企業檔案管理信息化建設的思考

杜慧 陜西延長石油機械裝備制造有限公司

通常情況下，企業檔案管理的信息化主要就是指企業在對于檔案進行管理的過程中運用現代信息技術，以網絡為媒介，對于檔案進行分類、管理以及開發，這樣就可以使得檔案的工作為企業的生產、經營以及管理提供更加優質的服務。對于企業檔案管理的信息化來說，就是一個十分復雜的事情。檔案管理是否能夠跟隨上企業管理信息化的腳步，使得其成為企業信息化中的重要組成部分，也已經成了對企業檔案管理工作效果進行衡量的一個標準。而在建設檔案管理信息化的同時，相關的工作人員也就需要對自己的信息意識進行強化，對于檔案管理信息化的制度進行完善，對于檔案管理信息化的水平進行提高。這樣就可以使得檔案可以更加的安全，更加及時以及準確地向企業提供信息，保障企業穩定經濟利益獲得。

一、企業檔案管理信息化的作用

（一）更好地對檔案原件進行保護

對紙質的檔案信息而言，會隨著時間的增長而產生發黃、損壞、信息遺漏等狀況，從而使得檔案信息的價值大幅度地降低，沒有了管理的意義。而通過對掃描儀進行使用，并針對紙質文檔中的信息內容進行掃描，就能夠將信息內容轉換為數字化的信息，從而生成了電子的文檔，并更好地對其進行分類、保存以及更新，防止原件受到破損，更好地對于檔案原件進行保護，降低原件丟失的風險，使得原件的管理更加可靠。

（二）電子文件的歸檔會更加便捷

在早期的檔案管理中，通常會利用人工來進行操作，由于實際的工作量會比較大，而且工作也會比較復雜，也就需要檔案的管理人員利用手工來對檔案進行管理。而利用這樣的方式，也就會耗費人員的時間以及精力，進而容易出現錯誤，在對于檔案信息進行改動時就會更加的復雜，耗費更多的時間。而通過建設檔案管理的信息化，也就可以對這一問題進行改善。檔案管理的人員僅僅需要對于計算機進行利用，通過相應的操作也就可以實現檔案信息的歸檔，真正做到節省了實踐，提高工作的效率，使得電子文件的歸檔會更加的便捷[1]。

（三）實現檔案檢索的自動化

在早期的檔案管理中，若想對于檔案進行檢索，主要會依靠管理人員對于每一個檔案目錄進行查找，之后依據目錄上的信息到庫房中來對相應的檔案進行查找，使得實際的檢索效率降低。而若建設信息化的檔案管理，也就可以對計算機進行利用，對于檔案信息進行快速的檢索以及利用。不僅實際的檢索速度比較快，效率更高，而且還可以實現多種角度的檢索，有效提升了信息檢索的全面性以及準確性，實現了檔案檢索的自動化。

（四）減輕勞動的強度，實現工作效率的提高

由于早期的檔案管理會需要管理人員利用手工的方法來對檔案進行收集、整理以及保管等工作，也就會使得檔案管理的工作量比較大，效率也沒有很高，既浪費時間又會浪費力氣。而通過檔案管理信息化的建設也就可以將數據信息進行一次的錄入多次的利用。而且，在檔案管理的內部也可以實現數據信息的共享。不僅如此，由于早期的檔案管理效率不高，檢索速度比較慢，再加上紙質檔案由于長時間存放出現的發黃等問題，在查閱的時候也就會增加原件損壞的風險。不過，通過建設檔案管理信息化，也就可以將檔案管理人員解放自己勞累的雙手，更好地對于檔案進行收集以及編研，實現檔案管理工作效率的有效提高，減輕檔案管理人員的勞動強度。

（五）保障檔案的安全

對于企業的檔案信息來說，屬于一種十分重要的信息資源，可以直接決定著企業的生存以及發展。與此同時，由于企業檔案會涵蓋著企業的商業機密以及國家機密，一旦泄露也就會為企業以及國家帶來十分嚴重的損失。因此，我們也就有必要進行檔案管理信息化的建設。通過信息化的檔案管理，就可以提高檔案信息的保密性，與紙質的檔案信息相比較，電子的文件會更加的安全，可以通過加密以及設置權限等方式來降低檔案信息泄露的幾率。不僅如此，通過對于計算機進行利用，對于企業的檔案進行管理，也可以對于查閱檔案信息的人員進行更加嚴格的限制，通過利用加密的方法，也就可以防止資料泄露，真正保障檔案的安全。

二、企業檔案管理信息化建設的現狀

（一）對檔案管理信息化的認識程度較低

對于企業檔案管理信息化的建設來說，就是一項十分復雜的工程，投入的資金也會比較高。有一些企業會認為，電子檔案并沒有給公司創造相應的經濟效益，也就將資金投入在設施的更新、工程的建造上，還有商品的營銷上，而不會注意對檔案信息進行科學管理。與此同時，由于檔案信息數字化所必需的設施，公司也并不會對其加以配備，使得電子文檔的整理和存檔都會比較的混亂。而且，由于有不少公司都缺乏較強的現代管理理念，同時也不注重對于檔案管理的員工進行培養，因此導致檔案管理員工既缺乏很足的管理經驗，也沒有很強的服務意識，最終導致檔案管理人員的檔案管理水平以及業務能力都很難適應當今時代對于檔案管理的要求[2]。

（二）企業檔案管理的信息載體形式比較多元

在企業信息化的背景之下，電子檔案也成了圖文檔案的管理對象。通過對于計算機技術進行應用，也使得企業在工程的設計以及產品的研發等各個環節當中，形成三維仿真模擬設計的圖像、聲音，以及文字等等，光盤、磁帶等等都成了檔案信息的載體。也正是因為這些檔案信息的載體可能會受到多種因素，其中包含受害蟲侵害、自然老化等的影響，使得檔案信息的內容出現損失。若在實際進行使用以及保存的過程當中使得檔案受到損壞，就會導致系統運行出現失效的情況。

（三）企業檔案管理信息化的標準化建設不完善

企業檔案信息管理的標準化主要就是指在檔案的實體管理轉變為信息管理的過程當中，所必須依賴的業務規范以及技術的標準。一般來說，企業的信息化就是一個十分嚴密的信息系統，對于數據進行處理的準確、及時以及可靠也是以每一個業務環節數據的完整以及準確作為前提。可是，伴隨著企業檔案管理的信息化，比較基礎的數據技術標準化已經根本滿足不了企業的發展需求，企業管理的業務流程標準、數據交換標準、產品設計的標準等等都需要進一步的完善。而這些也就會直接影響著企業的信息數據采集準確性、規范性以及及時性，同時也會為企業之間的數據共享以及數據交換帶來更多的問題[3]。

（四）企業檔案信息系統極易出現安全問題

一般來說，檔案信息系統的安全主要表現在電子文件的安全以及電子檔案數據的安全等方面，會受到多種因素的影響而產生相應的問題，可以直接對于企業信息化以及企業檔案信息化的進程進行影響。而且，要想保證企業檔案信息系統能夠更加正常的運行，也就勢必會需要相關的管理人員來進行調控。而在這一過程當中，管理人員也就極易為出現誤操作的情況，從而使得系統失去安全性。不僅如此，由于企業檔案信息的系統就是對于利用者進行開放的系統。對于利用者們來說，他們可以利用各種機會來對于檔案信息進行破壞。比如說，在利用的過程中涂改檔案的信息，對于有用的檔案信息進行復制，這也就會導致企業檔案信息系統出現安全問題。

三、加強企業檔案管理信息化建設的措施

（一）對于企業領導的思想觀念進行轉變，推進企業檔案管理信息化的建設

在當今這個信息化的時代，企業的檔案信息化就是信息共享的一種需要，也是檔案事業技術得到進步的一種推動性力量，更是加快改革，發揮出檔案價值、實現檔案信息共享的必然發展趨勢。而企業領導者的思想觀念，也會直接影響著企業檔案管理信息化的建設。要想更好地對于企業檔案管理信息化進行建設，也就需要企業領導者加強對于檔案管理信息化的重視程度，真正認識到檔案管理信息化可以為企業帶來一定的經濟利益，積極倡導并鼓勵檔案管理信息化的建設，適當對于一些人才、設備、資金等進行投入，并將檔案信息化管理工作歸結到考核的范圍之中。不僅如此，各個級別的領導，特別是管理檔案工作的領導，也要對于檔案工作的情況進行了解，花費心思對于方案進行制定，指導檔案的部門開展建設的工作，對于工作中存在的困難進行解決，使得檔案管理信息化的建設工作成為企業的重要任務[4]。

（二）對于檔案管理的意識進行增強，有效提高檔案管理人員的專業素養

對于企業檔案管理信息化來說，要想加強對其的建設，也就需要對于檔案管理人員的專業素養進行提高。這也就會需要著企業，建設一批高質量的檔案管理隊伍，這樣才可以保證企業檔案工作可以得到創新，促進檔案的持續發展。通常來說，檔案信息化的管理主要就是對于計算機技術進行應用，也就是實現檔案計算機的管理。而要想實現檔案管理的信息化，也就需要擁有知識層次比較高以及先進技術水平比較高的專業技術人員。因此，企業就需要引進一些有專業能力的人才來對于檔案管理的隊伍進行充實。要想對當今時代人類活動的真實記錄進行保存以及利用，那么管理人員也就需要對于現代化的檔案管理手段進行應用，對于檔案計算機管理以及電子文件歸檔的知識與技能進行掌握，并且對于各種現代化辦公設備的維護進行學習。也正如此，企業就必須對于檔案工作人員進行培訓，使得他們可以擁有更高的專業素養以及開拓創新的精神，這樣就可以促進檔案工作的長遠健康發展。

（三）實施標準化的建設，對于統一的數據采集制度進行建立

檔案信息化的標準規范主要包含了電子文件歸檔管理、電子文檔信息管理資源描述、以及應用等。檔案信息采集的管理規范中規定，企業檔案信息在著錄或者標引的時候，需要對于國家檔案局的有關規定以及相應的法律法規加以遵守。而同時，對于企業檔案的管理工作就需要更加積極并且主動加入國際質量認證體系貫標活動之中，通過利用更加適應信息化的新標準以及新規則，就可以加快企業檔案信息化管理規范的制定以及使用，這樣就可以真正做到加強企業檔案管理信息化建設的發展。與此同時，企業也需要對于數字化的檔案信息管理以及利用的制度進行建立，對于電子檔案數據的安全、信息利用的安全，以及信息存儲的安全進行規定。企業也可以依據檔案的特點，對于企業檔案信息專題數據庫進行建立。比如說，可以建立產品的檔案專題數據庫，對于產品的研發信息、生產信息、銷售信息等等進行結合，這樣就可以為企業開拓市場以及技術的創新提供一定的參考。不僅如此，企業檔案部門也需要更加注重參與企業信息化的建設，投入企業管理的流程當中，對于企業各種類型的文件以及資料的運行進行監控，這樣就可以保證紙質的檔案以及電子的檔案可以保持一致，使得檔案更加真實以及有效[5]。

（四）保證檔案的信息更加安全以及完整

在企業檔案管理信息化的工作當中，信息安全管理是最主要的一項工作。通常情況下，檔案信息的安全主要包含著檔案管理系統軟件以及硬件的自身安全，比如說對于檔案進行記錄的光盤等等，而且還會包含著檔案信息傳播的安全，也就是說檔案信息不可以被其他人進行獲得。而要想保證檔案信息的更加安全以及完整，那么就可以從以下幾點入手。

首先，針對檔案安全管理的體系加以健全，以機房的管理制度、軟件系統的管理制度等為切入點，針對計算機系統的物理安全性加以保障。在硬件方面一旦發生問題，能夠采用科技的手法來處理。在對于檔案系統進行選型以及設計的過程中，也需要對于系統的安全性進行考慮，將它作為一個十分重要的指標。

其次，企業的檔案信息管理，需要運用內部人員工作過程中所用的封閉式網絡。在建網時就需要實現物理的隔離，這樣就可以保證網絡可以更加安全。企業也可以通過對于數據庫進行加密，對于信息進行備份等措施對于計算機的數據安全進行保護。而且，檔案信息的網絡也需要安裝防火墻、入侵檢測等系統，針對主機采取加固防護的措施。

最后，在針對企業檔案信息化進行建設的過程當中，必須針對企業檔案信息系統做好實時等級維護。針對各種系統極易發生問題后所可能導致的損失加以確定，并針對相應的系統安全等級和信息安全要求加以確認。之后，再根據所劃分的系統安全要求范圍來針對信息系統能夠在安裝許可區域內正常操作的情形加以確認，以避免未經許可者對檔案資料作出違法的動作。

總而言之，在當今這個時代，檔案事業發展的方向也就是信息化。通過建設企業檔案管理信息化，也就可以實現檔案信息存儲的數字化以及信息傳遞的網絡化等等。而且，加強建設檔案管理信息化，也可以有效提高企業檔案管理的效率，降低檔案管理的成本，促進企業的長遠健康發展。