試分析我國基層事業單位檔案管理數字化建設現狀及途徑

符 星

（天津市奧林匹克中心，天津 300381）

伴隨當前經濟社會快速發展與建設的逐步推進，計算機在行業中的角色也越來越關鍵，由于人工智能、虛擬化等現代信息的引入，促使許多傳統業務領域出現了天翻地覆的變革，也為當前經濟社會快速發展和民眾日常生活提供了許多便利。而對于電子檔案保存系統來說，由于傳統的紙版檔案管理模式已無法滿足當前經濟社會的快速發展要求，因此亟須利用提高認識、優化管理手段，把計算機運用于其中，進一步拓展了子文檔使用范疇，推動檔案數字化和信息化管理與運用，最后達到文檔工作事業的現代化發展、管理，為單位經濟發展、經濟社會科技進步起到了相應的效果。而事業單位財務管理人員在日常經營與蓬勃發展過程中，對電子檔案管理的關注程度也相當高。檔案保管工作一直以來都是事業單位內控制度管理中不容忽視的重點內容，檔案保管工作的正常有序進行，不但可以保障事業單位財務的健康協調快速蓬勃發展，同時還可以為事業單位財務的有效運行奠基良好的基礎。特別是在當前中國互聯網信息內容創新和蓬勃發展的大背景下，電子信息化技術的日趨完善，使得文檔保存管理工作在進行時，越來越向著信息化、數字化的趨勢發展。而大數據管理技術及其數字化管理也被廣泛應用于其他事業單位的內部管理工作中，特別是在電子檔案管理中的運用，有著根本性作用。不過在當前的數字化檔案管理具體實施過程中，還是出現了不少實際問題，使得管理水平無法進行有效提高。因此，面對這一現狀，就一定要作出有針對性的處理舉措，如此才可以提升事業單位檔案數字化管理工作的整體水平。

一、電子檔案的優勢

由于電子計算機的應用，電子產品文檔已與傳統紙張文檔相比，變成了文檔的最主要部分，它在檔案管理與使用過程中的優越性也越來越明顯。電子產品文檔的優點主要有以下幾點。一是能夠縮小文檔的建筑體量，減少了對檔案室建筑體積的需求。二是可以減少紙張檔案管理的繁雜流程，進而降低在查閱文檔時會產生的人為損傷。三是可以顯著提升效率，做到及時檢索，進而大大減少了文檔管理員的工作量。四是能夠做到文檔的資源共享，提升了文檔的利用率，進而增加了文檔的利用價值。五是可以比較全面地反映文檔中所反映事情的進行過程，并且還可以減少傳統文檔字跡不清等的現象。隨著信息時代的來臨，事業單位檔案保管人員通過利用先進計算機信息技術提高了檔案保管的效率，便于檔案的查閱工作和存檔管理工作，徹底改變了中國傳統檔案保管模式，是檔案保管的重大革新。檔案管理者通過運用相關管理軟件對資料進行增減、更改，效率大大提高。而且，信息檔案數字化發展還能夠推動新型科學管理方法的實施，在較大程度上節約了人才和錢財。事業單位的發展，要求檔案保管也要跟得上時代的步伐，就必須要在數字化管理工作方面下功夫，查閱檔案越來越方便，為高等教育的可持續發展提供了保證，也增強了高等教育管理工作的信息化管理水平，有著十分重大的社會現實意義[1]。

二、基層事業單位的電子檔案使用和管理工作現狀

1.缺乏標準的工作制度

盡管現階段中國經濟已全面步入了信息化時期，但信息化技術手段的廣泛應用仍對許多領域的發展有著根本性影響。盡管當前許多事業單位都已逐步意識到，檔案管理的數字化建立與發展仍存在著一定的趨勢，不過在具體實施過程中，總體執行成效卻并沒有很理想。而造成該問題發生的最主要因素之一，便是由于現階段仍缺少人們對數字化管理工作的了解程度，對如何進行檔案的數字化管理工作還未能做出深刻的剖析與探究。特別是在對當前的工作機制加以建立與推行之際，因為仍無法進行具體的數字化管理，從而也很難在實際實踐中對其作出具有針對性的管理工作與標準。工作人員在檔案管理工作中進行時，關于數字化技術手段的引入與使用，會陷入非常矛盾的狀況，需要引導但不清楚具體怎么使用。所以，要想從根本上轉變該問題，就一定要在工作實踐中，將現實情況加以融合，建立并實施符合實際需要的數字化信息管理規范。這不但可以在工作實踐中促進檔案數字化的建立與發展，同時還可以把數字化技術手段的使用價值最大化地實現起來。

2.工作標準缺乏科學有效性

就當前情況而言，不少事業單位都開始認真關注檔案的數字化建設管理工作，可是卻不能認真仔細的思考單位的數字化檔案保存發展到了何種程度，而單位已建立的檔案數字化管理體系，卻并未對其進行具體的管理標準與要求，而且部門單位工作人員在進行檔案保管工作的同時往往會抱著僥幸心態，漫不經心、敷衍做事，而缺乏統一標準化的管理要求，僅對一些內容特別重大、意義非常重要的文檔實行了規范意義上的編碼、存檔，從而造成事業單位對數字化文檔保存管理的地位相當被動[2]。

3.檔案數字化管理安全意識不到位

利用網絡信息技術實現文檔電子化管理可以提高效率，使檔案管理變得越來越簡單，不過網絡的安全性一直是業界所擔心的問題，一旦遭到黑客的入侵，或是電腦遭到病毒感染等都會影響到數據安全。因為部分事業單位檔案保管工作人員是由部分非專業技術人員擔任，沒有必要的計算機專業知識，沒有全面了解到檔案管理工作，網絡安全意識淡漠，使得檔案數字化管理系統中的部分關鍵內容面臨泄漏的隱患。

4.檔案數字化管理人員綜合素質有待提高

在開展事業單位檔案數字化管理中，培養人才的重要意義不言而喻。檔案保存數字化工作的開展主要是靠人才發展，而現代信息科技的飛速發展就需要人員的整體素質必須跟得上時代，而檔案保管數字化工作也就需要人員必須能和時代同步。縱觀當前的事業單位內控制度檔案管理人才狀況就可以看出，因為受機構編制等原因的影響，檔案保管人才的更新速度較慢，對現有人才缺乏專門的培養，從而導致社會主義文化軟能力水平受了影響，專業性不強加上技術也不到位，而沒有專門與信息管理技術于一身的核心人員，勢必會影響檔案保管數字化工作的開展。

5.電子檔案意識不強

在基層單位，檔案工作人員一直處于幕后工作，一些人都單純地以為，文檔管理工作只是裝裝訂訂、寫寫畫畫，而平時卻不注意對文書資料的搜集整合，當需要用時卻發現自己遺漏了不少關鍵的文書材料。同時，由于計算機的廣泛應用，更多的文書資料都是以電子文檔的形態出現，但同時也因為電子檔案形成、存儲的便利性，導致了一個文檔產生多個的過程稿，如果沒有進行存檔整合，時間長了，就會產生記憶錯位現象，從而導致檔案資料的錯亂，甚至遺忘了。另外，由于基層單位的檔案管理工作人員還是習慣于利用傳統紙張存檔，所以不少重要的文書材料都仍然是以保存傳統紙質本存檔為主，從而導致文檔的電子化、信息化進度較慢。

6.缺乏專業的人才

事業單位的檔案保管工作人員多由黨政辦公室工作人員兼任，而這些文件檔案工作人員既不是文件檔案專業知識出生，又不是計算機技術專業知識出生，對文檔整理入庫的管理規定與辦法也多是由前后任檔案保存工作人員口口相承，或是平時管理工作經歷的累積，至于對計算機技術，特別是電子文檔的重要元素管理，則很難要求所有的電子文檔保管工作人員都具有專門技術水平。例如，在圖片歸檔的整理流程中，對年代較久遠的圖片進行掃描管理就是一項專業性意義很大的管理工作，如果由于前期處理不當導致細節內容的遺漏，在后期就很難再調整或修復，而文檔中所顯示的歷史痕跡也會因此喪失。

7.紙質檔案數字化工作量大

為了完成檔案的數字化管理工作，將紙質文檔加以數字化掃描管理是至關重要的工作程序之中，但由于許多基礎部門在數十年的發展中累積了大批的公文、技術文檔，又因為基礎部門工作人手的缺乏，將這些紙質文檔依次加以數字化掃描、整理、存檔，工程量巨大，再加上工作人員多是兼職性質，得不到充分的時間開展這項工作，因此使企業對數字化檔案建設的進程一拖再拖。當然，雖然現在有不少第三方的組織也能夠輔助單位開展這項工作，但是由于考慮到文件資源的安全和秘密，特別是科研院所的技術檔案安全和秘密，不少工作單位仍然選擇了保守方法。

三、基層單位檔案數字化的途徑

1.建立檔案管理應用系統

對有要求的基層單位來說，建設文檔保存應用系統是對進行文檔數字化管理工作十分必要的手段。檔案管理工作應用系統既可以是獨立的應用系統，也可以和辦公自動化管理系統相結合，通過本單元公文在線封發、上級來文網上受理，就基本可以做到了歷史公文歸檔的信息網上歸檔化管理工作，從而大大減少了歷史檔案資料紙質化帶來的繁瑣工作量，也極大地提高了效率。當然，有條件的工作單位還可設置自己的網站，有選擇地在網站上發布檔案內容，以便于社會各界人士檢索和使用，從而增加了文檔的社會使用率。

2.建立檔案信息安全系統

為保證文檔的安全性，必須設置文檔安全系統，具體內容如下。各單位在建設電子檔案應用體系時，必須采取相應的技術手段來防范病毒侵入、非法訪問等事件，并做好了對電子文檔的定期監督檢測和資料備份，而主管單位也必須設置了互聯網專線，并采取物理方法與外網相互隔離，以保證電子文檔信息管理與傳輸上的安全。如果要求將部分檔案信息發布在網絡上，就必須對公開數據進行嚴格甄別，以避免重要信息披露問題，并定期對公開互聯網上的檔案信息數據進行評估檢驗。針對提供查詢業務的企業數據，需要使用身份驗證、數據備份、設置風火墻、訪問管理服務等措施，防止有不法分子進入到企業信息系統中對數據實施銷毀、修改等操作。

3.完善辦公系統和檔案管理系統的接口

為實現事業機關檔案管理數字化進程的建設，還需要更加重視辦公管理系統與文件管理系統之間的連接，在系統信息庫建立過程中還需要添加一個檢索連接，為資料的高效使用打下了基石。而根據數字化管理的實踐狀況，事業單位財務管理部門就需要進一步改進文件保護機制，以實現對檔案保存各項日常工作的管理，包含對檔案的歸檔、文檔一體化、數字文件鑒定管理、電子文件保密工作機制、信息安全管理等，以保證檔案管理的高時效性。而事業單位科研文檔管理則具備一定安全性與秘密的工作特點，在資料調用過程中一定要具備可追溯性，使合乎權利的個人能夠便利的調閱，對一切資料調閱狀況均有記錄并進行跟蹤和必要的審查。在歸檔的數字化安全性與文獻價值實現方面，達到了平衡。

4.重視打造數字化管理的科學體系

未來的事業單位內控制度檔案保管工作必須是紙張、電子的融合，數字化、信息化的融合，傳統管理與現代的管控方法融合。所以，為了更好地運用信息化，提高管理數字化效率，就必須要著力推進建立數字化管理模式的科學系統。要將數字化工作視為一切活動的原動力，進一步強化了檔案保管的科技含量，并形成了具體精細的科學管理辦法。根據各個種類、不同性質、各種各樣的文檔，采用了各種的管理方法，并設定了詳盡的崗位職責和各項工作管理制度，以確定具體責任人。對檔案保管的技術用具采購也要因人制宜，選用最適用于本單位的軟硬件設備，并進行檢查維修。

5.深化檔案數字化管理的安全保密制度

檔案管理工作中很關鍵的一環就是信息保密一定要做到位，因為無論是個人、單元信息，按照信息的特點等級、意義，會有一定程度的保密期限、等級要求。因此首先，一定要按照文檔的特點、內涵、意義設置保密等級，并設置適當的管理權限，有助于掌握數據安全與管理工作成本的平衡點。其次，檔案管理工作人員要具有意識和先進的信息管理技術，才可以有效管控好數字化信息系統的安全。最后，要對系統實施有效加密、定期維護、檢測辦公設備，可以有效排查安全隱患，從而維護好檔案管理工作人員的安全健康。

結語

綜上所述，基礎工作單位的歸檔數字化建設管理工作才剛剛開始啟動，還面臨著不少重大問題亟須破解，但唯有在根上增強人民對歸檔化管理工作更加重視的意識，才能給工作單位歸檔工作的蓬勃發展帶來更多人才、物質、財力保障，也唯有在基礎工作單位中做到了歸檔數字化管理工作，才能形成并合力推進全國歸檔數字化和信息化建設與應用。綜上所述，事業機關歸檔數字化管理工作既屬于一項基礎性的管理工作，更是整體機關管理的重要部分。在現階段，要真正認識事業機關財務管理檔案數字化管理工作的狀況，進一步健全檔案數字化管理體系，通過增加資金投入來改進技術裝備，以進一步提高檔案管理工作人員的綜合素養，以便于為事業機關財務管理檔案數字化管理工作奠定更加扎實的物質基礎。