信息化時代下人力資源和社會保障局檔案管理探析

周萱齊

（永州市人力資源服務中心，湖南 永州 425000）

人力資源和社會保障局創建的主要原因是有效整合勞動力市場及人才市場，構建統一、規范、合理的人力資源市場，促使社會人力資源有效配置、準確流動，促使兩個部門有效合作、互通有無，有利于行政事業單位人員管理，調整收入分配制度，提升社會保障力度，增加人力資源就業率，減輕社會負擔，促進社會繼續有效發展[1]。檔案管理是人力資源和社會保障局的重要管理內容之一，承擔著收集、匯總、統計、整理、保管等多項重要工作[2]。若能做好檔案管理工作，不僅可充分提升檔案管理效率及水平，還可在現有基礎上挖掘檔案的潛藏價值，進一步提升工作質量[3]。但現今我國多數地區依然采用傳統檔案管理方法，固然有一定的管理效果，但表現更突出的是管理中存在的各項問題，如工作效率低下、工作質量無法保障等。伴隨著互聯網技術、信息化技術的高速發展，檔案管理信息化已經成為必然，如何在人力資源和社會保障局檔案管理工作中有效融入信息化技術成為重點研究內容，更是檔案管理創新改革的關鍵。

一、檔案管理中存在的問題

1.管理制度未完善

人力資源和社會保障局的檔案數量非常多，且檔案類型相對復雜，涉及多個領域、多個方面[4]。在傳統管理體系下，相應的管理制度無法滿足檔案管理要求，分管檔案的部門比較多，各個部門有對應的工作模式、檔案風格以及檔案類型，導致整個單位的檔案類型十分復雜，且格式不統一，增加檔案管理人員的工作壓力，還會導致檔案管理效率下降。在這種情況下，檔案管理制度難以充分落實，檔案管理人員無法按照規章制度工作，導致制度成為表面制度。管理制度不完善還會導致其他問題，各個部門無法就檔案管理這一工作進行及時有效溝通，難以在短時間內進行工作信息有效對接，難以規范檔案格式。且在傳統管理模式下，各個部門因為涉及較多檔案的緣故，難以保證檔案管理工作不出錯，無法保證檔案信息的準確性與安全性，會對檔案管理效果造成直接影響，甚至會導致檔案內信息無效，讓檔案成為不具備法律價值的無用檔案。

2.工作人員素養欠缺

受傳統管理模式影響，單位并未明確工作人員的計算機技術要求，也沒有要求工作人員具備相應的計算機能力，并未認識到計算機技術參與檔案管理的優越性與積極性，所以部分單位的檔案管理方法比較傳統[5]。部分單位已經認識到計算機技術在檔案管理工作中發揮的重要價值，積極引入計算機技術，但因為工作人員的計算機技術掌握情況參差不齊，所以檔案管理是傳統紙質管理與計算機管理混用模式，但傳統紙質管理更重要，計算機管理成為輔助管理方法。在傳統管理模式下，工作人員難以在短時間內完成較多檔案的歸類及整理等工作，工作效率低下，部分檔案甚至會延期處理，難以在第一時間發現問題并處理問題，難以完善檔案管理工作，只能進行簡單匯總、歸類以及整理等工作。且單位一些工作人員并非專業出身，并不明白檔案管理工作的重要性，也沒有第一時間應用先進檔案管理技術工作，新鮮力量的實際輸入量比較少，一些工作人員年紀較大，甚至有部分工作人員認為檔案管理部門是養老部門，檔案管理工作比較懈怠，也不愿意學習計算機技術等新型技術，導致單位檔案管理始終停滯不前。

3.管理模式落后

檔案管理模式落后也是人力資源和社會保障局檔案管理中存在的主要問題，這一問題直接影響檔案管理整體效果及整體質量。檔案管理工作相對復雜，這與單位的檔案管理類型、涉及內容較多、工作量比較大等存在直接關系。這一現象導致工作人員存在較大管理壓力，而落后的管理模式無疑會進一步增加工作人員的工作壓力，導致工作人員工作期間發生各種錯誤，最終導致檔案管理成本偏高，檔案移交工作量比較大，檔案管理手段不理想，難以充分發揮檔案管理的價值。部分單位認識到計算機技術對檔案管理工作的積極影響，也積極引入計算機技術，積極進行計算機基礎設備建設，但是因為管理模式落后，導致計算機技術的優勢難以充分發揮出來。從調查可發現，在傳統管理模式下，很多工作人員依然應用傳統文件管理方式，但這一管理行為無疑會對文件管理效率造成嚴重負面影響，不利于文件利用或管理，難以充分發揮文件的價值，最終導致經濟效益下降。

4.思想上不重視

在信息化背景下，想要做好檔案管理工作，必要做好相應的計算機建設工作。但是部分人力資源和社會保障局領導更重視其他方面的工作，比如人力資源管理與社會保障制度落實等，并未認識到檔案管理的重要性，比較輕視這一項工作。部分領導口頭上十分重視檔案管理工作，但行為上始終落后，比如計算機建設始終跟不上信息化時代步伐，硬件更新速度緩慢或使用傳統老式設備，資金投入量較少，最終導致檔案管理工作難以深入、有效開展，無法保證檔案管理工作的信息化水平，難以提升檔案管理效率及質量。

二、檔案管理創新策略

1.轉變傳統觀念

想要創新檔案管理工作，則需第一時間轉變傳統管理觀念，提升人力資源和社會保障局領導與工作人員對檔案管理工作的重視，從思想上進行轉變，深切實際地認識到檔案管理工作的重要性及對單位管理的積極影響。想要轉變工作人員的傳統觀點，首先要做好相關的檔案管理宣傳教育，積極獲取上層領導的支持與認可，在上層領導及部門認可檔案管理工作的重要性后，增加人力以及物力的投入，通過檔案管理教育活動、在檔案管理部門或單位公共區域繪制檔案管理解說圖文、帶領工作人員一起了解檔案管理工作等多項措施，提升工作人員對檔案管理的準確認識，促使其重視檔案管理工作，配合檔案管理部門進行檔案管理工作，改進管理效率、管理質量與管理效果。之后要創建單位內部的綜合檔案室，這一行為主要基于人力資源和社會保障局有較多類型檔案進行，通過綜合檔案室可讓各個部門將本部門檔案存在其中的對應區域，并在對應檔案管理平臺中錄入檔案相關信息，方便各部門工作人員及時完成檔案收集、匯總工作，保證檔案內容的準確性與全面性，有利于后期檔案管理人員的整理及保管工作，還可讓檔案完整度達到相應標準，為單位后期管理工作提供一定輔助與便利，甚至可形成規范合理的檔案管理流程及檔案管理標準，讓檔案管理成為制度性工作與必要性工作，促使單位全體工作人員均參與到檔案管理工作中。

2.做好信息化建設

想要檔案管理工作契合信息化時代，則需做好相應的信息化建設工作，積極增加硬件與軟件的建設投入，保證設備的先進、科學、適宜，規避設備跟不上時代這一現象。但因為人力資源和社會保障局的檔案管理工作十分繁瑣復雜，需要更多專業人員進行，單位檔案管理部門需積極引進專業出身、管理技能較強的工作人員，安排這些專業人員進行檔案管理工作。這些專業人員所接受的教育大多符合信息化時代要求，可迅速上手相關工作，實現檔案管理高效性，迅速解決繁雜、繁多的檔案管理工作。但單位相關領導需結合檔案管理需求，合理分配檔案管理工作，實現崗位明確與職責明確，避免人手不足或渾水摸魚導致的檔案管理錯誤或檔案管理效果低下等問題。單位還需結合檔案管理工作的實際需求，積極配備各種輔助管理設備，比如掃描儀、二維碼等，并將輔助管理設備公平、公正地分配給每一位管理人員，在現有管理效果基礎上，進一步提升檔案管理效果，充分實現電子檔案管理信息化，減少不必要的人力、物力資源浪費現象，節省檔案管理部門的經費。

3.加強信息化管理

在信息化時代背景下，人力資源和社會保障局需積極進行信息化建設，在建設完成后積極進行信息化管理。考慮到紙質檔案管理耗費的時間、精力更多，且這一類檔案容易損毀、霉變，難以保證其始終有效，建議充分利用信息化技術實現紙質檔案與電子檔案雙重管理模式。但在雙重管理過程中，應以電子檔案為主，紙質檔案核對信息后存放至相應儲藏區域即可，電子檔案不僅需要紙質檔案中的詳細資料，還可結合后期檔案變化及時修改、補充其中內容，可提升檔案完整性，提高檔案管理效率，實現檔案長久保存的目的。這種管理模式無疑更為高效、準確，可進一步提升檔案管理科技化、現代化以及智能化，還能讓檔案管理工作變得更簡單、高效，可有效減輕檔案管理人員的工作壓力以及工作負擔，讓工作人員在有限時間內完成更多工作，創新檔案管理工作效率。考慮到人力資源和社會保障局具有大量檔案，還需利用信息化技術構建信息化管理平臺或檔案數據庫，將電子檔案一一錄入管理平臺或數據庫中，同時做好備份工作。在統一平臺或數據庫中，各部門工作人員可通過本部門的賬號進入其中，結合賬號權限查詢、閱覽對應檔案文件，可有效縮短檔案查詢、閱覽時間，還可第一時間滿足工作人員的工作需求。通過統一平臺或數據庫，還可規范檔案書寫格式、檔案文件內容，可讓各部門工作人員按照統一格式采集檔案資料或錄入檔案信息，方便檔案管理人員統一整理單位內檔案文件。利用平臺或數據庫，各部門人員還可針對檔案內容進行信息共享、信息交換與信息匯總，且在對應平臺或數據庫工作，檔案管理安全性更高，還可實現檔案管理標準化，并完善檔案管理體系。但因為網絡罪犯數量較多，罪犯行為十分猖獗，還需結合實際情況，為平臺或數據庫構建安全防火墻，無賬號不可進入，保證檔案信息不會流出單位，避免信息流出導致的經濟損失。

4.加大人才培養力度

工作人員工作能力低下與綜合素養低下，是導致檔案管理工作效果不佳的主要原因，也是信息化技術難以充分應用的主要原因。想要在人力資源和社會保障局中實現信息化檔案管理，則需結合人才能力展開干預。

首先，單位完善信息化建設后，需結合現有計算機技術要求與檔案管理信息化手段，安排工作人員進行計算機技能培訓，保證工作人員具備相應的計算機技能應用能力。在培訓過程中，應針對相應的硬件與軟件，培養工作人員的應用能力與維護能力，保證工作人員可充分應用相應硬件及軟件進行檔案管理工作。但部分軟件崩潰后會對檔案管理整體工作造成不良影響，并且會導致檔案信息泄露或丟失等多項問題，所以還需保證工作人員具備一定的軟件及硬件維護能力，保證相應軟件及硬件始終高效地開展相關工作。還需在檔案管理部門設置相應的意見反饋箱，要求工作人員能結合日常工作期間，及時發現并記錄檔案管理工作中存在的各項問題，并以不記名形式反饋給檔案管理者，管理者第一時間調查相應問題，制定問題解決方案，并帶領工作人員進行學習，保證工作人員均掌握相應的檔案管理問題解決能力。單位還需積極創造機會，安排單位內檔案管理人員前往兄弟單位或其他檔案管理工作理想的單位學習，開拓其眼界，還可轉變其檔案管理理念及思路，充分調動檔案管理人員的主觀能動性，促使檔案管理人員積極參與檔案管理工作，積極進行檔案管理信息化改革，積極應用更先進、更合理的信息化技術解決檔案管理工作。考慮到信息化設備若操作不當會誘發故障，單位還需引進相應的信息化維護檢修人員，該人員必須具備相應的信息化技術應用能力，及時指導操作不準確人員改正錯誤、解決操作中存在的問題。在信息化設備發生故障后，第一時間解決相應問題，保證信息化設備始終高效運行后，維護信息化設備的軟件及硬件功能，盡可能消除設備故障對檔案管理造成的不良影響。若單位已經有相應的信息化設備維護檢修人員，還需結合工作需求積極進行培訓，不斷提升該人員的工作能力。

結語

在信息化時代背景下明確人力資源和社會保障局檔案管理中存在的問題，積極針對相應問題制定有效的解決措施，持續改進檔案管理水平及質量，實現檔案管理高效性、科學性與規范性，間接提升人力資源和社會保障局整體管理水平，是非常有必要的。