醫院行政檔案管理策略研究

洪柳燕

（惠州市第三人民醫院，廣東 惠州 516000）

引言

醫院行政檔案包括的內容比較豐富，包括行政人員任免、醫院行政法規、行政機構設置、科研成果等，對醫院的醫療服務以及各項工作的正常開展有著直接關系。隨著醫療事業改革的不斷深入，行政檔案的作用與價值越來越明顯，雖然得到了醫院的高度重視，在實際管理過程中，還存在一些問題，從而影響到工作成效。因此，研究醫院行政管理策略具有一定的現實意義。

一、醫院行政檔案管理存在的問題

1.管理意識有待加強

對于醫院行政檔案管理實際情況來講，部分醫院的行政檔案管理并沒有得到應有的重視，所以存在著認識偏差等情況。從領導角度來看，主觀認為行政檔案的工作主要是抄寫，因此需要花費太多的人力、物力以及財力，只要能夠確保檔案資料不出現損壞、泄露、丟失等問題即可。因為一些領導層的不重視，所以行政檔案管理人員對于這項工作也沒有引起高度重視，存在認識偏差以及責任意識不強等問題，特別是在實際工作中，有應付的傾向，這就可能影響到行政檔案管理的有效性[1]。

2.相關制度有待完善

從現階段醫院檔案行政檔案管理相關制度來看，主要存在幾點問題。第一，醫院雖然制定與之有關的行政檔案管理制度，但是實際操作性不足，導致制度難以有效落實。之所以出現這樣的情況，主要是制度在制定的過程中，沒有充分結合醫院的實際情況以及行政檔案管理的基本要求，所以制度與實際管理之間存在著比較大的差異，難以發揮制度應有的價值。第二，對于醫院行政檔案管理而言，具有復雜性以及長期性的特點，工作的重難點是行政檔案信息的匯總、分析、篩查、整理、登錄、歸檔等，因此，醫院行政檔案管理部門需要對檔案管理引起高度重視，并立足于醫院實際情況做好整體規劃，并細化其中一些管理事項，力求將崗位職責落實到個人。從實際情況來看，部分醫院并沒有構建這樣的責任機制，所以在實際工作過程中，出現了“多人管理”以及“無人管理”的實際情況。第三，部分醫院對監督機制進行構建，但是這種機制源于部門內部，簡單來講，部門內部人員負責監督，這就意味著監督將難以發揮實效性，由于缺乏醫院方面的有效監管，則可能導致檔案管理出現一些問題[2]。例如，沒有進行動態監管，又或者是沒有開展全過程監管，這樣也就無法發揮監管的作用。第四，對于行政檔案管理工作而言，人才質量直接關系到檔案管理的質量，因此，需要調動檔案管理人員的積極性。對于檔案管理人員而言，獎懲機制是一套能夠激勵積極性的重要機制。但是從實際情況來看，醫院行政檔案管理部門的獎懲機制并不明確，針對行政檔案管理人員沒有明確指標考核，也就無法充分掌握工作人員的工作實際情況，也就難以及時發現問題及時進行解決，這就可能影響到行政檔案管理的實效性。同時，物質獎勵以及精神獎勵的不足，難以調動行政檔案管理人員的積極性，例如，工作質量不佳、責任意識不強的工作人員未及時進行處罰與教育，表現優秀的工作人員未及時進行獎勵，或者是獎勵機制流于形式，導致獎勵無法滿足工作人員實際需求，這就容易影響到整個行政檔案管理部門的士氣[3]。

3.管理條件有待完善

隨著時代的發展，對醫院行政檔案管理提出更高的要求，這就需要檔案管理依托先進的技術、理念、設施設備，實施信息化行政檔案管理。但是從實際情況來看，因為部分醫院并未高度重視行政檔案管理，因此，在人力、物力、財力、精力等方面的投入比較有限，所以存在著基礎設施設備老舊等問題，例如，復印機、裝訂機等，已經無法滿足工作的實際需求；同時，也沒有做好消毒滅菌工作，則可能埋下安全隱患以及質量隱患。此外，部分醫院因為受到條件的影響與限制，在對檔案室進行規劃時，缺乏合理性與科學性，例如，未設置瀏覽室，不利于相關人員借閱以及使用，這些都會影響到行政檔案管理的有效性[4]。

4.信息化管理水平有待提升

信息化時代背景下，對醫院行政檔案管理提出更高的要求，但是部分醫院除開基礎設施設備老舊的問題之外，其軟件方面還有較大提升空間。雖然部分醫院為之成立專門的信息化部門，但是從實際情況來看，工作流于形式，關于行政檔案的收集、分析、整合以及歸檔等方面主要還是由人工完成，沒有發揮信息化技術的優勢。還有一個方面需要注意，部分醫院的行政檔案管理系統存在一定的安全漏洞，對于外部風險的防控能力不足。例如，沒有結合醫院實際情況，構建相應的行政檔案資源共享平臺，部門之間沒有統一的制度進行指引，導致檔案管理各個環節無法規范開展；同時，還存在著安全問題，這些都需要在工作中引起重視。

5.管理工作人員綜合素質有待提升

對于醫院行政檔案管理而言，檔案管理人員的綜合素質將直接關系到行政檔案管理工作的成效。但是從實際情況來看，部分醫院對于檔案管理工作人員的綜合素質并未引起高度重視，部分檔案管理人員并不是專業出身，由一些行政、護理、臨床等崗位人員進行兼職；同時，也沒有結合當前人才綜合素質的實際情況制定培訓機會，這就導致檔案管理人員的業務能力無法滿足行政檔案管理的實際需求。同時，部分醫院的領導層對于行政檔案工作并未引起應有的重視，又或者是投入力度不足，以至于醫院沒有成立專門的行政檔案管理部門，或者是未對行政檔案管理人員的培養進行對應的投入；同時，因為管理方式比較陳舊，行政檔案管理人員綜合能力不足，所以整個檔案管理效率還有較大的提升空間。由于醫院行政檔案管理人員綜合素質不高，從而影響到檔案管理水平以及醫院的健康發展[5]。

二、醫院行政檔案管理策略改進建議

1.對行政檔案管理意識進行持續強化

對于醫院行政檔案管理工作而言，本身是一項復雜、長期的工作，需要醫院上上下下對其引起高度重視，這就需要對行政檔案管理意識進行持續強化，可以從幾方面入手。第一，領導層需要樹立正確的行政檔案管理理念，對行政檔案管理的必要性以及重要性進行正確認識，這樣才能積極領導行政檔案管理工作，并讓包括行政檔案管理人員在內所有工作人員能夠引起重視，并主動積極參與進來。第二，對于行政檔案管理人員而言，需要認識到自身是檔案管理過程中的主體，自身的思想以及綜合素質直接關系到檔案管理的成效，因此，建議醫院能夠對行政檔案管理人員加強專業能力的培訓以及思想教育工作。一方面，醫院應該定期或者不定期組織檔案管理人員進行培訓以及學習，并將培訓與學習結果與工作人員績效考核掛鉤，督促員工能夠高度重視每一次培訓，有利于保障培訓的成效；同時，需要對員工的服務意識以及責任意識進行培養。另外一方面，建議行政檔案管理人員能夠轉變學習理念以及工作態度，自身需要主動積極去學習行政檔案管理的前沿理念、知識、技術，并將理論用于實踐之中，從而提升自身的工作水平以及檔案管理服務[6]。

2.完善相關制度

第一，立足醫院行政檔案管理實際情況構建相應制度，確保制度的可操作性以及科學性，為后續管理工作開展提供指引。第二，結合實際需求對相關制度進行完善，將工作內容細化，確保行政檔案管理人員能夠明確檔案管理的重點與難點；同時，將崗位責任落實到個人，能夠解決“無人管理”以及“多人管理”的問題。第三，加強監督管理，對行政檔案管理流程進行規范，對管理質量進行優化。針對行政檔案管理監管存在的問題，建議醫院能夠從以下幾方面做好工作。第一，發揮醫院統籌管理作用，適當干預監管行政檔案管理部門，從而形成動態化、全過程的監管體系，落實行政檔案的事前監管、事中監管以及事后監管。第二，細化監管內容，針對行政檔案信息收集、分析、整合、歸檔等環節進行針對性監管，確保每一個環節能夠有序開展，從而保障檔案資料的真實性以及規范性。第三，完善獎懲機制。建議能夠結合醫院行政檔案管理的特點以及需求，構建動態全過程考核機制，針對行政檔案管理的效率以及資料進行考核與評估。同時，結合評估結果分析存在的問題以及原因，這樣才能今后的工作中規避相關問題。對于工作表現優秀的檔案管理人員，應該給予應有的物質獎勵以及精神獎勵，可以將其樹立成為學習榜樣；對于行政檔案管理意識不強、工作流于形式的管理人員，應該基于批評與教育，一定程度上能夠強化管理人員的責任意識，從而提升行政檔案服務效率與質量[7]。

3.適當提升投入力度

建議醫院領導層能夠對行政檔案管理基礎設施設備老舊等問題引起重視，并結合醫院實際條件，適當提升投入力度，盡可能加快基礎設施設備的更新。一方面，需要醫院強化內控力度以及財務管理力度，合理制定預算方案，將行政檔案管理有關的基礎設施設備費用納入預算之中，為行政檔案管理工作的有序開展打下基礎；另一方面，建議行政檔案管理部門要對日常管理工作引起高度重視，具體做好這些方面的工作。第一，合理規劃檔案空間室，結合用戶需求以及客觀條件，科學設置閱覽室，一方面，需要保證具有良好的自然采光，而且室內需要設置通風設備、空調等，供夏天以及冬天使用；另一方面，設置一定的電腦、桌椅，為用戶提供必要的檢索工具。第二，為了保障行政檔案的安全性，應該選擇防火性較好的檔案柜，最好是金屬物材質。例如，密集型活動的檔案柜，不僅具有較好的防火功能，而且防塵性能比較好，能夠充分保障紙質行政檔案的安全。此外，需要配置完善的基礎設施設備，并結合實際需求進行更新。例如，計算機、復印機、裝訂機、通風設備、除濕機、空調、防盜報警器以及防火報警器等[8]。

4.加強信息化建設，提升行政檔案管理隊伍綜合素質

4.1 加強信息化建設

信息化時代背景下，行政檔案信息化管理成為醫院行政檔案管理的主流趨勢，在提升醫院行政單位管理效率以及管理質量等方面發揮著非常重要的作用。對于醫院而言，除了要做好基礎設施設備的更新之外，還要注重軟件建設，一方面，應該針對檔案信息網絡系統加強建設，例如，可以通過大數據技術，提升檔案信息的收集、分析、整合等各方面的效率與質量。另一方面，需要加強檔案信息資源建設力度，重點完善行政檔案數據庫，并制定統一的標準，要求各個部門按照標準傳輸、上傳資料，有利于提升行政檔案管理效率與質量。

4.2 提升行政檔案管理隊伍的綜合素質

對于醫院行政檔案管理而言，其本質是一項服務性工作，需要為用戶提供個性化的行政檔案管理服務，這就對行政檔案管理隊伍的綜合素質提出了更高的要求，不僅要求檔案管理人員能夠擁有專業的知識與技能，而且應該具備較強的服務意識，因此，在提升行政檔案管理隊伍綜合素質的過程中，需要從以下方面入手。第一，加強檔案信息化人才隊伍建設力度，為行政檔案信息化建設奠定堅實的人才基礎，不僅要求行政檔案管理人員懂行政檔案業務，而且還要熟悉信息技術。第二，持續強化行政檔案管理隊伍的服務意識以及責任意識，可以定期開展相關培訓工作，結合實際案例開展教育，從而強化隊伍的服務能力。此外，還可以定期開展相關交流會、研討會，使其交流與借鑒更多優秀經驗，有利于提升檔案管理人員的實踐能力。對考核晉升制度進行優化。如果要打造高質量的檔案管理人才團隊，那么就必須保障團隊的穩定性，其中比較重要的是需要對激勵晉升機制進行完善，構建合理的輪崗交流機制，對福利待遇機制以及績效考核標準進行優化，將績效與檔案管理成效掛鉤，這樣才能激發檔案管理人員的工作積極性，從而提升大檔案管理水平[9-10]。

結語

綜上所述，對于醫院而言，行政檔案資源發揮著非常重要的作用，醫院上上下下應該引起高度重視。對于醫院行政檔案管理中存在的問題要引起重視，本文建議從強化行政檔案管理意識、完善相關制度、適當提升投入力度、加強信息化建設以及提升行政檔案管理隊伍綜合素質等方面進行改進，從而保障醫院行政檔案管理工作能夠高效開展。