事業單位人事檔案規范化管理的重要性分析

葛 楠 劉 娜 韓星波

（1.濰坊市疾病預防控制中心，山東 濰坊 261061；2.濰坊市人民醫院，山東 濰坊 261000）

人事檔案管理一直都是我國事業單位管理體系重要組成部分，直接關系到事業單位管理水平提升及發展。事業單位人事檔案管理中還存在各種各樣的問題，均在不同程度上給事業單位管理水平提升及發展造成了不利影響。而加強事業單位人事檔案規范化管理，除了能夠減少各種因為不規范操作導致的管理問題發生以外，還能夠完善事業單位人事檔案管理體系，并提高人事檔案規范化水平，這對我國事業單位核心競爭力提升、健康可持續發展等都起到了不可代替的促進作用，由此可見規范化管理對人事檔案管理的重要性及必要性，理應得到重視及關注。所以下文先簡單分析了事業單位人事檔案管理存在的問題，然后分析了人事檔案規范化管理的重要性，最后分析了人事檔案規范化管理的措施及方法，希望對實際的事業單位人事檔案規范化管理工作起到積極的作用。

一、事業單位人事檔案管理問題

1.對檔案規范化管理工作重視度不高

現如今，我國部分事業單位對于人事檔案管理的認識不足，對于檔案規范化管理的理解僅僅局限于收集資料、整理資料的淺層理解，這也導致部分事業單位不僅缺乏專門的檔案管理部門，甚至部分事業單位都沒有檔案室[1]。除此之外，一些事業單位沒有專門負責檔案管理的工作人員，對于事業單位的檔案管理工作通常通過聘用第三方勞務人員的方式。事業單位對于檔案管理工作的認識不足，不了解檔案管理的重要性，部分單位領導對于檔案管理工作的態度秉持不了解、不過問、不改變的態度，進而導致我國大多數事業單位的檔案管理工作無法正常開展、進行。

2.基礎設施不完善且缺乏專業的檔案管理人員

我國大部分事業單位的檔案管理水平不足，根據相關研究和分析，其主要問題大致可以分為兩類。一是缺乏相應的基礎設施，二是檔案管理人員缺乏專業水平和能力。首先是檔案管理基礎設施的缺乏，隨著現代信息技術的不斷發展，紙質檔案逐漸被電子檔案所取代，但部分事業單位沒有相應的檔案管理基礎設施[2]。例如，檔案管理系統和軟件、檔案室，甚至沒有專門的檔案管理計算機。其次是檔案管理人員問題，對于檔案管理人員通常采用招聘第三方勞務人員的方式，甚至部分事業單位會安排其他工作人員兼任人事檔案管理工作。這些檔案管理人員缺乏足夠的專業水平和能力，缺乏相應的檔案管理技能，甚至無法正常使用檔案管理系統和軟件填錄檔案，基于此，對于檔案管理基礎設施的建設越來越不重視。進而影響檔案管理工作的正常開展。這也是影響我國大部分事業單位檔案管理呈惡性循環的重要因素，進而造成檔案管理水平不足，最終導致檔案管理工作形同虛設。

3.檔案管理制度不完善且規范化水平不高

部分事業單位領導對于檔案管理工作的不了解、不過問、不改變的態度導致檔案管理工作基礎設施得不到完善，進而影響事業單位人事檔案管理工作的規范化。同時，檔案管理制度的統一性、規范性不足也是導致檔案管理水平無法得以發展的重要問題。在檔案管理工作中，部分管理人員專業性不足，一些檔案的調取難度相對較小，甚至可以隨意調取、借閱員工的檔案信息，沒有強調對員工隱私的安全性和重要性。除此之外，檔案管理制度統一性、規范性的缺失導致檔案管理部門工作人員的工作職責不明確，對于自身所負責的職責范圍認知不夠清晰，一些檔案借閱者在閱讀檔案時，其檔案管理人員沒有認識到其自身的監督職責，做好相應的監督工作，進而加大了檔案內容被調換的風險，為一些不法分子修改檔案提供了一定的有利條件[3]。缺乏統一性、規范性的檔案管理制度，不僅會影響檔案管理工作人員對于工作的積極主動性，更是無法保證檔案管理工作的安全性，最終影響檔案管理工作的正常發展。

二、事業單位人事檔案規范化管理的重要性

1.能夠直觀體現人事檔案管理問題

人事檔案管理體系的規范化，可以使工作人員的技能信息、基本信息更加直觀明了的體現，并且明確事業單位各個部門對工作人員的實際需求，以此體現部門在人力資源調配中的不足，幫助管理者能夠更加清晰地知道各個部門存在的人力資源短缺、過剩等問題；并且還能幫助人事管理人員對工作人員各方面能力的全面了解，以此通過人力資源調配將這些工作人員更好地安排到適合的部門崗位中。除此之外，在檔案管理工作中保證其規范化，還能為人事管理人員提供相對全面、準確的信息和資料，以此保證人事管理人員在工作人員的績效、能力評定工作的準確性和全面性[4]。

2.確保人事檔案信息完整、真實

人事檔案對于工作人員非常重要，包括了工作人員的工作能力、經歷，只有確保完整、真實的檔案信息，才能更好地根據人事檔案對工作人員進行人事任命和人事調動。部分事業單位領導對于檔案管理制度的重要性缺乏一定的認識，其檔案管理制度不夠全面。進而造成在人事調動、人事任命等工作中發生各種各樣的問題；工作人員缺乏檔案信息完整性和真實性的意識，也是造成檔案填報以及存檔中出現問題的主要原因。除此之外，在檔案收集、整理、保管以及編制中的操作不當，也是造成檔案信息缺乏真實性的重要原因。其檔案缺乏真實性，對于工作人員的工作調動、繳納養老保險以及職稱評定都會產生一定的負面影響。

3.提高人事檔案管理工作規范化水平

人事管理制度的規范化通常需要保證績效評定體系的規范性。因此，在對工作人員績效的評定過程中，首先要確定工作人員對于工作任務的完成度，以此保證規范化地開展事業單位日常工作。人事檔案管理的日常工作與人事檔案管理制度的完善和健全有著相互交叉、相互影響的聯系，因此，不僅要保證規范符合的進行人事檔案管理制度的制定、完善和健全，更要著眼于其他工作制度的調整和反思，二者之間相互聯系、相互影響，只有保證其工作中的規范性，才能更好地開展事業單位日常工作[5]。

三、事業單位人事檔案規范化管理的策略和方法

1.提高重視度

第一，事業單位領導層及管理層要起到帶頭作用，高度重視人事檔案規范化管理，并積極參與到人事檔案規范化管理工作中，以引導其他基層職工也參與到人事檔案規范化管理中。第二，要積極邀請人事檔案管理方面的專家或者教授來為單位進行專題講座，以加大對“人事檔案管理”宣傳力度的同時，加深全體職工對人事檔案管理專業知識及技能的認知程度，并讓他們意識到人事檔案規范化管理的重要性，然后不斷優化人事檔案規范化管理方法，最終提高人事檔案管理規范化水平[6]。第三，事業單位要加大對人事檔案規范化管理在資金及技術上的投入，例如完善檔案管理相關配套設施、引進網絡信息技術、自動識別技術等，為人事檔案規范化管理營造良好的硬件環境。

2.完善人事檔案規范化管理制度

第一，必須深入研究現有人事檔案管理制度，以快速發現現有制度存在的問題，然后在該基礎上確定規范化管理要求。第二，根據規范化管理要求及現有管理問題，制定規范化人事檔案管理的標準及規章，并結合事業單位全體職工的實際情況，制定較為完善的人事檔案規范化管理制度，包括檔案信息規范、檔案錄入規范、檔案分類規范、檔案查閱規范等相關制度。第三，規范化管理制度制定后，還需要結合現有的管理問題、事業單位發展要求等，配套相應的管理工作監督機制，以實現對檔案管理人員的有效監督，提高他們的管理工作規范性，減少因為違規操作導致的管理問題發生，從而提高人事檔案規范化管理工作質量及效率，最終促進事業單位良性發展[7]。

3.加強數字化及信息化建設

現如今，我國已經提前迎來了信息化及數字化時代，很多信息技術及數字技術都被應用到各大領域，促進各大領域發展。該形勢影響下，事業單位也同樣需要引進、應用各種信息化及數字化技術。所以在事業單位人事檔案規范化管理過程中中必須加強數字化及信息化建設，具體措施如下。第一，借助信息化技術構建人事檔案信息管理系統，該系統要設置信息查詢功能、信息自動識別功能、信息分類及管理功能、信息規范功能及信息保密功能等，以滿足各種人事檔案規范化管理需求。第二，借助數字化技術構建人事檔案數據庫，將關于職工的相關數據信息（如年齡、身高、體重、工作年限、工資數額等）進行集中存儲和管理，為后期的人事檔案規范化管理、人力資源管理、企業經營管理等提供可靠的數據依據[8]。第三，要引進各種檔案信息安全技術，如人工智能技術、密鑰技術、網絡安全診斷技術等，其中人工智能技術可用來構建安全自動識別系統及智能分析監測系統，其目的是自動化、智能化及快速化識別檔案存在的問題；秘鑰技術可用來對人事檔案信息進行加密處理，避免和減少檔案信息泄露、被盜等信息安全問題發生；而網絡安全診斷技術則用來實時監測人事檔案信息系統的運行穩定性，保證檔案信息系統能夠高效服務于人事檔案規范化管理工作[9]。

4.打造高素質及高專業水平人事檔案規范化管理隊伍

第一，事業單位領導層及管理層要高度重視規范化人事檔案管理隊建設工作，并積極了解在崗人事檔案管理工作者的地位、工資待遇、工作內容及工作狀態等，以發現他們日常管理工作中的問題，然后結合這些問題制定高素質高專業水平規范化管理隊伍建設方案。第二，組間培訓小組。小組由人事檔案管理方面的專家或者教授組成，并根據提前制定的規范化管理隊伍建設方案制定一系列的培訓措施及方法，然后定期對在職的檔案管理工作者進行規范化檔案管理技能培訓、檔案管理專業知識教育及檔案管理經驗交流，以提高檔案管理人員規范化管理工作質量及效率的同時，豐富他們的規范化管理經驗，從而提高他們的規范化管理水平[10]。第三，搭建人才舞臺，盤活人才資源。除了在高校引進專業技術人才以外，還可以向國外或者國內更優秀的事業單位引進人才，以此來豐富人才資源，從而搭建人才舞臺，營造良好的檔案規范化管理工作環境。與此同時，要樹立“以人為本”規范化管理觀念，鼓勵、支持、幫助人事檔案管理人員做好各項檔案規范化管理工作，并定期組織他們參加各種專業技能培訓活動及經驗交流會議，以促進檔案管理人才健康成長、穩定性發展。第四，注重素質培養[11]。培養內容包括法律和法規、重要政策、正確政治觀念、檔案工作紀律、創新能力、業務素質、市場意識、現代化意識等，以此來打造出綜合素質高、專業技術水平高的人事檔案規范化管理隊伍，提高檔案規范化管理工作質量及效率。

結語

規范化管理已經成為最具有影響力的企業管理模式之一，已經在我國企事業單位管理各環節得到了應用，人事檔案管理作為事業單位管理體系組成部分，也同樣應用到了規范化管理模式，并取得了良好的應用效果，不僅提高了人事檔案管理規范化水平及管理工作質量，還在很大程度上完善了事業單位管理體系，從而促進事業單位良性發展，進一步證實了在事業單位人事檔案管理中高效應用規范化管理模式是非常重要和必要的。因此，上文給予對事業單位人事檔案管理問題（包括沒有意識到檔案管理重要性、檔案管理水平較低、檔案管理規范化制度不完善、檔案安全性無法得到保證等）、規范化管理重要性的了解，從提高重視度、完善人事檔案規范化管理制度、加強數字化及信息化建設、打造高素質及高專業水平管理隊伍等方面分析了人事檔案規范化管理的有效措施及方法，以提高事業單位人事檔案管理規范化水平。