大數據時代公立醫院人事檔案信息化管理探析

周瑩華 王 鸰

（1.遼寧省本溪市康寧醫院，遼寧 本溪 117019；2.本溪市第六人民醫院，遼寧 本溪 117000）

公立醫院的人事檔案管理信息化，是指利用現代化的信息技術手段，對醫院的人事檔案進行收集、分類、整理、檢索等。通過人工智能等技術，為公立醫院的人事檔案信息化提供有力支撐，從而提高該項工作的效率和質量。

一、公立醫院人事檔案信息化管理的主要內容

1.人事檔案管理信息化

主要體現在檔案管理手段的信息化。通過使用合適的軟件，對人事檔案資源進行收集、分類以及開發等，從而實現信息化技術的應用[1]。

2.人事檔案資源數字化

人事檔案資源數字化是指對傳統的紙質檔案資料進行數據化采集。應用信息技術，將紙質人事檔案中的信息進行數字化處理，將其轉換成文本、音頻、視頻等格式，并建立相應的數據庫，人事檔案資源數字化是公立醫院人事檔案信息化的基礎和關鍵環節[2]。

3.人事檔案服務網絡化

借助信息技術，公立醫院的人事檔案管理實現了網絡化信息傳遞。主要是通過OA辦公系統對醫院內的人事檔案資料進行鑒定、審核、傳遞、保存等，從而提高管理的效率。人員可根據自己的使用權限，通過數據庫進行自助查詢、統計相關信息，從而為其提供一定的輔助信息[3]。

4.人事檔案檢索自動化

傳統的人事檔案檢索主要是通過人工操作如卡片檢索等方式實現，到庫房調取人事檔案信息，該種方式的效率極低。在信息化技術應用以后，查詢人員可通過信息系統進行快速檢索，從而提高檢索的效率和準確率[4]。

二、公立醫院人事檔案信息化管理的重要性

1.提高了人事檔案管理工作的效率

人事檔案的歸檔材料包括學習經歷、工作經歷、年度考核等10個類別，每個類別內容可達20～30頁。而且，公立醫院的人員不僅有醫生護士、技術人員，還有后勤及行政人員。人員信息的基數大、類型多，非常繁瑣。僅僅依靠傳統的手工方式將花費大量的時間，工作效率低下。憑借信息化技術和相關工具的引進，將大大提高檔案管理的效率[5]。

2.確保了人事檔案信息的安全性

傳統的人事檔案信息必須要由人工填寫，存在填寫錯誤、故意涂改等問題。而且相關人員部分是兼職人員，專業性不夠，工作被動、態度消極、保密意識薄弱。這些問題都會影響人事檔案管理的真實性和安全性，降低其可參考性。信息化的管理手段在一定程度上避免了信息不對稱等情況，檔案管理交由系統完成，不僅減少了檔案管理人員的工作量，而且通過保密設置等也降低了人事信息泄露的風險[6]。

3.節省了檔案管理的保存空間

紙質版人事檔案材料一般都存放于檔案室，隨著人員工作、學習經歷的增多，材料也在逐漸增加。因此需要大量的存放空間。另外，受到環境條件如溫度、濕度等的影響，容易造成紙質材料的損壞。信息化技術的引入實現了紙質材料的數字化管理，雖然對信息化系統要求較高，但不占用實際的空間環境，節省了檔案資料的保存空間[7]。

4.促進了人力資源管理的改革和創新

人事檔案信息化管理不僅可以單方面查詢，還能夠進行復核查詢，具備多維分析、一維分析等復合功能，可深入分析每位員工的工作經歷，使人員崗位的調整更準確，充分調動員工的工作積極性，為其配置合適的工作崗位，促進人力資源管理的改革和創新[8]。

5.強化了公立醫院信息化管理的橫向聯系

公立醫院的人員類型比較復雜，不同類型的人員由不同的部門進行管理，多部門管理存在職能交叉現象。人事檔案由人事部門統一管理，其他部門人員在使用時需要借閱，程序比較復雜，時效性差，使得人事檔案的利用率比較低，各個部門間無法形成合力。信息化技術的應用，實現了人事檔案信息的數據化管理，各部門只需通過統一的數據平臺，即可查找到相應的信息，實現了資源的共享，強化了部門間人員信息的橫向聯系，大大提高了工作的效率[9]。

三、公立醫院人事檔案信息化管理的可行性

1.建設多元化的人才隊伍

公立醫院人事檔案信息化管理的隊伍不僅要了解檔案管理的專業知識，還要熟悉本行業的常識，具備計算機專業知識，思想覺悟較高，建立一支多元化的人才隊伍是建立人事檔案信息化管理平臺的第一步[10]。

2.避免信息的泄露

公立醫院的人事檔案管理的專業性極強，對機密性要求極高。借助“云”網絡實現了檔案的保存、整理、查閱等工作。由于網絡空間開放，導致個人信息被盜取，這就需要借助嚴密的管理手段，避免信息泄露的風險，保證人事檔案的安全[11]。

四、公立醫院人事檔案信息化管理存在的問題

1.信息化管理的理念落后

在大數據時代，一些公立醫院并未認識到信息化的重要性，使得人事檔案管理尚處于比較落后的狀態。公立醫院具有明顯的公益特征，其主要關注點在人才建設以及醫療技術的提高上，對人事檔案管理的關注度不夠，使得信息化建設進程緩慢[12]。

2.信息化管理體系缺失

信息化管理體系的缺失導致人事信息采集不完整、管理混亂。由于在協調和分工上有所欠缺，容易導致“信息孤島”，對相關信息整合不足，不能體現檔案信息化的作用[13]。

3.數字化建設進程緩慢

從現階段公立醫院人事檔案管理情況來看，管理方式還很落后，未能充分運用信息化和數字化的技術，即便應用了檔案管理系統，其功能性也存在不足。另外，人事檔案管理資料較多，如果只運用一種載體，容易導致人事資料的損壞。信息化建設是關鍵的解決途徑，但當前部分公立醫院的信息化基礎建設仍有所欠缺，進程還較為緩慢，對檔案管理的發展不利。

4.信息化管理人才缺失

對于公立醫院的人事檔案管理來說，對人員的專業性要求較高，與傳統的管理模式相比，信息化的管理模式難度更大，對人員技術性的要求更高。因此，要想促進公立醫院人事檔案信息化管理水平，必須具備該方向的專業人才。但目前的狀況是，信息化技術并沒有引起足夠的重視，相關人員缺乏對信息知識和技術的學習，人員管理能力明顯不足，對工作效率和工作質量產生嚴重影響[15]。

5.信息化建設規劃欠缺

雖然很多公立醫院已經展開了信息化建設工作，但由于缺乏相應的標準，基本采用的都是基礎模塊，缺少對檔案管理需求的合理分析和系統調研，導致與實際脫離，影響了檔案信息價值的充分發揮。一些公立醫院缺乏規劃和前期理論研究，使得信息化系統結構建立不合理，不能完全體現人事檔案的實際情況。總之，人事檔案信息化管理是一項綜合性較強的工作，內容復雜，需要充分做好規劃，分步進行，以保證信息化建設進程與目標相符，使檔案管理工作更富成效。

6.信息化建設投入不足

公立醫院人事檔案信息化管理需要投入一定的人力、物力和財力。如在初始階段，需要投入資金進行軟硬件設備的配置、數據庫維護等，若單位領導不夠重視，可能出現資金投入不足的情況。

五、公立醫院人事檔案信息化管理策略

1.提高信息化數據管理的意識

為促進公立醫院的人事檔案信息化管理工作的開展，相關領導必須增強意識，大力支持，及時轉變理念，充分認識到人事檔案管理信息化的重要性。在日常的檔案管理工作中，需要專業人員管理信息挖掘與知識共享，并將此工作視為重點，借助一定的技術手段和基礎設施，保證軟硬件的完整性，保障醫院人事檔案工作的高質量開展，使其更加規范和合理。

2.健全信息化管理制度

為保證人事檔案管理工作的有序高效進行，應建立更加健全的信息化管理制度。公立醫院應根據實際情況，通過信息化采集與建檔，對現有制度進行完善和補充，并保證此項制度的充分實施，使檔案管理工作更加高質和有效。對于工作人員來說，要求能夠根據管理制度的內容，借助信息化技術，打破原有限制，有效采集檔案信息并進行規范記錄，完善人事檔案信息。對于醫院內部的各個部門和科室來說，應加強彼此間的協作，結合檔案管理制度的相關要求，科學填寫人事檔案信息。此外，相關人員應設置檔案的查閱權限，保證人事檔案調檔的合理性。

3.加強人事檔案的安全管理

在大數據的時代背景下，必須重視人事檔案信息化管理的安全性，妥善運用信息化技術，加強安全管理工作，根據實際情況，制定科學合理的檔案安全管理措施，防止人事檔案安全問題的產生，保證人事信息的可靠性和安全性。此外，應加強物防建設和技防建設，利用新技術手段進行加密和鎖定控制，保障公立醫院人事檔案物力存儲以及信息化管理的安全性，從而實現該項工作的開展目標。

4.提高人事管理專業培訓力度

當前公立醫院人事檔案信息化管理急需既具備人事檔案管理能力，又具備信息技能的專業人才，只有具備足夠的人才資源，才能充分發揮人事檔案信息化的優勢。因此，在人事檔案信息化建設進程中，必須重視專業人才的引進和培訓，以便在產生問題時能及時妥善處理，推動人事檔案管理向著信息化方向發展。首先，要保證該項工作具備專業性，滿足時代發展的要求，尤其是信息調整和查檔，對數據統計水平的要求極高，以方便更加有效地進行人事檔案管理。其次，還應注重信息化人才培養，切實掌握相關工作流程，借助信息化系統，促進檔案管理工作的順利開展。另外，人才的技術水平和專業素質的提高也很重要。由此可見，通過培訓能促進人才的發展，使其各方面的能力和綜合素質得以提升，以滿足人事檔案管理工作的需求，也彰顯了人才的重要價值。

5.加強公立醫院人事檔案的動態管理

網絡是當今社會獲取信息的主要渠道，是人們生活、學習和工作的必要工具。隨著互聯網技術的發展與運用，人們可以隨時獲取自己需要的各種信息。因此，公立醫院應緊跟信息技術的發展趨勢，促進人事檔案管理工作的良性開展。首先，對人事檔案管理平臺進行動態管理和建設，不斷完善平臺各項功能，結合醫院需要，引入人事檔案管理系統，開發檢索、分類、統計等功能，提高公立醫院人事檔案信息化管理水平。其次，加強信息化平臺的信息更新。人事檔案信息特別是人員職位調整、職稱評定、工資調整等都在不斷變化，必須對人事檔案信息及時補充，保證信息的完整性和真實性。隨后，根據人員變動情況，及時更新相關材料，尤其是人員的流動等情況，保證人事檔案能更好地服務業務工作。

6.提高人事檔案信息化管理的資金投入

在公立醫院的經費預算中，應把檔案管理信息化建設的資金涵蓋其中，并將其列入工作重點，為其配置專項資金，以保證該項工作有足夠的資金保障。另外，還應增加軟硬件等基礎設施的投入，為人事檔案管理配備專用設備如溫控系統和除塵設備等，圖像處理、數據存儲等軟件的投入也應包含其中。

結語

人事檔案資料對員工的升職加薪以及聘任都有重要的參考意義。在大數據飛速發展的今天，在公立醫院的人事檔案管理工作中運用信息化技術顯得尤其重要，通過信息化技術的應用可以提高檔案管理的效率和質量。但在人事檔案管理信息化進程中，仍存在很多問題。因此，如何充分利用大數據是公立醫院急需解決的問題。公立醫院應該改變傳統觀念，與時俱進，提高檔案管理人員的專業素質，重視數據信息的安全，控制信息管理的風險。只有這樣，公立醫院的人事檔案信息化管理工作才能更加高效和安全的進行，更加科學規范的管理體系的建立也將指日可待。