事業(yè)單位人事檔案管理及服務(wù)模式思考

王寧 棗莊市市中區(qū)機關(guān)事務(wù)服務(wù)中心

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，對傳統(tǒng)人事檔案管理進行升級是必要的，一方面能夠提高整體工作質(zhì)量及效率，另一方面為更好地服務(wù)于人民提供了新思路。基于此，對事業(yè)單位人事檔案管理具體情況進行深入分析，進而總結(jié)目前管理中的不足，了解問題要源，并提出可行性建議，實現(xiàn)促進工作效率提升，增強事業(yè)單位綜合實力的目的。

一、人事檔案管理的重要性

（一）人事檔案為人才的選拔提供有效的憑證

不管是哪一種發(fā)展模式、經(jīng)營類型的企業(yè)、機構(gòu)或者單位，人力資源都是其中的重點，而從事工作的人員知識體系、能力高低同樣也是非常關(guān)鍵的，只有具備了較強的工作能力才能夠識得“千里馬”，從眾多人才中找到最適合單位發(fā)展的優(yōu)秀人才，而此時人才選拔的重點就是對求職者信息的充分了解及掌握，人事檔案為其提供了充足的依據(jù)。整個過程，文件及內(nèi)容的更新、維護要及時，真實可靠性同樣也要保證。除此之外還要做好保密工作，確保人員隱私權(quán)免受侵害。另外，人事檔案管理人員還要在單位做出決策時，為其提供指導性意見、充足的數(shù)據(jù)。事業(yè)單位人才選拔、晉升都需要人事檔案，通過檔案了解每一人員工工作實際情況，有了原始材料支撐，管理層才能做出準確判斷。

（二）人事檔案可以實現(xiàn)事業(yè)單位人力資源的優(yōu)化配置

人事檔案可以為大家提供最公平、最客觀的歷史數(shù)據(jù)，但隨著時間的推移，事業(yè)單位發(fā)展與運行也發(fā)生了較大改變，要想保證單位更好發(fā)展，人力資源管理部門要結(jié)合具體情況對崗位以及人員進行合理調(diào)整，滿足事業(yè)單位發(fā)展需求。整個過程，人事檔案可為人力資源部門工作人員提供重要的參考數(shù)據(jù)，對每個員工進行有效評估與預測，實現(xiàn)人力資源優(yōu)化配置目標[1]。

二、事業(yè)單位人事檔案管理與服務(wù)模式運行現(xiàn)狀

（一）忽視了人事檔案管理工作的重要性

人事管理工作復雜瑣碎，績效水平較低。所以往往很多事業(yè)單位會將人事檔案管理重要作用忽視，覺得人事檔案管理并非工作重點，無須投入太多時間與精力，單純著眼于數(shù)據(jù)的收集、整理和存儲，對人事檔案管理的要求只注重不丟失、不泄露秘密和處理檢查，在專業(yè)理論知識方面缺乏，進而造成檔案管理流于形式，工作中普遍存在敷衍了事現(xiàn)象，管理較為雜亂，對于事業(yè)單位發(fā)展極其不利。

（二）人事檔案管理制度不完善

社會在不斷進步發(fā)展，然而，部分事業(yè)單位人事檔案管理中依然運用傳統(tǒng)管理模式。特別是在信息技術(shù)時代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展速度較快，推動了事業(yè)單位人事檔案管理模式的不斷轉(zhuǎn)型、升級與優(yōu)化，進而滿足新時代發(fā)展需求。信息技術(shù)在為人們生活、生產(chǎn)、工作、學習帶來便利的同時，對于各行各業(yè)都有較大的影響。越來越多的事業(yè)單位人事檔案管理中開始廣泛應用信息技術(shù)，促進工作質(zhì)量及效率的提升，將人事檔案價值充分挖掘與發(fā)揮。但是部分人事單位并不了解檔案管理信息化內(nèi)涵，雖然已經(jīng)引入了新技術(shù)、新設(shè)備、新系統(tǒng)，但是卻未在管理制度方面優(yōu)化，沒有切實可行的參考標準與依據(jù)，對于檔案管理效果提升極其不利[2]。也有些事業(yè)單位管理人員不重視人事檔案管理信息化建設(shè)，不僅未使用新技術(shù)、新設(shè)備，而且管理制度方面也存在諸多問題。

（三）服務(wù)體系不完善

檔案管理工作本身就有其特殊性，再加之受到公共服務(wù)方面的影響，事業(yè)單位人事檔案管理實際操作中依然存在不足之處。例如服務(wù)體系缺乏創(chuàng)新，并未體現(xiàn)時代特色；檔案服務(wù)流程不完善，難以和人員利用需求實現(xiàn)高度匹配，可以為人員提供檔案服務(wù)的渠道較少等等，都造成了檔案管理和服務(wù)運行中的巨大阻力。

（四）管理信息化水平有待提高

當前大多數(shù)事業(yè)單位檔案管理并未達到信息化水平，依然采用的是紙質(zhì)版保存，查閱檔案時多使用的是實物瀏覽法，由于人事檔案管理以及服務(wù)中未充分利用先進信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)平臺優(yōu)勢，進而造成管理效率低，而且浪費時間與精力。也有些人事單位人事檔案管理中運用了信息技術(shù)，但是缺乏責任心，在網(wǎng)絡(luò)安全防范方面的意識薄弱，未強化防火墻、訪問權(quán)限等方面的設(shè)置。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)極易被黑客非法攻擊，人力資源檔案被泄露。也有些事業(yè)單位經(jīng)費投入不足，辦公環(huán)境較差，檔案管理不符合要求，信息設(shè)備陳舊、更新速度慢等等，以上問題的存在都會在很大程度上降低了人事檔案管理效率。

（五）缺乏專業(yè)的檔案管理人員

事業(yè)單位人事管理過程中都會安排工作人員，但是很多工作人員并非專業(yè)的，在檔案管理方面缺乏知識的理論知識及實踐能力，同時未進行過系統(tǒng)化培訓。這些工作人員只是簡單的懂一些檔案的裝訂、收集及整理工作，對于其他稍微有些難度的管理內(nèi)容并不了解。再加之日常工作內(nèi)容較多，任務(wù)重，日常工作忙于其他事情，在檔案管理上精力不足，只起到保管員的作用，嚴重制約了人事檔案管理的正常功能。

三、事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革的對策

（一）提高思想認識，重視人事檔案管理工作

事業(yè)單位人事檔案管理中，領(lǐng)導層是重要的引導者、實施者，所以其應該將傳統(tǒng)理念轉(zhuǎn)變，充分認識到人事檔案管理的重要作用。第一，與單位核心工作積極配合，做好檢查、引導、指導、監(jiān)管等工作的同時，還要強化檔案管理人員責任心；第二，人事檔案管理由專人負責，檔案管理涉及的內(nèi)容較多，任務(wù)也較重，要有充足的精力與時間，所以要有專人來管理，保證日常工作的順序進行，及時維護檔案信息、準確錄入、規(guī)范化操作、專業(yè)化保存；第三，經(jīng)費以及設(shè)備的充足性，對軟件、硬件設(shè)備進行不斷完善，例如建設(shè)專用文件庫、文件柜等等。另外要將人事檔案管理制度明確，做到責任到人，嚴格執(zhí)行，同時還要有科學合理的考核體系，推動人事檔案管理逐漸向著專業(yè)化、規(guī)范化、制度化發(fā)展。

（二）建立健全人事檔案管理制度

事業(yè)單位要結(jié)合網(wǎng)絡(luò)運用具體情況，進而完善人事檔案管理體系，保證管理制度和網(wǎng)絡(luò)制度一致性，以便于工作人員對人事檔案進行合理管理。同時還要將網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、平臺、軟件引進，對于原有檔案管理系統(tǒng)漏洞進行彌補，除此之外還要制定與互聯(lián)網(wǎng)人事檔案管理系統(tǒng)相匹配的制度。

（三）有效拓展人事檔案管理內(nèi)容

傳統(tǒng)人事檔案管理包含的內(nèi)容簡單易懂，但是作用卻未得以充分發(fā)揮。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的當今社會，事業(yè)單位要將檔案管理內(nèi)容拓展，從廣度及深度逐漸延伸。通常事業(yè)單位人事檔案主要來源于各個部門，多是人事簡歷，在審核以后便能夠歸檔。事業(yè)單位人事檔案內(nèi)容是固化的，缺乏個性特點。針對此情況，可由以下兩方面著手進行拓展：第一，充分利用技術(shù)手段對員工內(nèi)心想法、意向、需求等諸多信息進行了解、收集、整理，促進信息系統(tǒng)化、全方面[3]。單位領(lǐng)導給予員工獎勵、鼓勵時，要充分了解員工需求，使員工感受到單位給予的關(guān)心、關(guān)懷、關(guān)愛、關(guān)注、尊重；第二，通過網(wǎng)絡(luò)平臺快速收集、整理人事檔案信息，開發(fā)更加廣泛的信息采集渠道。

（四）實現(xiàn)人事檔案信息共享功能

對人事檔案電子化進行強化，可應用于政務(wù)領(lǐng)域。人社部門可通過人事檔案電子化，形成信息服務(wù)機制，統(tǒng)計以及分析系統(tǒng)內(nèi)人事數(shù)據(jù)及信息，對檔案統(tǒng)計制度進行不斷優(yōu)化。政務(wù)工作開展過程中，要對檔案數(shù)據(jù)、政務(wù)資源高效整合，構(gòu)建人力資源服務(wù)數(shù)據(jù)庫，并且數(shù)據(jù)庫中信息能夠共享。另外，借助云計算優(yōu)勢，利用在線平臺，實現(xiàn)信息互融互通，單一知識檔案管理逐漸向民生檔案服務(wù)客戶端轉(zhuǎn)變，民生檔案資源全方位共享與整合，形成線上檔案服務(wù)平臺，對人社部門工作人員進行合理安排，檔案審批流程明確的同時，更好地服務(wù)于人才創(chuàng)新就業(yè)。

（五）完善服務(wù)體系

事業(yè)單位人事檔案管理過程中，要想實現(xiàn)創(chuàng)新，就要制定完善的服務(wù)體系，其中包括流程、模式等多層面。事業(yè)單位人事檔案服務(wù)體系完善中，相關(guān)部門要結(jié)合《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，根據(jù)《機關(guān)檔案工作條例》，對服務(wù)流程、方法、體系進行進一步完善。一是服務(wù)流程的規(guī)范，構(gòu)建線上線下相結(jié)合的管理模式，以《業(yè)務(wù)手冊》《辦事指南》等文件為基礎(chǔ)，組織相關(guān)人員參加不同形式的培訓活動，將標準化服務(wù)、精準化管理政策切實落到實處。二是服務(wù)方式的創(chuàng)新，由事業(yè)單位檔案管理部門為中心，建設(shè)區(qū)域檔案管理機構(gòu)，將人事檔案作為試點，系統(tǒng)化收集群眾需求以及那些具備較高利用率的檔案，實現(xiàn)人事檔案本地快速查詢、跨數(shù)據(jù)庫認證、一體化辦理、人社聯(lián)動目標，檔案管理無區(qū)域局限性，通過服務(wù)網(wǎng)，人事檔案數(shù)據(jù)可以更好地共享，服務(wù)于更多的人。三是服務(wù)體系的完善，以新公共服務(wù)理論為重要參考，事業(yè)單位人事檔案管理要結(jié)合《檔案法》，強化服務(wù)體系的構(gòu)建，例如保證文件的安全性，文件系統(tǒng)的構(gòu)建及充分利用等等。

（六）提高電子人事檔案的安全管理水平

要想確保人事檔案更加安全，就要將電子檔案保密工作做到位。所以要嚴格執(zhí)行原則，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢，將信息孤島現(xiàn)象改變，重視隱私權(quán)保護，增設(shè)多層次保密等級，提高人事檔案保密效果。除此之外，要對人事檔案電子化技術(shù)措施進行不斷完善，促進安全管理水平的提高，針對人為因素、硬件故障而引發(fā)的數(shù)據(jù)泄露問題，可強化信息管理人員專業(yè)技術(shù)，在將數(shù)據(jù)做好備份的同時，要對設(shè)備進行定期維護與更新。檔案管理人員要有較強的安全意識，保證檔案電子化安全的同時，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的充分利用[4]。

（七）建立數(shù)據(jù)庫，構(gòu)建數(shù)據(jù)庫的基本框架

人事檔案電子版以數(shù)據(jù)庫的形式保存，信息的查詢更加方便快捷，工作效率也得到了大幅度提高。構(gòu)建數(shù)據(jù)庫時要結(jié)合事業(yè)單位情況將數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、功能明確。為保證高效運用數(shù)據(jù)庫，就要將前期工作做好，收集干部基本信息，融入電子檔案中，構(gòu)建數(shù)據(jù)模型，以此為測試對象，進而了解可能存在的一些問題，找出不足進行總結(jié)，對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫構(gòu)建奠定良好基礎(chǔ)，同時后期還要將維護與完善工作做到位。

（八）加強信息化宣傳

互聯(lián)網(wǎng)時代，大數(shù)據(jù)、云計算的運用，事業(yè)單位管理中信息技術(shù)的應用范圍越來越廣泛，其中包括采購、財務(wù)等，所以人事檔案管理信息化已成必然趨勢。針對當前很多事業(yè)單位對于人事檔案管理信息化不重視情況，就需要單位強化培訓與宣傳，由領(lǐng)導層做起，從思想上轉(zhuǎn)變，帶動全體員工開展信息化宣傳，將人事檔案管理信息化快速融入工作環(huán)節(jié)。為了保證人事檔案管理信息化發(fā)展，可以組織一些高端培訓學習活動，促進相關(guān)人員技能的提高。但是信息化培養(yǎng)并非短期內(nèi)就可以實現(xiàn)的，要在不斷宣傳中強化，無形中影響，循序漸進的改變員工的看法，進而實現(xiàn)量變到質(zhì)變。

（九）建立一支高素質(zhì)的管理人才隊伍

人力資源檔案是一種重要的信息資源。管理和利用好人力資源檔案在人力資源開發(fā)中起著重要的作用。因此，有必要提高認識，加大新時期人力資源檔案管理力度，將其作用充分發(fā)揮出來。工作開展中，要打造具備專業(yè)能力、較高素養(yǎng)的人才團隊。具體可以從以下三方面做起：第一，管理層要不斷強化責任心，明確自我站位；第二，工作重點要突出，將培養(yǎng)目標、內(nèi)容明確；第三，研究、學習結(jié)合在一起，作風要嚴謹扎實，培訓要高效。在專業(yè)培訓方面，管理人員要緊緊抓住培訓機會，努力學習理論知識，積極參與實踐活動，通過學習提高自我綜合素養(yǎng)，總結(jié)經(jīng)驗，不斷進步，致力于將人事檔案管理工作做得更加出色[5]。在培訓中，不僅僅要將更多關(guān)注點放在管理人員專業(yè)素養(yǎng)方面，還需要引導他們更加關(guān)注和研究當前的政治熱點。當前檔案管理工作性質(zhì)發(fā)生了變化，不僅要具有政策指導性，而且還要具備較強可行性，在對檔案管理基礎(chǔ)強化的同時還要重視人員思想及意識的提高，實現(xiàn)檔案管理人員業(yè)務(wù)能力與專業(yè)素養(yǎng)雙向提升。

四、結(jié)語

總而言之，事業(yè)單位要想實現(xiàn)人事檔案管理高效率、高質(zhì)量，就要重視其目前在管理方面存在的諸多問題，例如不重視人事檔案管理重要作用、管理制度的不健全等，這些問題的存在都會在很大程度上影響到檔案作用的發(fā)揮。所以，在新公共服務(wù)理論的支持下，事業(yè)單位要逐漸轉(zhuǎn)變管理理念，由基礎(chǔ)性向信息化邁進，重視制度的完善、人才的培養(yǎng)、信息技術(shù)的運用，形成創(chuàng)新型人事檔案管理模式。除此之外，還要借助宏觀調(diào)控優(yōu)勢，促進事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化、專業(yè)化、信息化發(fā)展。