疾控中心檔案信息化管理存在的問(wèn)題及對(duì)策分析

時(shí)圣彥

（山東省單縣疾病預(yù)防控制中心，山東 單縣 274300）

疾控中心乃疾病預(yù)防與控制中心的簡(jiǎn)稱，其承擔(dān)著疾病預(yù)防與控制、突發(fā)公共衛(wèi)生應(yīng)急、食品安全與衛(wèi)生監(jiān)督等重要職責(zé)，在保障廣大群眾生命健康發(fā)揮著重要作用。疾控中心檔案類型多，常見(jiàn)的有人事檔案、病歷檔案、文書(shū)檔案、科研檔案、實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)檔案等，特別是近年來(lái)伴隨著各類傳染性疾病、流行性疾病不斷暴發(fā)，進(jìn)一步加大了疾控中心檔案管理的工作量，傳統(tǒng)工作模式顯然不能滿足時(shí)代發(fā)展和檔案管理的需求，因此需要積極應(yīng)用信息化手段提升檔案管理的效率。

一、疾控中心檔案管理概述

疾病控制中心檔案管理指的是由檔案管理科室直接對(duì)本中心的檔案實(shí)體與檔案信息進(jìn)行管理，同時(shí)提供檔案相關(guān)服務(wù)與利用相關(guān)工作的統(tǒng)稱。對(duì)疾控中心檔案而言，除了具備一般檔案具備的資源與信息集合性特征，還存在以下特征。第一，信息來(lái)源多樣且復(fù)雜。預(yù)防與控制疾病作為疾控中心的主要職能，在履行該職能過(guò)程中不可避免地會(huì)形成大量的信息，這些信息由于內(nèi)容多、涉及面廣，如果要從眾多的檔案信息中迅速獲得目標(biāo)信息，提高檔案利用效率，便對(duì)檔案管理的水平提出了較高的要求。第二，檔案服務(wù)對(duì)象明確。對(duì)疾控中心而言，其工作內(nèi)容主要為疾病和傳染病的預(yù)防與控制，這樣便決定了檔案的服務(wù)對(duì)象依然為疾病的預(yù)防與控制，例如，檔案中疾病特性的信息內(nèi)容可以為研制疫苗提供幫助。第三，融合性與關(guān)聯(lián)性特征。在經(jīng)濟(jì)全球化背景下，不同國(guó)家的聯(lián)系與交往日益密切，而疾病的傳播也呈現(xiàn)出全球融合性特征，擴(kuò)大了傳染病傳播范圍，同時(shí)也增加了檔案的信息和數(shù)量。這便需要疾控中心從事檔案管理工作的人員及時(shí)收集并整理全球疾控相關(guān)信息，做好各種傳染病的預(yù)防[1]。

二、疾控中心檔案信息化管理的意義分析

檔案信息化管理是指不同的檔案信息內(nèi)容通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)將其以數(shù)字化為載體進(jìn)行儲(chǔ)存數(shù)據(jù)信息，形成各種龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)，從而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息的保管、加工、傳輸以及利用等。通俗來(lái)講就是將傳統(tǒng)紙質(zhì)材料的文件資料轉(zhuǎn)化為電子形式的資料進(jìn)行管理，這種形式能夠有效減輕檔案管理工作人員的負(fù)擔(dān)，不斷優(yōu)化調(diào)整檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，促使檔案管理向統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。對(duì)疾控中心而言，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理主要有以下意義。

1.有助于提升檔案管理的效率

疾控中心檔案類型眾多，傳統(tǒng)的管理模式主要依賴人工開(kāi)展，耗時(shí)長(zhǎng)，工作效率低，而基于信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，便有助于提升檔案收集、分類的效率，而且還能提高檔案管理的利用率，相關(guān)人員只需較短的時(shí)間便可以將收集到的各類檔案進(jìn)行分類、整理、歸檔，當(dāng)需要加入新的檔案信息，只需借助計(jì)算機(jī)平臺(tái)便可實(shí)現(xiàn)，從而打破了傳統(tǒng)繁瑣的管理模式，極大地提升了檔案管理的效率。

2.助于保障檔案資料的完整性

對(duì)疾控中心而言，檔案信息呈現(xiàn)出多樣性與動(dòng)態(tài)性等特征，其中動(dòng)態(tài)性主要體現(xiàn)在疾病的預(yù)防控制需要長(zhǎng)期、系統(tǒng)的開(kāi)展，需要實(shí)時(shí)掌握疾病相關(guān)信息，在此基礎(chǔ)上更新和分析檔案信息。而檔案管理人員應(yīng)用信息技術(shù)收集檔案內(nèi)容，然后將其有機(jī)整合起來(lái)，從而提升檔案資料收集的效率，但是縱觀傳統(tǒng)的檔案管理，由于忽略了檔案資料的完整性，從而影響了檔案資料的利用率。另外，對(duì)檔案管理而言工作環(huán)節(jié)十分繁瑣，而傳統(tǒng)的人工管理模式容易發(fā)生檔案數(shù)據(jù)遺漏的現(xiàn)象，不利于檔案質(zhì)量的提升。而在檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理朝著智能化、信息化的水平發(fā)展，只需借助設(shè)備進(jìn)行掃描便可以輸入數(shù)據(jù)，不僅可以減輕人工的負(fù)擔(dān)，同時(shí)還能確保檔案管理與檔案儲(chǔ)存的完整性。

3.極大地提升了檔案管理的安全性

疾控中心行開(kāi)展服務(wù)均離不開(kāi)信息與數(shù)據(jù)的支持，任何傳染病均有源頭，而疾病控制的關(guān)鍵便是確定源頭，實(shí)施防控措施，這便需要針對(duì)該疾病建立單獨(dú)的檔案，方便給疾病控制研究追根溯源，因此檔案信息的準(zhǔn)確性至關(guān)重要。而實(shí)現(xiàn)疾控中心檔案的信息化管理，通過(guò)借助科學(xué)的技術(shù)來(lái)管理檔案，例如，將檔案存儲(chǔ)在硬盤(pán)中，確保檔案不被他人竊取，避免因?yàn)橥饨绛h(huán)境的影響出現(xiàn)遺漏或者損壞等情況，極大地提升了檔案管理的安全性[2]。

三、疾控中心檔案信息化管理存在的問(wèn)題分析

1.檔案信息化管理資金投入不足，設(shè)備落后

檔案信息化管理是一項(xiàng)見(jiàn)效慢、投入多的工作，然而因地區(qū)經(jīng)濟(jì)、歷史文化之間的差異，再加上領(lǐng)導(dǎo)能力與認(rèn)識(shí)的不同，這便決定了檔案信息化管理的應(yīng)用現(xiàn)狀。當(dāng)前，很多基層地區(qū)的疾控中心由于預(yù)算資金有限，雖然近年來(lái)也深刻意識(shí)到檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)與重要性，也逐漸引入硬件和軟件設(shè)施來(lái)提升檔案管理的效率，但是從整體水平來(lái)看，設(shè)備比較落后，數(shù)字化建設(shè)還不夠完善，無(wú)法滿足檔案信息化管理的需求，導(dǎo)致檔案管理的效率偏低。另外，在檔案管理方面未引入配套的數(shù)據(jù)軟件、防火墻等系統(tǒng)，檔案信息安全性不能得到滿足。

2.檔案管理人員信息化素有待提高

疾控中心檔案管理是一種服務(wù)型工作，不會(huì)給疾控中心創(chuàng)造很多的經(jīng)濟(jì)效益。因此，檔案管理工作壓力較低，這便使得一些工作人員認(rèn)為檔案管理是一個(gè)比較簡(jiǎn)單的工作，只需要整理歸類各種資料、數(shù)據(jù)等，要求較低，從而并不注重自身專業(yè)素質(zhì)的提高。然而，在經(jīng)濟(jì)社會(huì)高速發(fā)展的形勢(shì)下，為了能夠做好檔案管理工作，檔案管理人員如果沒(méi)有擁有牢固的專業(yè)知識(shí)，工作能力差強(qiáng)人意，那么提升檔案管理的水平與效率就淪為空談。就現(xiàn)目前疾控中心從事檔案管理工作的隊(duì)伍現(xiàn)狀來(lái)看，整體年齡層次偏大，文化程度以高中居多，這些人員習(xí)慣傳統(tǒng)的管理模式，接受新知識(shí)和新技能的水平緩慢，再加上日常培訓(xùn)不足，導(dǎo)致檔案管理人員的信息化素養(yǎng)有待提高[3]。

3.缺乏配套的檔案信息化管理體系

俗話說(shuō)“不以規(guī)矩難成方圓”，對(duì)檔案管理工作而言同樣適用，但是就當(dāng)前部分疾控中心檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，依然存在著管理制度不合理、執(zhí)行不到位等現(xiàn)象，具體體現(xiàn)在沒(méi)有詳細(xì)的制度規(guī)定檔案信息化管理的操作流程、各個(gè)軟件的正確使用方法，因此對(duì)檔案管理人員約束作用不大，導(dǎo)致部分檔案工作人員在工作中敷衍了事，當(dāng)發(fā)生了差錯(cuò)時(shí)，無(wú)法落實(shí)權(quán)責(zé)，追究責(zé)任人，影響了檔案管理工作的質(zhì)量。

4.檔案安全難以得到保障

伴隨著各項(xiàng)信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，在提高檔案管理水平和效率的同時(shí)，也帶來(lái)了檔案數(shù)據(jù)安全的問(wèn)題。檔案信息化管理面臨的安全問(wèn)題主要包含數(shù)據(jù)傳輸安全、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全，如果檔案信息內(nèi)容丟失或者被篡改，將給疾病的預(yù)防控制工作帶來(lái)嚴(yán)重的影響，后果難以預(yù)估，因此檔案信息管理過(guò)程中檔案信息安全保障至關(guān)重要。但是就當(dāng)前疾控中心檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，在檔案信息安全保證方面局限于簡(jiǎn)單的加密、殺毒軟件等，無(wú)法全面保證檔案的安全性[4]

四、疾控中心檔案信息化管理策略

1.加大投入力度，加強(qiáng)鞏固基礎(chǔ)建設(shè)

若想提高疾控中心檔案信息化管理水平，需要進(jìn)一步加大資金與人力方面的投入，持續(xù)推進(jìn)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。首先，加大案信息化建設(shè)相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施投資力度，把檔案信息化資金納入到疾控中心各項(xiàng)財(cái)政預(yù)算當(dāng)中，通過(guò)逐年投入的方式，來(lái)化解基礎(chǔ)設(shè)施運(yùn)行、維修及建設(shè)資金不足的問(wèn)題。也可以采取自行解決、外包服務(wù)以及合作開(kāi)放等手段，保證檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。其次，需配置相配套的信息化建設(shè)必備軟硬件基礎(chǔ)設(shè)備。立足于信息化建設(shè)的技術(shù)與實(shí)踐需求，遵循符合工作要求與節(jié)約成本的原則，為疾控中心檔案管理部門(mén)配置齊全的專業(yè)計(jì)算機(jī)與輔助設(shè)備，建立安全、高效的檔案局域網(wǎng)，從而為檔案信息化工作有序推進(jìn)提供保障，并為有關(guān)設(shè)施安全、穩(wěn)定運(yùn)行提供前提條件。

2.優(yōu)化檔案信息化管理人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)

同過(guò)去的紙質(zhì)檔案管理工作相比，疾控中心檔案信息化管理具有顯著區(qū)別，因而對(duì)檔案管理人員來(lái)說(shuō)，除了需要熟悉傳統(tǒng)的檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，更重要的是與時(shí)俱進(jìn)，熟知檔案管理相關(guān)的新理念、新技術(shù)。建議不斷完善疾控中心檔案信息化管理人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，具體可從以下兩方面著手。第一，對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)展開(kāi)培訓(xùn)，邀請(qǐng)相關(guān)專家（計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)、系統(tǒng)維護(hù)及檔案管理）到醫(yī)院內(nèi)展開(kāi)培訓(xùn)，也要給予專職或兼職檔案人員鼓勵(lì)，讓其在線學(xué)習(xí)，不斷充實(shí)自己。第二，積極引入專業(yè)知識(shí)扎實(shí)，技術(shù)過(guò)硬的復(fù)合型人才。疾控中心檔案信息化管理人才必須以多元化、綜合性人才結(jié)構(gòu)取代過(guò)去的單一的人才結(jié)構(gòu)，這主要是因?yàn)橹挥写_保人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)的科學(xué)合理性，才能保障疾控中心檔案信息化管理順利進(jìn)行。第三，加大對(duì)相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員的引進(jìn)，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有技術(shù)人員提供專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)，以便及時(shí)掌握當(dāng)下先進(jìn)的信息化技術(shù)和設(shè)備，打造一支專業(yè)性強(qiáng)、高素質(zhì)的檔案信息化化管理人才隊(duì)伍，從而提高管理效率和水平[5]。

3.完善檔案信息化管理機(jī)制，提升信息管理效率

對(duì)于統(tǒng)計(jì)檔案信息化管理而言，健全與完善的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范有利于保證檔案工作順利開(kāi)展，如沒(méi)有規(guī)則與標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行指導(dǎo)，檔案信息化管理工作開(kāi)展便會(huì)無(wú)章可循。所以，疾控中心檔案管理部門(mén)應(yīng)結(jié)合國(guó)內(nèi)外及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，基于統(tǒng)計(jì)工作現(xiàn)狀制定針對(duì)性、可操作的檔案信息化管理制度及業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案信息化管理均能夠在制度的指導(dǎo)與保障下規(guī)范開(kāi)展。具體而言，可以從以下幾個(gè)方面著手。第一，進(jìn)一步完善檔案管理整理與收集標(biāo)準(zhǔn)，要求各部門(mén)和科室在日常工作開(kāi)展過(guò)程中所出現(xiàn)的檔案信息資料及時(shí)傳輸?shù)较嚓P(guān)共享系統(tǒng)中，檔案管理人員第一時(shí)間整理信息，確保檔案歸檔與收集各項(xiàng)工作能夠在制度的規(guī)范下真正落到實(shí)處，順利地將傳統(tǒng)被動(dòng)等檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榻柚畔⒓夹g(shù)主動(dòng)收集與整理檔案信息的管理模式。第二，在疾控中心現(xiàn)有的《文檔形式一體化制度》《數(shù)字檔案歸檔秩序》《網(wǎng)絡(luò)驗(yàn)證識(shí)別制度》等一系列規(guī)章條例的基礎(chǔ)上制定針對(duì)性激勵(lì)約束機(jī)制，則是把檔案管理人員工作情況同薪酬績(jī)效掛鉤，并發(fā)放相對(duì)應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)；針對(duì)由于工作失誤而誘發(fā)的糾紛應(yīng)嚴(yán)肅處理。第三，制定與實(shí)施各科室聯(lián)動(dòng)機(jī)制，有助于檔案管理人員全方位跟蹤收集各科室所產(chǎn)生的檔案治療，促使原始信息檔案資料收集渠道更加通暢，并且能夠?qū)Ω鞑块T(mén)工作開(kāi)展情況進(jìn)行有效監(jiān)督[6]。

4.構(gòu)建技術(shù)體系，提升檔案信息化管理的安全性

首先，構(gòu)建技術(shù)體系，利用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)檔案數(shù)據(jù)信息，保證檔案預(yù)警、保全、修復(fù)、管理等工作的及時(shí)性，完善安全保密體系，預(yù)防發(fā)生檔案信息安全隱患，實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)信息、備份數(shù)據(jù)信息的安全保密管理。其次，提高疾控中心檔案信息庫(kù)的技術(shù)要求，有效控制訪問(wèn)權(quán)限，進(jìn)而控制數(shù)字化檔案庫(kù)的登錄與訪問(wèn)。尤其是在登錄數(shù)字化管理平臺(tái)時(shí)要執(zhí)行多項(xiàng)驗(yàn)證步驟，既要驗(yàn)證用戶名、密碼，又要利用口令和賬號(hào)缺省等方式加強(qiáng)驗(yàn)證、限制，一旦輸入內(nèi)容不正確，均無(wú)法登錄系統(tǒng)。再次，合理控制登錄時(shí)間，只允許在固定時(shí)間段成功登錄數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)查閱檔案信息，或者優(yōu)化用戶權(quán)限設(shè)置，已經(jīng)登錄系統(tǒng)的用戶是哪一個(gè)級(jí)別就只能查閱對(duì)應(yīng)級(jí)別的檔案信息，從而利用信息分級(jí)查閱方式防止泄露檔案信息，即便發(fā)生檔案信息泄露問(wèn)題時(shí)也能快速根據(jù)泄露內(nèi)容、級(jí)別迅速鎖定人員，嚴(yán)厲追責(zé)，提升安全保密控制水平。最后，用戶和檔案信息內(nèi)容進(jìn)行分類，不同等級(jí)的用戶其對(duì)疾控中心檔案信息庫(kù)的訪問(wèn)權(quán)限不同，每個(gè)等級(jí)的用戶所能查閱的檔案信息內(nèi)容不同。例如，疾控中心的管理人員，具備訪問(wèn)權(quán)限較高，檔案信息的保密程度也要高一些。普通員工和用戶設(shè)置的訪問(wèn)查閱權(quán)限就要低一些，通常是一些保密性不強(qiáng)的內(nèi)容。利用這種分層式的檔案信息管理方式，可以有效杜絕防范信息的泄露。一旦出現(xiàn)信息泄露問(wèn)題也能夠根據(jù)泄露的信息的內(nèi)容追查源頭，鎖定泄露信息的相關(guān)人員，從而提高檔案信息的安全性、可靠性。

結(jié)語(yǔ)

我們正處于信息化時(shí)代，疾控中心檔案工作內(nèi)外環(huán)境出現(xiàn)了巨大的變化，由于傳染病的種類繁多，再加各種因素的影響，傳染病發(fā)生率不斷提高，致使疾控中心檔案內(nèi)容與檔案類型不斷增多，面對(duì)強(qiáng)大的工作負(fù)荷，檔案工作者應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變工作理念，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，確保檔案收集、整理、歸檔及時(shí)、準(zhǔn)確，從而提升檔案管理的效率。雖然當(dāng)前疾控中心在檔案信息化管理方面還存在一些問(wèn)題，但是只要抓住問(wèn)題的關(guān)鍵，采取有效的解決措施，便能夠提升信息化管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理跨越式發(fā)展。