人事檔案管理在企業人力資源管理中的作用

楊琳琳 青島國信發展（集團）有限責任公司

隨著時代的不斷進步，人事檔案管理已然成為企業人力資源的重要組成部分。在企業發展過程中，人事檔案管理可為企業帶更多的資源。因此，文章主要針對人事檔案管理的情況就企業人力資源管理的作用進行簡單論述，具體內容如下。

一、人事檔案管理和人力資源管理的簡單介紹

企業的發展速度快，故企業內部資源管理要被提上日程，加之人事檔案管理是企業管理中的重要環節，必須要增強企業對檔案管理的認知，提高企業檔案的應用價值，為企業之后的發展提供一定的依據。企業的人事檔案主要是將企業內部人員的一些成長經歷進行記錄，日后根據記錄對員工進行獎懲，其是以企業員工為基礎所衍生出的文字、圖像等形式的記錄[1]。做好人事檔案管理，可根據已知數據明確從哪些層面著手分析可以增強企業員工的潛力，提高企業的核心競爭力。人事檔案管理在企業的人力資源管理中發揮著信息載體的作用，可有效促進企業人力資源管理發揮作用，是一種最優質的應用工具。企業人力資源管理必須要有人事檔案管理的支撐，主要源于人力資源管理的發展經歷多個階段，包括人事管理階段、人力資源管理階段、戰略人力資源管理階段以及后戰略人力資源管理階段[2]。隨著國家經濟和科技發展速度飛快，企業所面臨的環境逐漸變得日趨復雜，此時，必須要采取針對性的措施適應環境變化，從企業內部進行整頓，根據企業的具體情況著手考量，促進企業的持續性進步與發展。

（一）企業人事檔案管理概念

每個人在踏入社會之后都有著自己個人檔案，里面記錄著每一個人的工作情況、家庭情況和個人信息等等，其真實反映個人從出生到現在的經歷、才能、品德和平常的工作表現等。當一個人準備離開現有工作崗位時，檔案會跟隨個人移動，形成以個人為單位的集中保存且以備查閱的文件資料[3]。人事檔案管理是一種對人事檔案的實體管理，會根據現實情況對檔案內容信息進行更新，將檔案內部的數據信息加以利用和開發，實現對企業的文化輸入。人事檔案管理人員需要對所收集到的檔案信息進行鑒定，主要在于社會經濟的發展迅速，致使人員密集堆積在某一片區域中，人員信息往往都會存在較多問題，因此，為了保證信息的正確性，要對所收集的信息綜合鑒定。除此之外，要對收集的信息整理、保管、登記和統計等，確保當企業需要人員調動時能夠迅速查詢到人事檔案[4]。

（二）人力資源管理概念

在企業運營過程中，人力資源屬于企業的重要資源，其主要是憑借著高效、科學方法，在人力資源戰略和職位分析的基礎上，對企業所擁有的人員進行崗位調度。在人員調整過程中，要選擇適合企業發展的人員。保證能夠在選定工作人員之后，對相關人員進行全面培訓、配置、考核和激勵等。人員的培訓是為了保證人員在特殊崗位上勝任工作，但人員的配置要根據個人的能力、特點進行調度，以此保障每個人的作用得到最大限度發揮。對所有的員工進行考核是在于提高和增強員工的能力，對員工進行激勵，致使其工作效率得到提升[5]，讓企業持續性進步與發展。企業的人力資源管理包括勞動關系管理、酬薪和福利管理、績效管理、招聘與配置等，可有效保證企業發展的重要內容。

（三）人事檔案管理與企業人力資源管理之間的關系

人事檔案管理與企業人力資源管理屬于從屬關系，企業人力資源管理包含人事檔案資源管理。企業調動員工時，往往需要根據實際情況規避潛在風險，讓員工處于最合適的崗位中，致使人事檔案管理對企業人力資源管理起著促進作用。當企業出現崗位空缺時，可通過人事檔案管理尋找到最合適的工作人員，對企業人員有更深層次的了解，進行綜合分析，加之采用對員工進行績效考核的方式，才能夠保證工作人員的工作效率。

二、人事檔案管理在企業人力資源管理中的作用

企業的正常發展離不開人力資源管理，更離不開人事檔案管理。但是，人事檔案管理對企業人力資源管理的作用是分為兩個方面的，一是促進的作用，二是負面的影響。總的講，做好人事檔案管理工作，是保證企業健康發展的基礎工作[6]。

（一）人事檔案管理有利于企業人力資源管理朝著更科學更規范的方向進行

一般說，企業的重要組成部分為員工，加深對員工的了解便是對企業內部的了解，對于企業內部部門調動，更是需要對員工信息有所了解。對員工進行了解是企業人力資源管理的重要方式，有利于將員工的價值充分發揮出。因此，在進行企業人力資源管理時，需要采用科學的方式開展工作，以便適應企業的內部擴張。企業在進行人力資源管理時，不僅需要讓企業管理人員了解員工，更需要讓員工了解企業的發展情況，這一件互惠互利的事情。因此，在進行人力資源管理工作時，要更加用心，制定相應的管理制度和計劃，增強計劃的執行效率，保證工作人員按照所制定的計劃開展工作，致使所有的工作會變得明確，避免出現盲目性，減少企業內部優秀員工的流失[7]。

（二）人事檔案管理更加科學的配置企業人力資源

對一個剛進入企業的員工，想要了解他們平常的信息和歷史，可從員工的人事檔案了解。員工進入好的企業的時，其人事檔案會從上一個企業調到新企業中，由企業的人力資源管理處歸檔處理。企業進行人才配置時，往往需要到相應的部門進行信息查看，保證這個崗位上的人員符合崗位需求。采用這樣的方法使得企業內部的人員配置更加的科學，保證在這個崗位上的人員是最為合適的，進激發工作人員的最大潛能，促進企業的健康、穩步、快速發展。

（三）確定企業人力資源的現狀，為企業人力資源之后的規劃提供幫助

企業對工作人員的安排往往源于人力資源部門所提供的信息。若是人力資源比較匱乏，企業人事安排的時會存在很多問題，因此，對企業的人事檔案管理能夠側面地反映出企業的人力資源現狀，保證企業及時發現人力資源管理過程中所存在的問題，及時改進相關問題。企業人事檔案管理為企業人力資源管理提供了規劃的路線，致使企業所需要的人才可從人力資源中尋找，一旦發現人才缺少時，則要及時進行補充。企業人事檔案中包含企業內部人才結構、人才水平和人才數量等，指標的變化可有效反映企業發展狀態。在對企業人事檔案的歸類和整理時，企業人力資源存儲到的大量人才信息，可直接保證企業人員的高效供應。

（四）保證企業外部的員工招聘的質量，為企業內部招聘員工提供一定的依據

對一個企業而言，企業工作內容分為內部工作和外部工作，故人力資源的招聘工作是按照企業的工作崗位綜合劃分，分為內部招聘和外部招聘。企業的內部招聘是從企業的員工中內部推薦和晉升，具體而言是指員工原本便屬于企業人員，只是從一個崗位調整到另外的崗位之上。企業的外部招聘則是從社會、高校等企業外部進行招聘，所招聘人員是初入企業中。在進行招聘的時，會按照每個人員的能力進行崗位分配。在企業員工招聘中，部分企業招聘人員會走后門，招聘一些自己熟悉的人員，不管這些人員是否符合企業所需要招聘人員的條件。這樣的行為會導致企業的人員水平參差不齊，企業的招聘質量會出現大幅度的降低。在企業內部，最為常出現的是抱團現象，這種情況會為一些不法人員提供便利[8]，為日后企業的統一管理造成難度。因此，在進行企業招聘時，一定要注意招聘的人員水平是否達到企業所要求的那樣。企業還可以利用人力資源信息綜合了解所有人的人事檔案，并統計和分析，安排相應的人員進行檔案信息篩選，避免任用不符合要求的員工，保證企業內所招聘員工的質量。

（五）幫助企業有針對性的設定員工的培訓項目

每個人員在進入企業之后都是需要進行培訓的，為保證企業員工熟悉企業的業務。在進行培訓時，按照每個員工的能力進行培訓。因此，在正式開始培訓之前，需要熟悉所有員工的信息資料，如教育背景、工作經歷、工作經驗等等，確保企業可有效安排培訓項目，進行有針對性的培訓工作。并不是企業的每個崗位都對教育背景有要求，但是有一些崗位需要，因此，在進行員工培訓時要根據其崗位具體要求開展工作，調動他們培訓的積極性，使員工的工作能動性增強，快速適應工作內容。

（六）了解、分析員工地域文化信息，促進企業的跨地文化管理

企業在進行人員招聘時，并不會局限于一個地方，會從全國各地進行人員篩選，甚至部分崗位需要招聘外國人。因此，企業在進行人員招聘時，往往在有限的薪資要求中選擇能力者，故對所招聘的員工地域限制較少[9]。由于每個地方的人員都對該地方的文化、習慣、觀念等更為熟悉，一旦進入一個不熟悉的地域中，文化觀念等會受到明顯的沖突和影響，此類沖突會導致企業在人員管理時產生負面情緒，甚至影響到工作。企業工作人員熟悉他們的人事檔案，從檔案中了解到每個人的籍貫、經歷說明等等，從檔案的信息中分析出每個員工的文化特質，針對具體情況設定機制和處理方法。企業在安排一些不同文化背景的人員進行團隊合作之前，要了解他們的經歷等，這樣才能夠最優的便捷人員的工作[10]。

（七）有利于更好地對員工進行職業生涯規劃

人事檔案內容的更新與本身的精力是息息相關的，從人事檔案中，可以了解員工在職場中的調動、離職等等，了解員工的受教育的情況，安排人員找到更加合適的崗位。此類信息對員工之后的職業生涯幫助頗大，尤其是員工在職場中的經驗，對員工的薪資待遇等影響更大。如果員工工作經驗豐富，且在自己領域中會獲得成就。企業將此類領域會將其直接確定為定員工的職業生涯目標，在企業升職過程中優先考慮優秀員工。因此，社會中，部分人員往往希望自己的人事檔案完美，這是為了之后的職業生涯做好相應的準備。

（八）根據員工檔案中的不同情況，采用不同的人員激勵手段

在企業之中，實際工作中，員工是會得到一定的獎勵，此時會保證其安心在企業開展工作。對員工的獎勵可將其直接分為精神獎勵和物質獎勵，以確保不同的人員所需要的獎勵是不一致，達到預期的效果。因此，企業管理人員需要了解到人員所需要的獎勵是什么，從而讓檔案管理者對員工的檔案全面熟知，然后再進行針對性地激勵。

三、人事檔案管理在企業人力資源管理中的運用

（一）健全檔案管理制度

在人事檔案管理中，必定要根據實際情況健全檔案管理制度，構建信息化的資料庫，實現對人事檔案信息的高效查詢和管理，不斷提升實際操作實效，對人事檔案信息進行綜合分類與分析。尤其要區分企業的在職工作者以及離職工作者的檔案信息，對人才的招聘、提拔等進行規范化，注重一些高素質人才的引進。通過對每一個環節的規范，可漸漸減少檔案資料中的資料不齊、資料重復等情況，致使在后期查詢檔案時，所有的數據信息能夠更加完整，實現信息管理實效的提高。

（二）規范檔案分類系統

在人力資源管理中，所有的檔案分類形式以及內容與傳統方式存在較大差異，對此，必須要迎合新的時代行情，做好檔案的收集、整理以及分析，定性和定量分析對應的數據信息，以便提高檔案管理全過程的創新性。值得一提的是，在人事檔案管理中要及時補充一些數據信息，刪除重復且無意義的數據信息，通過全方位的整理實現對企業內部人員的興趣、性格等進行全面了解，將其作為評選榮譽稱號、反映工作業績的重要支撐數據，不斷提高檔案管理的規范化，提高人力資源管理實效。

（三）完善信息管理系統

在數據時代下，檔案管理工作面臨著新的發展機遇和挑戰，此時必須要做好信息化管控工作。第一，健全人事檔案數據資源庫，通過計算機設備進行數據的整理和歸類，致使所有有效用的數據信息能夠在數據庫中保留下來，增強數據信息的查找速度。只有增強信息技術在人事檔案信息中的應用，定期或者不定期加強人事檔案信息的人才交流，實現資源的有機共享。另外，還需要利用先進的數字技術增強檔案信息的正確性，以確保檔案資源的真實性。

（四）增強檔案利用價值

在人事檔案管理工作中，必須要重視相關部門對于檔案資源的重視性，盡可能發揮人事檔案管理的價值。在人員選擇中，要以人事檔案管理經驗作為檔案管理部門的人才選擇標準，要求工作人員能夠重視該項工作，增添人事檔案價值，優化人事檔案信息，錄取一些綜合素質高的工作者。除此之外，工作者必定要轉變思維模式，致使人事檔案可為企業提供數據依據。

四、結語

隨著社會的快速發展，市場的競爭更加激烈。想要在市場中站穩腳跟，需要有足夠的人才提供幫助。了解人才的最好辦法是從企業的人力資源管理中的人事檔案中查看。人力資源管理將企業的現狀進行了解，為企業人力資源規劃提供幫助，保證企業招聘人員的質量，促進企業正常開展。