數字轉型背景下重點項目檔案工作研究

文/公主嶺市重點項目服務中心 李國輝

隨著信息技術的迅猛發展，數字轉型作為新興的途徑和方法，憑借大數據、人工智能、云計算等技術，推動模式創新和系統重構，從而實現企業轉型、創新和增長。在數字轉型的過程中，無紙化服務與管理模式逐漸興起，使數字化檔案信息急劇增長，對重點項目檔案工作的環境、對象、內容產生不容小覷的變化，使得檔案工作亟須適應當下發展形勢，以滿足項目順利進行的專業化需求。

一、數字轉型背景下做好重點項目檔案工作的必要性

（一）是順應數字化發展趨勢的必然要求。重點項目檔案工作是項目建設的重要一環，主要包括配合相關部門擬定項目建設規劃、制定年度計劃，收集、整理、匯總重點項目信息并建立項目信息庫，指導重點項目的謀劃、論證、包裝和推介，編發重點項目信息等等。在“十四五”數字轉型背景下，云計算、大數據等信息技術不斷沖擊著傳統的檔案工作模式，產生了潛移默化的影響，做好重點項目檔案工作是順應當下數字化發展的必然趨勢。項目檔案工作在做好保密工作的前提下，將各式各樣的信息技術應用到檔案工作中的方方面面，加快檔案工作數字轉型和智能升級，創新檔案工作內容，提高立卷歸檔效率。傳統的檔案工作存在保管周期短、費時費力等弊端，相比之下，實現重點項目檔案數字化，能夠打破傳統檔案工作的局限性，延長保管期限，為重點項目的管理提質增效。

（二）是滿足重點項目利用需求的內在要求。重點項目檔案是項目建設中產生的相關文件資源，具有重要的保存價值、參考價值、社會價值。基于此，做好重點項目檔案工作，充分挖掘項目檔案的內在價值，滿足項目主體的現實所需，是數字轉型背景下實現項目高質量發展的目標之一。

以范家屯鎮創新五街道路及防護綠地工程項目為例，就項目基本情況而言，主要包括：公主嶺市范家屯鎮城鄉建設分局負責建筑市場管理、建設項目的審核和報批工作；負責城鎮基礎設施建設和管理；負責對小城鎮道路、排水等新建項目組織實施和管理。基于此，明確項目基本情況、項目進展情況、項目實施效果等信息，打造各個流程數字化、一體化的檔案管理模式，便于對項目檔案展開查詢與檢索，為項目相關的查檔、用檔主體提供方便、高效與快捷的服務，提升項目整體工作的效率和質量。

（三）是實現項目信息共享的重要途徑。在信息化時代，文件載體日漸多元化，文件分類日趨復雜化，項目建設跨區域化、跨行業化、跨系統化，而做好項目檔案工作恰恰是信息互通共享的基礎，能夠提高檔案利用率，使檔案工作不再是簡單地整理、匯總、保存，充分體現檔案工作價值所在。反之，項目信息的互通共享，有助于推進重點項目檔案的增值利用，在跨區域合作中既是重要的信息資產，也是一種戰略性手段，使得合作雙方形成高效的交流模式，互相分享項目實施效果，發揮“1+1＞2”的信息共享價值。

二、數字轉型背景下重點項目檔案工作存在的問題

（一）重點項目檔案管理意識匱乏。一是相關制度不健全。就重點項目檔案工作而言，部分事業單位未就當前發展形勢出臺關于重點項目檔案數字化管理細則等制度，同時未結合互聯網環境對檔案的查閱、傳輸流程進行明確和細化，不利于厘清權責，導致數字轉型背景下的重點項目檔案工作成效大打折扣。在缺乏制度指導的情況下，導致重點項目檔案工作操作標準因人而異，嚴重影響了項目檔案工作的管理質量。二是實際貫徹落實進展與效果關注不夠。就項目建設而言，個別領導干部往往對項目的投資、進展情況、實施效果比較重視，缺乏對檔案管理這一基本環節的重視，沒有將檔案工作與項目建設同步化處理，并且牽頭單位、配合單位及分包施工單位之間存在檔案管理職責不清等問題，容易造成檔案管理混亂。三是檔案工作約束力不強。檔案工作人員流動性快，缺乏相關約束機制，容易造成檔案管理斷檔的現象。

（二）重點項目檔案管理水平不高。一是檔案工作人員業務水平不高。當下，部分事業單位檔案工作隊伍建設滯后，存在對檔案工作人員的培訓不到位的情況，導致工作人員缺乏對檔案業務知識、數字化信息技術的了解，業務水平很難適應當前數字轉型背景下的工作要求，阻礙了檔案工作的進展。二是檔案管理系統不完善。數字轉型背景下，部分事業單位檔案管理系統建設不完善，無法滿足數字轉型背景下做好重點項目檔案工作的要求，無法適應數字化社會的發展趨勢。以中通快遞東北智能電商產業園項目為例，因其項目建設規模大、主要建設內容涉及面廣、投資額大，現有系統功能薄弱，難以兼容聲像、圖像等形式的文件，無法滿足數字轉型背景下文件種類日漸多元化的要求，與部分辦公系統（財務管理系統、OA辦公系統）不適配，難以實現電子文件自動同步與更新；大數據技術的應用水平低，導致文字材料自動識別、自動查找、自動檢索領域仍然存在缺陷；云儲存技術的應用水平低，難以實現文書檔案自動備份、一站式共享的目標。三是檔案材料不規范。主要表現為：格式不規范，牽頭單位、配合單位及分包施工單位之間檔案工作標準不一，導致同一個項目的文件格式、內容不一，不便于保管。

（三）重點項目檔案工作支撐保障不足。一方面，體現為信任的缺失。傳統檔案工作賦予檔案的保存價值、參考價值、社會價值，使得數字轉型背景下重點項目檔案工作難以打破對傳統檔案的慣性信任，同時因項目信息的敏感性，與傳統檔案中簽字蓋章的紙質版文件相比，數字化管理的文件所產生的信息資源容易使人產生顧慮或是懷疑其中有潛在的風險。因此，信任的缺失使得數字轉型背景下重點項目檔案工作的開展存在一定阻礙；另一方面，體現為基本的政策資源不到位。數字轉型之際，因缺乏上級政策的引領和支持，重點項目檔案工作存在經費、人力不足等問題，使得檔案工作創新動力不足。與此同時，就現有調查研究顯示，檔案工作人員數字化意識淡薄，缺乏足夠的理論和實踐基礎，對數字轉型理論和實踐研究學習不夠深入，致使數字轉型背景下重點項目檔案工作轉型緩慢。

三、數字轉型背景下做好重點項目檔案工作的建議

重點項目檔案是全面了解項目工程的真實記錄，對項目建設意義重大。然而在數字轉型背景下，重點項目檔案工作有了新的要求，基于本文闡述的問題，提出以下建議：

（一）提高重點項目檔案管理意識。一是完善制度供給。為更好地完善數字轉型背景下做好重點項目檔案工作的相關制度，從制度上規范重點項目檔案工作，在貫徹落實上級文件精神的基礎上，各檔案工作部門單位可根據自身實際情況盡快出臺檔案工作的管理政策，進一步細化、量化、具體化操作辦法，同時結合互聯網環境對檔案的查閱、傳輸流程作出明確的規定，甚至可以在大的政策框架內將各地行之有效的做法上升為制度規定，從而彌補政策縫隙，編織科學的制度體系，使檔案工作有章可依。二是加大監管力度。數字轉型背景下，要進一步厘清各單位的職責邊界，明確重點項目檔案工作的分工，明晰牽頭單位、配合單位及分包施工單位的權力清單、責任清單、負面清單，細化各項工作的具體內容及標準，使檔案工作與項目建設進展同步起來，建立起職責清晰、配套聯動、運行高效、協調有力的監管體制體系。三是建立責任追究機制。根據《檔案法》規定，在現階段檔案工作的基礎上，各檔案工作部門要落實相關考核措施，通過強有力的問責監督，倒逼工作人員形成守土有責、守土盡責、守土負責的意識，將檔案工作做到實處，明確處理時限，做好保密工作和安全管控，避免失泄密情況的發生。

（二）提高重點項目檔案管理水平。一是加大檔案工作人員培訓力度。著眼于數字轉型的現實需要，制定培訓方案，重點開展以信息技術為核心、內容豐富、形式多元的培訓，要注意理論聯系實際，避免過度教條化，真正做到培訓有計劃、有重點、有效果。同時，可以與專業部門開展合作，針對數字轉型背景下重點項目檔案工作這一主題，組織講座、座談會、論壇等活動，為檔案工作人員提供專業的平臺，進一步提升檔案工作人員的業務能力，確保項目檔案質量。二是完善檔案管理系統。加大硬件投入力度，配備的資源設備包括計算機、打印機、碎紙機、復印機、掃描儀、數碼相機、數碼攝像機、光盤刻錄機等電子設備，為完善系統做好充足的硬件條件準備。同時高效應用各類信息技術，主要包括：支持不同格式文件進行轉化，提升工作效率，避免因格式不兼容影響工作正常運轉；確保檔案管理系統兼容聲像、圖像、影像等信息資源，適應數字轉型背景下檔案形式多元化的趨勢；通過技術手段與部分辦公系統（如財務管理系統、OA辦公系統）適配，實現電子文件自動同步與更新，實現數據關聯共享，便于檔案同步管理；加快運用大數據技術，進一步完善檢索體系，在原有檔案目錄、卷內目錄的基礎上編制全引目錄，會計檔案目錄，科技、音像、照片等檔案目錄，通過實施這些檢索手段提升檢索能力，能加快調閱檔案的速度、增強檔案利用功能；應用購買云存儲服務，做好檔案自動備份和信息共享工作。三是開展全方位指導服務。要轉變服務方式，主動對接項目牽頭單位、配合單位、施工單位，做好關于檔案工作的全方位溝通交流，及時準確了解項目的進展情況及檔案信息，這是在數字轉型背景下做好重點項目檔案工作的重要保證。基于此，要求重點項目檔案工作人員既能對上貫徹落實相關政策，也能俯下身子深入項目現場，對重點項目檔案工作開展監督與指導，主要做法有：一方面，深入項目現場，向項目單位大力宣傳上級關于數字轉型背景下做好重點項目檔案工作的相關政策，普及信息技術知識，打破傳統檔案對其的固有印象，使其全方位了解項目檔案在轉型之際的重要作用，從而提高其規范檔案材料的主動性；另一方面，檔案工作人員要主動參與項目建設工作、項目驗收會，主動到現場收集項目進展情況、項目實施效果、項目驗收結果等第一手材料。同時，開展項目檢查活動，重點檢查項目檔案是否與建設情況同步、項目檔案驗收的整改落實情況、已通過竣工驗收的項目是否通過檔案驗收等，以使檔案材料規范化。

（三）為重點項目檔案工作提供支撐保障。一是要做好《中華人民共和國檔案法》實施的宣傳工作，利用網站、微信平臺宣傳《中華人民共和國檔案法》立法背景、重要意義、主要制度安排和相關條款尤其是數字化檔案相關條款，為《中華人民共和國檔案法》全面的宣貫營造氛圍，有利于消除質疑，為數字轉型時期的檔案信息化建設提供全面的法律保障。二是要利用“國際檔案日”這一契機，邀請專家學者分析當前數字轉型背景下檔案工作的發展趨勢以及探索研究情況，以專業加深認識，以研究認知信任，從而給予理解與支持。三是在經驗做法較好的區域開展試驗試點，大膽探索，積極作為，將好的經驗做法復制給其他區域，發揮好示范突破帶頭作用，提振信心，以實際行動加深信任，扎實推進檔案管理工作取得突出成效。

另外，要在于加強檔案人才隊伍建設。為適應數字轉型發展所需，在建立配套聯動工作機制的同時，明晰組織責任體系，在各自分管領域劃分具體責任人，以重點項目檔案數字化管理、標準化管理為目標，培育技術型、專業型、復合型的檔案人才隊伍，從人才建設上提升管理協調能力，從責任上增強行動力，為推進數字轉型背景下做好重點項目檔案工作提供支撐保障。針對重點項目周期長、項目涉及單位多、人員流動性強等情況，可根據實際情況建立數字化人員臺賬，按照項目規劃和檔案工作人員配備情況，合理分配人員力量，明確職責，同時對重要項目檔案材料情況及其流向開展追蹤管理，對檔案工作人員的實行常態化管理，即使出現人員變動，也可以掌握項目檔案材料的流向及動態，確保檔案收集齊全。

四、結語

為更好地順應數字轉型發展趨勢，做好重點項目檔案工作，對進一步發揮重點項目的經濟效應和社會價值具有重要意義。在此基礎上，要直面數字轉型背景下重點項目檔案工作所存在的問題，用新思維解決新問題、用新舉措開創新局面，提高重點項目檔案管理意識與水平，加強支撐保障，推動重點項目檔案資源多元化、多角度整合，確保工作規范、完整、安全、有效、真實，提高項目預期收益，為我國重點項目的發展貢獻力量。