對醫院文書與檔案工作有效銜接的體會

楊凌燕

（濟南市人民醫院，山東 濟南 271199）

醫院開展的各項重要活動以及各種重要文件、事件、會議記錄還有與其他組織來往的各種責任書、協議書、合同等，都是由醫院文書檔案所記錄下來。它能夠清晰地反映出醫院開展的各種活動及醫院在運營過程中存在的問題，還有許多戰略決策起到了舉足輕重的決定性作用，對于醫院未來的發展有著重大意義，是醫院不可或缺的一部分。

一、醫院文書檔案收集的重要性

按照國家相關的規定制度和一定經驗的收集方法把醫院文書檔案收集起來，對于已經辦理好的文件和在不同部門及個人手頭里的資料文件采取相應的收集方法，可以更好將檔案管理統一化。以下就針對如何做好檔案收集工作提出合理建議[1]。

1.收集工作是檔案工作的起點和基礎

收集工作是檔案工作程序里面第一個首要環節，它讓檔案管理能夠根據實際的對象開展工作，使檔案管理工作能夠有條不紊地依據相關標準開展物質條件的記錄。

2.收集工作的質量影響檔案工作的水平

若能保證檔案收集工作的有效性、全面性和規范性，便能使其所收集的檔案更具有實際應用價值，并為醫院未來的發展打下牢固的物質基礎，因此檔案收集工作的有效性將會影響相關工作的開展效率。

二、對于做好醫院文書管理工作的要求

1.文書檔案的規范性

醫院文書檔案是以公文為核心，同時也是由公文轉化而來，所以做好文書檔案的基礎源于對公文的管理，以公文質量為保障，必須以五項嚴格為標準。

1.1 公文用紙嚴。在選擇紙質質量時，公文紙的要求要比普通紙張質量好，這樣有利于保存，規格尺寸要統一、規范，符合國家的有關規定，排版的形式必須要求橫寫橫排，左側裝訂。

1.2 公文檢查嚴。對于公文內容是否履行簽發手續及審核權限等是否準確，落款與公文是否一致，有沒有標注對應的日期，這些都是重點檢查對象。

1.3 公文字跡嚴。要保證公文的字跡清晰易懂，這樣才可以保存得更久，需要求公文的各種記錄、報表、批注、簽字等不能使用其他色彩筆（圓珠筆、紅色筆、鉛筆）。

1.4 公文文種嚴。擬定和制作格式要規范，文章不能亂用簡稱和不同的字體，這樣才有利于以后的標準化。

1.5 公文傳遞嚴。除了醫院自擬的公文執行以上的“四嚴”規范外，還要求對于其他領導的公文傳遞過程中要注意不能損壞文件和丟失文件等。

2.文書檔案的標準性

對于檔案信息工作來說它是一個要求專業技術操作很強的工作，文書檔案的收集、管理、鑒定、保管和利用要有統一的原則和規范相連的流程，每個流程所要求標準性很強。

2.1 立卷原則統一。歸檔的文件要求原則是“以我為主”，即醫院的文件要圍繞醫院展開原則，同時也要注意以下幾個方面。第一，要把握好文件歸檔的實效性，合理完成當下的任務，才能夠歸檔，未完成的不能歸檔，不然檔案文件的順序會雜亂無章。第二，要分清檔案的文件和資料再結合重點來整理材料，比如一些文件檔案內容，形式等地方有相似之處，要區分好重點，減少檔案的重復率，提高文件的使用效率。第三，要注意保護檔案的完整性，在歸檔時要掌握重點，分清主次，把好檔案的入口關，把不該歸檔的文件排除在外。在歸檔時，還要注意把類別相同和有關聯性的文件材料放在一起，維持同一個檔案文件的完整性，這就為檔案的規范和標準打下堅實基礎。第四，文書檔案的保存時間可以規劃為10、50、永久，劃分具體年限，這樣才能及時清理一些到期且沒有價值的文件，不但可以很好地保存檔案，還有利于文件檔案的管理和查閱。

2.2 工作流程統一。因為科技的進步，因此要求收集、保管、使用檔案等工作方面上都要及時更新。按照檔案管理制度認真執行，嚴格遵守規章制度。

3.文書檔案的保密性

目前檔案保密工作的難度隨著文書檔案存在的形式發生了相應的改變。

3.1 注重檔案原始性。紙質的文件相較于電子文件更有利于人們的觀察，紙質文件的確立，其所擁有的內容與格式就不會再發生變化，紙質文件的原始性體現在內容和格式的統一，我們可以從這些信息判斷文件的原始性，但是電子文件內容是相反的，不僅容易發生變化，而且沒有固定的形式，因為載體的多變性而改變了其本身的存在形式，也沒有足夠的證據證明電子文件的內容和格式出現了什么不同，導致我們不能很好地分辨其原始性

3.2 注重電子檔案加密性。電子文件的作者不可能像制作紙質文件那樣制出一份或多份原件來履行職責，有時候只是創作出來一個“窗口”，把重要的內容集中在一起，用到時再把它們調出來。由于它的不穩定性，導致它可以被人們在其他設備上面隨意打開瀏覽和下載。我們不能百分之百地確保其準確度和保密程度。所以對于電子檔案的保密性，我們應該要進行加密處理，每天都更換密碼，人員輪流換崗檢查，監控跟蹤等方面來對檔案進行有效控制和保證檔案的安全。

3.3 注重檔案人員的道德和法律素質。工作人員應該有依法治檔的意識，嚴格約束自我，要有較強的責任感。工作中要保持嚴謹的態度，把醫院利益放在首位，約束自我，對于不能說和不能做到事情堅決不做，杜絕檔案在自己手中泄密和遺失，否則就會造成無法挽救的損失。

4.文書檔案的服務性

文書檔案的服務性體現在各種不同的地方，重點目標是為了服務于醫院。

第一，為醫院干部任免和晉升等重大事項提供材料更有效的幫助工作順利完成。

第二，醫院的項目工程中，可以給工程提供材料和圖紙，以便順利完工。

第三，醫院如果要為患者提供網上查詢服務等功能，那就需要檔案工作人員跟進數字化進程的腳步，然后完善相應的管理系統。

三、醫院文書檔案管理工作的特點

1.檔案內容。醫院開展的各項重要活動都是由文書檔案所記錄，所以涉及的范圍比較廣泛，不同科室工作性質差異大，以至于檔案內容的種類多。

2.管理重點。醫院文書管理工作中，要注意觀察和記錄重要事件，在進行檔案收集的過程中，我們要注意檔案文件前后的發展和結果是否連貫和完整。檔案文件的保存不局限于紙質版的形式，還可以是其他形式，如電子、光盤、實物等。

3.相互關聯。文書工作是檔案工作開展的前提，二者互幫互助，密切聯系，醫院檔案管理水平的提升離不開文書和檔案的密切配合[2]。

四、醫院文書與檔案工作銜接中的問題

1.二者存在脫節的情況。現如今發現一些醫院沒有做好文書和檔案二者之間的銜接工作，只注重結果而忽略了管理過程所出現的問題，導致每年的文件材料不齊全，內容具有關聯性的文件不能收集好，嚴重影響歸檔的收集效果和質量，都是因為檔案工作人員對于其管理制度認識不深刻。檔案工作人員收集不同科室的文件，其中一部分文件都是有或多或少的問題，以至于工作人員在進行檔案整理的時候浪費大量時間，影響了其歸檔的質量和降低了工作效率，拖延工作進度

2.對文書檔案的管理不夠重視。由于醫院的檔案管理工作量大，事情多而雜亂，且都是分配給專職人員處理，在向各科室收集材料時，他們還要確保材料的準確性、連貫性之后才能歸檔，但是因為大家的配合度不高，總是會出現各種各樣的問題而影響了工作效率。檔案室的部分工作人員對待檔案工作也存在敷衍的態度，從根本上影響了其收集質量，對此我們應該嚴格要求他們做好管理和收集工作，并積極分類整理醫院文書檔案。所以科室人員對待檔案收集的態度與文書檔案工作能否很好的銜接占主導作用。

3.檔案管理制度沒有與時俱進。隨著科學技術高速發展，文件的數量逐步增長，文件的類型也發生了變化，但是現在醫院現有的文書檔案管理體系不夠成熟，其工作制度與流程也沒有得到及時的修訂，一些醫院沒有顧及檔案管理人員，忽視了對這方面人才的培養以及專業知識的培訓，也沒有制定好一個合理的獎罰體制來激勵檔案管理工作人員，使得他們的專業文化水平不夠。

4.檔案管理人員專業素質有待提高。醫院檔案人員的專業知識與現代化的文書檔案工作要求不匹配。因為醫院各部門都與文書檔案有緊密的聯系，所以要求他們不僅要擁有豐富的檔案管理專業知識和一定的相關信息技術知識，還需要具備一定的醫療專業常識，了解醫院的文化歷史，當前檔案管理隊伍中就是缺少這種復合型的人才。

5.醫院對檔案管理的投入較少。目前部分醫院都有存在不能安排一個檔案收集工作場所，且由于醫院每天都會產生大量的文件材料，如果沒有合適的場所就不能及時地將文件歸類處理好，以至于出現了許多重要文件丟失的情況。在縣級以下的醫院，一些場所甚至不能滿足儲存檔案文件要求，如果遇到設施條件較差的情況時，檔案損失的風險率高達90%。

五、強化醫院文化與檔案工作銜接的策略

1.保障醫院文書與檔案工作的規范銜接

醫院文書和檔案工作緊密相連，所以檔案工作人員要保證二者工作之間存在良好的銜接效果。首先，在處理檔案文件時，工作人員要保持跟進并完善材料內容，保證文件能按時收集和整理齊全，收集齊全的文件及時進行登記，一旦發現問題，立馬登記下來并及時處理。例如，在近兩年開展的工作中，每天都有不同的文件下發下來，因此要把這個內容當做今年的工作重點，醫院也要及時下達通知，作為各職能部門歸檔工作的指導文件，并提出具體歸檔要求，然后定期監督各科室完成這項歸檔工作的進度。管理人員在年底總結匯報結束之后上交這一年的檔案文件材料，以便提供檔案使用效率，在歸檔過程中，如果出現有缺少文件材料等狀況要立刻和對接部門商討對策然后及時挽救，尤其是重要文件的相關資料要引起高度重視，做好這些方面的工作內容，提高大家對這個工作的配合度，才能使醫院文書和檔案工作的銜接有顯著效果。

2.強化歸檔管理意識，提高歸檔人員的專業水平

需要讓領導充分意識到相關工作對醫院的影響，這就要求我們發揮其實效性，并把對檔案建設的規劃加入到組織的計劃中去，并且還要花費大量的金錢與時間到檔案設備和人才培訓里面去。此外，文書檔案管理人員要有基本的專業知識，而且醫院還要加強工作人員的培訓工作，定期安排檔案工作人員參加檔案培訓，確保他們能很好地掌握檔案管理的方法，加強他們的服務精神和工作熱情，端正他們的工作態度，并且要求工作人員多宣傳這個工作的重要性，使管理人員能夠建立對文書管理工作的基礎認知，并在此基礎上不斷深入，使得相關工作的開展能夠更具有意義和深度。

3.優化相關管理體系

若不對以往的管理體系進行優化和改善，將無法促使醫院文書檔案管理工作的開展和進步，只有緊跟時代發展的腳步，對相關管理體系進行科學合理的優化，才能促使管理體系的構建符合時代發展的潮流。相關管理工作人員應當制定相關流程，并保證其規范化和科學化，再對歸檔方案和工作制度溝通討論后及時修改，同時優化相關的工作方法，并且實行分工責任制。醫院還應當以實際情況作為出發點，對原本的管理體系進行優化，保證各職位人員能夠明確職能，盡到應有的責任。此外，醫院還可優化和明確相關的獎懲制度，以保障相關工作人員能夠保持工作積極性，還要制作相應的考核體系，將考核成果與績效作為最終考評依據，促使文書檔案管理工作的有序和高效發展。

4.增加相關設施購置預算和維護資金的投入

為了避免相關檔案以及重要檔案在保存過程受到蟲蛀、風蝕等情況造成的損失，醫院應該增加購置設備的資金預算，建立穩定，安全的數據庫，還可以安裝檔案信息所需的軟件、殺毒工具。醫院可根據自身條件對檔案室進行升級改造，使其能夠更高質量地保存重要檔案，沒有條件的醫院要為檔案室購置所需的溫濕度調節設備[3]。

結語

綜上所述，醫院文書檔案管理工作是維護醫院歷史發展的重要工作，檔案管理工作人員應當對醫院的精神面貌保持高度負責的心態，為檔案管理工作的改善提出針對性意見，并細心地做好自己的本職工作，使相關資料能夠為醫院工作的開展提供依據，為患者提供更理想的服務。然而目前相關管理工作的展開仍然遇到許多問題，通過歸納這些問題能夠總結為以下幾點。工作人員素質不佳，硬件設施不足，檔案收集雜亂無章等，分析這些問題能夠發現，想要改善管理工作的效率，就需要相關工作人員和領導層提高足夠的重視程度，不斷對管理方法和管理理念進行革新，同時增強文書檔案管理意識，注意文書和檔案管理工作的銜接，加強人員素質，提高檔案意識和工作人員業務水平能力等，對當前現有的管理機制進行改革和創新，并不斷完善相關設備的管理和維護，才能有效保障相關管理工作開展的高效化和高質量化，使得檔案管理工作能夠符合醫院工作的需求，進而更好地為醫院服務。