公立醫院人事檔案管理問題及對策研究

周瑩華

（遼寧省本溪市康寧醫院，遼寧 本溪 117019）

近年來，我國的醫療保障體系逐漸完善，人民群眾就醫越來越便利。各大醫院的綜合管理能力也在逐步提升。作為醫療管理體系中重要的一個環節，人事檔案管理涉及甚多，因此必須引起相關責任部門的重視，公立醫院需要落實人事檔案管理工作，合理整合及優化資源，提高醫院的行業競爭力。

一、公立醫院人事檔案管理的主要內容

人事檔案是一種記錄員工工作情況的特殊檔案，可以通過檔案了解個人的工作經歷以及思想覺悟等，是個人職位晉升、參加等級考試等不可缺少的憑證[1]。人事檔案的相關信息必須具有真實性，并且需要由專門的人員從事管理以及分配工作。公立醫院人事檔案管理的主要內容是詳細記錄登記并管理醫院內部的工作人員，特別是那些專業人才的信息資料。只有充分了解人員信息，才能更好地實現人才資源的合理配置，做到人盡其才，保證醫院人事管理工作的規范化進行，提高醫院的綜合服務能力[2]。

二、公立醫院人事檔案管理的重要性

1.有利于公立醫院人力資源的合理配置

人事檔案詳細記錄了個人的學習以及工作經歷、參與社會活動情況，能直觀地反映個人的基本情況以及專業能力。通過優化公立醫院的人事管理，管理者可以更加科學和合理地對人力資源進行規劃與配置，使人員在最適合的崗位上發揮自己的作用，為公立醫院的健康發展提供有效的支持[3-4]。

2.為醫院人才的考核提供一定依據

通過考核，可以充分反映出醫院人員的工作情況。職位的升降，人員的獎懲都能通過人事檔案做出公正的評判及決策。同時，員工的工資待遇情況也可以通過人事檔案進行劃分。因此，人事檔案管理是公立醫院人員管理的重點[5]。

3.有利于公立醫院的健康長遠發展

隨著我國醫療保障事業的飛速發展，公立醫院急需建立更加專業以及完善的醫療團隊。通過健全醫院的人事檔案管理體系及制度，不僅有利于提高員工的工作積極性，同時也促進了人才招聘及培訓體系的完善，充分保障了人才的專業性。在一定程度上提升了公立醫院的人才儲備以及競爭力，促進了公立醫院的健康和長遠發展[6-7]。

4.有利于深化我國的醫療衛生體系改革

近年來，我國經濟實現了突飛猛進的發展，為醫療衛生體系帶來了改革的機會。這是一個復雜且漫長的過程，需要體系內各環節的通力配合。人事檔案管理工作是其中非常重要的一個環節，在醫療衛生體系改革的過程中具有重要作用。公立醫院人事檔案管理不僅能促進相關制度的健全，同時通過先進的數字化管理方式，提高了醫院的管理效率，促進了醫療衛生體系改革的深化[8-9]。

三、公立醫院人事檔案管理存在的問題

1.基礎設施不完善

只有具備充足的基礎設施，才能有效提升公立醫院人事檔案管理的整體水平。當今社會在信息化的大背景之下，需要不斷提高公立醫院人事檔案的管理標準，使其更加科學和規范。同時，也要處理好各類繁雜的信息，提高管理效率。但在部分公立醫院當前的管理工作中存在著基礎設施不完善的情況，信息化融入不夠，人事檔案管理效率不高，質量下降。如一些公立醫院的人事檔案管理存在重復和交叉的信息。另外，有些公立醫院仍使用淘汰的陳舊設施，使人事檔案管理的難度加大，干擾了人事資料的搜索[10]。

2.管理制度不健全

在任何工作中，健全的管理制度都有利于管理工作的有序進行，它不僅能影響管理效率，也影響著人員的積極性。因此，在公立醫院人事檔案日常的工作中，需要建立更加科學和完善的管理制度，為實際工作的開展提供有效支持。但當前部分公立醫院人事檔案管理制度存在著不完善的情況，工作方式及手段落后，流程不規范，相關要求沒有很好落實，無法監督和制約工作人員的行為。同時，一些標準并不一致，影響了檔案管理工作的效果。在檔案管理的分類工作中，由于人員在思維上的差異，經常有不同分類方法，不能做到嚴格遵守管理制度，人事檔案管理制度有名無實，阻礙了管理工作的正常運行[11]。

3.人員專業性不足

在部分公立醫院的人事檔案管理工作當中，相關責任人員沒有受過專門系統的培訓，專業知識及水平不夠，工作能力和效率低下，思想意識淺薄，難以滿足相應的需求，影響了醫院人才的配置。實際上，人事檔案管理工作并不簡單，一些內容還很繁雜，但一些工作人員屬于兼職，專業性不夠，他們還有其他的工作，并沒有多余的時間和精力來優化人事檔案管理系統。而且，一些公立醫院也沒有開展相應的培訓，使工作人員更加了解人事檔案管理的最新方法和技術手段。公立醫院的人事檔案管理工作停滯不前，管理效率低下[12]。

4.人事檔案管理意識不夠、管理方式落后

在我國醫療衛生領域快速發展的進程中，一些公立醫院的管理者把醫療水平和服務質量放在最重要的位置，將大部分精力投入到醫療設備的改善中，從而忽視了人事檔案管理。這種薄弱的管理意識，使得檔案管理工作陷入混亂。同時，在人事檔案管理時，管理方式非常重要，它不僅能擴大工作范圍，也能幫助優化管理技術。但當前，部分公立醫院仍然采取傳統的管理方式，僅通過計算機進行檢索，其他功能如識別功能等并未被開發和利用。因此，無法滿足現實的需求，阻礙了醫院的長期發展[13]。

5.檔案管理保密工作不到位

在信息化的背景下，醫院的人事檔案管理系統中有大量的人事資料，一旦發生泄露，會嚴重影響醫院的利益。但部分公立醫院內部對人事檔案管理的保密工作不夠重視。首先，表現在對人員的管理不到位，容易導致人事資料發生泄露。其次，醫院內部的網絡系統防護能力較弱，很難抵擋惡意盜取資料的現象，使得醫院人事檔案管理的保密工作受到很大挑戰[14]。

6.不能保證檔案的真實性

公立醫院人事檔案資料在收集以及整理環節都要提供完善的信息，但當前的服務尚未達到這個目標。有些醫院雖然開展了檔案利用服務，但由于查閱不便等問題，并沒有有效開展工作。如在查找個人的職稱、簡歷、工資等情況時，基本不會詳細查看檔案，使得數據缺失。一些人員為了逃避個人原因，瞞報或虛報個人信息，出現人事信息的不真實情況，甚至擅自更改信息。這些都是極其錯誤的做法，不利于檔案的保存，損害了檔案的真實性[15]。

四、加強公立醫院人事檔案管理的對策

1.完善人事檔案管理的基礎設施

為保證公立醫院人事管理工作的良性發展，必須完善相關的基礎設施建設，為進一步的工作奠定基礎。在檔案管理工作中，大部分都是紙質資料，為實現資料的完整保存，需要完善管理模式。相關人員要采取適合的管理方法，避免對紙質檔案資料產生不良影響。為保證信息的安全，需要進行防火防潮管理。另外，應加大對人事檔案管理基礎設施的投入力度，選擇合適的管理方式，提高管理效率和管理質量。在信息化建設時，要建立數據庫以便更加方便及時地查找相關信息。同時，也要加強與其他醫院的交流，借鑒先進性管理經驗，加快信息化建設步伐，實現檔案管理的升級與轉型。

2.完善人事檔案管理的管理制度

為解決人事檔案管理問題，滿足人民群眾的需要，公立醫院應完善人事檔案管理制度，并制定相應的條例，使管理工作落到實處。第一，建立計算機輔助管理制度，對檔案的更新、轉入、轉出、收集等進行有效監督，防止信息造假。第二，規范檔案整理工作。相關工作人員要全面并合理地對人事檔案進行整理和歸納，保證工作的順利進行。第三，建立規范的管理系統和流程。由誰負責檔案的接收，檔案更新時如何備案，檔案如何進行調動等，都要在相關的規章制度下進行。在人員選拔上，需要對人員的各方面素質做出綜合的判斷，以確保檔案管理的準確性。

3.提高人事檔案管理人員的專業素質

人事檔案管理人員的專業素質關系著相關工作的服務質量。因此，要提高人員的業務能力、思想覺悟等綜合素質，以提升工作效率和質量。第一，應積極提升檔案管理人員的業務水平。一方面，公立醫院應提高人員的招聘門檻，選取具備專業知識和能力的人才，保證管理隊伍的專業性；另一方面，醫院應加大對人事檔案管理人員的培訓和考核力度，促進工作人員工作潛能的開發，提高他們的工作積極性。第二，應提高檔案管理人員的職業道德。醫院應建立完善的考核和競爭制度，對相關人員的職業道德進行客觀公正的評價，通過一定的競爭機制來對崗位進行分配，保證公正的有效性和完整性。第三，應完善檔案管理人員的信息素養。在信息化的背景下，檔案管理人員不僅要從事信息錄入、歸納整理等工作，還要掌握先進的計算機網絡系統操作以及維護等更加專業的技術。人事檔案管理人員應積極參與培訓，自主學習，掌握信息技術，提高管理效率。

4.提升人事檔案管理意識

公立醫院領導者對人事檔案管理工作的意識影響著相關工作的效果。因此，公立醫院領導者應加強管理意識的轉變，樹立全局意識。第一，應認識人事檔案管理的重要性。領導者應具備一定的大局觀，充分認識到人事檔案管理對醫院人力資源優化以及良性發展的重要作用，促進管理意識的形成。第二，提高宣傳力度，普及管理意識。作為領導者，不僅自己要有人事檔案管理意識，也要將這種意識傳遞給每個工作人員，使該項工作在員工的支持下取得較好成效。醫院可以通過專欄、網站等方式進行宣傳，提高人們對人事檔案管理的重視程度。

5.優化人事檔案管理模式

公立醫院傳統的人事檔案管理模式比較陳舊且單一。因此，需要對管理模式進行優化和創新，完善工作體系。首先，創新人事檔案代理模式。醫院作為專門的醫療服務機構，難以實現對人事檔案的有效管理，可以嘗試代理模式，由專業且正規的代理機構進行管理，制定科學合理的管理條例和制度，提高其專業性和穩定性，促進醫院的長遠發展。其次，嘗試開放性人事檔案管理模式。隨著醫院人力資源管理范圍的不斷擴大，應不斷嘗試開放性管理模式，增加學習和培訓情況，醫德醫風評價結果等，使人事檔案更具備時代感和開放性。

6.做好人事檔案管理的保密工作

在檔案管理工作中，應提高相關人員的責任意識，檔案管理人員應嚴格區分檔案的保密程度，規范自己的舉止和言行，避免泄露。同時，在工作中應提高自己的專業素質，加強對檔案的保密。當前，公立醫院的人事檔案信息一般都存儲在計算機中，信息中包括很多隱私，一旦外泄，可能會被惡意使用，對醫院造成影響。因此，為避免信息被盜取，醫院應重視對人事資料的保護，加強硬件保護的投入力度，設計專門的安全保護程序，避免受到不良侵入。另外，人事檔案管理人員也要提高自身的計算機水平，避免隨意安裝軟件，按照檔案的保密等級進行分類，缺乏信息資料的安全性。

7.做好人事管理檔案的審核和整理工作

人事檔案管理的相關人員應該嚴格遵守規章制度，避免出現疏漏現象，有效整理人事信息資料，確保檔案的準確和完整。在資料收集時，應確保數據真實，不出現遺漏，并根據規定將檔案放在合適的位置并做好記錄。充分做好資料的審核工作，避免造成嚴重后果。整理資料時，應做到層次清晰，合理規范，保證內容便于查找，提高人事檔案管理的水平。

結語

綜上所述，公立醫院的人事檔案管理對于醫院的正常有序運作具有重要意義。提高人事檔案的管理效率，有利于人力資源的合理配置，確保醫院長期穩定發展。在實際的工作當中，應不斷探索和發現問題并解決問題，深化對檔案管理工作的認識，使其在醫療衛生體系改革中充分發揮作用。