論醫院檔案管理中應用6S精細化管理的重要意義

王英臣

（莒縣婦幼保健計劃生育服務中心，山東 日照 276500）

引言

伴隨著社會發展水平的提升，醫院在發展的過程中所面臨的競爭壓力逐漸增加，為了適應新時代背景下的發展環境，醫院需要在具體工作實踐中進行深入的思考，找到具體工作實踐中存在的不足，有針對性地采取工作對策。檔案管理作為醫院管理工作中的有機組成部分，對醫院的建設和發展具有不可忽視的影響。但檔案管理不同于財務管理或人力資源管理，本身經濟效益的體現不明顯，因此部分醫院對檔案管理工作的改進和完善并不重視，令檔案管理工作的價值無法得到充分的體現。6S精細化管理作為一種先進的管理理念，可以引導從業人員更加系統地對管理工作進行審視。為此，醫院檔案管理工作人員有必要從6S精細化管理的角度對檔案管理工作進行審視，逐步提升檔案管理工作的水平。

一、6S精細化管理在醫院檔案管理中的運用

6S精細化管理是源自日本的一種管理理念，其要求各層級工作人員在具體工作實踐中，應當從小事做起，逐步提升各項工作的科學性和規范性，從而促進企業管理工作水平和生產水平的提升[1]。具體分析，6S精細化管理的內容主要包含以下6個方面，分別為整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISO）、清潔（SEIKETSU）、素養（SHITSUKE）、安全（SECURITY）等內容[2]。對于醫院檔案管理工作而言，在“整理”工作層面，工作人員需要對不同的檔案信息，按照具體的工作標準和要求進行整理，篩選出有用的檔案信息，而后再以標準的管理方法進行管理，從而達到節省管理空間，提升檔案管理規范性的目的；在“整頓”工作層面，醫院檔案管理工作人員需要對不同的檔案信息進行合理的分類，而后再按照科學的編號方式進行編號，既要做到分門別類地管理檔案，還要確保工作人員可以方便地進行檔案查找；在“清掃”工作層面，工作人員必須定期對檔案管理工作區域進行清掃，包括最為基本的檔案整理、衛生清潔、空間消毒等，同時考慮到對檔案載體的保護，工作人員也需要做到控溫、防潮以及除塵的工作；在“清潔”層面，醫院檔案管理工作人員不僅要做到區域環境的整潔，還要在工作實踐中有效地落實不同的工作制度和要求，有效地落實各個工作人員的責任；在“素養”工作層面，從業人員需要依據實際工作的需要，及時提升自身的工作素養，確保自身能夠更加有效地開展各項檔案管理工作，并在實際工作中探求個人發展的新道路；在“安全”工作層面，檔案管理工作人員需要及時轉變自身的觀念，加強對檔案管理工作的重視，不僅要確保檔案信息本身的完整性、真實性以及實效性，同時也需要做好防蟲、防潮以及防火等工作。在新的時代背景下，在“安全”工作層面，醫院檔案管理人員還需要做好信息安全工作，從而全面提升醫院檔案管理工作的質量和水平。

二、6S精細化管理在醫院檔案管理中應用的意義

1.有利于檔案管理工作價值的展現

檔案管理工作對醫院的建設和發展具有不可忽視的作用，其不僅可以讓醫院工作人員對往期的工作內容進行回顧，找到工作改進和優化的路徑，同時也可以為其他管理工作提供支持，幫助醫院實現各項發展資源、醫療資源、資金資源以及人力資源等的協調，從而降低醫院的運營成本。但受各種不同因素的影響，醫院檔案管理工作的價值并未得到充分的體現。將6S精細化管理理念融入醫院檔案管理工作中，工作人員可以完成檔案管理工作科學化、規范化和精細化建設，提升醫院檔案管理工作的水平，為各層級工作人員更好地利用檔案信息打下基礎，間接地促進醫院檔案管理工作價值的挖掘和體現。

2.有利于醫院醫療服務質量的提升

醫院醫療服務工作的有效開展通常涉及多種不同的元素，除了醫院各科室的人員配置之外，還包括醫院醫療資源的協調、各層級工作人員的思想建設、公層級工作人員的薪酬分配等，醫院要想實現自身醫療服務質量的提升，就需要從根本上解決上述問題，讓各層級工作人員在充足的資金、人員、資源以及思想建設等的助力下，更好地開展各項管理工作。強調6S精細化管理理念在檔案管理工作中的引入，對醫院檔案管理工作提出了更高的要求，讓醫院檔案管理工作不再停留在檔案信息的收集和整理中。為確保醫院各項工作的有效開展，醫院的檔案管理工作人員還需要延伸出檔案管理工作的分類歸納和整理分析的內容，而后將檔案管理工作作為醫院各項管理工作的重要基礎，令各層級工作人員更好地開展工作，逐步促進醫院醫療服務質量的提升。

3.有利于調節醫患之間的矛盾糾紛

醫院和患者本身的訴求是一致的，都期待患者能夠在醫護人員的幫助下，擺脫病痛的折磨[3]。但患者本身缺乏扎實的醫學基礎，難以在治療的過程中理解醫護人員的工作行為，從而導致醫患糾紛成為了醫院在建設和發展中的重要問題。同時，受部分醫護人員自身建設不足的影響，出現醫患糾紛問題，給醫院的建設和發展造成了較大的影響。6S精細化管理在醫院檔案管理工作中的融入，可以讓醫院檔案管理工作人員更加科學、系統地對檔案管理工作進行審視，完成檔案信息的篩選和有效管理，逐步提升檔案管理信息的完整性、真實性和時效性。這樣一旦發生醫患糾紛，醫院便可借助檔案管理工作，完成患者就診過程的復查，明確責任主體，有效地實現醫患糾紛的避免和緩解。

三、6S精細化管理視域下醫院檔案管理中存在的不足

1.檔案管理制度不完善

檔案管理制度是醫院檔案管理工作規范化建設的重要依據，從當前醫院檔案管理工作的現狀分析，受檔案管理工作長期不受重視的影響，導致部分醫院檔案管理制度的建設存在套用、沿用、襲用等情況，并未與檔案管理的實際情況進行匹配，檔案管理制度不完善的情況明顯。如部分醫院檔案管理工作已經實現了信息化建設，但在具體的工作實踐中，依然以傳統的、紙質版的管理制度為主，忽略了檔案管理工作信息化建設的特殊性，影響了檔案管理工作的質量。

2.檔案管理方式不先進

科學的管理方式是6S精細化管理在醫院檔案管理工作中引入的重要基礎，為實現6S精細化管理理念在檔案管理工作中的有效引入，檔案管理工作人員有必要加強對檔案管理方式研究的重視。從當前醫院檔案管理工作的現狀分析，部分醫院檔案管理工作人員并未將檔案管理方式的革新重視起來，影響了檔案管理工作的質量。如在當前的社會背景下，借助物聯網、互聯網等的發展，醫院可以借助信息化工作平臺更為有效地收集檔案管理信息，完成檔案管理工作的質量。但部分醫院仍然未能完成檔案管理工作與各個部門的有效連接，導致部分部門的檔案管理信息無法被有效的收集和整理，從一定程度上限制檔案管理工作價值的發揮。

3.信息化設施建設落后

信息化建設是醫院檔案管理工作落實6S精細化管理理念的重要路徑，為此醫院檔案管理工作人員必須將檔案管理工作的信息化建設重視起來，逐步提升6S精細化管理理念在醫院檔案管理工作中引入的效果。需要注意的是，醫院檔案管理工作的信息化建設是以各種信息化設施的建設為基礎的，醫院只有為檔案管理工作人員提供先進、完備的信息化設備，才能全面提升醫院檔案管理工作信息化建設的價值。反觀目前醫院檔案管理工作的建設情況，信息化設施更新速度不足，信息化設備建設不完善等仍舊是限制部分醫院檔案管理信息化建設的重要因素。

4.工作隊伍的建設滯后

伴隨著社會發展水平的提升，醫院檔案管理工作逐漸呈現出先進化、豐富化以及復雜化的特點。首先，在先進化層面，從業人員不僅需要引入更加先進的工作理念和方法，還需要引入更加先進的管理技術，這樣才能更好地挖掘醫院檔案管理工作的價值。其次，在豐富化層面，醫院檔案管理工作人員所面臨的檔案信息在檔案信息的內容和類型等層面均已經有了大的突破，讓醫院檔案管理工作的對象具備了較高的豐富性和多樣性。最后，在復雜化層面，工作人員需要結合多種不同的工作要求對各種檔案信息進行調整，還要綜合使用多種不同的方法，完成對醫院檔案的整理。綜上，醫院檔案管理工作人員需要具備更高的工作素養，這樣才能滿足實際工作的需求。但部分醫院并未將專業工作隊伍的建設重視起來，縱使醫院引入了先進的管理技術和方法，但受限于檔案管理工作人員自身的素養，令這些管理技術和方法未能發揮出應有的作用，與6S精細化管理理念的要求和初衷背離。

四、6S精細化管理視域下醫院檔案管理工作優化的措施

1.明確工作要求，完善醫院檔案管理制度

明確檔案管理工作的要求，是完善醫院檔案管理工作制度的重要基礎。從6S精細化管理的內容分析，醫院檔案管理工作人員在管理制度的建設時，應當兼顧整理、整頓、清掃、清潔、素養、安全等項工作內容的要求。為此，在具體工作制度的建設中，工作人員需要從以下角度進行思考。第一，基于6S精細化管理工作內容的建設，醫院檔案管理工作人員必須將日常管理工作進行分類，并從細化管理的角度進行分析，針對不同的管理內容制定具體的管理制度，明確要求不同管理內容的管理原則、管理方法、管理流程以及管理標準等，確保每一個檔案管理工作人員都能夠更為規范地參與到檔案管理工作中。第二，基于6S精細化管理工作要求的落實，醫院檔案管理工作人員必須加強對各項管理工作監督制度建設的關注，借助監督機制的建設，督促各層級工作人員在具體工作實踐中，完成各項管理制度和工作措施的落實。如醫院可以要求檔案管理領導層和管理層主動承擔起監督作用，定期引導領導班子對檔案管理工作進行評價，一旦發現問題，及時進行問責和處理，全面提升醫院檔案管理工作的質量。

2.分析工作需求，革新醫院檔案管理方式

醫院檔案管理的方式需要與醫院檔案管理工作的需求相適配，這樣才能最大限度地發揮出醫院檔案管理工作的價值。因此，為了實現6S精細化管理理念在醫院檔案管理工作中的落實，醫院檔案管理工作人員應當先對實際工作進行分析，明確工作的實際需求，而后基于6S精細化管理理念對檔案管理工作進行分析，及時完成檔案管理方式的革新。如在當前的社會背景下，醫院在日常工作中所面臨的管理內容逐漸增多，檔案管理工作人員所要處理的檔案信息在內容、類型、深度以及廣度等層面均有明顯的提升，傳統的檔案管理工作方式已然無法滿足其實際工作的需求。鑒于檔案管理信息化建設的便利性，醫院檔案管理工作人員必須加強對檔案管理信息化建設的重視。在具體工作實踐中，醫院檔案管理工作人員需要根據檔案管理信息化建設的需求，及時完成檔案管理工作方式的調整。如工作人員可以將被動檔案管理的方式，轉變為主動管理的方式，讓檔案管理平臺自主地對不同檔案信息進行收集、整理和分析，這樣不僅可以降低檔案管理工作的強度，同時也能讓檔案管理工作人員更為有效地對檔案管理信息的價值進行挖掘。

3.順應時代發展，完善檔案管理基礎建設

前文已述，醫院檔案管理工作信息化設施的完善與否，是影響檔案管理信息化建設的關鍵內容。因此，醫院在強調將6S精細化管理融入醫院檔案信息化建設中時，有必要加強對信息化設施完備工作的重視。為此，在具體工作實踐中，醫院檔案管理工作人員除了要考慮檔案管理工作的需求之外，還應當順應時代發展的趨勢，為完善醫院檔案管理信息化技術設施提供方向。如在醫院檔案管理信息化建設的大趨勢下，仍然有部分醫院檔案信息是以非數字化的形式展示的。所以在具體檔案管理工作中，醫院檔案管理工作人員還可以考慮融入一些檔案信息數字化轉化設備，讓各種檔案信息可以實現數字化轉化，間接地提升醫院檔案管理工作信息化建設的水平。

4.扎實工作基礎，優化人才隊伍建設體系

人才是醫院檔案管理工作落實6S精細化管理的主體和重要基礎，因此當醫院檔案管理工作融入6S精細化管理理念時，醫院有必要加強對人才隊伍建設的重視。為此，醫院需要做好以下方面工作。其一，要關注醫院檔案管理工作人員工作觀念的轉變，引導醫院檔案管理工作人員提升對檔案管理工作的重視。其二，要關注醫院檔案管理工作人員工作基礎的扎實，借助宣傳教育或培訓工作的開展，引導檔案管理工作人員明確6S精細化管理理念的內容及內涵，為6S精細化管理理念的落實提供工作基礎。其三，要關注醫院檔案管理工作人員信息技術素養的培養，確保醫院檔案管理工作人員可以借助現代化、信息化的手段開展工作。

結語

6S精細化管理作為一種先進的管理理念，可以給新時代背景下醫院檔案管理工作的開展提供科學的依據，促進醫院檔案管理工作水平的提升。為此，檔案管理工作人員有必要在6S精細化管理視域下加強對醫院檔案管理工作的研究，找到醫院檔案管理工作中存在的不足，并有針對性地采取工作對策。