檔案信息化建設在醫(yī)院檔案管理中的應用

胡永魁

（曹縣梁堤頭中心衛(wèi)生院，山東 菏澤 274400）

建立合理、科學的檔案管理工作體系能幫助醫(yī)院管理人員高效獲得具有較高價值的信息用于制定決策；能幫助醫(yī)院管理人員結(jié)合醫(yī)院實際情況優(yōu)化人力資源結(jié)構；通過醫(yī)療檔案可幫助醫(yī)護人員掌握患者的既往病史及健康狀況。對醫(yī)院而言，積極推進檔案信息化建設有助于提高醫(yī)療水平、合理配置醫(yī)療資源、確保患者權益及提高自身素質(zhì)[1]。

一、檔案信息化建設的價值

1.檔案信息化建設有助于提高醫(yī)療水平

信息技術的發(fā)展促使著社會的進步，各行各業(yè)為更好地適應社會的發(fā)展，已經(jīng)普遍采用信息化管理。在醫(yī)院不斷擴大自身規(guī)模的過程中，必須要加強對檔案的管理，才能促使醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展。目前，許多醫(yī)院都在積極地開發(fā)信息化管理系統(tǒng)，用以提高醫(yī)院的檔案管理水平，從而促進醫(yī)院整體管理水平的提升。通過對檔案信息的管理，可改進醫(yī)院的服務模式，提升醫(yī)院服務質(zhì)量。

2.提高醫(yī)院競爭力

推進醫(yī)院檔案信息化建設有助于提高醫(yī)院競爭力。工作流程信息化對提高工作效率及工作質(zhì)量具有重要作用，對醫(yī)院而言實施檔案信息化有助于提高醫(yī)療工作的透明度，提高醫(yī)院的可信度。

實際上，對于當前大部分的醫(yī)院來說，日常承擔的工作和負擔過重，尤其是公立的三甲醫(yī)院，日常工作的壓力更大。檔案信息化有助于高效共享信息，提高院內(nèi)辦事效率，同時電子化檔案實時共享的特點也有利于醫(yī)院各部門之間實現(xiàn)更好、更高效的配合[2]。

二、當前醫(yī)院檔案管理中存在的問題分析

1.人員教育不足

醫(yī)院檔案信息化的實施對檔案信息資源的開發(fā)及利用帶來助力，檔案的利用率更高，這也造成檔案工作的服務方式、內(nèi)容、時效及路徑等出現(xiàn)較大變換。檔案信息化背景下，檔案管理模式也需要隨之進行一定調(diào)整，否則不能適應新形勢下檔案安全管理及信息化管理的需求，這就要求強化對檔案管理人員的教育培訓。但現(xiàn)實中，醫(yī)院檔案管理人員可劃分為兩種，一種為具有豐富檔案管理經(jīng)驗的老員工，他們熟練掌握了檔案管理的技術及方法，但對計算機操作掌握不足；一種具備熟練的計算機操作技能，但缺乏對檔案管理的運作經(jīng)驗，這對檔案管理工作的開展帶來嚴重制約。

當前檔案信息化人員培訓多采用網(wǎng)絡培訓、講座及會議等形式開展，培訓內(nèi)容仍然側(cè)重于檔案管理的理論知識，對檔案信息化管理實踐中的指導重視不足，忽視了數(shù)據(jù)庫建設、網(wǎng)絡管理、安全知識及計算機操作等新內(nèi)容，這造成培訓效果大打折扣。

2.管理手段落后

當前醫(yī)院組織活動時錄像檔案次數(shù)持續(xù)增加、錄像任務量也越來越大，但錄像檔案在歸檔方面仍然存在很多問題。部分醫(yī)院檔案管理人員由于專業(yè)素養(yǎng)不高，沒有熟練掌握檔案管理的方法，在檔案管理工作過程中會出現(xiàn)不規(guī)范、手段落后等情況，盡管醫(yī)院制定了聲像等檔案歸檔制度，但由于一些工作人員沒有充分重視，不能很好地履行職責，沒有做到隨手隨存，及時整理歸檔，這對檔案的編目及利用都帶來很大不便[3]。

3.硬件設施落后

醫(yī)院檔案室的硬件設施落后。案信息化、數(shù)字化建設還有很長的路要走，但當前醫(yī)院檔案庫房的面積有限，紙質(zhì)檔案仍然大量存在，檔案用房基本飽和。

4.經(jīng)費投入不足

經(jīng)費投入不足對檔案事業(yè)的發(fā)展造成制約。當前醫(yī)院對檔案信息化建設由于部分領導人員重視不足而經(jīng)費投入不足的情況，原因在于檔案工作的效益存在隱蔽性、滯后性的特點，短時間內(nèi)難以明確衡量出檔案工作的效益，這造成檔案管理工作受到的重視不足，缺乏足夠資金開展檔案信息化建設。當前檔案工作面臨如何實現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡化及如何妥善應對數(shù)量急劇增加的檔案的問題，要想解決這兩個問題都需要足夠的資金支持，但由于缺乏資金支持，檔案信息化建設工作面臨重重困難。

5.安全管理系統(tǒng)不完善

檔案信息化管理涉及信息結(jié)構標準化、檔案資源數(shù)據(jù)化、信息應用社會化、信息傳遞網(wǎng)絡化等，還涉及備份、鑒定及保密等各方面的制度，標準化、規(guī)范化的管理對確保檔案信息安全具有重要作用。當前醫(yī)療機構面臨著檔案保密需求與檔案信息共享之間的矛盾，由于缺乏統(tǒng)一的要求，醫(yī)療機構部分部門在開展檔案信息數(shù)字化處理時存在一些問題，常見不兼容等情況。除此以外，一些部門在信息溝通方面也面臨著很多問題，如計算機病毒等對網(wǎng)絡傳輸、檔案載體、檔案數(shù)據(jù)等都埋下隱患。

三、加強檔案信息化建設的建議

1.建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

受到空間的制約，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案下在醫(yī)院開展科研活動、教學活動及醫(yī)療等環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的大量具有價值的館藏檔案有時存在利用率不高的情況。積極推進檔案信息化建設，利用檔案數(shù)據(jù)庫來管理檔案信息，從而實現(xiàn)檔案信息應收盡收，為更好地利用檔案帶來助力。

與醫(yī)院的實際情況相結(jié)合建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，這是提高檔案管理質(zhì)量的關鍵環(huán)節(jié)。檔案電子化加工進程不斷推進，計算機中的檔案信息存儲量持續(xù)增加，為了保證檔案系統(tǒng)能與其他系統(tǒng)實現(xiàn)無縫對接，確保信息得以順利交換、存儲，有必要建立具有較強通用性、多數(shù)軟件都支持的文件信息存儲及交換格式標準的檔案管理系統(tǒng)，這樣才能確保信息系統(tǒng)能良性運轉(zhuǎn)。

2.把握醫(yī)院檔案使用功能需求

檔案管理涉及醫(yī)院運行的各個方面，這就要求建設檔案信息管理系統(tǒng)時做到與時俱進，充分調(diào)查醫(yī)院相關部門、科室的需求。就系統(tǒng)使用功能需求上，應當包括黨群部門、行政部門及各科室等，檔案類型應包括基建檔案、財會檔案、設備檔案、科研檔案、個人檔案及醫(yī)療檔案等。例如，醫(yī)療檔案涉及醫(yī)務部、護理部、感染管理辦公室、醫(yī)療保健辦公室、藥品管理部等，其對檔案管理系統(tǒng)的功能需求包括對科室及個人醫(yī)療記錄的查詢、統(tǒng)計、打??；科研檔案涉及醫(yī)院員工培訓部、護理部、科教部、人事部等，其功能需求包括對本院員工科研成果的查詢及打印等；個人檔案涉及部門包括醫(yī)院人事部、工會及黨委等，其包括對員工個人檔案、工作檔案、獎懲情況的查詢及審核等；財會檔案涉及財務部、資產(chǎn)管理部等，功能包括對醫(yī)院財會檔案的查詢及打??；培訓檔案涉及科教部、人事部、員工培訓部等，其功能應包括對培訓記錄、培訓成績、教培資料及教學成果等的查詢及打印；設備檔案涉及物資供應部、設備科及網(wǎng)絡信息辦公室，其功能包括對醫(yī)院設備檔案的查詢及打印[4]。

3.構建一體化的檔案管理模式

充分發(fā)揮檔案信息的實際價值，是醫(yī)院檔案管理工作的重中之重。對于醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理工作而言，各個部門之間缺乏良好的溝通交流，并且檔案的存貯和調(diào)用程序較為復雜，因而檔案信息并不能最大限度地發(fā)揮其實際效能。針對這種情況，醫(yī)院檔案管理部門要不斷優(yōu)化自身的檔案管理體系，構建一體化的檔案管理模式，不斷加強醫(yī)院檔案信息的共建共享工作，有效整合現(xiàn)有的檔案資源，從而進一步提高檔案信息的實際效能。與此同時，醫(yī)院檔案管理部門還要切實改進自身的數(shù)據(jù)運算結(jié)構，構建統(tǒng)一的醫(yī)院數(shù)據(jù)庫，不斷加強檔案信息的開發(fā)與利用，從而為醫(yī)院檔案管理的信息化發(fā)展奠定堅實的基礎。

4.做好安全管理

從技術角度加強檔案信息管理的安全管理，積極應用具有較強適用性、多元化安全防護技術如使用條形碼、指紋或面部識別、電子文件封裝等技術來確保檔案信息安全。積極應用防寫技術、監(jiān)控技術、權限控制、數(shù)據(jù)加密及備份等技術來為電子檔案信息安全提供保障。

檔案信息管理系統(tǒng)應實施數(shù)據(jù)分級管理，錄入數(shù)據(jù)時對信息的密級進行劃分，分為秘密、機密、絕密等級，對秘密檔案需要申請訪問、修改權限，通過審核后才能執(zhí)行操作；對機密檔案經(jīng)申請后允許訪問，不允許進行修改、刪除等操作；對絕密檔案則應禁止用戶查看、操作。

實施智能入侵檢測：網(wǎng)絡技術不斷發(fā)展的當前，數(shù)據(jù)庫之間高度連接，這就增加了服務器受到網(wǎng)絡入侵的風險。為確保數(shù)據(jù)安全，應實施智能入侵檢測，對網(wǎng)關及系統(tǒng)日志等進行檢測，鑒別登錄用戶是否存在違反安全策略的行為，主動防御非法入侵。

——改進工作作風，不斷革新自我。習近平總書記提出，要堅持把群眾路線作為工會工作的生命線和根本工作路線，把工作重心放在最廣大普通職工身上，改進工作作風，破除衙門作風，堅決克服機關化、脫離職工群眾現(xiàn)象，讓職工群眾真正感受到工會是“職工之家”，工會干部是最可信賴的“娘家人”。

加強局域網(wǎng)管理：主要在內(nèi)網(wǎng)進行用戶登錄，嚴格跟蹤、限制外網(wǎng)訪問，必須有相應權限才允許從外部接入，通過加強局域網(wǎng)管理來為醫(yī)院檔案信息的安全提供保障。

數(shù)據(jù)備份：為了避免系統(tǒng)被非法入侵或崩潰等因素造成數(shù)據(jù)損壞，為數(shù)據(jù)的安全提供保障，要重視定期開展數(shù)據(jù)備份，從而及時利用備份數(shù)據(jù)庫還原[5]。

5.加強人才隊伍的建設

要加強對人才隊伍的建設，建立具有較高素質(zhì)的檔案管理隊伍，這樣才能為推進檔案信息化管理奠定基礎。檔案管理工作中，工作人員是工作的核心，要加強對檔案管理人員的培訓，強化工作人員的專業(yè)技能，提高其開展信息化管理的能力，這樣才能為高質(zhì)量開展檔案信息化管理工作創(chuàng)造前提。這就要求檔案管理人員具有較高的職業(yè)素養(yǎng)，增強工作人員的責任心，從思想層面重視檔案管理工作，認識到自身工作的重要性，進而將自己的精力投入到檔案管理中，為充分發(fā)揮出檔案的作用提供支持。醫(yī)院在建立信息管理平臺后要建立專業(yè)部門，先由具有相關經(jīng)驗的檔案管理人員學習操作方式，之后通過一對一的方式組織其他檔案管理人員學習。加強績效考核及監(jiān)督管理等制度的落實，從而盡可能增強檔案管理人員對參與檔案信息化管理科的積極性及能動性。

6.增加資金投入

硬件建設是開展檔案信息化建設的基礎，軟件建設則是保管、利用檔案的前提。資金支持是推進醫(yī)院檔案信息化建設不可或缺的一部分，醫(yī)院除了重視檔案信息化建設以外還要增加檔案管理的資金支持，這樣才能為醫(yī)院開展檔案管理工作提供支持。醫(yī)院要統(tǒng)籌規(guī)劃，增加資金支持來加強硬件及軟件建設，多渠道籌措資金從而為檔案信息化建設奠定基礎。

要不斷完善資金投入機制，在醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃中納入檔案管理信息化建設工作，從思想層面上認識到推進檔案信息化建設的重要作用，緊跟時代步伐。要持續(xù)完善檔案管理投入機制，建立經(jīng)費增長機制，在醫(yī)院的發(fā)展軌道者中納入檔案管理所需的經(jīng)費，從而確保檔案管理工作的投入有章可依。

針對醫(yī)院檔案管理發(fā)展中面臨的問題及困難，要安排專項經(jīng)費。以信息管理系統(tǒng)的開發(fā)為例，為了盡快開發(fā)、研制管理系統(tǒng)軟件，需要將前期準備工作做到位，要做到調(diào)研、討論先行，制定專項資金預算。要盡量爭取足額落實配套資金用于購置必要的設備、檔案管理專用軟件，更新設備。

7.完善制度

醫(yī)院檔案信息化工作需要有完善的制度作為支撐。醫(yī)院需要立足于自身實際，在原管理制度的基礎上，與檔案管理工作面臨的新挑戰(zhàn)、新要求相結(jié)合來不斷完善制度。以《檔案法》等法律法規(guī)作為依據(jù)，對醫(yī)院的電子檔案規(guī)章制度進行不斷完善，從獎懲制度、崗位責任制、檔案人員考核制度等方面著手，建立符合醫(yī)院工作實際的電子檔案管理負責網(wǎng)絡，從而提高電子檔案管理工作的規(guī)范性。

要明確電子檔案的收集、整理、保管、利用等方面的細則，從而約束、指導工作人員高質(zhì)量開展檔案管理工作。建立的檔案管理制度要具有科學性、合理性、可操作性，要建立出可行、簡便易用、方便實用、滿足醫(yī)院檔案管理需要的檔案管理制度，這樣才能更好地利用制度來規(guī)范、指導檔案管理工作。

要堅持制度的嚴肅性。實施規(guī)章制度時，檔案管理制度不僅要約束職工，還要約束領導，要對所有人一視同仁，充分結(jié)合考核來加強管理并落實到位，從而將制度的權威性、嚴肅性體現(xiàn)出來。實施醫(yī)院檔案規(guī)范化管理，明確檔案管理人員的職責，實施分級負責制度。

結(jié)語

在信息技術的作用下，醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案模式逐漸發(fā)生改變，對于促進醫(yī)院的衛(wèi)生工作和管理工作有重要的意義。通過信息化管理，優(yōu)化醫(yī)院的管理流程，提高其工作效率，從而為患者和社會提供更好的醫(yī)療服務。