公立醫(yī)院科研財務助理人員遴選的實踐與探討

劉丹，施萃

(中國醫(yī)科大學附屬盛京醫(yī)院，沈陽市 110004)

2021年11月3日中共中央國務院舉行國家科技術獎勵大會，會上強調(diào)“要以更大力度打破制約創(chuàng)新創(chuàng)造的繁文縟節(jié)，深化科技體制改革，切實給科研人員松綁減負。建立健全完善的管理和監(jiān)督體制，落實責任制，確保各項下放的權責接得住、管得好。”在國家創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略的背景下，科學研究的創(chuàng)新力和精細化程度不斷加強，科研立項、預算支出、決算分析、資產(chǎn)管理等要求也越來越高、越來越細。基于此，國務院2018年7月國發(fā)〔2018〕25號文件《國務院關于優(yōu)化科研管理提升科研效益若干措施的通知》中明確要求“項目管理專業(yè)機構(gòu)和承擔單位要簡化報表及流程，加快建立健全學術助理和財務助理制度”。

根據(jù)該文件要求，中國醫(yī)科大學附屬盛京醫(yī)院于2018年在財務部設立了科研財務助理，由專人管理全院科研項目的財務工作，為科研人員提供一對一服務。筆者介紹了盛京醫(yī)院科研財務助理的工作，同時也對科研財務助理在科研財務管理方面的優(yōu)勢，科研財務助理應具備什么樣的能力和要求，如何選拔科研財務助理等進行探討。

1 科研財務助理的具體工作

沒有設立科研財務助理時，科研資金報銷需要科研項目人員或?qū)W生自己做報表[1]，到財務部審核報銷，如財務部審核不通過，需重新再走一遍流程，由于科研項目人員不熟悉財務報銷的要求和程序，有時需要往返多次才能進行報銷；如果涉及申報時的預算不合理，還得通過與財務、科研等相關部門協(xié)調(diào)修改，以至于有的科研人員感到這是要把科研項目人員“逼成會計”，科研一線變成了“科研離線”，大量占用了科研人員的時間和精力。設立科研財務助理后，科研財務助理承擔的工作如下。

1.1 參與預算編制和調(diào)整

預算是整個科研項目的第一步，是進行科研活動的根基。科研人員一般不了解科研中各項開支的財務相關要求，編制科研財務預算較生疏或是不合規(guī)則，而科研財務助理操作起來業(yè)務熟悉較為順利。科研財務助理在了解整個科研項目過程、開題時間、研發(fā)過程、預期成果之后，積極參與預算編制。科研財務助理還可以及時了解項目進展，從項目開始到結(jié)題全程掌握預算執(zhí)行進度，及時調(diào)整預算和執(zhí)行進度，直至結(jié)題。

1.2 及時執(zhí)行財務監(jiān)控

科研資金要第一時間辦理入賬手續(xù)，并通知項目負責人； 科研資金出現(xiàn)預借款時要及時告知科研人員還款，清理借款，以保證資金充足，使科研工作按計劃有條不紊地進行。

1.3 協(xié)助科研人員辦理報銷、轉(zhuǎn)賬等事務

科研項目日常報表、報銷勞神費力，絕不是“跑腿”那么簡單。科研財務助理要了解相關財務知識，監(jiān)督每一筆支出的使用是否合理合規(guī)，是否在預算允許的范圍內(nèi)。更重要的是，科研財務助理要具備前瞻性，制定開支計劃及其細節(jié)，使科研人員做到心中有數(shù)，開支合理，“把科研人員從報表、報銷等具體事務中解放出來”。

1.4 定期或根據(jù)實際需求及時填寫報表

首先科研資金管理情況要做到實時分析，其次要編制科研項目中期報表、年度報表以及最終的項目決算表，如大項目中含有子項目，還需編制合并報表。當科研路線或過程發(fā)生改變時，科研費用也相應發(fā)生變化，則需要同步更改財務預算，及時填寫報表，保證科研工作順利進行。

1.5 提供專業(yè)化的財務管理服務

科研財務助理應隨時為科研人員提供相關財務制度或政策規(guī)定的咨詢服務，使科研人員避免無謂的時間浪費；另一方面要向科研部門定期匯報科研工作，使科研管理部門及時了解掌握科研的進展情況及科研資金的使用情況。項目結(jié)題時還需要進行項目收入支出整理匯總、提供各種原始憑證、解讀本單位的財務政策等，及協(xié)助注冊會計師審計進行綜合績效評價。

2 科研財務助理需要具備的能力

回顧3年來盛京醫(yī)院科研財務助理工作實踐，我們認識到科研財務助理屬于跨領域崗位，即要有財會基礎知識，還要有其他行業(yè)相關知識，這就要求科研財務助理具有較強的綜合素質(zhì)。

2.1 堅定黨領導的信念，具有較高的政治覺悟

科研財務助理要在黨的領導下工作態(tài)度端正，作風求真務實，行為踏實肯干，具有良好的服務意識和職業(yè)素養(yǎng)，杜絕徇私舞弊、挪用專款及用錯、用誤款項的現(xiàn)象發(fā)生，使科研資金得到安全、平穩(wěn)、有效地使用，促進各項制度或辦法扎實落地，貫徹執(zhí)行。

2.2 善于學習，學深悟透各項政策和制度

隨著我國科學技術的飛速發(fā)展，科研政策、財務制度變化也隨之加快，這就要求科研財務助理不但要掌握相關科研管理的規(guī)定和辦法，還要掌握基本財務知識和本單位的財務制度。只有將各方面政策制度規(guī)定均有所了解并融會貫通，才能增強政策的執(zhí)行力，同時提高政策可操作性[2-3]。所以，科研財務助理除完成日常工作外還需要不斷加強自身學習，確保“接得住”政策，“管得好”項目。

2.3 全面發(fā)展，具備多種專業(yè)技能

科研層面，要具有一定科研項目的專業(yè)知識[2-3]，以便協(xié)助預算、監(jiān)督執(zhí)行、把握方向；財務層面，要具備充分的財務專業(yè)知識，以保證項目順利開題、平穩(wěn)運行、成功結(jié)題。科研財務助理只有成為這種復合型人才，才能勝任科研項目預算、執(zhí)行、分析、決算等一系列專業(yè)化工作。

2.4 有效溝通，營造和諧的科研氛圍

目前的科研活動大都是跨部門、跨機構(gòu)的合作性研究，一項科研項目從立項到結(jié)題需要經(jīng)歷多個環(huán)節(jié)、多個部門，每個環(huán)節(jié)都需要更多的部門配合，哪一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)失誤都會導致項目停滯不前，還會因此消耗大量的人力物力成本。科研財務助理要與各部門進行有效的溝通，快速解決問題，捋順科研環(huán)境，營造積極而不是消極、和順而不是受制的科研氛圍，保護科研人員積極性。

2.5 敢于創(chuàng)新，運用一定的信息化手段

在“互聯(lián)網(wǎng)+”和大數(shù)據(jù)的影響下，要求更精細更高效地完成科研項目信息歸集和科研資金運用分析。科研財務助理要及時掌握財務管理的最新政策和最新信息化工具(如國家自然科學基金委員會的I-SIS系統(tǒng))，積極運用信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)辦公網(wǎng)銜接、整合信息，高效地完成報表編制與分析，使數(shù)據(jù)更精準，分析更透徹，總結(jié)更深刻，提高科研資金使用率。

3 目前我國科研財務助理的設置方式

科研財務助理是一項全新工作，國內(nèi)目前沒有成熟經(jīng)驗可以借鑒，還需在實際工作中不斷摸索，不斷總結(jié)，不斷完善[4]。我國目前科研財務助理人選或設置大致分為以下幾類，也存在不同程度上的弊端。

3.1 由學生或研究生兼任

這種模式在高校中普遍存在，其弊端是由于學生期的特點造成的，有的學生或研究生在項目尚未結(jié)束就畢業(yè)離校[5]，有的在項目中期或末期才參與進來，這種不連續(xù)性[6]加上他們對財務知識的匱乏，不能勝任有效的財務管理工作，不能參與科研活動全過程的管理。另外，學生自身學業(yè)繁重，很難全身心投入到科研管理與財務工作中。

3.2 由科研團隊成員兼任

這種模式是許多科研項目進行財務管理的方式。多數(shù)由科研助理(或科研秘書、行政秘書)兼任[1,6]，但他們對科研管理和財務制度了解很少，他們編制財務預算報表、進行報銷要花費很多時間，且對資金支出起不到監(jiān)督的作用，編制報表起不到專業(yè)分析的作用，科研財務管理水平大打折扣。這樣，使科研資金的使用與監(jiān)管相脫節(jié)，同時增加了科研人員的負擔。

3.3 向社會招聘科研財務助理

這種方式不但增加了科研項目的支出，而且外聘的人員要有一段逐步熟悉了解雇傭單位及其科研項目內(nèi)容的時間，所以目前這種方式較少。

3.4 由財務部門相關人員選拔

財務部根據(jù)科研財務助理的要求，經(jīng)過考核選出科研財務助理，他們專職做科研財務助理工作，編制屬于財務部。這種遴選出的科研財務助理自身具有相當豐富的財務知識，了解國家和本單位財務政策，在資金運行、日常報銷、報表編制等方面得心應手。他們還應了解科研政策，充實管理理論，學習管理的科研項目的基本知識，避免只局限于科研財務管理方面，而起不到總攬全局、提領全程的作用。

4 設立科研財助理的優(yōu)點

中國醫(yī)科大學附屬盛京醫(yī)院是一所大型綜合性現(xiàn)代化數(shù)字化大學附屬醫(yī)院，集醫(yī)療、教學、科研于一體，每年都有國家級、省級、院級等不同層次的幾十項科研項目立項。醫(yī)學科研項目已經(jīng)成為公立醫(yī)院工作重中之重，伴之而來的是數(shù)量巨大的科研項目及其管理。由于科研項目的層次不同，科研類型不同，合作單位不同(有合作單位參與的醫(yī)學科研項目越來越多)，科研資金的管理力度越來越大，科研資金報銷越來越縝密，對科研財助理提出了更高的要求。盛京醫(yī)院的科研財務助理由財務專業(yè)固定人員承擔，通過幾年的探索實踐，總結(jié)這種做法的優(yōu)勢如下。

4.1 避免人力資源的浪費

盛京醫(yī)院的科研財務助理人員是財務專業(yè)出身，具有很強的財務專業(yè)能力，同時熟悉各級各類科研管理的政策文件，對科研資金使用方向和效果、效能都能較準確把握。選擇其他人員擔任，一方面會增加科研人員的負擔，另一方面可能產(chǎn)生一系列財務問題[7]，很難滿足結(jié)題時綜合績效評價的要求，而由財務部門人員擔任科研財務助理進行這些工作則得心應手。

4.2 適應不同環(huán)境，保證科研活動順利進行

目前國家重大專項項目和科技部重大項目對項目管理規(guī)則不完全相同，綜合績效評價也有差異。由固定財務人員擔任的科研財務助理知曉各種科研政策及其差別，稍加辨別即可快速掌握本科研項目適用的制度和規(guī)則，保證每項科研活動在自身獨特的規(guī)則下順利進行。

4.3 系統(tǒng)分析，橫向比較

由于一人同時負責多項科研項目，可對不同的科研活動進行橫向比較，總結(jié)分析，從而提升科研財務管理能力，積累科研財務管理的經(jīng)驗，為醫(yī)院的科研管理提供了財務保證和決策支持。

4.4 節(jié)約成本，優(yōu)化服務

由于科研財務助理相對固定，承擔一個新的科研項目時幾乎不需要進行再培訓，節(jié)約了培訓成本；又因為科研財務助理由本院職工擔任，避免了項目負責人對科研財務助理的薪酬負擔和設備費用，節(jié)約了資金成本；同時，科研財務助理對各項科研管理政策制度了如指掌，完全解放了科研業(yè)務人員和科研管理人員，節(jié)約了人力成本；對各管理項目從預算到?jīng)Q算的流程也相對熟悉，在溝通各環(huán)節(jié)時有明顯優(yōu)勢，銜接順暢，服務更優(yōu)化，使科研工作更順利。

4.5 進一步提高專業(yè)財務管理水平

如果由其他人員管理科研項目資金，很難做到管理精細到位，工作效率也會較低。而科研財務助理人員專做此項工作，對不同類別、不同級別的科研項目的不同財務處理差別都能準確掌握，這樣不但工作精準，而且避免出現(xiàn)誤算、錯算等差錯，加之科研財務管理工作相對固定，進一步提高了財務管理水平和工作效率。

這種模式的不足之處主要存在于長時間固定科研財務助理，隱藏著內(nèi)部控制風險的因素。同時，如何加強科研財務助理的培訓和學習、提高科專業(yè)水平，還處于探索階段，隨著這項制度進一步開展，這些問題都將在實際工作中逐步解決。

科研創(chuàng)新是社會變革的主導推動力量，科研項目資金是高端人才和先進平臺的基礎保障[8]，因此科研資金管理顯得尤為重要。科研財務助理制度作為一項新生事務，將伴隨著國家“放管服”的改革新舉措不斷強化實施，形成為一種行之有效的可行性制度，廣泛應用于科研管理工作中。