行政機關(guān)事務(wù)人員工作方法初探

文/中共德化縣委辦公室 蘇建國

隨著社會的不斷發(fā)展，行政機關(guān)職能和作用也在不斷發(fā)生變化，特別是社會輿論監(jiān)督日益嚴(yán)格、內(nèi)部管理監(jiān)督越來越規(guī)范，對行政機關(guān)事務(wù)人員提出了更多新的要求。行政機關(guān)事務(wù)人員往往受過高等教育，對新事物新要求有較強的學(xué)習(xí)能力和接受能力。在日常工作中總結(jié)經(jīng)驗，了解大眾需求，是探索工作方法的好途徑。

一、行政事務(wù)工作的概念、主要內(nèi)容和性質(zhì)

（一）概念。在行政機關(guān)內(nèi)，借助國家賦予的權(quán)力，為社會和人民辦理事務(wù)的工作人員即行政事務(wù)人員。行政事務(wù)人員的涵蓋范圍很廣，除了大眾所熟知的黨政機關(guān)的工作人員外，還包括企業(yè)單位及事業(yè)單位從事行政管理工作的人員。行政事務(wù)人員是政府和人民之間的重要樞紐，其工作和人民群眾日常生活息息相關(guān)的。因此，行政事務(wù)人員做好本職工作就是對維護人民利益的最好保障。

（二）主要內(nèi)容。行政事務(wù)主要指國家機關(guān)與企事業(yè)單位、社會團體內(nèi)部日常管理事務(wù)以及各項服務(wù)，例如收發(fā)文檔、辦公辦會、后勤補給、保障等方面的日常工作。每個行政機關(guān)都有專門處理行政事務(wù)的部門。行政事務(wù)通常比較瑣碎，部門主管需要以更加明確的目標(biāo)解決行政事務(wù)，這對機關(guān)單位未來發(fā)展有著至關(guān)重要的影響。

（三）管理性質(zhì)。機關(guān)行政事務(wù)管理的性質(zhì)大致體現(xiàn)為以下方面：首先，行政事務(wù)管理具有綜合性。機關(guān)單位中開展的事務(wù)一般與政府部門有關(guān)，行政事務(wù)管理工作的實質(zhì)內(nèi)容通常是為政府各項工作開展提供保障，發(fā)揮機關(guān)行政事務(wù)管理的職能，使機關(guān)內(nèi)部組織更協(xié)調(diào)，為后續(xù)各項事務(wù)工作的開展與落實提供更加優(yōu)質(zhì)化的服務(wù)。此外，行政事務(wù)管理涉及的內(nèi)容較多，要求行政事務(wù)管理人員必須具備一定的綜合性。其次，行政事務(wù)管理具有服務(wù)性。行政機關(guān)事務(wù)管理最主要的職能當(dāng)屬服務(wù)保障，機關(guān)事務(wù)人員在提供服務(wù)的同時，還要凸顯該項工作的服務(wù)性質(zhì)。以完善的財政體系做好行政事務(wù)管理工作所需的成本費用，做好費用審核與預(yù)算支出等工作，為行政事務(wù)提供必要的財政保障；按照法律法規(guī)開展行政事務(wù)管理工作，規(guī)范人員自身工作行為，為其提供生活保障；做好信息宣傳服務(wù)，加強對行政事務(wù)的社會宣傳，為行政機關(guān)各項事務(wù)工作的開展創(chuàng)造便利條件。

二、行政機關(guān)事務(wù)人員應(yīng)具備的能力

（一）處理信息的能力。行政機關(guān)事務(wù)人員對于信息的處理能力是最基本的一項工作，及時且高效地處理信息，有利于促進自身工作效率的提升，同時避免政府與群眾之間脫節(jié)，保障服務(wù)質(zhì)量。事務(wù)人員每日需要處理大量信息，對于內(nèi)部信息應(yīng)保持內(nèi)容的機密性，防止信息泄露；對于外部信息應(yīng)做好日常收集分類與整理，及時了解社會情況，這對事務(wù)人員的信息處理能力提出了嚴(yán)格的要求。事務(wù)人員在保證信息的真實性與準(zhǔn)確性的同時，也要兼顧信息的時效性，加強對信息處理方式的學(xué)習(xí)。注重信息采集與整理，再將其提供給管理者與基層群眾。外部信息一般為國家相關(guān)政策、社會習(xí)慣風(fēng)俗、市場需求與消費結(jié)構(gòu)變化等內(nèi)容；內(nèi)部信息主要包含行政機關(guān)財務(wù)情況、采購情況、生產(chǎn)情況以及人才資源等內(nèi)容，行政管理人員必須及時了解機關(guān)內(nèi)部情況的發(fā)展變化，同時兼顧有關(guān)政策與法律規(guī)定作出改變。

在信息處理過程中，要求行政機關(guān)事務(wù)人員明確自身崗位職責(zé)，日常辦公事務(wù)包含事務(wù)計劃安排、組織實施、信息溝通等工作；文書資料管理主要體現(xiàn)為公文、檔案的日常管理；會議管理包含會前準(zhǔn)備工作、會中服務(wù)以及會后協(xié)調(diào)等工作。事務(wù)人員必須根據(jù)自身職責(zé)做好工作內(nèi)容的有效劃分，對崗位職責(zé)明確分工。使信息處理水平不斷提升。

（二）溝通協(xié)調(diào)的能力。行政機關(guān)事務(wù)人員不僅要擁有強大的數(shù)據(jù)處理能力，同時也要具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力，在與上級領(lǐng)導(dǎo)、同事、被服務(wù)人員相互交流溝通時，以良好的語言表達能力和組織能力讓自身工作開展得更順利。

加強溝通，要明確縱向與橫向兩種溝通方式。其中縱向溝通主要包含上級和下級溝通，行政人員和上級溝通時需要充分領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)的意圖，緊緊把握方向，將自己與下級部門觀念及時且有效地傳遞給上級領(lǐng)導(dǎo)，這對行政人員的觀察分析能力、語言表達能力提出了一定的要求。與領(lǐng)導(dǎo)交流時，要有大局觀，學(xué)會站在對方的角度思考問題，以提供支持，推進相關(guān)工作的順利實施；與下級溝通時，應(yīng)準(zhǔn)確且直觀地執(zhí)行上級決定，采集下級部門各項信息，這對行政人員的應(yīng)變能力、組織能力提出了一定要求；與被服務(wù)人員交流時，要時刻保持尊敬的態(tài)度，讓被服務(wù)人員有良好的體驗。

行政人員面對不同事務(wù)時需要做好個人職業(yè)素養(yǎng)的提升，面對不同的溝通對象，選擇最恰當(dāng)?shù)臏贤ń涣鞣绞剑畲笙薅鹊乇ＷC工作的效率和質(zhì)量。遇到問題時，行政機關(guān)事務(wù)人員要有協(xié)調(diào)各方意見的能力。與此同時，行政人員必須以謙虛友善的態(tài)度展開交流，以達到互相學(xué)習(xí)、互相進步的效果；橫向溝通主要包含內(nèi)部各部門與外界媒體政府機關(guān)的溝通，事務(wù)人員在傳達精神和布置任務(wù)，以及協(xié)調(diào)工作時，必須堅持著嚴(yán)謹(jǐn)且真誠的工作態(tài)度，與外界進行交流溝通時提升自我控制能力。

（三）處理文檔的能力。行政機關(guān)的文件接收、發(fā)送以及處理等工作至關(guān)重要，這對行政人員基本工作能力提出了嚴(yán)格的要求。事務(wù)人員必須掌握信息化文檔處理能力，保持一定的耐心和細心，對于原始資料的保存與文件簽署工作高度重視，避免出現(xiàn)任何事故。做好文件日常分類整理與保存，這是行政人員必備的工作技能。要求行政人員能夠熟練操作Word、Excel、Powerpoint等辦公自動化軟件與inter郵件收發(fā)處理技巧，熟練使用各項辦公自動化設(shè)備。將上級傳達的會議精神與指令制作為文件發(fā)放，還需將文件內(nèi)容準(zhǔn)確傳達給相應(yīng)部門與人員，督導(dǎo)其落實。文件制發(fā)之后，先對文件分類整理，按照要求做好文件歸檔，遵循綜合類檔案原則，以半年為周期建檔，同時堅持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分類管理”的原則，維護檔案完整和安全，為檔案資源的高效利用提供幫助。

三、提升行政事務(wù)人員能力水平的策略

（一）抓基礎(chǔ)、攻重點、創(chuàng)特色。抓基礎(chǔ)，就是按照本單位“三定”職責(zé)，落實好自己崗位上的工作；攻重點就是攻堅突破的工作；創(chuàng)特色就是總結(jié)基礎(chǔ)工作、重點工作中的經(jīng)驗做法，形成工作亮點、品牌特色。基礎(chǔ)、重點、特色這三項工作不是一成不變的，而是隨時變化、相互轉(zhuǎn)換的。一項基礎(chǔ)工作，根據(jù)上級安排，可能在某個時間段變成重點工作，如果能夠探索創(chuàng)新出先進做法，則又上升為特色工作了。所以，要區(qū)分不同階段，科學(xué)分配資源力量，把自己的好經(jīng)驗與科學(xué)的新方法結(jié)合起來、融會貫通、積極實踐，努力實現(xiàn)事半功倍的效果。

（二）善于思考總結(jié)。做一件事、干一項工作，是不是真正上心用心，是不是善于總結(jié)思考，收獲大小、提高快慢是不一樣的；如果忙忙碌碌，只是機械做事，陷入事務(wù)主義，是很難提高工作水平的。在行政機關(guān)，不管是做后勤，還是做農(nóng)村工作、群眾工作，如果只考慮如何完成任務(wù)，不考慮怎樣創(chuàng)造性地高標(biāo)準(zhǔn)完成任務(wù)或完成后不注意總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，則很容易走入誤區(qū)。因此，要勤于總結(jié)，積累工作中的點點滴滴，在總結(jié)中豐富經(jīng)驗、發(fā)現(xiàn)問題、提高自己，增強工作能力，只有這樣，才能真正把職責(zé)履行好，把工作干到位。

（三）做好提前規(guī)劃以及應(yīng)急處理預(yù)案。多部門協(xié)調(diào)合作是行政機關(guān)日常工作中會出現(xiàn)的情況。要想順利、高效完成，離不開具體合理的前期規(guī)劃和安排。在規(guī)劃時，要有大局觀，維護各部門關(guān)系，盡量將各方利益最大化。由于行政機關(guān)事務(wù)人員需要處理大量信息，在工作內(nèi)容的具體安排上，要有輕重緩急之分，有條不紊地進行。同時，要具備應(yīng)急能力，特別是對于臨時安排、變更的工作，要在最短時間內(nèi)高效調(diào)整計劃，保證工作順利開展。

（四）建立終身學(xué)習(xí)的意識。行政事務(wù)人員在開展各項工作之前必須具備正確的工作意識，樹立終身學(xué)習(xí)的觀念，以端正積極的態(tài)度對待日常工作。對此，以下建議可供參考：

1.提高人際交往能力。利用業(yè)余時間閱讀有關(guān)心理學(xué)、溝通技巧、語言表達方面的書籍，學(xué)會如何控制自己的情緒，面對各類問題時可以保持臨危不亂的態(tài)度，多換位思考。與同事產(chǎn)生矛盾與意見糾紛時，不著急去分辨對錯，而是要試圖站在對方的角度思考問題，積極尋找產(chǎn)生問題的根源，為矛盾的解決奠定基礎(chǔ)。

2.提高個人工作能力。行政機關(guān)事務(wù)人員應(yīng)有意識地培養(yǎng)個人分析能力、邏輯思維能力以及組織協(xié)調(diào)能力，依靠網(wǎng)絡(luò)平臺學(xué)習(xí)相應(yīng)理論知識，積極考取計算機資格證書，學(xué)會使用辦公軟件，掌握軟件應(yīng)用要點，為工作效率的提升奠定基礎(chǔ)。除此之外，不要忽視身邊的老領(lǐng)導(dǎo)、老前輩，他們對單位更了解、工作經(jīng)驗更豐富，遇到問題可以多請教，共同進步。試圖讓自己適應(yīng)快節(jié)奏的工作氛圍，提早建立終身學(xué)習(xí)的意識。

3.強化干部隊伍建設(shè)，提升人員素質(zhì)。行政機關(guān)應(yīng)開展高效率的主題活動，創(chuàng)新演講活動方式，提升人員綜合素質(zhì)，提高個人精神境界，使其能夠以最佳的精神風(fēng)貌積極投身于日常工作當(dāng)中。倡導(dǎo)“團結(jié)友愛”“勤儉節(jié)約”“誠實禮貌”的基本道德規(guī)范，積極開展各種類型的學(xué)習(xí)與教育活動，增強人員的責(zé)任感。為機關(guān)事務(wù)人員開設(shè)專門的培訓(xùn)班，培育其先進的工作技能，學(xué)會總結(jié)工作經(jīng)驗，汲取失敗教訓(xùn)，為個人工作能力的提升提供幫助。

（五）強化個人專業(yè)素養(yǎng)。要求行政機關(guān)事務(wù)人員具備專業(yè)且良好的職業(yè)素養(yǎng)，將自己看作是行政工作的組織執(zhí)行者，發(fā)揮職業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)能力的重要性，引導(dǎo)內(nèi)部人員積極開展各項工作，規(guī)范自身行為。培養(yǎng)行政人員責(zé)任感、歸屬感以及榮譽感，提升凝聚力，為實現(xiàn)個人價值而感到自豪，提高專業(yè)能力，以職業(yè)素養(yǎng)為基礎(chǔ)，憑借端正的工作態(tài)度去感染其他人。學(xué)習(xí)專業(yè)知識，是做好一項工作的關(guān)鍵。加強學(xué)習(xí)，在工作生活中多了解一些與會務(wù)安排有關(guān)的內(nèi)容，利用互聯(lián)網(wǎng)等工具掌握專業(yè)的會務(wù)安排知識，充實自我。

行政機關(guān)事務(wù)人員要具備敏銳的心理素養(yǎng)，遇到的實際問題，以良好的心理素養(yǎng)去面對危機，避免過于慌張或者情緒過于浮躁，確保工作質(zhì)量與工作效率的穩(wěn)步提升。

行政機關(guān)事務(wù)人員要具備較強的文化素養(yǎng)。要對行政事務(wù)人員進行長期的文化素養(yǎng)培育，使其產(chǎn)生強烈的工作意識與責(zé)任態(tài)度，培育良好的道德品格，讓行政事務(wù)人員學(xué)會將個人前途發(fā)展與行政機關(guān)良好發(fā)展相銜接，最大程度上激發(fā)行政人員的潛在能力，從而積極地投身于日常崗位工作中，促進行政機關(guān)的未來可持續(xù)發(fā)展。深化學(xué)習(xí)，樹立正確的思想意識，強化工作態(tài)度，加強對日常工作行為的有效約束，提高個人工作能力，強化法律意識，學(xué)會以法律法規(guī)為基礎(chǔ)展開各項工作。當(dāng)行政事務(wù)人員法律意識逐漸增強之后，其崗位的約束效果也會有所提升。

（六）加強機關(guān)事務(wù)文化建設(shè)。文化是民族與國家發(fā)展的重要精神支撐，同時也是行業(yè)凝聚共識與積蓄力量的基礎(chǔ)。《機關(guān)事務(wù)“十四五”規(guī)劃》中，要求深入挖掘機關(guān)事務(wù)的文化內(nèi)容，分別從歷史與哲學(xué)、文化和藝術(shù)等方面入手，不斷提煉機關(guān)事務(wù)文化，為機關(guān)事務(wù)管理工作的高質(zhì)量發(fā)展提供足夠的精神動力，也為機關(guān)事務(wù)人員個人工作能力的提升提供了文化支撐。接下來，應(yīng)進一步將文化建設(shè)擺放在全局工作中，深入貫徹并學(xué)習(xí)習(xí)近平總書記的重要指示精神，將文化建設(shè)鑄魂工程，不斷抓細抓實。對此，以下建議可供參考：

1.健全行政機關(guān)事務(wù)文化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)體制，完善相應(yīng)工作機制。根據(jù)行政機關(guān)事務(wù)人員的實際工作情況，科學(xué)編制《機關(guān)事務(wù)文化建設(shè)發(fā)展綱要》，逐漸豐富內(nèi)容，明確總體工作目標(biāo)與指導(dǎo)思想，完善主要任務(wù)，優(yōu)化工作流程與評價考核體系。發(fā)揮黨委帶頭引導(dǎo)作用，圍繞黨建工作做好機關(guān)文化建設(shè)，做好政策引導(dǎo)，定期聽取匯報，完善相應(yīng)部署工作。建設(shè)行政機關(guān)事務(wù)文化研究機構(gòu)，健全理論研究機制，成立專業(yè)的文化社團，積極開展黨群性的業(yè)余文化活動，汲取來自各類文化的有益內(nèi)容，提高文化建設(shè)水平。

2.確立機關(guān)事務(wù)文化核心價值觀。要開展核心價值觀與事務(wù)精神的征集活動，結(jié)合干部職工群體實際情況，提煉行政機關(guān)事務(wù)精神，逐漸完善核心價值觀體系。發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢作用，采用廣播電視等宣傳方式進行宣傳報道與討論活動，使行政機關(guān)事務(wù)人員可以時刻保持著良好的工作態(tài)度，也讓核心價值觀能夠潛移默化的影響個人工作能力。

四、結(jié)語

對于行政機關(guān)事務(wù)人員來說，掌握日常工作的處理方法是保障各項事務(wù)順利進行的重要前提，要求事務(wù)人員不斷積累工作經(jīng)驗，熟悉相應(yīng)流程，在保障自身工作質(zhì)量的同時提高工作效率。要嚴(yán)格按照行政機關(guān)的辦事程序執(zhí)行各項工作，簡化辦事流程，清晰明了地為群眾解決問題，減少群眾不必要的奔波。伴隨著社會的逐漸發(fā)展，行政事務(wù)人員應(yīng)時刻保持創(chuàng)新能力與創(chuàng)新意識，在日常工作中學(xué)會引入新思路，采用新方法，發(fā)揮政務(wù)平臺網(wǎng)站的作用，做好民意收集與反饋，提高個人信息處理、溝通協(xié)調(diào)、文檔處理等方面的能力，在日常生活與工作實踐中善于思考總結(jié)，做好提前規(guī)劃以及應(yīng)急處理預(yù)案，建立終身學(xué)習(xí)的意識，強化個人專業(yè)素養(yǎng)。與此同時，行政機關(guān)事務(wù)人員還應(yīng)學(xué)會高效運營微博、公眾號等新媒體，加強政策宣導(dǎo)，提高群眾對政策實施的配合度。