“互聯網+”時代下的規劃檔案管理的發展探討

劉 晶

（中國商飛北京民用飛機技術研究中心，北京 102211）

引言

“互聯網+”是互聯網發展的新業態，也是互聯網思維不斷實踐的成果，不僅為改革創新提供了網絡平臺，也進一步推動了社會經濟形態的發展變化。在“互聯網+”時代下，給規劃檔案管理提供了有效的技術支撐，促使其向信息化和網絡化的方向發展。傳統的檔案管理方法已經不符合時代的需求，所以應從互聯網技術著手，加強對規劃檔案管理工作的創新，提高管理效率，保障管理質量，確保規劃檔案信息資料的真實性和可靠性，以充分發揮其利用價值。

一、“互聯網+”時代下的檔案管理概述

在“互聯網+”時代背景下，檔案行業要加強對互聯網技術的應用，并將互聯網思維融入相應工作當中。檔案管理工作的本質，其實就是信息管理，而互聯網時代是一個信息爆炸的時代，這更有利于檔案事業的發展。對于檔案管理和行業發展中存在的問題，通過云計算和大數據等技術的應用，創新傳統管理方法，促進整體行業朝著網絡化、信息化等方向發展。通過互聯網思維在檔案管理工作中的融入，創新管理手段，提供更好的檔案服務，滿足人們對檔案資料的需求。在實際開展檔案管理工作的過程中，通過有效的方法對復雜繁瑣的檔案資料進行采集和處理，這樣才能真正發揮檔案資料的作用。而在“互聯網+”時代背景下開展檔案管理工作時，需要使用先進的技術手段，開展針對性、高效化的檔案管理工作，對檔案管理整體流程進行優化，提供優質的檔案服務，確保檔案信息能夠充分發揮自身的價值，呈現新時期的檔案管理特色[1]。

二、“互聯網+”時代為規劃檔案管理工作帶來的發展機遇

1.增強管理模式的豐富性

隨著“互聯網+”時代的到來，為檔案管理工作帶來了新的發展機遇，相較于傳統的紙質檔案管理模式，更具有豐富性。通過對先進技術手段的使用，可以實現對檔案資源的整合，實現信息化的檔案管理模式，大幅提升了管理效率，并且能夠有效保障管理質量。在傳統的檔案管理工作中，相關管理人員是決定管理效果的主要因素，由于檔案信息資源數量龐大，并且比較繁雜，工作人員很容易出現失誤，影響整體規劃檔案管理質量。而在當前的檔案管理工作中，可以通過檢索功能實現檔案的快速查找，并且儲存形式也更加豐富，不再只是紙質形式，也包括視頻和圖片等形式，增強了檔案管理的安全性。另外，相關檔案管理機構可以與其他企業進行合作，加強對相關技術的研發，進一步提高檔案管理的時效性。此外，傳統的管理模式，不僅占用大量的空間，也需要消耗較多的管理成本，而信息化的管理方式，減少了檔案資源對空間的占用率，大大節省了管理成本[2]。并且通過檔案管理系統的建立，可以打破時空的局限，提供遠程服務，也是對服務空間的進一步延伸。

2.促進管理效率的提升

近年來，隨著我國社會經濟的不斷深入發展，信息增長速度也在加快，傳統的檔案管理模式已經不能滿足時代發展的需求。而通過利用互聯網信息技術，建立規劃檔案管理系統，實現檔案資源的數字信息形式儲存，不僅大幅節省管理空間，也能夠實現更低的存儲成本。同時，由于所有檔案信息都儲存在計算機系統中，便于相關檔案管理人員資源的利用，有效提升了管理效率。并且還能實現對檔案資源的離線管理，最大程度上降低不利因素對管理工作的影響。另外，通過信息化技術的利用，能夠實現對檔案信息的快速查找，在相應權限內，使用者可以閱覽相應資源，不僅提升了查找效率，也能夠快速實現規劃檔案資料的價值[3]。同時，通過電子信息技術的使用，可以實現電子化的檔案采集，并能夠將所有檔案資料鏈接為一個整體，保障了規劃檔案信息采集的全面性和時效性。在“互聯網+”時代背景下，通過對檔案資料的網絡化管理，可以為更多的檔案信息使用者提供服務，促進服務效能的提升，并且能夠促進信息之間的融合，進而找出其中隱藏的價值。

三、“互聯網+”時代下規劃檔案管理的現狀

在實際開展規劃檔案管理工作的過程中，一些領導人員由于缺乏對規劃檔案管理重要性的認識，沒有重視相關工作的開展，使得規劃檔案管理工作不到位，相關檔案管理人員也不能正確認識到自身工作的價值，仍然使用傳統的檔案管理方式，管理理念缺少創新，不具備先進的規劃檔案管理意識，思想觀念落后，脫離“互聯網+”時代的發展需求。正因為不重視規劃檔案管理工作的開展，所以對相關工作的資金投入不足，限制了該項工作的信息化建設，不能有效整合規劃檔案信息管理平臺，難以實現規劃檔案信息的共享，嚴重影響了規劃檔案信息化管理效能的提升[4]。另外，在規劃檔案管理過程中，檔案管理人員是重要的影響因素，但部分管理人員思想存在一定的滯后性，不能主動學習先進的規劃檔案管理內容，將其簡單地認為是信息資源的保管工作，沒有認識到規劃檔案的重要性，并缺乏相應的信息化操作技能，不能很好地勝任規劃檔案信息化管理工作。并且部分檔案管理人員管理模式僵化，缺少創新意識，導致規劃檔案管理工作難以進一步提升其成效。

四、“互聯網+”時代下的規劃檔案管理的發展

1.加強對規劃檔案管理的重視，創新檔案管理理念

在“互聯網+”時代背景下，對規劃檔案管理工作提出了新的要求，要想提高整體工作效率和質量，必須對傳統的管理方法進行創新，拓寬規劃檔案管理的深度，滿足信息化時代對該項工作的要求。這就要求相應規劃檔案管理人員加強對自身工作的重視，在新的時代背景下，運用前瞻性的目光對規劃檔案管理工作進行審視，科學看待發展中存在的問題，深化對該項工作的客觀認識，準確把握規劃檔案管理工作的開展方向。同時，在實際開展管理工作的過程中，融入互聯網思維，創新管理理念[5]。對于相關檔案管理人員來說，必須具備互聯網思維，加強對互聯網知識的學習，更新傳統的檔案管理理念，形成信息化檔案管理理念，優化規劃檔案管理工作各個環節，進而增強管理的有效性。

2.建立規劃檔案網絡平臺，實現線上線下的良好銜接

在新的發展時期，要想增強規劃檔案管理的有效性，必須加大對硬軟件基礎設施建設的投入，積極引進現代化檔案管理設備，并結合云計算和互聯網等技術的使用，構建規劃檔案管理網絡平臺。通過該平臺的建設，不僅提高規劃檔案管理工作效率，也能夠促進整體工作朝著信息化和規范化的方向發展。在平臺構建的過程中，要充分考慮到“互聯網+”技術對規劃檔案管理的影響，合理設置平臺各部分模塊，增強規劃檔案各環節工作的協調性，并設置監督和評價等模塊，實現對平臺的優化改進，以不斷提高其整體性能。同時，還要保障該平臺具有一定的開放性，便于操作使用，并能夠有效保障檔案信息資料的安全性。在做好線上建設的基礎上，也要使其與線下工作實現深度銜接，建立完整的檔案服務體系，設置規劃檔案客戶端軟件，開設相應的微信公眾號，統一進行信息宣傳和規劃設計，通過信息技術手段的使用，實現線上與線下的有效聯動，推動立體化規劃檔案服務工作的開展，進而不斷促進服務水平和質量的提升[6]。

3.激發管理人員的積極性，建設優質的檔案管理團隊

為了保障規劃管理工作能夠取得理想的成效，關鍵要從檔案管理人員方面著手，改變工作人員的思想認知，激發其對自身工作的熱情。所以規劃檔案管理部門應積極開展相關工作，組織思想教育活動，引導檔案管理人員正確認識自身的工作，幫助其具備互聯網思維，形成正確的工作觀。只有構建一支優質的檔案管理團隊，才能有效保障規劃檔案管理的成效。在“互聯網+”時代背景下，應積極鼓勵規劃檔案管理人員提升自我，主動學習先進的管理方法，拓寬自身的管理視野，加強與其他相關單位的溝通交流，學習優秀的管理經驗，提升綜合檔案管理能力[7]。另外，可以加強對互聯網技術的利用，進行在線學習，并且通過相關學習平臺，可以實現與其他檔案管理人員的交流，共同學習，互相促進，全面提升規劃檔案管理素養，進一步推動優質規劃檔案管理團隊的建設。另外，還需對傳統的評價模式進行創新，建立完善的考核評價體系，融入“互聯網+”時代對規劃檔案管理的要求，通過該體系的建立，實現對所有檔案管理人員的客觀性評價，主要包含管理思維、職能認識、互聯網思維等內容，并將其與管理人員的職稱待遇聯系到一起，促進整體管理工作的有序開展，進而推動規劃檔案管理工作成效的提升。

4.健全規劃檔案管理制度，提升檔案服務質量

對于規劃檔案管理工作的優化，必須要以統一標準的制定為基礎，準確把握工作中存在的問題，采取有效措施進行改進。在制定統一標準時，要根據“互聯網+”背景下對檔案管理工作的要求，結合其未來的發展方向，并保障其能夠有效落實。同時，在這個過程中，還需不斷對相應標準進行優化，才能真正發揮對規劃檔案信息管理工作的指導作用，以免檔案管理工程出現失誤，影響檔案信息資源的準確性。要想真正實現這一目標，還需健全規劃檔案管理制度，根據規劃檔案管理標準，結合實際開展工作中出現的各種問題，健全各項監督、改進和問責等制度，對其中的不足進行改進，保障制定的合理性和科學性。在制度落實的過程中，需要增強收集、分析和查閱等各個環節的規范性。這就需要規劃檔案管理人員從實際工作出發，結合“互聯網+”技術需求，提升自身職業素養，具備主動服務意識，能夠將信息化理念融入工作當中，創新服務手段，擴大服務范圍。同時，充分發揮互聯網平臺的優勢，實現規劃檔案信息資源的共享，提高資源利用率。另外，為了提高規劃檔案服務質量和效率，應通過網絡和數字化等技術的應用，加強對傳統檔案服務方法的創新，實現規劃檔案服務與管理的深度銜接。

5.創新規劃檔案管理模式，做好安全管理工作

在“互聯網+”時代背景下，需制定統一的檔案信息編碼體系，實現對電子文件和紙質資料的分類管理，提升規劃檔案管理服務利用的效率。同時，通過規劃檔案管理系統平臺的建立，實現對檔案資源的精準查詢，并能夠利用該平臺對檔案資源進行修改和保存等操作，降低規劃檔案管理人員的工作難度，促進服務效能的提升。另外，為了有效保障檔案信息資源的安全性，應制定相應的安全管理機制，實現對規劃檔案信息的價值鑒定，在此基礎上，評估規劃檔案開放服務的具體范圍[8]。另外，要加強對涉密檔案的管理，嚴格管控檔案的開放范圍，對于所有檔案信息的利用，要有效掌控。對于涉密檔案，可以進行互聯網隔離處理，有效保障檔案信息安全。

6.構建規劃檔案數據中心，實現動態監控管理

在“互聯網+”時代背景下，為了促進規劃檔案管理工作的進一步發展，需要加強信息資源整合，實現檔案資源共享。要想實現這一目標，應積極構建規劃檔案數據中心，可以有效解決實際開展管理工作中存在的相應問題。規劃檔案數據中心的構建，應基于規劃檔案管理的實際情況，結合各種先進的信息技術手段，不斷對實踐工作進行反思，找出其中存在的問題，并對其進行系統的總結整理，構建相應的數據中心。通過這樣的操作流程，不僅能夠對規劃檔案信息各環節的工作進行改進，還能實現對其全過程的動態監控，一旦發現規劃檔案信息管理工作中出現任何問題，第一時間進行處理，進而大幅提升規劃檔案信息管理效率。在這個過程中，還需相關規劃管理人員具備較高的業務能力，不僅掌握專業理論知識，也能熟練應用信息化技術，能夠真正發揮動態監控的效能，防止出現由于管理人員能力不足影響規劃檔案管理效率的現象。

結語

綜上所述，在“互聯網+”時代背景下，規劃檔案管理工作要與時俱進，加強對規劃檔案管理的重視，創新檔案管理理念，建立規劃檔案網絡平臺，實現線上線下的良好銜接，激發管理人員的積極性，建設優質的檔案管理團隊，健全規劃檔案管理制度，提升檔案服務質量，創新規劃檔案管理模式，做好安全管理工作，構建規劃檔案數據中心，實現動態監控管理，從而充分發揮規劃檔案信息的價值，為檔案使用者提供高效、精準的服務，更好地推動規劃檔案管理的信息化、電子化發展。