基層鄉鎮檔案管理工作創新策略探究

范廣萍

（山西省忻州市偏關縣尚峪鎮人民政府，山西忻州 036400）

基層鄉鎮檔案的重要功能與作用使其在維護基層穩定上具有不可替代的價值，只有在保障鄉鎮檔案資源系統、全面、完整、真實的基礎上，才能為“三農”服務、為農村社會穩定服務，因此，加強對基層鄉鎮檔案的管理有著重要的現實意義。

1 基層鄉鎮檔案管理現狀

1.1 管理制度不健全

健全的制度是開展管理工作的基礎，通過管理實踐總結經驗彌補制度不足，形成良性循環，才能夠始終保持管理工作的先進性與有效性，但目前鄉鎮檔案管理并未形成健全的制度。鄉鎮政府未能意識到檔案管理工作與單位經濟發展之間的關聯性，所以沒有利用自身優勢來進一步完善管理機制，久而久之檔案中的數據記載經常出現不完整的情況。同時數據也容易出現誤差，不利于后續多項工作的展開。

1.1.1 缺少綜合管理制度

近年來，我國各地鄉鎮陸續開展檔案館建設，出臺了諸多針對規范檔案管理、業務管理的文件，使管理制度有了完善與細化。但在全國各地鄉鎮還普遍存在鄉鎮綜合檔案室，因各方面因素無法建成檔案館，其管理制度仍處于空白的狀態，從而導致檔案管理工作在鄉鎮事務中逐漸被邊緣化、弱化，領導也缺乏管理意識。加之資金不足，無法對檔案展開專業性管理；檔案室待遇差、人員流動性大，無專人分管檔案，制度建設無從談起。因此使工作日益隨意，多憑借主觀經驗判斷情況，不規范的管理行為普遍，難以保障檔案的完整性以及安全性[1]。

首先，基于管理制度設置的管理崗位與檔案管理工作實際嚴重不符。多數鄉鎮檔案管理部門均根據現行制度配備管理人員，可為專職或兼職，也構建起兼職人員工作網絡。但從實際調查中了解到，每個崗位人員除檔案管理人員的身份外，也兼具著公務員、事業編制等身份。身份的不統一使不同崗位的工資待遇出現差異，相同工作但因身份不同導致待遇出現差異，使諸多兼職人員出現較大心理落差，嚴重影響工作積極性與主動性[2]。

其次，缺少經費保障制度。由于資金有限，諸多鄉鎮目前只能用檔案盒、鐵皮柜、密集架等基礎性設備開展管理工作，隨著檔案數量的加大，對電腦、打印機、掃描儀等現代設備的需求度更高，而經費難以支撐，影響檔案管理工作的進步與管理水平的提升。

最后，缺乏規范的業務管理體系。在現有的業務規范管理標準當中僅對業務做出籠統的要求，未能細化對檔案管理中收集、鑒定、保管、移出、銷毀等詳細業務環節的規定，從而使管理中缺少規范業務活動的標準；且因對業務缺少規范的要求，鄉鎮檔案管理部門在安全保障方面無任何措施，經常引發嚴重不良后果，如檔案丟失等[3]。

1.2 信息化建設滯后

檔案信息化管理是“互聯網+”背景下各級行政部門、企事業單位信息化改革工作的重點，在南方等發達鄉鎮也逐漸深化檔案信息化建設工作，配備信息化設備、系統實現對檔案的數字化加工。有些鄉鎮已實現部分檔案目錄數字化或重要檔案內容全部數字化。但就全國來講，鄉鎮檔案信息化建設整體進程緩慢、深度不足，嚴重滯后于城市。鄉鎮政府未能派設專門的機構保護重要信息、數據，鄉鎮檔案資料容易受到不法分子的網絡攻擊，進而引發信息泄露、信息丟失等問題。

1.3 管理人員缺乏專業素質

鄉鎮檔案館等小型管理部門僅配備1～2 人負責檔案管理工作，其中不乏兼職人員，通過調查了解到從業人員素質普遍不高。其中專職人員多為黨政辦公室人員兼職，因體制并未設置專門的檔案管理機構與崗位編制，因此，其投入到檔案管理上的工作精力有限；同時，因兼職問題也導致人員流動頻繁，缺少檔案管理意識，在管理過程中缺乏主動性等問題。此外，長期忽視專業化培訓，人員專業素質、實操技能始終得不到提升，導致在管理過程中缺乏創新[4]。

1.4 管理水平不高

在收集環節，鄉鎮檔案管理工作有著系統的流程，其中收集環節工作量較大，對收集檔案全面性、真實性的控制始終為工作難點，其中收集不全是業務管理中最普遍的問題。例如，一些鄉鎮認為上級文件、“紅頭文件”為檔案收集的重點，直接將鄉鎮范疇內的檔案資料排除在收集范疇內；忽視特殊載體檔案收集，如珍貴的照片、光盤等形式的檔案；也不重視當地地域與民族特色檔案的收集，導致旅游資源、非物質文化遺產、少數民族等特色檔案資料大量流失[5]。

在整理環節，鄉鎮檔案整理要求遵循檔案整理一般原則，有詳細的步驟要求，但缺少統一的整理標準。未能參考國家或行業標準制定統一整理標準要求，導致整理混亂，且缺少科學的分類方法，未能夠從內容、時間、載體等多種角度進行系統分類，導致整理不規范，出現檔號缺失等問題，后期不便于查找與利用。

砂石及水泥等材料應在攪拌站搭設遮陽棚，避免在陽光下暴曬，混凝土攪拌用水應盡可能采用溫度較低的地下水，以降低混凝土的攪拌溫度及入模溫度。

在利用環節，鄉鎮采集的檔案需要定期移交縣級檔案館保管，有些地區交通不發達，鄉鎮與縣城相距較遠，移交后的檔案不便于隨意提取使用。加之管理不規范，導致檔案內容混亂，群眾、工作人員不愿再花費大量時間進行檔案查找，也降低了檔案的使用效率。

2 基層鄉鎮檔案管理工作的創新策略

2.1 健全管理制度

為提高鄉鎮檔案管理工作的規范化、 標準化水平，彌補制度漏洞勢在必行，當前需要不斷努力構建起覆蓋各個業務環節的管理制度體系。具體來講有以下幾方面。

2.1.1 完善綜合管理制度

針對諸多地區鄉鎮綜合檔案室管理制度空白的情況，相關行政部門應予以高度重視，從大局出發，走訪鄉鎮綜合檔案室了解實際情況，獲取當地鄉鎮政府以及民眾的支持，客觀地分析檔案管理上出現的困難以及存在的薄弱點，從而形成詳細的規劃，指導鄉鎮建立管理制度、傳授管理業務方法，以規范的制度推進檔案管理工作的落實[6]。由于鄉鎮政府日常工作所需檔案類型繁多、內容復雜，所以為提高工作的有序性，在進行數據記錄、登記的過程中需要科學使用信息化管理平臺，設計好完整的錄入程序，以此來確保信息的精準度與真實性。同時，還要做好檔案篩選、分類工作，這樣既節省人力成本、時間成本，還能夠及時將碎片化資源整合，為后續工作的展開提供堅實的保障。

2.1.2 規范鄉鎮檔案館管理標準和流程

需立足國家規定、行業標準，從檔案管理的各個環節出發，細化對收集、鑒定、保管、整理、統計等環節的管理標準，進一步規范工作要求，并以嚴格的標準強化工作人員的責任意識，減少失誤、 不規范行為。同時，還需從每個管理步驟出發，構建全面制度體系，如安全保密制度、執法檢查制度、庫房管理制度等。

鄉鎮政府還應該結合自身的檔案管理工作情況來建立針對性較強的輔助機制，從根本上加大對檔案工作的監督、管理力度。此外需要專門設置實時審查與數據跟進部門，最大程度上增強檔案管理人員的服務意識，從而增強他們職業道德與素養，為后續多元化政府工作的展開開創良好條件。

2.1.3 確立經費保障制度

經費是保障管理工作有效落實的基礎條件，目前鄉鎮檔案管理水平有限的根本原因則是管理工作落實缺少資金支持。為保障經費充足，應由市級、縣級政府對已經建成且經過審批的檔案館提供專項財政資金支持，且承擔為檔案館管理工作落實籌措經費的責任。各級檔案管理部門需要從長遠的角度看待鄉鎮檔案管理所創造的價值，利用經費保障機制促進其發展建設、規范管理，改善落后的情況，以便保存真實、豐富的檔案資料[7]。

2.2 深化信息化建設

信息化建設是檔案管理工作改革的必然趨勢，隨著社會發展水平的提高，信息化建設將不斷深入，面對鄉鎮檔案信息化水平落后的現實情況，應加速建設步伐，積極引進信息化設備、系統，實現檔案資源的互通與共享，提高檔案的利用率與管理效果。因此，還需從以下方面進一步深化信息化建設工作：首先，完善基礎設施建設，電腦、打印機、掃描儀等硬件基礎設施要配備齊全，并完善軟件設施，引進管理系統及軟件；其次，完善人才隊伍建設，引進具有專業知識背景的檔案管理人才，并且對其信息技術技能水平作出要求。具體為：掌握信息化系統、軟件的操作方法以及處理基本故障、運行異常技能，能夠配合專業技術人員完成系統更新、軟件優化等操作，并且掌握掃描儀等設備各項功能的使用方法。引進人才后需要組織所有檔案管理人員接受培訓，逐漸掌握信息化操作技能，將檔案信息逐漸轉化為數字化資源，構建起數據庫，實現各層次檔案管理部門能夠進行資源共享； 最后，應設置專項資金用于信息化建設，如系統升級費用、軟件優化費用、引進新設備費用等，保障信息化建設工作持續推進。

2.3 提升管理人員專業素質

必須保障直接接觸檔案管理工作的一線人員具備專業素質與能力，同時還要具備較強的法律意識，并確保其能力與素質滿足檔案管理崗位需要，結合鄉鎮檔案管理實際情況與需要，可以從以下方面提升管理工作隊伍素質。

一方面，設置檔案管理崗位編制，落實專職管理人員。由于目前多數檔案管理人員為兼職，難以保障精力完全投入到檔案管理上，嚴重影響管理工作落實效果與工作積極性，因此，應設施公務員或事業單位崗位編制，引進專業技術人才，要求具備檔案管理專業知識背景，掌握現代科技技術。并以科學管理機制、完善考評責任制度嚴格管理隊伍，使每個崗位管理人員相對固定，保障管理工作連續進行，業務水平不斷提升。建立一支專業技能過硬的穩定檔案管理隊伍，能夠從根本上加強對各類信息的收集力度、提升歸檔能力，真正做到將各項工作落到實處，促進鄉鎮基層政府的全面發展。

另一方面，做好專業培訓教育工作，利用宣講、培訓、 交流會等方式強化檔案管理人員對專業管理標準、方法的掌握。并優化其綜合素質，使其樹立正確的職業觀，培養服務意識、責任意識，在管理工作中充分調動主動性與積極性，嚴格按照管理標準落實工作，減少人為失誤；并由市級、區級、縣級等檔案管理部門定期組織從崗前貫穿至崗位交接技術培訓工作。可以選擇專題培訓與實地培訓兩種形式，專題培訓是設定培訓的主題內容，管理人員根據需求選擇，多以線上為主，集中幾天時間進行專題知識以及操作技巧方面的講解，學習后需要通過考試檢測本次培訓效果； 實地培訓則是由上級檔案管理部門派專門的培訓隊伍深入到鄉鎮實地進行指導與培訓，這不僅能夠糾正工作中的錯誤行為，也能夠傳遞最新指示與檔案管理方法，并掌握鄉鎮檔案管理實際情況，進而結合實際需要有針對性地提高管理人員業務能力與水平。

2.4 優化管理業務

針對問題存在最多的管理環節，需采取以下措施優化管理業務。

在收集環節。作為檔案管理的基礎與前提，需重點克服材料收集不全問題，第一，應明確檔案收集的具體范圍，根據上級部門對鄉鎮檔案管理工作的要求，鄉鎮檔案館需要制定詳細的檔案收集細節與工作方案，匯報給上級管理部門，經批準后執行。且需要明確檔案收集內容，文字、圖像、聲像、影像、實物等均可成為檔案資料，不應對資料形式加以區分，要做好及時、完整的歸檔。其中鄉鎮機關內部職能活動的文件資料、農村土地承包經營權、農村土地確權等材料均為重點收集對象。第二，應根據收集工作量確定歸檔時間，例如，要求每年6月完成上一年檔案的整理與歸檔工作。第三，保留檔案內容特色，如少數民族資料、非物質文化遺產等資料均需保留其特色。第四，提高對收集工作的重視，上級下達工作要求后應立即組織收集隊伍開展工作，并取得鄉鎮政府、廣大人民積極的配合，提供詳細、真實、完整的材料。

在整理環節。應根據國家與行業標準建立起統一的整理規范，例如，按照《歸檔文件整理規則（DA/T22-2015）》《電子文件歸檔與整理規范（GB/T18894-2002）》等對不同類型檔案材料的整理做出針對性要求，使檔案管理人員嚴格按照標準落實整理工作。同時組織檔案管理人員接受整理工作技能培訓，要求熟練掌握每種類型檔案的整理方法，且能夠獨立完整區分全宗、全宗內檔案分類、目錄編制等所有整理步驟。

在利用環節。加大檔案利用宣傳，提高鄉鎮民眾檔案意識，關注檔案，積極利用檔案解決實際問題，從而擴大檔案在社會的影響，促使民眾更加積極地配合檔案管理工作。同時提高檔案資源的開發利用水平，要求管理人員做到全面了解檔案情況，當民眾或上級部門提出需求時，能夠給予準確答復，及時提供所需檔案，避免因檔案混亂無法及時提供檔案材料。此外，也需要豐富檔案利用方式，如在規定允許范圍內免費外借、復制、證明等。

3 結語

綜上所述，基層鄉鎮檔案管理工作現實意義重大，應得到檔案管理部門的重視，積極解決當前檔案管理上存在的問題，不斷優化檔案管理方法。為此，希望該次論述能夠為鄉鎮檔案管理工作的改進與優化提供參考與借鑒，推動我國鄉鎮檔案管理工作科學發展。