信息技術在科研檔案精細化管理中的應用

文/南通大學附屬醫院科技處 潘玲玲；南通大學衛生與健康發展研究院 高建林（通訊作者）

2020年9月，國家檔案局、科學技術部修訂了《科學技術研究檔案管理規定》，對科學技術研究檔案的管理提出了最新的要求。另外，2018年國務院印發了《關于優化科研管理提升科研績效若干措施的通知》，明確指出要求科研機構優化管理與服務，加強事中事后監管，放出活力與效率，強化服務意識，推行一站式服務。所謂精細化管理，其本質意義是對戰略目標分解、細化、落實的過程，是讓戰略規劃能有效貫徹到每個環節并發揮作用的過程，同時也是提升整體執行能力的一個重要途徑。為達到精細化及高效運轉的管理目的，最重要的方法是利用信息技術，使流程更便捷、服務更高效、管理更精細。本文以某大型三甲綜合醫院為例，以加強科研檔案精細化管理為視角，探索利用醫院科研管理系統提升科研檔案管理的效果，并總結實踐經驗。

一、醫院科研檔案管理的現狀及存在的問題

科研檔案工作是科研管理的重要組成部分，也是科研活動的重要環節。目前，由于單位檔案館人員不足或者是場地不夠，很多紙質材料無法及時歸檔入庫；即便是能夠入庫，科研項目的驗收結題不代表后續不再有相關的科研成果產生，很可能還會出現成果轉化的相關檔案，后續材料的歸檔又是一次次搜索整理的過程，容易拖延甚至遺漏歸檔。

另外，隨著時代的進步，醫院的科研管理工作已逐步依靠科研管理系統來輔助完成，但是科研項目以及科研成果的管理與科研檔案的管理沒有做到緊密的聯合。原因有如下幾點：第一，各類科研項目以及科研獎項的申報均采用各主管單位或者部門各自的系統申請，項目、獎項申報甚至是項目結題驗收、獎項獲得以后才開始整理，以紙質版的形式送至醫院檔案管理部門建檔。第二，即便大部分醫院在各自科研管理信息化系統中注意同時增加科研檔案管理功能，但由于大多數醫院的科研管理系統是直接從軟件公司購入的系統平臺，設計者非專業的科研管理人員，功能模塊設計脫離實際，科研管理相關部門未能有效關聯，導致上線運行效果欠佳，科研檔案電子化管理仍然存在不及時、不完整的現象。

二、全流程信息化科研檔案管理平臺的構建

南通大學附屬醫院（以下簡稱“我院”）自主研發的全流程信息化的科研人員、項目、成果等科研相關工作綜合管理平臺，于2020年正式上線運行，同時獲得軟件著作權。檔案管理為該平臺其中的一項重要功能，注重科研活動發展過程的記錄，規范科研檔案管理模式；組合查詢功能提高管理檔案的查詢統計效率，實現隨時隨地查詢、共享功能，利用信息化手段實現全面、高效、規范、精細化的科研電子檔案管理。

（一）全流程線上管理模式，強化科研人員檔案管理意識。我院的科研信息管理平臺是集科研相關內容申報、登記、審批、報銷于一體的綜合性管理平臺，打破了僅為科研項目及科研成果登記備案系統的局限，尤其是項目經費管理功能的增加，科研經費報銷必須從系統填報、線上審批方可完成，科研人員配合檔案管理的積極性明顯提高。

如需成功完成科研經費線上審批，必須在項目申報、項目立項和項目經費報銷時提供完整的材料。項目申報時平臺存儲的檔案資料包括科研項目申報書、申報時院部及院外專家評審情況、專家評審時需簽署誠信承諾書；項目通過主管單位評審立項時，需要提供項目申報計劃書、合同書、倫理審查批件、廉政承諾書、外單位協作合同等；項目在實施過程中產生的成果在投遞發表前，需要簽署科研誠信書、提供相應的完整的申報書及原始資料；成果登記報銷時，需要提供完整的文件材料和證書、發票，必要時提供經費使用說明；項目中期考核及驗收結題均需提供考核申請書和通過證明；經費預算如需調整，需提供調整審批記錄單。因此采用全流程線上管理的模式后，我院的科研項目管理實現了從科研項目申報直至科研項目驗收以及驗收后的成果資料收集全過程電子檔案管理模式。

（二）科研人員與科研管理人員合作完成，提升科研檔案管理專業性。大多數醫院的科研檔案管理是全院檔案管理的組成部分，加上檔案管理人員配備也不夠充裕，科研人員或者科研管理人員作為醫院檔案管理員的可能性很小。但是，科研檔案的專業性以及對相應領域知識的熟悉度要求還是比較高的。因此，利用科研人員與科研管理人員共同合作，配合完成科研檔案收集、整理工作，能有效彌補檔案管理人員知識缺乏的不足。采用線上審批的方式，由科研人員自主填寫科研檔案的相關條目信息，再由科研管理人員查看審核，對于有疑問的內容，系統有站內發送消息的功能，經過及時的溝通了解，整理出完整準確的科研檔案基本信息和具體資料附件，有助于提升科研檔案資料的質量。

（三）智能化的模塊設計，提高檔案查詢、分享的效率。以往的紙質材料歸檔后很少有人愿意去庫房查找翻閱，檔案沒有發揮共享的價值。而我院的管理平臺設計了綜合查詢的功能，包含科研人員信息、科研項目、科技獎勵、科研經費、科研成果（含論文、專利、學術交流、應用證明、學會任職等）所有科研相關檔案的統計查詢，大幅提高科研檔案查詢、分享的效率。查詢的工具可以是電腦也可以是手機，無論是在醫院內還是在醫院外，個人均可登錄系統查詢。查詢的范圍根據用戶角色不同，權限也就相應有所區別。查詢的方式也是比較靈活智能，可以根據個人需求設置篩選的條件，查詢的結果還可以導出Excel表格，協助科研人員及科研管理人員完成科研材料的整理。例如，需要查閱某項目的科研產出，僅需在科研成果查詢模塊輸入項目編號、點擊查找，截至當前的與該項目相關的科研成果信息，包括產生該成果的原始資料（如原始數據、圖表等）、經費支出明細均可一并呈現。

（四）通知、提醒服務功能設計，提高科研檔案管理的時效性。大多數科研檔案的保存往往是在項目結題、科技獎申報評審結束以后，以紙質裝訂本的方式送檔案管理部門整理入庫，大大影響了科研檔案管理的時效性。我院科研管理平臺除了登記、報銷審批、匯總功能外，還設計了通知和提醒的功能。平臺利用系統中用戶提供的郵箱，發送及時完成科研材料備案登記的通知，在下載中心提供各類材料填寫的模板。另外，還會給申請人發送未通過審批件的修改方法，以促使申請人及時、高效、準確地完成系統備案。我院科研管理人員通過上述的服務措施，既保證了科研檔案收集、歸檔的及時性，又提高了科研檔案的完整性。

（五）電子檔案存儲能夠節約場地，利于檔案資料的永久保存。科研檔案的紙質材料相當豐厚，尤其是科研實驗原始資料內容多、彩色圖片保存要求高，可能會因為年代過久、運輸存儲環境等影響，造成不可挽回的損失。而電子文件和材料的存儲方式可以避免此類問題的產生。同時，可以節約場地，降低科研檔案管理的成本。

（六）建立科研人才信息庫，完善科研人事檔案管理。我院科研管理平臺建立了科研人才個人基本信息庫，包含出生年月，學歷學位、技術職稱、教學職稱、碩博導資格、學會任職信息等。在科研項目及成果登記時，將科研項目與科研成果的完成人信息與系統內的科研人才工號或者編號相匹配，這樣既能夠快速查詢個人相關項目及成果，又能夠避免重名帶來的困擾。此外，系統內還建立了院外評審專家庫，主要在限項課題、科技獎申報時啟用，院外專家抽取、評審過程將被監察處全程監督，評審結果與反饋意見也即時留存在系統內，作為科研檔案內容之一保存。最為精細的一點，增加了學生管理模塊，學生參與科研項目及取得科研成果的相關信息也將在系統中登記、備案，為今后選拔優秀本科生、碩士生及博士生人才及成果做準備，達到充分利用科研檔案信息的目的。

三、全流程信息化科研檔案管理平臺實證效果

近年來，教育部、國家自然科學基金委員會等部門多次公布了某些科研院所、高校、醫療機構師生存在的科研學術不端行為。在科研誠信事件調查或者知識產權產生紛爭的時候，科研檔案資料是極為關鍵的證據材料。我院自科研管理平臺運行以來，共受理科研立項項目2000余項，項目檔案資料包含完整的項目研究方案、合同、各類審查報告等等；成果發表申請、備案登記約10000件，各類報銷審批6000余件，附件資料包含完整的科研原始資料、試劑耗材出入庫審批明細、票據資料等等。科研檔案資料可隨時查閱，并確保了連續完整性。

通過信息化平臺網絡的管理，使科研人員配合檔案管理的積極性和主動性明顯提升，有效提高了科研檔案的管理效率和效果。該平臺獲得“2021年度艾力彼全國首屆智慧醫院案例大賽”三等獎。

四、討論

（一）利用信息化技術助力科研檔案精細化管理的必要性。醫院科研檔案管理工作是一項重要的基礎性工作，是醫院科研工作發展過程的歷史記錄。完善的科研檔案管理，有助于醫學研究工作的傳承與創新，有助于研究者總結研究成果，明確研究目的，創新研究方法，從而推動醫學研究水平的提高。科研檔案的管理不能僅僅依賴于檔案管理人員，而是需要科研人員、科研管理人員和檔案管理人員的相互配合。

（二）科研檔案信息化管理的優勢與不足。我院科研檔案管理以全流程、規范化、精細化系統管理為基礎，通過電子信息采集、信息審核、信息存儲與信息查詢統計取得了較為滿意的檔案管理效果。但是，仍存在一些不足和需要關注的內容。比如，醫學科研檔案資料的實驗圖片非常多，且清晰度也比較高，所占移動硬盤的內存較大，這就需要信息中心、軟件工程師多加巡檢、做好定時備份工作，以防止出現磁盤空間不足等其他意外情況的發生；檔案管理部門尚未建立院級檔案管理系統，因此科研檔案的管理系統還處于孤立的狀態，需要預留接口，以便將來與院級檔案管理系統完美對接；系統設計可以更為精細，比如根據不同檔案的保存期限要求設置提醒功能；科研人員與科研管理人員需進一步與檔案專業管理人員加強溝通交流，使電子檔案管理模式更科學更專業等等。

（三）科研檔案信息化精細化管理的未來展望。科研檔案的管理不僅僅是收集、整理、歸檔、查詢，更重要的是利用科研檔案挖掘出更有價值的成果。例如，可以利用電子信息化科研檔案的優勢，構建科研檔案指標分析體系，從中分析出熱點研究內容和已經取得研究成果、相同領域的科研人才及評審指導專家經驗等等，為科研人員以及科研管理人員提供信息資源基礎，為進一步取得更有價值的研究成果提供幫助。

五、結語

檔案信息數字化、電子化是新時代檔案管理工作的大勢所趨和必然要求，隨著大型醫院分院、醫聯體的建設，醫療機構檔案管理模式也必將隨之改變，科研檔案管理只是其中一小部分。本文對于醫院的科研檔案精細化管理路徑進行探討研究，總結出可以利用科研管理信息平臺功能，提高科研人員檔案管理意識，積極主動配合科研檔案收集、整理、歸檔，從而進一步提高科研檔案管理工作效率。后疫情時代，利用信息平臺完成科研檔案管理工作，不僅能夠有效地減少工作人員近距離接觸，又能保障科研檔案管理的及時性、完整性、規范性，是各醫院及科研院所提升科研檔案管理效率的有效途徑。