如何加強事業單位改革后檔案管理體系建設

文/太原市城市排水管理中心 馮亞峰

檔案是人們在各項社會活動中形成的、具有一定保存價值的原始記錄，是再現歷史真實面貌的重要文獻。在事業單位中，檔案主要分為會計檔案、人事檔案、科技檔案、業務檔案等類型，做好檔案管理工作，不僅影響單位提供公益服務的質量，還關乎單位的改革與發展。2021年6月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》（以下簡稱《規劃》）提出，全面推進檔案治理體系、檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系的建設。《規劃》要求各級檔案部門加快檔案治理體系建設，提高檔案管理效能，推進檔案事業的高質量發展。以下結合實踐，探討了事業單位改革后加強檔案管理體系建設的相關工作。

一、事業單位檔案管理的重要意義

（一）服務于社會群眾。檔案管理就是對文書、聲像、實物等檔案材料進行收集、整理、歸檔和應用的過程。事業單位在運行過程中，會產生數量眾多、類型多樣的檔案，這些檔案是單位服務于社會群眾的信息平臺。檔案管理工作中一旦某個環節出現疏漏，就可能造成嚴重后果，例如檔案信息泄露，單位的服務管理缺位等。

（二）見證了工作動向。檔案是事業單位工作動向的最好見證，伴隨著管理職能的提升，檔案管理向著規范化、標準化發展，能為單位的工作決策提供支持。結合實踐，事業單位日常運行管理中，針對公共服務供求矛盾、資源配置不足、工作效率低下等問題，能通過檔案真實反映出來。基于問題導向，有助于單位分析問題原因、提出改進措施，增強提供公共服務的競爭能力，提升服務效率和質量。

（三）有助于優化資源配置。人力資源是事業單位的重要資源要素，能為單位的運行發展提供智力支持。利用人事檔案，一方面，能反映出工作人員的學歷、職稱、技能水平、獎懲經歷等，這是單位用好人才的依據，有助于人力資源的優化配置；另一方面，人員崗位晉升、工資待遇提升，也離不開人事檔案，將檔案作為人才管理的依據，能體現出公平、公正，激發工作人員的積極性。

二、事業單位改革后檔案管理存在的問題

（一）重視程度不夠。對事業單位而言，檔案工作并不能為單位帶來直接效益，對單位的改革發展作用是潛在的。部分領導干部對檔案管理的重視程度不夠，認為檔案工作就是資料的抄寫和保管。在這個錯誤的觀念下，導致檔案管理的創新性不足，多是枯燥、重復性工作，管理中僅僅履行了檔案保管的職能。另外，部分管理人員的積極性差，認為檔案工作能應付檢查、外調即可，將檔案管理等同于“守攤”，不適應新形勢下的管理需求。

（二）專業化程度低。檔案管理是一項專業化、系統化的工作，需要專業的機構和人員負責。然而，一些單位雖然設置了專門的管理機構，但人員、設備、資金等方面的配置不足。1.專業出身的檔案管理人員少，部分人員是從辦公室或人事科借調而來，屬于兼職性質，因缺少系統專業的培訓，影響了檔案管理成果。2.檔案材料的歸檔和儲藏有明確的環境條件要求，相關設備配置不到位或配置等級低，會影響檔案的保管質量。3.檔案的收集、整理、歸檔和使用，每一個環節都需要充足的資金支持，資金配置不到位，不僅影響工作質量，還會削弱工作人員的積極性。

（三）信息化建設滯后。得益于信息技術的發展，事業單位已經將信息技術引入日常工作中，檔案管理也不例外。隨著網上辦公、無紙化辦公的推行，相較于傳統工作模式雖然效率提升，但工作難度也明顯提高，單位因缺乏信息技術人才，導致信息化建設滯后。相關調查發現，一些單位雖然積極執行上級指令，但在檔案管理信息化轉變過程中，硬件維護、軟件開發、人才培訓均存在不足，工作開展以計算機操作為主，與檔案管理的特征、需求吻合度較差，導致工作效率低下，容易出現人為誤差。另外，信息技術在應用過程中，安全防護也是一個重要內容。缺少科學有效的防護技術措施，檔案信息化系統可能遭受病毒、黑客的攻擊，造成檔案信息泄露，影響單位的社會形象。

（四）開發利用不到位。檔案資源的價值是在開發利用過程中凸顯的，否則就會成為死檔、棄檔。一些單位對于檔案的開發利用不到位，主要體現在：1.對檔案開發利用的目的、作用認識不深刻，領導和工作人員習慣了傳統的管理模式，心理上不適應檔案資源的開發利用，實務操作中出現消極應付的行為。2.將檔案的開發利用等同于查詢、借閱，忽視了深層次的開發，沒有發揮出檔案在決策支持方面的作用。3.在復雜的部門機構層級下，不同部門之間的溝通交流少，影響了信息資源的流通。這一局面的存在，也不利于檔案信息的開發利用。

三、檔案管理體系建設的案例及帶來的啟示

（一）案例一。1.單位基本情況。某省檔案局下設辦公室、業務指導一處/二處、電子檔案管理處、法規宣傳教育處、備份管理處、征集整理處、人事處等多個部門，對全省檔案工作進行統籌規劃、宏觀管理，依法查處檔案違法行為，于2020年11月入選“第六屆全國文明單位”名單。結合該省在“十四五”期間的檔案事業發展規劃，在檔案管理上立足階段、貫徹新理念、融入新格局，以實現高質量發展的目標。2.檔案管理體系建設方法。第一，完善機制。各級檔案管理部門落實規劃要求，合理設置任務目標，對現行管理體制、工作機制進行修訂，形成協同共管的工作格局。結合該省的發展需要，積極融入“一帶一路”“粵港澳大灣區”，通過培育新興產業提供檔案服務。有條件的地區建立鄉鎮檔案館，服務于基層治理和鄉鎮振興戰略。推行電子檔案、電子文件的單套制管理，實現各類材料文件的歸檔管理。第二，優化結構。檔案資源的收集、移交和接收，均要遵循法制化原則，調整收集范圍，制訂歸檔范圍和保管期限表格。針對上級領導的公務活動、對當地發展的重要指示等資料進行專項收集，開展國有檔案資源普查工作。針對照片、錄音錄像、實物等各種類型的材料，健全歸檔制度等。第三，開放共享。圍繞當地的發展，采用檔案公布、展覽陳列、專題講座、新媒體傳播等方式，打造教育檔案資料庫，傳承紅色基因和文化。檔案開發過程中，從單一類型成果轉變為多形式、多層次、多系列成果，抓住機遇開發設計文創產品。建設綜合性的檔案查詢利用平臺，服務全省并逐漸對接全國，實現民生檔案的一站式網絡服務。第四，防范風險。投入資金建設7個新檔案館，面積和功能均要符合國家標準要求，存在安全隱患或不達標的檔案室進行改造或搬遷。基層檔案部門更新必要的保管設備，落實安全管控工作，制訂檔案館風險防范方案、突發事件應急預案，最大程度上保證檔案安全。還要建設網絡信息安全系統，對數字資源進行保密防護，確保檔案資源可管可控。

（二）案例二。1.單位基本情況。某高等院校始建于1956年，現有2個校區，總占地面積約1294畝，建筑面積約29萬平方米，固定資產總額約11億元。學校著力培養德、智、體、美、勞全面發展，具有較強實踐能力與創新精神的技術技能型人才力量；堅持開放辦學，與多所區內外院校建立了對口支援合作關系。先后榮獲“全國普通高校畢業生就業工作先進集體”、全區“五一勞動獎”等榮譽稱號。在檔案管理上，存在管理意識不強、評估標準缺乏專業性、考核量化指標不完善等問題。為此，學校將績效管理理論應用在檔案管理體系建設中，以提高檔案管理水平。2.檔案管理體系建設方法。第一，明確績效管理目標。該管理目標分為個人目標、部門目標、總體目標三個層次，涉及基礎業務建設、檔案保管保護、制度建設、隊伍建設、檔案利用服務等領域。結合學校未來發展，還可以預設更高層次的管理目標，突出檔案在思想教育方面的功能。第二，優化績效管理指標。其中，一級指標有4個，分別是基礎業務建設、組織結構、檔案保管保護、檔案開發利用；二級指標有12個，包括檔案收集、整理編目、移交保管、裝備設備、管理體制、隊伍建設等。其中，裝備設備主要有計算機、掃描儀、打印復印機、溫濕度檢測儀、防磁柜等；隊伍建設主要涉及管理人員的年齡、學歷、職稱、技能水平等。第三，制訂檔案管理原則。基于績效管理理論的檔案管理工作，實施中遵循以下原則：①客觀公正原則。績效量化過程形成真實的記錄，避免主觀因素的影響。②統一性原則。評價目標與管理目標保持一致，不同部門的績效考核標準要統一。③定量指標與定性指標結合原則。例如：社會服務方面的職能，評價時無法量化，可采用定性指標；業務方面的職能，評價時采用定量指標。

（三）帶來的啟示。從以上兩個案例中，可見檔案管理體系的建設應從理念、方法、制度、技術等多個方面入手。其中，轉變管理理念是基礎、優化方法流程是關鍵、完善制度機制是保障、引入信息技術是支持。

四、事業單位改革后加強檔案管理體系建設的對策建議

在《規劃》中，將檔案治理體系列為“四個體系”之首。檔案治理體系主要包括治理制度、機制、方式以及監管模式，要求在黨的領導下，依法行政并優化執行方法，針對重要事項和重點領域加強監督指導，盡快建成規范化的檔案管理制度體系。結合檔案管理存在的問題和成功的管理經驗，筆者從以下幾個方面提出對策建議，以實現檔案管理體系建設目標。

（一）轉變思想觀念。檔案管理部門必須提高思想認知，積極轉變傳統的思想觀念，為檔案管理體系建設提供思想基礎。1.樹立規范化管理理念，落實檔案的收集整理、保管利用、信息保密等制度，嚴格落實崗位責任制，設置專人負責崗位，在人員、經費等方面給予傾斜，確保檔案管理部門有人干事、有錢辦事。2.建立領導監督、部門負責人緊抓、工作人員落實的工作機制，結合檔案的類型、管理特點制訂科學、完善的管理體系，實現管理的高效性和靈活性。3.所有檔案均要嚴格保密，工作人員要樹立時間觀念、數字觀念，及時封裝、催收，該銷毀的登記后銷毀，避免出現拖延現象。

（二）培養專業人才。人才是檔案管理的重要資源，能提高整個工作隊伍的素質，有助于檔案管理質量的提升。1.檔案管理人員要掌握專業的檔案管理知識，熟練運用先進技術，具有良好的人際溝通能力等。尤其是信息技術的引入，對檔案的整理、記錄、查詢等環節相當重要，必須及時更新人員的知識和技能體系。2.制訂長期培訓計劃方案，采用多樣化的培訓方式，例如主題會議、專家講座、外出進修等，提高工作人員的參與度，確保在培訓活動中均有所收獲。3.工作人員自身要增強責任心，樹立終身學習的理念，除了理論知識和技能的提升外，還要有正確的價值觀，培養良好的道德素養，增強創新意識和能力，為檔案管理提供智力支持。

（三）堅持依法治檔。依法治檔是檔案治理體系建設的基石，有助于完善法規制度。目前，我國在檔案管理領域，基本形成了“檔案法+行政法規+部門規章+規范文件”的制度體系，未來依法治檔工作的重點包括：1.推進《檔案法》的修訂工作，促使修訂完成的《檔案法》盡快落地實施。2.針對現行法規制度中，與現實工作要求不適應的法規和文件，進行清理與修訂。3.結合事業單位自身的特點，在電子檔案管理、檔案開放利用、產權變動時檔案轉讓等方面，制訂配套的制度體系。

（四）開展重點監管。檔案管理體系的建設，是一個復雜系統的工程，檔案管理部門在工作開展中，既要做到全面協調，又要集中力量解決主要矛盾，監管就是其中的一個重點。1.檔案監管要抓重點、帶全局，對重點領域、特殊領域的檔案工作進行監管，例如疫情防控類、脫貧攻堅類檔案。2.圍繞區域協調發展，對檔案管理體制進行完善，例如長三角一體化發展檔案、粵港澳大灣區建設檔案等。3.國防軍工專項檔案，要建立協調機制，提高檔案信息的保密等級。

（五）運用信息手段。檔案管理的信息化，是檔案工作走向現代化的必經之路。通過過信息技術的運用，打造檔案數字化管理模式，提高檔案管理效能。以移動互聯網、人工智能、區塊鏈等技術為例，可在檔案工作中有效運用；新媒體用于檔案知識宣傳和檔案利用服務，可實現線下管理與線上管理相結合，實現監管的網絡化和智能化。另外，建立檔案館官方網站、網上查詢與服務平臺，不僅能提供簡單快捷的服務，還能倒逼業務流程規范化。

（六）突出服務功能。檔案不僅是歷史的見證，在指導當下、規劃未來中也具有重要作用，因此檔案管理體系建設還要突出服務功能。檔案部門要從資料提供者向信息服務者轉變，運用先進的信息技術對檔案進行開發利用，優化服務流程，改善服務體驗，縮短使用者的等待時間，將檔案庫變為智囊庫，為單位發展決策提供依據。

五、結語

綜上所述，事業單位的檔案服務于社會群眾，見證了工作動向，有助于優化資源配置。針對目前檔案管理中的問題，本文從轉變思想觀念、培養專業人才、堅持依法治檔、開展重點監管、運用信息手段、突出服務功能等方面，提出加強檔案管理體系建設的對策建議，希望為同業人員提供參考。