醫(yī)院中央空調(diào)系統(tǒng)運(yùn)維信息化應(yīng)用與管理*

孫鵬，吳永仁，邵軍，管德賽，王寶姣，毛向陽(yáng)

(江蘇省蘇北人民醫(yī)院，江蘇省揚(yáng)州市 225001)

醫(yī)院空氣質(zhì)量和環(huán)境舒適度的好壞不僅關(guān)系到患者的就醫(yī)體驗(yàn)，更影響著就醫(yī)安全，因此，強(qiáng)化信息化對(duì)醫(yī)院后勤管理的支撐作用，尤其是空調(diào)設(shè)備的信息化應(yīng)用和管理，顯得尤為重要。

設(shè)備信息化應(yīng)用與管理是以信息技術(shù)為主要手段，面對(duì)數(shù)量龐大、種類(lèi)繁多的中央空調(diào)系統(tǒng)設(shè)備，以日常運(yùn)維管理為切入點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的目標(biāo)。而全生命周期管理是一種以臺(tái)賬資料管理為基礎(chǔ)，以日常運(yùn)行值班管理為抓手，建立起的一個(gè)系統(tǒng)化的管理體系[1]。因此，可以有機(jī)結(jié)合信息化技術(shù)和全生命周期管理體系，通過(guò)完善設(shè)備詳細(xì)的基礎(chǔ)信息，建立設(shè)備資料庫(kù)，引入信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)設(shè)備運(yùn)維期間維修和維護(hù)的標(biāo)準(zhǔn)化管理，進(jìn)而定期對(duì)設(shè)備的使用壽命和安全可靠性進(jìn)行評(píng)估，推動(dòng)管理的精細(xì)化發(fā)展。

1 設(shè)備運(yùn)維全生命周期信息化建設(shè)

1.1 設(shè)備臺(tái)賬資料建立

中央空調(diào)系統(tǒng)設(shè)備臺(tái)賬資料的建立是開(kāi)展設(shè)備運(yùn)維全生命周期信息化管理工作的必要基礎(chǔ)，是基本數(shù)據(jù)、信息的來(lái)源，是先期規(guī)劃運(yùn)維工作、制定實(shí)施方案的依據(jù)，是有效進(jìn)行空調(diào)能效管理、安全管理的重要支撐[2]。

目前，醫(yī)院所有建筑夏季供冷及冬季采暖主要采用中央空調(diào)水系統(tǒng)、VRV多聯(lián)機(jī)空調(diào)系統(tǒng)以及分體式空調(diào)相結(jié)合的配置方式，供應(yīng)面積超18萬(wàn)平方米。9棟大樓共分成6個(gè)中央空調(diào)供應(yīng)中心，設(shè)有中央空調(diào)供暖機(jī)房4個(gè)，配備熱交換系統(tǒng)10套；中央空調(diào)供冷機(jī)房5個(gè)，配備冷水機(jī)組12臺(tái)，冷卻塔20組，各類(lèi)水泵80臺(tái)，末端風(fēng)機(jī)盤(pán)管共計(jì)2 578臺(tái)；同時(shí)VRV多聯(lián)機(jī)空調(diào)系統(tǒng)154套，其中內(nèi)機(jī)859臺(tái)；分體式空調(diào)52臺(tái)；新排風(fēng)機(jī)組76臺(tái)。

持續(xù)打牢運(yùn)維和管理的基礎(chǔ)，全面摸清后勤家底。首先，主要依靠基建圖紙資料與逐樓、逐房間現(xiàn)場(chǎng)盤(pán)點(diǎn)核查相結(jié)合的方式來(lái)采集設(shè)備信息，此過(guò)程工作量大、耗時(shí)長(zhǎng)、數(shù)據(jù)多，臺(tái)賬資料的建立必須要保證基本數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，才能為后續(xù)工作做好鋪墊。其次，在采集時(shí)需要考慮到設(shè)備的如下屬性和特點(diǎn)，以便進(jìn)行分項(xiàng)和分類(lèi)。

(1)設(shè)備的基本信息：如設(shè)備的名稱(chēng)、品牌、規(guī)格型號(hào)、編號(hào)、能效等級(jí)、購(gòu)入時(shí)間、設(shè)備位置、使用部門(mén)、供應(yīng)范圍，以及設(shè)備的指標(biāo)、參數(shù)等，如制冷量、功率、轉(zhuǎn)速、電流、電壓等級(jí)參數(shù)(見(jiàn)圖1)。

圖1 設(shè)備臺(tái)賬信息詳情

(2)設(shè)備的運(yùn)行信息：主要是設(shè)備在使用過(guò)程中的運(yùn)行維護(hù)和修理，包括時(shí)間、人員、維護(hù)內(nèi)容、故障問(wèn)題、維修內(nèi)容等，這也是日常保養(yǎng)和預(yù)防性維修的依據(jù)來(lái)源。

(3)設(shè)備的技術(shù)信息：包括設(shè)備的圖紙資料、安裝記錄、試驗(yàn)報(bào)告、使用說(shuō)明檢修手冊(cè)、故障處理等方面的文檔與資料，并以此內(nèi)容建立設(shè)備管理知識(shí)庫(kù)。

(4)設(shè)備的編號(hào)管理：設(shè)備編號(hào)的制定是設(shè)備管理工作實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化、信息化的重要基礎(chǔ)。設(shè)備編號(hào)不僅表示該設(shè)備在系統(tǒng)中的序列，更應(yīng)該可以體現(xiàn)出該設(shè)備的一些基本信息，從而方便對(duì)設(shè)備的基本了解。設(shè)備編號(hào)的制定可以根據(jù)自身的實(shí)際情況，因地制宜，形成統(tǒng)一的編碼原則，最終形成編碼字典。

以空調(diào)設(shè)備編號(hào)為例，編號(hào)設(shè)置采用五級(jí)層次，每級(jí)兩位編碼，編碼以數(shù)字加字母為原則。第一層定義設(shè)備所屬樓棟，例如：00—門(mén)診樓，01—1號(hào)病房樓；第二層定義設(shè)備所屬樓棟的樓層，例如：D1—地下一層，00—樓頂，05—五樓；第三層定義設(shè)備所在的具體房間名稱(chēng)，例如：NS—護(hù)士站，YB—醫(yī)生辦公室，HZ—候診室；第四層定義設(shè)備的具體名稱(chēng)，例如：FP—風(fēng)機(jī)盤(pán)管，VR—多聯(lián)機(jī)空調(diào)，XF—新風(fēng)機(jī)組；第五層定義設(shè)備的詳細(xì)序號(hào)，范圍為01～99(實(shí)例見(jiàn)圖2)。

圖2 空調(diào)系統(tǒng)設(shè)備編號(hào)管理的定義示例

設(shè)備的編號(hào)要充分考慮到設(shè)備管理中的唯一性、合理性和擴(kuò)展性，并且應(yīng)與設(shè)備的基本信息、運(yùn)行信息、技術(shù)信息一一對(duì)應(yīng)，通過(guò)編號(hào)可以與設(shè)備進(jìn)行關(guān)聯(lián)、達(dá)到直觀簡(jiǎn)潔、方使理解記憶和填寫(xiě)[3]。

1.2 設(shè)備資料信息化接入

設(shè)備的電子臺(tái)賬資料完整建立后，則會(huì)統(tǒng)一導(dǎo)入到醫(yī)院OA系統(tǒng)的資產(chǎn)管理中，再自動(dòng)生成二維碼標(biāo)簽。將二維碼標(biāo)簽與現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備進(jìn)行一一對(duì)應(yīng)張貼，每臺(tái)設(shè)備即完成身份認(rèn)定，從而實(shí)現(xiàn)了所有空調(diào)系統(tǒng)設(shè)備的信息化全面覆蓋。每臺(tái)設(shè)備的二維碼標(biāo)簽具有獨(dú)一無(wú)二性，包括設(shè)備基本信息在內(nèi)的維修、巡檢、預(yù)防保養(yǎng)(Preventive Maintenance，PM)等多種日常運(yùn)維操作功能均可以通過(guò)掃描設(shè)備二維碼進(jìn)行記錄在案，并在必要時(shí)隨時(shí)進(jìn)行調(diào)取。

2 設(shè)備運(yùn)維信息化管理

2.1 運(yùn)維管理

中央空調(diào)系統(tǒng)運(yùn)維全生命周期信息化管理系統(tǒng)根據(jù)使用人員的不同主要分為電腦PC端、移動(dòng)APP端和移動(dòng)微信端三大類(lèi)，如圖3所示。

圖3 中央空調(diào)系統(tǒng)運(yùn)維全生命周期信息化管理系統(tǒng)功能

2.1.1 移動(dòng)微信端。臨床各科室及職能處室人員主要為空調(diào)的使用者，可以通過(guò)移動(dòng)端微信版“掃一掃”功能，識(shí)別設(shè)備二維碼標(biāo)簽，讀取設(shè)備的基本信息，并實(shí)現(xiàn)故障報(bào)修和處理結(jié)果的評(píng)價(jià)反饋功能。

2.1.2 移動(dòng)APP端。中央空調(diào)班組運(yùn)維人員及業(yè)務(wù)外包工程師主要負(fù)責(zé)空調(diào)設(shè)備的操作、保養(yǎng)和維修，可使用移動(dòng)端APP版，功能主要包括：維修管理、PM管理、巡檢管理、臺(tái)賬查詢。

設(shè)備報(bào)修、維修以及PM計(jì)劃的具體流程如圖4、圖5所示。

圖4 設(shè)備報(bào)修維修流程

圖5 設(shè)備PM計(jì)劃流程

設(shè)備的臺(tái)賬查詢功能是記錄設(shè)備運(yùn)行過(guò)程中而產(chǎn)生的所有運(yùn)維信息的集合。主要包含：基本信息、歷史PM報(bào)告、歷史維修單、歷史巡檢單、歷史轉(zhuǎn)科單、歷史維修/維護(hù)保養(yǎng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、已審核的操作規(guī)程等，所有內(nèi)容在設(shè)備運(yùn)行中實(shí)時(shí)更新，這也是設(shè)備全生命周期管理的根本體現(xiàn)。

2.1.3 電腦PC端。管理人員主要使用電腦PC端，對(duì)運(yùn)維人員的正常工作進(jìn)行監(jiān)督和統(tǒng)計(jì)，功能主要包括：維修報(bào)告統(tǒng)計(jì)、維修情況查詢、維修工作量統(tǒng)計(jì)、維修評(píng)價(jià)統(tǒng)計(jì)、PM計(jì)劃制定、PM實(shí)施監(jiān)督、巡檢計(jì)劃制定、巡檢實(shí)施監(jiān)督以及基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)等。

在實(shí)現(xiàn)設(shè)備全生命周期運(yùn)維中，為了更好地實(shí)現(xiàn)設(shè)備管理，針對(duì)不同的使用角色，增加語(yǔ)音留言、拍照上傳等功能，這是信息化系統(tǒng)的亮點(diǎn)也是必要點(diǎn)。不僅增加了報(bào)修的準(zhǔn)確性，使得運(yùn)維工程師能夠更加直觀地了解設(shè)備的故障情況；而且管理人員還能夠?qū)\(yùn)維服務(wù)的工作過(guò)程及結(jié)果反饋進(jìn)行有效監(jiān)督，大大提高了處理問(wèn)題的速度和質(zhì)量，最終達(dá)到便利、及時(shí)、直觀、實(shí)用的管理目的[4]。

2.2 數(shù)據(jù)管理

設(shè)備的各項(xiàng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)能夠更集中、更系統(tǒng)、更清楚地反映設(shè)備運(yùn)行的客觀實(shí)際，便于理解、分析和利用；能夠?yàn)楣芾砣藛T提供信息支撐，對(duì)設(shè)備的維修保養(yǎng)計(jì)劃、方案以及報(bào)損情況進(jìn)行決策；進(jìn)而對(duì)設(shè)備的全生命周期實(shí)現(xiàn)更精準(zhǔn)化的管理[5]。針對(duì)歷史數(shù)據(jù)的定期整理和分析，系統(tǒng)自動(dòng)生成了各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

2.2.1 設(shè)備維修、維護(hù)管理。可分別按日期、科室、設(shè)備查詢和統(tǒng)計(jì)維護(hù)和維修記錄，統(tǒng)計(jì)結(jié)果中包含設(shè)備名稱(chēng)、維修使用配件、維修工程師、工時(shí)等。

2.2.2 維修、維護(hù)進(jìn)程管理。可按維修單號(hào)對(duì)設(shè)備的維修進(jìn)度進(jìn)行查詢和監(jiān)控，有效減少因維修擱置給科室?guī)?lái)的損失及滿意度問(wèn)題。

2.2.3 設(shè)備故障率分析。可按科室分析統(tǒng)計(jì)設(shè)備在指定一段時(shí)間內(nèi)的故障發(fā)生頻率及維修內(nèi)容，對(duì)短期內(nèi)故障率較高的設(shè)備進(jìn)行特殊說(shuō)明和處理，以此來(lái)判斷是否需要報(bào)損和更新改造。

2.2.4 單機(jī)設(shè)備故障率排名分析。可自動(dòng)分析在指定一段時(shí)間內(nèi)，故障率前10或前20名的設(shè)備基本信息，從而以此來(lái)制定下一階段巡檢計(jì)劃、PM保養(yǎng)計(jì)劃。

3 成效分析

3.1 安全系數(shù)增加

通過(guò)中央空調(diào)系統(tǒng)設(shè)備全生命周期信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用，管理人員對(duì)設(shè)備的日常運(yùn)行健康情況有了更加詳細(xì)和深入的了解。根據(jù)空調(diào)系統(tǒng)設(shè)備上一運(yùn)行周期的數(shù)據(jù)總結(jié)，篩查出各類(lèi)設(shè)備的高頻故障類(lèi)型和解決方法；并在下一運(yùn)行周期來(lái)臨之前的維護(hù)保養(yǎng)過(guò)程中，對(duì)同類(lèi)設(shè)備進(jìn)行事前預(yù)防性的安全管理，對(duì)安全隱患做出提前預(yù)判，從而實(shí)現(xiàn)了故障問(wèn)題的“預(yù)檢預(yù)修”[6]。 設(shè)備平均故障時(shí)間大大縮短，完好率得到明顯提升(見(jiàn)圖6)，安全系數(shù)大幅增加，從而實(shí)現(xiàn)了動(dòng)態(tài)化、系統(tǒng)化的設(shè)備健康檔案管理。

圖6 中央空調(diào)系統(tǒng)設(shè)備完好率對(duì)比圖

3.2 工作效率提高

無(wú)論是科室的報(bào)修，還是運(yùn)維人員的維修后反饋，信息化管理系統(tǒng)都實(shí)現(xiàn)了語(yǔ)音錄入和圖文描述的上傳，清晰明了，大大減少了故障誤判和二次維修率；不斷完善報(bào)修、維修、維護(hù)、評(píng)價(jià)等一系列服務(wù)流程，自動(dòng)生成維修單和報(bào)告，方便隨時(shí)對(duì)維修內(nèi)容和過(guò)程進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，形成了一套標(biāo)準(zhǔn)化的工勤人員服務(wù)規(guī)范。

3.3 管理成本可控

設(shè)備的維修維護(hù)記錄對(duì)設(shè)備的可持續(xù)運(yùn)行具有重要意義。通過(guò)每次對(duì)設(shè)備維修維護(hù)的真實(shí)、詳細(xì)記錄，極大地方便了日后的可溯可查，不僅便于安全隱患的排查，更能夠?qū)υO(shè)備的健康情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為設(shè)備的下一步維修保養(yǎng)工作指明方向；同時(shí)，根據(jù)生成的維修量報(bào)表(見(jiàn)圖7)，還能夠做到對(duì)運(yùn)維人員的工作量精確管理，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)設(shè)備和人員的成本核算。

圖7 中央空調(diào)系統(tǒng)月度維修工作量統(tǒng)計(jì)報(bào)表

中央空調(diào)系統(tǒng)運(yùn)維信息化應(yīng)用是醫(yī)院后勤精細(xì)化管理的重要體現(xiàn)，也是醫(yī)院安全生產(chǎn)管理的重要手段。對(duì)設(shè)備全生命周期中運(yùn)維階段的管理如同書(shū)寫(xiě)設(shè)備的一份份病歷報(bào)告，體現(xiàn)了設(shè)備的所有病情、診斷和治療結(jié)果；又如同一份份體檢檔案，記錄著設(shè)備工作“一生”的健康狀況和發(fā)展方向。這不僅為保障設(shè)備運(yùn)維工作提供了思路，更是對(duì)醫(yī)療質(zhì)量和安全管理起到了巨大作用，使得醫(yī)院后勤管理工作再上新臺(tái)階。