的檔案管理工作已經變得越來越復雜，需要對檔案管理系統進行整體的設計，它分為兩個子系統，一個是文件的實體管理，一個是文件的開發，另一個是由多個小的系統組成。檔案的管理分為收集、整理、鑒定、保管和統計；檔案信息的開發包括目錄的編制以及文獻的編輯等方面的工作，以及提供文獻的閱覽、復制、咨詢、函調、外借、出版、展覽等的服務。整個檔案管理體系及其附屬體系在運作過程中都會形成一種反饋機制。把整個檔案管理系統作為一個有機的整體，充分發揮其職能，使各方面的工作都能夠實時、有序、高效地進行，從而不斷地提高對社會的利用和服務，促進我國檔案事業的現代化發展。

（四）完善管理制度，增強工作責任

自然資源檔案管理體制是按照國家《檔案工作細則》《檔案工作條例》和文件法規制定的，但由于新時期檔案工作發生了巨大變化，原有的管理體制已不能適應當前的形勢，不利于檔案工作質量的提高。所以，要在房地產登記和交易中心的基礎上，對檔案的管理進行改革。檔案管理系統由多個方面組成，第一，要明確工作人員在檔案管理工作中的責任，例如：要認真學習法律、法規、政策、理論知識和專業技術；了解自然資源檔案的工作內容，并對各部門的工作制度進行指導；了解各類檔案管理的分類方法和方法，掌握各種資料的收集整理方法，確保檔案管理現代化、規范化。其次，檔案電子化的同時，要對紙質檔案進行正確的保存，要有檔案的存放順序、存取條件等，并確保檔案管理員根據季節、環境的變化及時維護紙質檔案，定期清點、檢查檔案，及時發現破損、霉變問題。

再者，聲像檔案的保管條件對保護檔案實體有重要影響，必須加大投入，改善保管條件。一是庫房要配備溫濕度等設施設備，要達到防火、防盜、放光、防潮、防蟲、防霉等“九防”要求，存放溫度要保持在20攝氏度左右，相對濕度40%—60%之間。二是要使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放，庫房要遠離強光、磁場，保持清潔的衛生環境，提高空氣質量，最大限度地延長聲像檔案的存放壽命。三是照片、錄音、錄像等要采取定期檢查的保護措施，同時充分利用現代數碼科級、互聯網技術，通過刻錄光盤、網絡虛擬硬盤等方式，增加聲像檔案的存放載體，保管條件差的單位可以將永久、長期保存聲像檔案向檔案館移交。

對于基層單位未設立檔案管理專職人員、投入不足、分類建檔不足、移交保管不足的問題，相關的基層單位應正確地認識到，在新形勢下進行對信息化與標準化檔案管理系統的建設，對于基層單位的健康發展至關重要，應及時地改善傳統的檔案管理思想，重視檔案管理工作，加大對于檔案管理工作的資金投入，加強自然資源檔案基礎設施建設，健全相應的檔案標準化管理制度，設置專職的檔案部門，以及檔案管理人員，使他們能進行檔案管理工作，并配套好檔案管理所需的設備、光盤、磁盤等，做好檔案館庫的新建或改擴建，使得相關的檔案管理專職人員，能夠在檔案管理的崗位上，運用這些基礎設施做好標準化的檔案管理工作，并嚴格地按照國家對于防盜、防光、防高溫、防火等“十防”措施的檔案安全管理要求，進行相應的檔案室基礎設施建設，以加強對于新形勢下基層單位檔案管理標準化建設效果的保證，使得基層單位的檔案管理工作能真正得到安全和標準化的開展。

（五）加強檔案管理，提高檔案資源的利用率

利用檔案資源是自然資源檔案管理效能的體現，提高其使用效率，既可以促進檔案工作的發展，也可以反映出行政問題。要提高自然資源檔案的使用效率，必須對檔案的工作功能、檔案的內涵、與檔案之間的關系、資料的價值等方面有深刻的認識，特別是對珍貴的資料要做到全面的把握，以防止資料的盲目、雜亂。其次，檔案資源的利用是不動產登記交易中心的一項重要服務，要求行政人員加強對檔案的研究，一些利用者不但要利用檔案原件，還需要相關的檔案資料，為了能提供完善的服務，管理人員需要加工檔案資源，給利用者專業的建議，如可以在電子化系統上開發檔案資源利用實例專題，讓相關人員了解該如何正確使用檔案資源，使得自然資源檔案管理更加規范，給檔案管理工作帶來全新的發展動力，保證檔案資源在不動產登記交易中心服務工作中發揮出自身價值。同時，有關部門也要做好相關的宣傳和宣傳工作，以便各部門之間可以互相協作，共同開發和利用自然資源檔案資源，從而促進自然資源檔案管理工作朝著現代化、科學化的方向發展，從而為凸顯自然資源檔案資源的利用價值奠定良好的基礎。

六、結語

綜上所述，自然資源檔案的管理工作并非一朝一夕之功，而是一項長期、系統的工作，它對于促進資源規劃，解決自然糾紛具有不可替代的作用。新形勢給自然資源檔案工作帶來了新的挑戰，檔案管理人員要積極改變傳統的觀念，朝著便捷化、信息化的方向邁進。同時，要認識到自己工作中的不足，運用多種方式進行工作，提高檔案工作的質量，更好地發揮檔案的功能，進而為提升自然資源管理工作的整體水平提供良好的基礎保障。