基于PDCA循環的人事檔案管理工作探究

劉 靜

（山東省棗莊市市中區北郊礦區社區服務中心，山東 棗莊 277100）

人事檔案包含了個人履歷、政治面貌、職務晉升等多個方面的信息，是各個企事業單位了解、考察人才的重要參考依據，不僅關系到人才培養和儲備，還關系到個人的利益和前途。隨著時代的不斷發展，人事檔案的利用價值不斷提高，傳統的管理模式已經無法滿足現實需求。尤其是《干部人事檔案工作條例》的深入推進，將人事檔案管理工作提到了一個新高度。為此，本文將PDCA循環管理法應用于人事檔案管理中，能夠規范、優化檔案管理流程。

一、PDCA理論

1.PDCA理論概述

PDCA循環是美國質量管理專家Walter A. Shewhart提出的，是全面質量管理的理論基礎。PDCA循環的含義是將質量管理細化為四個階段，即Plan（計劃）、Do（執行）、Check（檢查）和Act（處理）[1]。在具體的管理流程中，需要工作人員將各項工作按照計劃、實施、檢查等步驟，把正確高效的做法納入到標準中，剔除不合格的做法，進而形成良性循環，滿足管理工作的運行規律。

2.PDCA理論內容

PDCA循環的具體步驟如上所述，通過計劃、執行、檢查和處理，將合格的內容予以標準化，將沒有解決的問題提交到下一個循環中。這四個過程并不是運行一次就結束了，而是周而復始的運行，呈現階梯式上升，進而全面提高質量管理水平。

具體來說，在P階段的時候，工作人員需要結合管理流程、客戶需求、組織方案等，全面考慮影響因素，并構建對應的管理目標和流程。在這個步驟中，工作人員需要具備發現問題、把握相關因素的意識和能力，分析質量管理現狀，找到其中的決定性條件。依據企事業單位的資源、能力等來確定管理方向，最終幫助企事業單位減少不必要的風險隱患。與此同時，在目標的設定中，可以將定量和定性相結合，明確能用數量表示和不能用數量表示的各項指標，以此方便后期檢驗開展結果，作為具體的參考依據。在多種方案中選擇確定最佳方案，并區分出主因和次因。針對計劃的內容逐一細化各個條例，完善細節，確保具體實施步驟能夠得到分解。

在D階段的時候，工作人員需要結合內外部影響因素，按照預定的計劃和目標，設計出具體的行動方案，合理配置各項資源，規劃布局，結合設計方案展開具體的執行操作。在實驗階段中，需要對過程進行測量，并建立數據采集，動態化的收集相關信息資料，保證計劃進度的順利實施，并最終形成專門的數據記錄等項目文檔。

在C階段的時候，為了能夠確認前面的執行操作是否達到了目標，該階段主要是檢查驗證并評估實施效果。通過合理的評估方式，將結果和目標進行對比，若沒有達到預期的目標，則需要從中發現問題，并將問題推到下一個環節中。若達到了預期目標，就意味著效果顯著。

在A階段的時候，主要是對不同的結果進行處理，對已經證明有效的相關措施，需要對其進行標準化，納入到規章制度中，以便于工作人員日后參考其執行相關任務，提高企事業單位的質量管理水平。同時，針對遺留下來的問題，將其轉到下一個循環模式中，在下個階段對其進行解決，周而復始。該階段的重點還有修訂標準，涵蓋了修訂技術標準、修訂管理制度等，確保一系列操作朝著更加優質的方向前進。

PDCA循環使得質量管理工作更加科學化、條理化，其具有如下幾個特點。其一，大環套小環、小環保大環、推動大循環。這個循環模式適用于各個領域的質量管理中，也適用于不同科室、班組及個人。不同的主體依據實際情況和需求，制定對應的PDCA循環，形成大環套小環，小環里面套更小的環。這樣將不同的目標細化為各個小點，形成分解和保障。從上到下都是朝著統一的目標前進的，彼此之間互相促進、相輔相成[2]。其二，動態化提高。PDCA循環模式是循序漸進的，就像是爬樓梯一樣，屬于動態化上升的過程。每經歷一個循環，管理質量就會提高一截，而后循環往復，不斷提高。其三，門路式上升。PDCA循環模式每循環一次，就會解決一部分的問題，然后工作質量就會前進一步。

二、人事檔案管理工作中存在的問題

1.重要價值認識不足

個別領導層對于人事檔案管理的重要性認識不足，認為單純的管理人事檔案，對于經濟效益等方面并不能產生較為明顯的效果，所以在工作中沒有引起重視，在資金、資源配置等方面水平較低，存在制度體系不健全等問題，進而形成惡性循環，造成人事檔案管理雜亂無序，相關的利用價值得不到發揮。與此同時，由于領導層思想觀念陳舊，導致在檔案管理方面的投入資金有限，僅僅是由其他部門的人員兼職檔案管理工作，對于人員的技術培訓不足，進而影響到人事檔案管理質量。此外，部分工作人員對于人事檔案管理的認知不足，重藏輕用，若管理過程中出現不同程度的問題，更加限制了人事檔案的應用價值。

2.管理人員專業素養不高

對于一部分企事業單位來說，人事檔案管理人員的專業素養呈現參差不齊的現象。一方面，人事檔案管理人員由其他部門的員工兼任，他們檔案管理專業知識性不強，工作能力不高，對于人事檔案管理的價值認識不充分，以至于在工作中存在應付了事的現象。兼職者若本身的工作事務繁忙，對于檔案材料的整理和歸檔操作不夠規范，缺乏充足的時間和精力，若上級臨時發出檢查任務，也會加重人事檔案管理的質量影響。另外，少部分管理人員的理論知識較為陳舊，工作業務不夠熟練，對于計算機的使用熟練度不高，以至于工作中頻頻出現錯誤。尤其是面對一些問題的時候，缺乏專業知識和判斷力，在實際的工作中耗費了大量的時間和精力，但是對應的工作質量很難保障。此外，還有個別員工的職業道德意識不強，保密意識不強，隨意泄露人事檔案資料，導致人事檔案資料失真、不完整，嚴重阻礙檔案管理工作的順利開展[3]。

3.檔案質量參差不齊

由于個別企事業單位在檔案部門的投入資金較少，相關設備儀器較為陳舊，有限的管理人員面對冗雜的人事檔案管理工作，可能會出現力不從心的現象，進而影響到工作質量，導致人事檔案質量參差不齊。具體體驗在，其一，人事檔案資料內容的完整性不足。由于不同企事業單位的檔案管理要求不一樣，現實需求也不同，所以檔案管理人員必須要在規章制度的參考下完善相關工作，人事檔案資料中缺乏一些關鍵性材料，后面再對其進行補齊便較為困難。與此同時，如果各個部門對于人事檔案資料的上交不及時，管理人員行為怠慢，就會導致一些重要材料沒有及時歸檔，人事檔案存在不完整的情況。其二，信息記載準確性不足。由于個別企事業單位缺乏專門的檔案審核機制，管理人員只需要將資料上傳之后即可，所以存在個別檔案中的“三齡二歷”等信息會存在自相矛盾的情況，甚至個別檔案還有他人隨意涂改的痕跡，存在填寫隨意、字跡不清等問題，嚴重降低人事檔案信息的準確性，后期利用價值也不高[4]。

4.檔案管理機制不完善

一些企事業單位依然沿用以往的檔案管理機制，沒有緊隨時代發展的步伐，對檔案管理機制進行創新完善。同時，針對檔案管理人員也沒有構建完善的晉升機制、考核機制等，導致檔案管理人員的能力水平停滯不前。由于人事檔案管理工作涉及各個部門，包含了每個員工的基礎信息，所以檔案管理部門必須要積極和其他各個部門之間交流互動，及時更新完善具體的信息數據，才能共同發揮檔案應用的價值。但是，由于人事檔案管理制度的不完善，使得各個部門之間形成了信息壁壘，互動性不強，進而影響到人事檔案資料的完整性，降低了檔案管理的效率和質量。此外，在實際的檔案管理工作中，機制設計不合理也是造成檔案管理水平低下的原因。若領導層沒有統籌優化，明確各個崗位的工作職責，嚴格要求工作人員按流程操作，那么就會使得檔案管理工作存在很多的重復性，出現問題之后員工之間互相推諉，極大程度地拖慢了工作進度。在檔案管理工作中，沒有設置有效的預防和糾錯機制，僅僅憑借員工自身的能力完善歸檔，后續的監督力度不強，使得人事檔案資料質量參差不齊。

三、基于PDCA循環的人事檔案管理工作

1.Plan（計劃）階段

在該階段中，首先，人事檔案管理人員應提高思想認識，從根本上意識到檔案資料的重要性，而后開展具體的宣傳工作，讓企事業單位內的每一位員工都能了解檔案管理的重要性，并能在后續的工作中積極配合提交相關資料。針對日常產生的獎勵、人事變化等和檔案緊密相關的材料，應及時整合并移交到檔案部門，以便同事做好規范處理和歸檔工作。其次，要積極應用信息技術，推動檔案管理朝著數字化的方向發展。在現有的基礎上完善規章制度，明確崗位職責，梳理每一次檔案資料從收集到歸檔流程中的步驟，標注重難點，避免出現工作混亂的情況。領導層要制定明確的工作標準，將檔案管理人員的薪資待遇和工作情況掛鉤，要求檔案管理人員嚴格按照標準操作，一旦發生問題要追究到人頭，做出適當的懲處。人事檔案管理不僅要用紙質版，還要用電子版，將檔案資料及時上傳到計算機和云平臺中，提高檔案資料的保密性，避免他人從中篡改造假。最后，要對檔案管理人員展開定期的培訓教育工作，更新檔案管理人員的工作觀念，提高其專業操作水平，以此更好地為檔案管理工作服務[5]。

2.Do（實施）階段

首先，檔案管理部門應將每一項工作細化，落實到不同的人頭上，要求員工進行一對一的負責。針對人事檔案管理工作，要委派專門的人員對其進行采集、裝訂、驗收，在處理完成之后，還要進行二次審核，確保準確無誤之后歸檔，從根本上減少信息錯誤等問題的發生。其次，為了進一步提高檔案管理工作效率，提高檔案資料的利用率，在改版審核的工作中，需要及時將各個人事資料形成電子檔案。對于檔案的掃描工作、目錄編輯工作，要一一仔細核對，若目錄編輯不準確，工作人員需要及時反饋錯誤信息，并修改，推進檔案數字化建設。最后，依據《干部人事檔案工作條例》相關條例，確保各項資料的完整性、真實性，對于呈遞上來的人事檔案資料要進行真偽辨別，剔除不合理的材料，保證材料的權威性，對于信息失真的材料嚴禁入檔。

3.Check（檢查）階段

該階段在前期的執行操作之后，重點對操作環節進行查錯，在增加容錯率的基礎上，對前面兩個階段的內容形成總結。具體來說，檔案管理人員針對實際的操作結果，結合前期制定的管理目標，核查不同階段人事檔案管理的任務完成情況。尤其是要關注工作和目標之間的偏差，并從中找到關鍵問題點，試圖挖掘引發該問題的原因，展開總結和歸納。同時，檔案管理人員在分析原因的時候，還要明確地記錄下來，保留步驟痕跡，以便后續參考。上級領導可以組建專門的檢查小組，通過工作量抽查、人事信息質量、小組成員及歸檔人員的實際評價，驗證人事檔案管理工作開展的有效性，為后面的處置階段做好鋪墊。

4.Action（處置）階段

在最后這個步驟中，需要對前面操作中發生的問題進行匯總，結合現實需求調整管理方案，并展開進一步的推廣，以能在下一個循環中解決上個循環發生的問題。檔案管理部門可以組織召開相關會議，圍繞人事檔案管理工作的結果進行討論和分析，吸取檔案管理工作的經驗，并制定出優化措施。對于討論出來的最終結果，要及時上報告知領導，讓領導充分全面了解檔案管理的實施成果和存在的不足，同意之后開始下一輪的循環計劃。在該階段中，檔案管理人員可以以人事檔案專項審核工作為例進行說明，如對于人事檔案中的信息記錄是否準確，是否存在涂改造假的情況，重要的原始依據材料是否存在燈光。如果在某個人事檔案資料中，存在某項信息被涂改或前后記錄不一致的情況，要盡快核實并修改驗證。只有做到逐條梳理、查漏補缺，才能夠進一步提高人事檔案管理工作的嚴肅性和權威性。此外，針對人事檔案資料要采取初審和復審交叉進行的方式審核，仔細鑒別其中存在的偏差，并要求檔案整理的格式規范化。確保一系列操作嚴格按照上級要求保質保量完成工作任務，達到預期的目的[6]。

結語

基于新時代的背景之下，傳統的檔案管理模式已經無法滿足現實需求。人事檔案資料作為企事業單位人力資源管理中的重要資料內容，將PDCA循環模式應用于其中，能夠在原有的基礎上完善管理機制，聯動各個部門通力合作。以明確的目標為指向，從計劃、執行、檢查和處理四個步驟切入，查漏補缺、循序漸進，一步步地提高人事檔案管理工作的質量。