財務會計檔案管理中存在的問題和對策關鍵探索

鄭 然

（長春市市場監管綜合行政執法支隊，吉林 長春 130000）

如今全面深化改革取得一定成績，我國正式邁入了新階段，站在新歷史方位上，對各行業發展提出了新的管理要求，財務會計檔案管理的重要性愈發凸顯。想要實現效益最大化目標，保證各部門持續、健康的發展，要求推動財務會計檔案管理朝著科學性、信息化方向發展。通過分析財務會計檔案，能掌握各部門的運行狀況，并且還能在國家相關部門分析統計經濟時，提供精準、真實的財務會計資料，幫助企業、各單位決策，為國家制定配套的經濟政策奠定堅實基礎。

一、財務會計檔案管理概述

1.財務會計檔案的概念

在專門檔案中，財務會計檔案非常重要。財務會計檔案保留了傳統文件檔案形式，以文本模式為主，主要有會計憑證、會計賬簿以及財務核算資料等，能直接反映出企事業單位的經營狀況以及經濟情況，非常核心[1]。從檔案工作特性分析，財務會計檔案是非常重要的信息資源，進行事實記錄。通過財務會計檔案管理，能進一步整合、分析經濟活動，掌握經濟規律、總結經濟經驗，從而為預測經濟形勢、開展經濟業務提供充足、精準的數據支持，節約內部資源。

2.財務會計檔案管理的特征

首先是具有專業性，相比于普通的檔案資料，財務會計檔案具有特殊的業務性質，通過各項信息數據來反映各部門經營、收支以及盈利情況。從憑證、賬簿到報表力都擁有統一的格式和填制項目，符合表格特征。其次是普遍性，社會上各主體，例如企業、社會團體等都能進行獨立的會計核算，從而產生財務會計檔案。同時，擁有穩定收支的事業單位也像企業一樣，設立專門的管理部門管控財務會計檔案。最后是嚴格形成，在運行過程中，企業、事業單位以及各主體會產生大量的財務會計資料，這些資料的產生與處理過程環環相扣，擁有獨特的管理流程，內部規律性非常強。一項業務事項，從開始到結束都會被持續記錄，幫助后續決策與分析。

二、財務會計檔案管理的現存問題

1.認識水平不高，責任落實不足

根據上文可知，如今財務會計檔案管理的重要性愈發凸顯，主要指的是，通過分析現有財務會計資料，探尋內部運行與發展規律最終整合為精準、有效的檔案信息，幫助領導層決策。財務會計工作涉及多領域，其內容豐富、任務量大，包含會計憑證、賬簿等。為了提高檔案管理質量，會選擇細化檔案管理環節與內容，不同項目采用不同管理方法。但是此種管理模式具有兩面性，一方面，能讓管理更加方便；另一方面，受傳統意識影響，未能落實管理職責。財務部門與檔案管理部門之間分工不夠明確，讓分類管理更加混亂，甚至會出現推諉責任等情況，降低了財務會計檔案管理效率[2]。

2.缺乏完善的管理制度

雖然各主體積極建設財務會計檔案制度并且形成了良好的管理助力，但是仍要正視各主體之間發展不平衡的現實，部分主體制度建設非常完善，部分企事業單位缺乏健全的管理制度。特別是在信息時代，經營機制持續更新、經營模式持續改進，新問題層出不窮，如果缺乏完善的財務會計管理制度，就不能順利開展監管工作，導致管理工作無規章、制度可遵循[3]。

3.立卷、歸檔、銷毀等環節不夠規范

同時，管理環節不夠規范也會降低管理質量。一是立卷環節，在搜集與整合過程中存在填制不符合要求、裝訂馬虎等問題。通常，檔案管理時限會超過十年，甚至一些檔案需要永久保存，若是立卷環節不到位，則會提高后續應用與維護的成本。二是歸檔環節，要將內部文件與各級溝通文件整合并歸檔。但現實中會出現漏歸、錯歸等問題，不能提高檔案的整體性。同時部分主體忽視了電算化歸檔的作用，單純應用紙質檔案。三是銷毀環節，如果庫存容量充足，很多企事業單位就會長期保留檔案，沒有定期開展銷毀工作。此種做法違背了管理宗旨，提高了管理壓力，不僅需要耗費大量人力資源，還難以開展系統化、規范化的管理工作。隨著以企事業為代表的各主體發展，檔案數量逐漸增多，難以開展檢定和搜查工作，阻礙了后續工作[4]。

4.管理模式滯后

根據前文可知，部分主體的管理意識淡薄，因此常年沿用傳統的財務會計管理模式，主要任務是將運行、經營以及日常工作中產生的各類財務資料、會計憑證等移交到資料室中，進行保存與管理，以人工為主，為企事業內部人員提供借閱、搜查以及銷毀等功能。一般情況下，紙質文件仍是管理主體，特別是會計原始憑證。此種模式非常滯后，首先，不能形成高效、方便的資料數據庫，讓紙質文件與電子文件分離，難以整合財務會計信息數據，需要先用計算機搜索隨后人工查找，難度高、耗費時間長。其次，紙質文件易受多種因素影響，例如人工管理水平、保管環境等，非常容易毀損。龐大數量的紙質文件堆積在資料庫中，不僅浪費了大量空間，還提高了管理費用[5]。最后，紙質文件難以滿足共享要求，如今我國正式邁入了信息時代，電子商務迅速發展并且提高了對文件應用的要求，要求傳輸速度快、查閱方便、易于保存，紙質文件難以滿足此類要求，阻礙了財務會計管理工作朝著信息化方向發展[6]。

5.過于重視保密

財務會計信息影響著主體決策與運行，如果發生泄漏會造成非常嚴重的經濟損失，所以開展保密工作非常重要。為了提高財務會計信息的保密程度，各主體做了較多努力。例如，要求管理人員持證上崗，需要使用財會資料時需經領導批準；復制與傳輸財會資料時，需要管理人員到場，甚至還配置監控等電子設備。雖然此類措施非常有效，但是在一定程度上也降低了財會資料的利用率與效果。電算化財會資料更是如此，需要專業的技術人員處理，避免不法分子獲得財會機密、篡改財會內容。但是嚴格限制使用人員的資格，也會將很多真正需要使用資料的人，拒之門外[7]。

6.管理人員素質低

如今，市場競爭也是人才競爭，人才質量直接決定著未來發展趨勢。由此可知，管理人員在財會檔案管理中處于核心地位，此工作看似簡單，其實涉及多方面內容，操作難度非常高。受主觀意識影響，一些企事業單位沒能定期開展培訓與教育活動，拉大了實際管理與預期效應之間的差距，人員適配性低。結束會計業務事項后會產生很多檔案資料，財務人員需要搜集、裝訂并整合此資料，將其留在本部門保管一年，隨后再進入檔案庫。需要財務人員擁有檔案管理知識，不斷提高管理技能。同時，部分檔案管理人員缺乏專業的財會知識，對財務會計檔案與普通檔案一視同仁，專業性低。雖然擁有豐富經驗，但是財務會計專業水平較低，經常在此領域出現錯誤。如今企業、各單位的經濟活動比較復雜，而財務會計檔案管理部門與財務部門之間缺少溝通與交流，業務來往較少，人員接觸不多，降低管理效率。

三、財務會計檔案管理的優化對策

1.強化管理意識

財務會計管理負責人應該樹立正確的管理意識，帶領基層人員積極學習法律法規與行業標準、知識，深入把握管理要求。既要意識到財務會計管理的重要性，也要管理理念上升到法律層面，推動法治化發展，正確的管理意識能提高財務會計檔案管理質量。基層員工也要積極參與宣傳、參加培訓活動，用管理實效證實管理工作的價值，在企業、單位內部形成良好的管理氛圍，切實落實財務會計檔案管理工作。同時，還要定期開展檢查工作，根據現存問題提出整改對策。財務會計檔案能直觀反映企業的經濟情況與運行狀況，幫助企業挖掘發展潛力，強化企業生存與競爭優勢。加大投入力度，配置軟硬件以及相關設施。

2.健全管理制度

雖然建設財務會計檔案管理制度已經被提上日程，但是仍存在規章制度不全或者難以符合管理要求等問題。要立足于企業、事業單位發展目標、運行實際，制定特色制度，彌補管理漏洞，落實管理職責。想要保證檔案不泄露、不損壞，應該通過管理制度細化管理職責，做到有任務可分配，有責任可承擔，規范管理對象、方法以及模式，滿足保密要求。在日常工作中，要定期談論財務會計檔案管理工作，分階段制定目標、優化方法、分配責任、檢查審核，調動員工的積極性，不斷完善制度內容。

3.科學化、規范化立卷、歸檔、銷毀工作

首先，要根據相關規范，對會計憑證、報表等進行立卷。對于會計憑證，要在裝訂時寫明各項內容，保證信息準確。對于會計賬簿，年度工作結束后進行封賬，保存已經立科但是無業務往來的賬頁，將活頁中的空白部分拿出。在填制目錄、表格時，要根據賬頁編號填制，隨后共同裝訂。其次，歸檔時，要在設定范圍搜集、整合、裝訂相應資料，質量符合要求后遞送給檔案部門。完成交接后，做好入庫質量控制工作，若是資料、案卷不符合質量標準，及時退回并改正。最后，要科學設定管理期限，定期銷毀，銷毀前仔細檢查與鑒定，避免重要文件毀損，例如能夠成為會計憑證重要法律依據的原始票據。

4.推動信息化建設

新時期，要加強財務會計檔案管理與信息技術的融合性，采用數字管理方法，通過先進的計算機技術、數字成像技術、多媒體技術等，將紙質版的檔案資源轉為電子版檔案資源，進行數字儲存與轉化，建設計算機管理系統與檔案信息庫，及時整合、高效利用財務會計信息，滿足共享要求。此種模式既能降低管理費用、減少管理空間，還能提高管理效率，提升經濟效益。在管理過程中，提高了立卷、歸檔、銷毀等環節的效率，為辦公提供相應助力。其具體措施如下。首先，通過計算機識別、處理技術，將原有的紙質憑證以及相應文檔轉為電子信息，將其輸入到信息資源庫中。其次，以數據庫為基礎，以通信線路為連接，以四通八達的網絡為通道，讓財務會計檔案信息在各個主體之間傳輸，或者也可以將其傳輸到共享平臺上。此種方式不僅擴大了檔案信息的利用范圍，還提高了溝通、反饋的速度。最后，在資源庫中設立目錄，將檔案信息輸入為各類表格、圖像或者是文字，設計多種檢索方法，既能搜索會計憑證，還能根據原始附件的不同特性與用途進行整合，提高使用效果。

5.堅持人本思維，創新服務模式

當前，我國積極推進法治建設，法治理念深入人心，所以要改變財務會計檔案管理理念，既要服務于企業、事業單位發展，幫助其取得更高的經濟效益，又要將重點放在普通大眾上，堅持人本思維，尤其是關系著大眾利益的檔案資源，更要科學管理。財務會計檔案管理工作要具有宏觀意識，立足于實際，不斷擴寬服務空間、優化服務內容，根據企事業單位發展戰略目標與要求提供相應服務。一般情況下，管理人員通過口頭詢問、書面詢問等方式獲取檔案資源，但是在互聯網時代，要通過信息技術改善服務方式，引入多種檢索工具，讓管理人員可以在互聯網平臺上搜索所需的信息資源。

6.樹立職業道德，提高管理素質

財務會計檔案管理人員要樹立正確職業道德，強化管理意識，用更加專業、認證的態度對待工作。并且還要增強法律意識，遵循法律法規與相關政策，讓財務會計檔案管理工作符合國家、行業的標準與要求，保證檔案信息資源準確可靠。同時，還要根據內外環境與企事業單位發展要求，提高管理人員素質，加強專業理論學習，把握每個環節、正當應用信息管理系統。加強實踐訓練，一些企業、事業單位會將此工作外包給專業團隊，雖然能保證管理效率，但是也增加了管理成本。所以要在內部開設培訓、教育活動，其內容既包括以計算機技術為主的信息計算、專業的管理知識與理論、軟件應用，也包括財務會計、法律方面的知識。

結語

財務會計檔案管理既是檔案學領域中，復合型較強、涉及范圍較寬的科目，也是我國企業、各單位以及各主體為了適應現代化發展要求，開展的新管理工作，其是大勢所趨。想要提高財會檔案管理的質量，要從制度、人才質量以及信息建設等方面入手，為企業經營發展提供完備、準確的經濟資料。