新形勢下高校檔案管理發展變革路徑
——基于《“十四五”全國檔案事業發展規劃》的思考

文/江西建設職業技術學院 肖婷

高校檔案管理工作在信息化、數據化、人工智能高速發展的背景下，其管理思想、手段與方式也要與時俱進?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業發展規劃》提出檔案治理體系、檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系、檔案信息化、檔案科技創新、檔案人才培養與檔案對外交流合作8個方面的發展任務，并指出要加快檔案資源數字轉型，推動互聯網、大數據、人工智能等同各產業深度融合，推出科技興檔工程及人才強檔工程。由此可見，與“十三五規劃”下高校檔案的信息化、數字化發展要求相比，“十四五規劃”對高校檔案管理提出了更進一步“智能化”以及科技與人才賦能檔案管理工作的全新發展要求。新修訂《檔案法》的施行，也迫切要求高校檔案工作應在體制機制建設中尋求創新突破，在機構改革背景下進一步明確檔案管理職能、工作職責與學校事業發展中的角色新定位。檔案工作要緊隨學校發展步伐，借助現代化信息技術，通過制度化建設、管理利用服務平臺建設與人員隊伍建設，提高檔案管理與利用服務能力。統籌推進數字檔案資源建設、智慧檔案館建設與檔案利用服務體系建設，推動檔案管理與檔案利用向智能化方向發展。加大數字檔案信息資源的開發力度與檔案宣傳工作力度，從而提供更加豐富多樣的檔案利用服務。

一、高校檔案管理發展變革要求

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》指出：“新一代信息技術廣泛應用，檔案工作環境、對象、內容發生巨大變化，迫切要求創新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數字轉型和智能升級。檔案工作存在制約高質量發展的觀念障礙、制度缺陷、技術瓶頸和人才短板”。當前高校檔案管理工作確實面臨著許多新情況和新問題，原有檔案管理機制、人員隊伍、檔案分類體系與歸檔范圍、檔案收集整理流程、檔案利用流程等與現行工作環境的不適應，導致檔案工作難以滿足新的變革要求，檔案意識培養任重而道遠。

（一）檔案管理體系需改革創新。高校檔案管理工作組織體系以檔案管理部門為主導，以立卷部門為基礎，檔案資源來源于各部門，因此，部門歸檔質量很大程度上限制了檔案資源體系建設。信息技術廣泛應用，信息化管理平臺產生的大量數字數據資源，由于缺乏統籌規范要求，導致部分有價值的數字資源流失，檔案資源管理滯后，導致檔案收集困難?，F行工作機制下，檔案形成收集階段工作的問題為部門后續歸檔質量提升和檔案資源利用帶來不利影響。因此，當前高校檔案資源體系建設的主要問題在于如何通過檔案管理工作體制和運行機制的改革創新，建立覆蓋范圍更廣的檔案資源體系、更加方便快捷的檔案利用服務體系，以及確保檔案實體與信息安全的檔案安全管理體系；形成完備的檔案管理制度體系和完善的檔案管理機制，使檔案業務工作主體責任得以有效落實，檔案業務規范標準得到進一步提升，促進學校檔案事業全面、協調、可持續發展，全面推進檔案治理體系建設。

（二）檔案歸檔分類體系需完善。高校在組織機構改革、管理機制變革背景和信息技術環境下，教學、科研、管理等各項工作領域衍生出許多原高校檔案分類體系中未納入的檔案資源，或者觸發了原歸檔分類體系的不完善之處，例如高校內部教學質量監控體系、科研專利、政府采購、資產管理、外包服務、疫情常態化管控、黨建工作和黨政、人事、教務、財務、學生等部門信息化工作平臺應用產生的大量有保存價值的數據資源。要根據高校教學、科研、管理等職能職責與信息化發展趨勢適時調整歸檔分類體系并修訂完善歸檔范圍，使新生檔案資源納入高校檔案歸檔范圍，并科學合理分類歸檔，從而積極發揮其利用價值。

（三）檔案利用服務體系需智能多樣化。要充分挖掘檔案的利用價值、提升高校檔案資源利用率，關鍵在于檔案資源可快速查詢到位并便捷獲取，同時通過智能化關聯獲得相關性檔案數據資源。因此，除了需要加快推進館藏檔案數字化建設進程、大幅提升館藏永久和長期檔案數字化率外，更需要實現數字化檔案全文檢索加工處理，使數字化檔案利用成果得到充分發揮。要依法開展檔案利用服務和加大檔案開放力度，提升檔案信息資源優化整合程度；通過智能化檢索，將與利用者需求相匹配的所有檔案資源均能一次性查詢到。與時俱進，創新檔案信息資源開放共享方式，同時要保障檔案信息資源遠程利用更加安全可靠、便捷高效，并成為服務學校教學、科研、管理工作和師生的新方式。

（四）智慧檔案館需提升智能化管理及智慧服務水平。高校智慧檔案館建設當前主要側重于硬件設施建設，而智能化管理與智慧服務功能要得到有效發揮，需進一步加強智慧檔案的軟件建設，充分協調檔案實體管理、物聯網、互聯網、設備、人員以及業務環節的管理，促進館藏數字化檔案資源與智能化設施的深度融合，實現館庫智能化管理建設與發展，使高校檔案資源自形成至利用，整個生命周期都能形成智能化管理模式。要通過逐步實現檔案智能化收集整理與保管利用，不斷提高檔案管理的質量和效率。同時建立嚴密的檔案安全監控體系，保障檔案實體與數據的安全。

（五）檔案部門需引進技術性專業人才。高校檔案管理工作中涉及的信息化技術性問題將越來越多。一方面，檔案數字化建設、檔案信息化管理平臺安全、電子文件歸檔、智慧檔案館建設以及檔案微信公眾平臺建設等過程中遇到的信息技術難題都需要專業技術人員才能解決，以保障檔案信息資源的安全；另一方面，新信息技術環境對高校檔案管理發展影響也將越來越深遠，因而高校檔案發展規劃編制、檔案管理發展方向和發展措施在信息化專業技術性人員指導下，既可避免不必要的重復性建設，又有利于推動檔案信息化高質量發展。

（六）檔案和檔案工作公眾印象需更新。高校需提升檔案和檔案工作影響力，讓檔案工作的價值內涵被展現并被大眾所接受。要形成全方位多渠道的檔案宣傳工作路徑，利用網絡宣傳陣地開展檔案宣傳工作，新媒體、網絡平臺及線下檔案工作宣傳需融入日常工作生活。充分挖掘檔案信息資源文化宣傳價值，通過圖文聲形形式，多樣、形象地展示檔案宣傳成果，擴大檔案工作在全校乃至社會的影響力，使學校各單位及師生群體對檔案和檔案工作有新的認識，推進檔案信息宣傳工作常態化。

二、高校檔案管理發展變革措施

（一）健全檔案管理工作機制?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業發展規劃》提出：“完善與新修訂檔案法實施相適應的管理體制和工作機制”“建立檔案數字治理新模式，推動檔案工作融入各項業務全流程，推進檔案業務在線監督指導，提升檔案治理網絡化、智能化、精細化水平”。因此高校應總結分析“十三五”期間檔案管理工作中存在的漏洞環節，根據新修訂的《檔案法》，結合學校檔案工作實際及針對當前工作發展難點，對學校各立卷部門職能職責及歸檔材料進行充分摸底調研，特別是新的工作職責或信息化應用平臺所產生的檔案資源，與立卷部門溝通協商，從檔案資源起始形成階段進行規范，特別是數字檔案資源與檔案業務工作環節需融合。通過制度與運行機制來壓實各立卷部門檔案責任。修訂完善學校相關檔案管理工作制度，明確檔案工作責任主體職責，將檔案工作有關機構及部門職責、人員崗位職責更新。要制訂與智慧檔案館內控管理建設相關的制度，建立健全館庫智慧管理機制。

（二）修訂完善檔案歸檔分類體系?？茖W合理且針對性、操作性強的檔案歸檔分類體系是提升立卷部門歸檔質量的有效途徑?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業發展規劃》提出：“全面推行檔案分類方案、文件材料歸檔范圍、檔案保管期限表三合一制度，規范建檔工作，提高歸檔文件質量。”要將歸檔范圍及保管期限、檔案分類與部門組卷方式，甚至充分細化到檔號編制及編目排序等規范要求，合并融入一項制度中，以表格形式歸納立卷部門歸檔范圍和檔案分類整理組卷編目等工作規范要求，制定立卷部門檔案工作指南手冊。擴大檔案資源體系建設范圍，進一步完善歸檔范圍，特別是電子文件歸檔流程及相關歸檔要求，以及新時期出現的各類新媒體檔案。

（三）加快數字檔案資源轉型?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業發展規劃》提出：“加強國家檔案數字資源規劃管理，逐步建立以檔案數字資源為主導的檔案資源體系，大力推進‘增量電子化’，促進各類電子文件應歸盡歸，電子檔案應收盡收，繼續做好‘存量數字化’，加快推進對重要檔案數字化成果進行文字識別和語音識別?！备咝底謾n案資源建設應從以下兩方面入手：一方面，要實現增量檔案電子化。隨時關注學校各職能部門業務管理系統中形成的電子文件管理新變化并提出歸檔要求，對歸檔工作進行指導、督導、檢查。時機成熟時需大力推進落實各歸檔業務系統與檔案管理系統對接工作，減少電子文件人工收集歸檔流程，提高收集歸檔效率，做到應收盡收。加大檔案管理系統智能分析功能定制化開發力度，逐步推進檔案的智能化收集、分類及著錄與歸檔移交工作。另一方面，要推進館藏存量檔案數字化。制定檔案數字化分步實施方案，統籌規劃檔案數字化工作，加大數字化檔案全文識別、全文編輯力度，特別是永久檔案通過數字化加工達到全文檢索的要求。與此同時，加強檔案數字化加工規范化流程操作及監督管理，確保檔案實體與信息安全。

（四）智慧檔案館優化升級。智慧檔案館應充分發揮其功能優勢，在完成軟硬件設施建設的基礎上，通過技術升級實現數字檔案資源收集分類與檢索利用智能化?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業發展規劃》提出：“要推進機關、團體、企業事業單位和其他組織建設與業務系統相互銜接的電子檔案管理信息系統”，“加強大數據、人工智能等新一代信息技術在數字檔案館（室）建設中的應用，推動數字檔案館（室）建設優化升級”。鑒于新技術的廣泛應用，部門均通過業務系統升級改造提升了無紙化辦公力度，檔案部門應當及時主動介入并調研了解，向立卷部門提出電子文件歸檔要求與檔案系統對接要求，會同業務部門及時解決與檔案系統對接事宜。同時根據電子文件歸檔需求，利用人工智能技術，升級定制化檔案管理系統，實現檔案管理與檔案開發利用智能化。

（五）優化檔案管理人員隊伍知識結構。智慧檔案館建設以現代信息技術為目標和手段，以人為主要服務對象，因此智慧檔案館建設發展中應將“人”列為關鍵影響要素。新時期檔案宣傳工作借助新媒體技術進行網絡化傳播也要求檔案工作人員具備新知識與新技能。為此，加強檔案管理人員隊伍建設才能適應檔案管理發展變革要求。首先，需加強檔案部門管理人員對智慧檔案館庫建設與信息化建設相關專業技能知識的學習，并利用網絡新媒體技術開展宣傳工作所需知識的學習，提升對智慧檔案館庫操控能力和檔案管理及利用服務平臺功能應用水平。其次，引進信息化技術人員進行智慧檔案館建設與開展檔案宣傳工作。最后，要加大兼職檔案人員業務知識培訓力度，根據新修訂的檔案管理制度、檔案收集分類要求、電子文件歸檔要求等定期開展系統化業務培訓，以適應檔案業務工作新要求。

（六）彰顯檔案工作價值。一方面，通過建立多種專題檔案數據庫，實現全文檢索功能，充分滿足用戶利用需求，展現其利用效果；另一方面，根據不同類別用戶需求特點及檔案信息資源自身特色，對檔案遠程利用服務平臺功能進行不斷改進完善。結合檔案數字化建設及電子文件歸檔管理新要求，對檔案管理及利用服務平臺進行有效完善。同時，借助微信公眾平臺宣傳陣地建立形式多樣的檔案宣傳欄目，利用館藏數字化檔案信息資源，結合檔案及檔案工作與大眾工作生活相關主題，制作反映學校特色與發展歷程及體現檔案工作價值內涵的優質宣傳作品。

三、結語

高校檔案管理須緊跟時代發展變革趨勢，調整角色定位，順勢而為，將檔案管理真正融入學校治理建設當中，并緊密貼合檔案形成者、歸檔者、管理者與利用者的需求，使高校檔案工作能保持不斷前進的動力并實現長足發展。