供應鏈視角下企業采購成本的控制優化研究

陳愛萍

(中國武夷實業股份有限公司 福建福州 350001)

盈利是現代企業的主要經營發展目標，物資投入在企業利潤控制體系中居于重要位置，因此采購成本控制得到了企業管理者的高度重視。影響采購成本的因素極為復雜，包括物料價格、庫存管理、供應商管理等，這就導致了采購成本的管控難度提升。企業需選擇更為科學的方法來提高采購決策水平，完善采購管理模式。本文從供應鏈視角出發，分析了企業優化采購成本控制體系的可行措施。

1 供應鏈采購與傳統采購模式之間存在的差異

1.1 采購目的

傳統采購模式的目的很簡單，就是為了補充企業庫存，采購部門往往不了解企業的生產進度和產品需求變化，采購過程缺乏積極主動性，采購計劃也難以適應產品需求的變化。供應鏈采購模式中，企業采購是受訂單驅動，倡導準時化采購，從而降低庫存成本，提高企業經濟效益。

1.2 采購方式

傳統采購過程中，每次都需要面向整個市場，采用招標詢價等采購方式，采購流程與周期都比較長，采購效率較低。供應鏈采購中，企業可與供應鏈上企業建立長期性的戰略合作關系，不僅可以縮短采購周期，還能獲得一定的價格優惠。

1.3 溝通管理

傳統采購模式中，企業與供應商之間缺少暢通的信息互通機制，獲取信息時經常會出現滯后性的問題，造成相互之間的了解信任不足，供需信息容易出現扭曲，若市場發生急劇變化，無法及時應對將給企業帶來損失。供應鏈采購模式中，供需雙方相互深度合作，資源共享，同時通過相關信息平臺，形成了高效、可靠、即時的信息溝通，信息不對稱問題得到了有效解決。

1.4 供應商管理

企業采用傳統采購方式時，并不重視供應商管理，關注重點僅為產品價格。而供應鏈采購體系要求企業構建供應商管理體系，并從多個維度實施管理與考核，篩選出價值更高的合作方，進而優化企業的供應鏈。

2 供應鏈視角下企業采購成本控制環節存在的問題

2.1 采購計劃管理不完善

采購部門對采購計劃的管理不夠完善，管理較為粗放，管理意識落后，造成采購環節的綜合效益低下。首先，部分企業執行采購計劃時，缺少分類分時意識。收到采購計劃后，選取的采購方式未考慮具體物資的類別和特殊屬性，不論金額大小和市場情況，一律采用招投標或詢價，造成采購流程時間過長或風險管控不足，不利于采購效率的提高和風險規避。在采購重點和先后順序上也較為模糊，部分采購人員為了省事，不顧物資具體需求先后，一次性同時進行采購，造成部分物資大量積壓，增加了庫存管理成本和企業流動資金壓力；其次，采購部門對于采購計劃人員安排的管理不夠細致，采購人員的工作職責范圍劃分較為模糊，容易造成采購人員工作拖沓被動，未能發揮出采購人員在采購計劃執行中的積極主觀能動性，影響采購計劃的執行效率。此外，整個采購環節往往缺乏供應鏈管理意識，采購行為更接近單次采買行為，未從長期考慮，不利于獲得最優價格，供應鏈采購在節省成本方面的優勢沒能得到充分發揮。

2.2 供應商管理水平低

企業對于供應鏈上的供應商等合作方的組織、生產等經營活動的參與度較低，獲取的信息有限，導致供應商管理缺少參考依據，整體管理水平低，提高了采購質量成本。首先，采購部門在引入新供應商時，調查工作不到位，不少企業都將當期報價作為選擇供應商的主要依據，然而供應商最終提供的物資質量情況都需要在物資被運輸到企業倉庫時才能夠確認，如若存在質量問題，或實際供貨情況和訂貨信息存在差異，容易延誤生產節奏，影響企業的產品交期甚至品質，會使產品成本增加；其次，企業對合作供應商的考核也不到位，對供應商考評工作不重視，管理措施單一，當前主要通過扣款等方式來督促供應商保障服務質量，但這些直接化的反向激勵管理手段無法長期發揮作用，管理效果不佳，部分供應商可能在后續合作中提高價格來彌補之前的扣款。多數企業缺乏供應鏈管理意識，仍以買方至上的意識為主，不注重與供應商保持良好穩定的合作關系，不利于企業供應鏈長期的穩定性和優質性。

2.3 采購信息管理不到位

首先，企業采購部門不夠重視價格、數量、下單時間、材質、規格等采購信息的整理歸檔工作，后期使用時難以查找，數據使用效率低，還容易出現偏差，不利于采購工作的準確進行；其次，采購人員忽視了供應商信息管理工作，信息追蹤不及時，對物資供應活動的反饋未能落實到位，與供應商聯系不緊密，各項信息在供需之間流通渠道有限且不夠順暢；最后，不少原材料的市場價格多變，管理難度大，若物資價格出現急劇變化或供應商出現供應困難，企業無法及時做出反應，可能造成企業停工等料，導致浪費人力和時間。

2.4 庫存管理體系亟待完善

企業庫存管理較為落后且不科學，導致庫存周轉率較低且庫存管理成本較高。首先，倉庫在倉儲物資時，管理模式單一，忽視不同物資的分類管理，不利于倉儲成本的管控；其次，當前市場需求變化大，不確定性極強，如果客戶訂單修改導致生產計劃發生變動，或者企業產品更新速度加快，導致庫存量過高，就會增加無效庫存占比，使企業流動資金壓力增大，庫存管理成本也隨之提高；最后，如果庫存量過低，無法供給生產，會影響生產節奏，還會帶來缺貨成本增加的問題，若無法按期交貨，還會流失客戶，加劇損失。

3 供應鏈視角下企業采購成本控制優化建議

3.1 樹立精細化的采購計劃管理理念

其一，采用分類采購的方式提高采購計劃的精細化程度，樹立供應鏈管理意識，針對一般性物資、重要物資及特殊物資分別選擇不同的采購方式，具體以實際需求為基準。對于價格偏低、可替代性較強的物資，依照每月具體的采購規格與批次，預先編制方案，選擇合適的時間節點，進行集中式的批量采購，從而獲取更大的價格優惠空間。也可采用詢價等非招標采購方式，縮短采購周期，或直接向戰略供應商采購，供應商也會因長期戰略合作關系，而給企業提供批量價格，這也體現了供應鏈采購的優勢，達到降低采購成本的目標；對于價值偏高且較為重要或較為特殊的物資，需在計劃中考慮供應風險方面的問題，可按實際情況單次采購，采用市場公開招標的方式，邀請相關專家參與招評標工作，選擇同等品質下價格最優者作為中標單位，同時增加部分售后服務條款，如延期支付部分合同貨款作為產品的質保金等，約束供應商，降低供應風險，促進采購經濟效益的最大化。

其二，精細化明確界定采購人員在采購計劃執行與管理中承擔的職責，遵循分類分人的采購原則，確保計劃中的每一項任務都能找到對應負責人，進行采購工作的問責與考核，從而提高采購人員工作積極性和責任心，進而提高采購的效率和質量，降低相關管理成本。采購業務員負責收集產品價格信息與供應商信息，編制計劃與報告，執行采購任務，簽訂采購合同，處理物資質量和供應商問題；采購內勤人員負責匯總與核對采購相關數據，向財務部門提交付款申請，處理部門行政事務；采購經理負責編制采購預算，制定并執行采購管理制度、監督采購人員的計劃執行情況、實施供應商管理工作，與其他業務部門協同與溝通。

3.2 構建完備的供應商管理體系

首先，采購部門需要為供應商制定準入與考評機制?？山M建評估小組，確保供應商考評結果的客觀性，考評小組成員來自采購、財務、生產、倉管及銷售等部門，借此實現對供應商的全方位考評，也使供應商能夠對考評結果持有更高的信任度與認可度。新供應商需提交供應商準入承諾書和相關企業資質證書，由評估專員對其進行審核，審核通過后方可加入企業合格供應商庫，參與物資供應業務。對于已有業務合作的供應商，考評則由評估小組從供應商的基本情況、經濟能力、價格水平、誠信度、供應效率、質量水平與其綜合業績情況等方向展開，選擇指標包括企業資質、注冊資金、財務狀況、往來業務溝通及配合情況、交貨周期、付款條件、產品質量、售后及相關增值服務、合同簽約額及合同數量占比等，考評周期可選擇季度、半年度或年度。

其次，實施分類管理模式。完成供應商考核與評價后，可結合綜合評分，為其排名并進行分類管理。對于不同類別的供應商，可采取不同的管理方針，采用正反激勵管理，督促與鼓勵供應商提高貨物供應服務水平，縮短供貨周期，從而降低采購成本。根據最終得分將其分為A(優秀)、B(良好)、C(合格)、D(不合格)四個等級，若為A等級，則可培養其成為企業戰略供應商，為公司提供大宗通用物資，參與報價競爭時可優先選擇；考評結果為B級的供應商，可培育為主力供應商，參與報價競爭時優先考慮；考評結果為C級的供應商，調整為一般供應商；若為D等級，則是不合格供應商，兩年內不得重新準入或情形嚴重者應予以永久退出。企業可只和達到合格標準的供應商進行合作，建立長期的供應協作關系。

最后，企業與供應商處于同一供應鏈上，都應樹立平等合作意識，使彼此之間互利互惠、互相信任、資源共享，企業應著力維護與供應商的戰略合作關系。企業面對采購量較大的供應商，可通過簽訂中長期的采購協議確立長期戰略協作關系，確定相關物資的協議價和優先服務，確保這類供應資源的穩定性與優質性。企業還可與大規模貿易商結成戰略化同盟，相互共享資源、資本、利潤與信息，實現整個供應鏈的優勢互補和資源的最優配置。同時，企業還要重視與物流供應商之間的合作，通過優惠價格來降低物資采購中的物流成本，并確保供貨的及時性，使供應鏈維持較高的運行效率，從而提高客戶滿意度。

3.3 提高采購信息管理水平

構建與使用相關在線平臺，建立高效的信息管理和溝通機制，促進信息在各方之間準確高效地流通共享。除了常規的溝通方式如微信、QQ、電話、郵件和實地會面考察等以外，可允許合格供應商加入企業內部在線信息平臺，對其開放部分信息模塊權限用于瀏覽和填報，促進雙方的信息交流，并及時了解市場變化，提高整個供應鏈的柔性。此外，企業需安排專門人員將物資單價、付款條件與供應商等采購信息輸入平臺數據庫中。對于價格容易受到市場等因素影響的物資，輸入每日報價，幫助采購人員實現對價格變動趨勢的精準預估，在采購中掌握更多的主動權，即可選擇在價格較低時進行采購，把握良好采購時機，從源頭控制采購成本。同時，還可參考平臺數據庫中的信息，設立合適的價格上限，確保實際的采購價格在有效價格上限之下。

3.4 制定合理的庫存管理策略

企業可借助ABC分類法與JIT(準時化)采購策略提高庫存管理水平。JIT策略對采購人員提出適價、適量、適質、適時及適地的基本要求，最大限度地控制采購成本與庫存，并維持良好的供應鏈管理與采購效率。企業需要按照物資的資金占用情況、成本情況、投入情況、采購頻率、風險水平、采購周期，將所需物資劃分為一般類物資、瓶頸類物資、杠桿類物資與戰略類物資，根據實際需求時間的先后，分類分時地對其采用差異化的倉儲與采購方案，盡量實現零庫存。企業需要創建專門的JIT采購班組并制定操作規程，部分人員負責供應商相關事務，另一部分人員負責指導其他部門配合各項采購操作。采購部門根據物資的不同實際使用時間點，進行分批次小批量采購，要求供應商按實際使用時間點分批準時送貨，從而降低庫存量；后續還可為供應商提供培訓并頒發免檢證書，只有供應物資全部合格，才有資格獲取這一證書，供應商需為企業提供完整、正確且是最新的質量文件材料。

4 結語

綜上所述，企業在供應鏈管理理念的引導下，可調整采購管理思路，通過完善采購管理體系降低采購的經濟成本，從而增加企業的經濟效益。企業實施采購工作時，應重視采購計劃的管理，樹立精細化管理理念，確保采購工作又好又快地完成，通過優化供應商管理體系和信息溝通機制，提升管理效能，與供應商形成長期穩定協作的關系，借助科學先進的采購策略控制庫存，兼顧采購成本控制與質量保障需求，進而實現企業采購降本增效的優化目標。