VUCA 時代高校人力資源管理信息化建設探析

王 丹

（中國民用航空飛行學院，河南 洛陽 471001）

0 引言

高校作為我國人才培養的主要陣地，其人力資源管理是保障人才質量的重要基礎，隨著信息化浪潮的興起，數字化、網絡化、智能化蓬勃發展，現代社會的多變性（Volatile）、不確定性（Uncertain）、復雜性（Complex）、模糊性（Ambiguous）特征更加突出，傳統人力資源管理模式面臨著不破不立的局面。因此高校必須緊跟時代步伐，把握VUCA 時代特征，合理運用現代信息化手段，提升人力資源管理信息化水平，推進教育信息化。

1 高校人力資源管理信息化的概念界定及相關研究

1.1 高校人力資源管理信息化的概念界定

高校人力資源管理與企業人力資源管理關系密切，其區別主要體現在管理目標和體制、數量和質量以及具體職能等方面［1］，高校人力資源管理具有公益性和公法性，是指運用管理學、人力資源等相關理論知識和實踐經驗，根據學校發展規劃和人才成長規律，對學校各個類別人員在人際和人事方面進行計劃、組織、指導、協調和控制，包括但不限于以下內容：招聘錄用、薪酬福利、培訓提升、績效考核、社會保險等。隨著教育信息化的不斷推進，高校人力資源管理需要加強與企業人力資源管理的溝通學習，加快推進新時代高校人力資源管理信息化高質量發展。

人力資源管理信息化是指結合人力資源管理理論，運用計算機、網絡、通信等信息化手段，通過整合內外部資源，圍繞人力資源進行數據挖掘和平臺建設，使人力資源管理活動標準化、流程化、系統化，以達到提高人力資源管理質量和效率、促進全員參與管理的目的［2］。

高校人力資源管理信息化是將上述兩個概念進行組合，是指高校在借鑒企業引入人力資源管理信息化經驗的基礎上，保證高校人力資源管理內容和特征不變的同時，運用先進的信息技術等進行人力資源管理，提升高校人力資源管理水平。

1.2 高校人力資源管理信息化的相關研究

20 世紀90 年代開始，我國學者在確立高校管理基本理念的基礎上，按照從問題到對策的思路，對高校人力資源管理開展了大量研究。從人力資源角度出發，總結出高校人力資源主要具有以下性質：優質性、創造性、難替代性、流動性、可共享性、消費性和生產性；從人力資源管理角度出發，歸納出高校人力資源管理具有管理目標的多重性、管理手段的綜合性、管理理念的辯證統一性［3］。發現高校人力資源管理存在管理意識匱乏、組織結構不合理、管理模式創新性低、人力資源結構失衡、管理手段滯后、缺乏高效的信息管理系統等問題，并提出了樹立高校人力資源管理新理念、提高基于高校發展戰略的人力資源規劃科學性、綜合運用多種激動手段、加強信息化系統建設等措施［4］。

我國學者在21 世紀初開始開展高校人力資源管理信息化研究，一方面側重從管理學角度出發，探究高校人力資源管理信息化建設，主要是發現并總結不同性質、不同定位的高校在人力資源管理信息化建設過程中的現狀和問題，并提出相應的解決措施；另一方面側重從信息技術角度出發，探究高校人力資源管理信息化系統的設計與實現，如何利用信息技術（計算機技術、數據庫構建技術等）建立人力資源管理信息軟件系統。

在VUCA 時代，面對多變、不確定、復雜、模糊的環境，過去積累的成功經驗只能作為參考，而不能完全借鑒，高校要抓住信息化建設帶來的機遇，在對高校人力資源管理深入了解的基礎上，加強與企業人力資源管理的互動，利用現代化信息技術實現高校人力資源管理的進步。

2 VUCA 時代高校人力資源管理信息化建設的必要性

2.1 時代發展的必然趨勢

開放和多元的價值觀、不斷發展的科學技術帶來了社會的不斷進步，時代呈現出VUCA 特點，只有掌握信息資源和技術才能應對多變性（Volatile）、不確定性（Uncertain）、復雜性（Complex）、模糊性（Ambiguous）的環境，信息化已成為時代發展的原因、結果和需求［5］。社會生活的各方面都因以計算機、網絡、云服務、數據服務為依托的信息化的發展而改變，例如管理理念、經營模式、辦公工具、教育方式等，特別是針對高校這一特殊領域，信息化發展為高?，F代化建設提供了良好的契機，促使高校人力資源管理由傳統的以事為中心轉為以人為本?！丁笆奈濉眹倚畔⒒巹潯返陌l布，明確提出沒有信息化就沒有現代化，到2025 年信息化水平大幅躍升［6］。因此高校必須積極推動信息化建設，提高人力資源管理信息化在高校整體發展進程中的重要性，直面VUCA 時代帶來的機遇和挑戰，積極主動推動內部管理變革。

2.2 高校人力資源管理優化的必然要求

VUCA 時代，高校人力資源管理部門不僅需要承擔從員工招錄直至退休的常規性管理工作，而且需要向內學習其他部門的優秀管理經驗，向外借鑒企業人力資源管理的創新手段，不斷進行規范和優化。通過推進信息化建設，運用計算機網絡技術替代傳統手工計算、記錄，提高處理人力資源信息的搜集、變更、統計的速度，減少瑣碎的日常事務性工作占用的時間、精力和資源；改進人力資源信息存儲方式，使得所有人事變動有跡可循；創新人力資源信息溝通途徑，加強高校人力資源管理部門與內外部相關信息流、資金流、物流等的獲取和交流，破除由于時空和地域給工作帶來的障礙；優化人力資源監管體系，建立線上線下相互補充的管理機制，減少由于業務流程復雜導致出現差錯概率上升的風險，提高人力資源管理的工作效率。

2.3 高校人力資源管理轉型的必經之路

隨著國家對數據治理的日益重視、高校改革的不斷深化，高校對人力資源管理的要求不斷提高，所需的信息更多、更詳細、更及時、更精確，所需的管理流程更規范、更優化，所需的管理手段更科學、更先進，所需的管理結果更有效益、更有作用、更有進步。按照現行的人力資源管理模式，高校會面臨更大的工作量，更加復雜的管理內容，顯然已經不再適應發展需求，高校人力資源管理亟待轉型。

開展高校人力資源管理信息化建設，能夠借助現代信息工具，對人力資源管理數據進行深入挖掘、分析和應用，提供豐富、時效、真實的信息；借助信息化平臺，促進高校人力資源管理由封閉轉向開放，讓更多的員工借助信息化平臺參與人力資源管理，激發廣大教職工為學校建設建言獻策的積極性，培養其主人翁意識。促進高校人力資源管理向公開、透明、人人參與的全新的管理模式轉變。

3 VUCA 時代高校人力資源管理信息化建設現狀分析

3.1 管理理念落后，缺乏創新

在VUCA 時代，高校人力資源管理應從可持續發展角度出發，以高校發展規劃為基礎，明確人力資源各階段發展的重點和要點，全面提升高校人力資源管理的整體質量。但當前部分高校管理者的觀念陳舊落后，在認知上對人力資源管理的定位不準確，認為人力資源管理不是效益的直接生產者，僅僅是輔助性管理；對信息化開發在管理中的戰略性地位了解不深，不愿意進行信息化建設。這就導致盡管一些高校開發建設了各種各樣的信息化管理系統，但是由于不熟悉人力資源管理的內容、方法和體制，照搬原來的管理模式，收集、整理和分析信息不具有針對性，更不能有目的性地予以調整，人力資源管理與信息化不能充分融合，無法充分發揮信息化人力資源管理的效用。高校人力資源管理依然只能被動適應外界變化，無法實現主動創新。

3.2 管理體系陳舊，缺乏流程優化

人力資源管理體系是做好高校人力資源管理的重要基礎，在VUCA 時代，高校人力資源管理體系需要不斷完善和優化，才能更好地推進信息化建設。目前高校人力資源管理者沒有意識到人力資源管理所使用的軟件承載的管理理念和流程才是信息化的核心和靈魂，發揮作用的前提是軟件系統與管理流程的高度融合。但是目前高校依舊沿用傳統的人力資源管理體系，制度建設跟不上學校發展，在開展信息化建設過程中，未充分考慮現有人力資源管理體系與信息系統的融合性，僅僅是引用各種軟件系統，既沒有對原有規章制度進行更新，管理流程進行調整優化，也沒有建立相應的信息化管理流程，信息系統的運行與工作流程為兩套獨立體系，不僅沒有提高人力資源管理人員工作效率，反而無形之中增加人力資源管理人員工作量，造成工作流程不暢，人力資源管理信息化建設流于形式［7］。

3.3 數據庫重復分散，缺乏調控

在開展高校人力資源管理信息化建設時，基本的數據庫建設被看作相應模式構建中的切入點。但是目前基于紙質檔案進行管理的模式是常態，相應的人力資源管理數據庫建設難度極大。一方面數據收集難度大，高校各部門之間信息溝通存在一定障礙，各部門所需的數據信息不同，采用的收集辦法也不同，存在數據收集重復、片面，存儲混亂、分散的情況，沒有進行統一調控。另一方面數據庫質量不佳，在VUCA 時代，萬物皆是多變的，人力資源相關信息也是如此，部門之間信息共享渠道不暢通，人力資源管理信息不準確的問題時有發生，其主要原因為：原始數據不準確，沒有取得一手資料；數據庫維護不到位，沒有及時更新所需修改數據；信息系統程序更新不全面，沒有保證數據準確性；數據管理利用水平較低，管理者忽視對人力資源管理數據庫建設的作用［8］。

3.4 信息系統適用性低，缺乏投入

高校在進行信息化建設的過程中，在人力資源管理方面也引進了部分系統軟件，但是一方面由于管理者不能充分認識到人力資源管理在高校建設中的重要地位，更沒有了解進行人力資源管理信息化建設帶來的效益，缺乏資金投入，導致信息系統質量不佳，人力資源系統功能不健全，深度不夠，系統軟件后續的升級更新沒有保障；另一方面由于管理者只關注信息系統的引進，忽略引進后帶來的效果，缺乏人力資源投入，沒有培養專業人員進行管理，信息化建設沒有進行統籌規劃，與現有人力資源管理流程出入較大，無法達到人力資源管理者想要的效果，在信息系統實際運行過程中問題頻發，信息系統適用性較低。

3.5 人員綜合素質低，缺乏提升

人力資源管理從業者是人力資源管理信息化建設的參與者、執行者，其綜合素質關乎人力資源管理的效果。在VUCA 時代，對高校人力資源管理人員提出更高的要求，要求人力資源管理人員不僅是具備專業的人力資源管理知識的專業人才，還需要是同時具備信息化相關專業知識的復合型人才。目前高校中從事人力資源管理的人員在綜合能力上有所欠缺，對VUCA時代帶來的變化感知較慢，對政策的反應還需要一個過程，未能認識到人力資源管理已經由傳統事務型向職能型、戰略型、市場型轉變；面對VUCA 時代帶來的沖擊，學習的主動性不強，不能積極學習人力資源管理、經濟學、心理學等專業的新知識；只具備辦公軟件操作能力和網絡信息獲取能力等較弱的信息技術應用能力，缺乏深入挖掘信息系統功能的能力，導致信息系統利用水平低，人力資源管理信息化建設陷入停滯狀態。

4 VUCA 時代高校人力資源管理信息化建設創新策略

4.1 重視人力資源管理信息化建設

首先，提高學校管理層對人力資源管理信息化建設的重視。高校管理者準確把握VUCA 時代高校建設方向與重點，站在可持續發展的角度，將人力資源管理信息化建設擺在重要位置。從全局出發，對高校人力資源管理信息化建設進行統一科學規劃部署，協調各方資源，做好成本管控，建立長效保障機制。其次，提高學校教職工對人力資源管理信息化建設的重視。教職工是人力資源管理信息化建設的執行者和參與者，通過加強教職工學習和培訓，幫助其樹立信息化建設能夠提高管理效率和管理科學性的觀念，了解并掌握新的信息技術、新的人力資源管理方式和手段，培養其運用信息思維方式思考問題、解決問題的能力，從而推進高校人力資源管理信息化建設。

4.2 整合優化管理流程

人力資源管理信息化建設必須以網絡化、流程化管理為重點，不僅要建設適合自身的軟件系統，更要與管理流程高度融合。首先對高校人力資源管理現有業務流程進行細化梳理。梳理員工從入職到退休去世的全職業生命周期，細化其中與人力資源相關的所有業務流程，包括但不限于以下流程：公開招聘流程、社保繳納流程、職稱評審流程、培訓計劃審批流程、年度考核流程、績效管理流程、薪酬福利發放流程、人事檔案管理流程、人事通知發布流程、離退休人員養老撫恤金發放流程等。其次，對高校人力資源管理部門及其相關業務部門職權進行梳理。梳理確定與人力資源管理業務相關的部門，協調及確定人力資源管理工作流程中人力資源管理部門及其相應的職責與權力，建立部門及其相關崗位之間的分工、協作、共享工作機制，推動人力資源管理體系建設。最后，優化人力資源信息化管理流程。通過將相同或相似職能整合為一個完整工作，設置專人進行相關資源整合，建立單一的信息出入點，實現水平工作整合，合理劃分上下級職權，減少不必要的監督和控制，實現垂直工作整合，調整工作先后順序，實現工作次序最佳化，達到多余的消除、重復的簡化、整合以及數據收集、處理、傳遞的自動化，實現人力資源部門內部、與高校內其他部門之間的協調與合作，提高對VUCA 時代的應變能力［9］。

4.3 搭建人力資源管理數據平臺

首先，建設人力資源管理數據庫，并對數據庫信息進行更新維護。建設涵蓋人員各類信息（個人基本信息、家庭信息、組織信息、職位變動信息等）及人力資源管理各個模塊的數據庫（培訓、績效、薪酬等統一的數據庫），加強數據庫之間的關聯和維護，對目前高校已建設的一些與人力資源管理相關的數據系統，如人事薪酬管理系統、OA 系統等，及時更新和維護，保證數據的準確性和實際運用。其次，搭建數據資源共享平臺。一是人力資源管理內部各個業務之間的數據共享，創建已有數據庫之間的數據共享機制；二是人事部門與校內其他部門的共享，建立以教職工信息為基礎的數據共享平臺，在確保人事信息安全的前提下，將部分人力資源數據內部開放，便于學校管理層、各部門、教職工隨時了解人事政策、查詢所需信息等，避免重復性的匯報、無休止的數據統計、反復的解釋。最后，做好信息監控，強化風險管理。完善信息化管理制度，規范人力資源管理信息化管理工作標準、工作流程、工作權限；完善風險管控制度，制定監控指標，做好數據風險等級評判及風險應急響應措施，加強對信息數據的全方位、全流程監控，保障數據庫的安全。

4.4 定制人力資源管理系統軟件

首先，系統完善信息網絡硬件設施和網絡體系，開展全方位檢查，對陳舊設備進行更新或更換，確保在用硬件和系統符合使用標準。其次，建設人力資源管理軟件系統，選用資質較好、經驗豐富的軟件系統供應商，與其積極溝通，使其了解學校信息化與人力資源管理現狀，明確需求及目標，在客觀科學分析信息化開發情況的基礎上，根據資金狀況，合理規劃信息化項目，并分階段實施。以最低的成本完成軟件系統構建，既要與現有的信息化系統中與人力資源相關的信息實現關聯，又要保證能夠充分滿足人力資源管理的需要，建設平穩運行的管理軟件和平臺，包括員工基本信息數據分析系統、員工績效管理系統、員工培訓管理系統、人力資源信息共享平臺等，實現現有管理流程的優化。最后，加強軟件系統培訓，向員工宣傳系統平臺相關知識，保證軟件使用者掌握基本操作流程和安全使用規程，具備借助系統開展有關工作，提高效率和安全的意識。

4.5 提升人力資源管理人員綜合素質

高校從事人力資源管理人員的綜合素質直接影響信息化建設的推進和利用，在信息化建設過程中發揮著重要作用。首先，組建人力資源信息化工作隊伍，其中包含能夠熟練運用信息技術解決實際問題的人員和掌握人力資源管理專業知識、熟悉高校管理流程的人員，為高校信息化建設的推進提供專業保障。其次，加強人力資源管理信息化培訓，通過外聘教師、外出培訓、校企合作等手段，培養教職工的服務意識、信息化意識、創新意識、學習意識、安全意識等，提升教職工信息化管理技能、人力資源管理技能、數據挖掘技能等，為信息化建設培養復合型人才，全面提升管理人員信息化應用水平。最后，注重培養管理者責任感和職業操守，使其具備嚴格的自律意識和自律能力，做到講政治、講規矩、講原則、講程序、講服務，保障高校人力資源管理信息化各項工作按照相關規章制度執行［10］。