新時期的疾病預防控制中心檔案管理工作探討

張紅仙 李理成

（1.臨滄市云縣疾病預防控制中心，云南 臨滄 675800；2.臨滄市云縣涌寶中心衛生院，云南 臨滄 675800）

疾病預防控制中心作為公益性單位主要的工作內容就是處理突發公共衛生事件，且擔負重要責任與使命。疾控工作人員在各類工作中會產生大量資料與數據并形成疾控檔案，均對疾病預測預報與流行病學分析等工作產生了重要影響。特別是大規模傳染疾病的爆發，都使人們對于安全、衛生與健康的關注度顯著提高。在此背景下，疾病預防控制中心檔案管理工作也開始面臨嚴峻挑戰，因而需結合當地實際情況，積極轉變檔案管理模式，在滿足工作需求的基礎上將疾病預防控制中心價值充分發揮出來。由此可見，深入研究并分析疾病預防控制中心檔案管理工作的相關內容十分有必要。

一、檔案管理概述

為增強疾病預防控制中心檔案管理工作開展的成效，有必要對檔案內涵、基本內容以及檔案管理相關理論形成正確認知，以下將展開相關分析。

1.檔案內涵

《檔案工作基本術語》中對檔案做出了界定：檔案是國家機構、社會組織或個人在社會活動中形成以不同形式展現的歷史記錄，同樣也是學術界對檔案做出的概念[1]。但在法律領域，檔案概念的解讀則存在一定差異。檔案是國家機構、社會組織、個人在不同領域活動中形成且對國家與社會具有特定價值的歷史記錄。但在本質角度分析，不管是學術界或是法律領域，檔案概念界定均大同小異，因而為檔案管理工作的開展提供了夯實的理論支撐。

2.基本內容

檔案收集、整理與利用均為檔案管理工作主要內容，而在工作實踐中需結合具體狀況合理區別各檔案管理環節。通常情況下，檔案管理工作主要包括收集、整理、保管、檢索和統計等方面，但同樣可將檔案管理分成基礎工作與利用工作兩種領域。現階段，檔案管理工作呈現出系統化發展趨勢，因而劃分工作也愈加復雜。

3.檔案管理相關理論

3.1 文件生命周期理論。為全面落實檔案管理工作，檔案學領域認為需靈活運用文件生命周期理論。該理論認為，文件自誕生至銷毀整個過程可視為生命現象，借助這一形式對文件運動過程與規律進行總結，同樣也代表檔案學的成熟化發展。而在文件生命周期理論中含括三個基本內涵。第一，文件形成至銷毀屬于完整運動過程。第二，文件檔案運動期間因特點有所差異，所以可細化成若干階段。第三，文件記載不同階段和服務對象、管理方式等存在對應管理。在檔案管理中引入文件生命周期理論，即可確保管理工作的針對性。

3.2 檔案鑒定理論。基于檔案管理工作的近代化發展，檔案鑒定理論也應運而生。與其他檔案學理論相比，檔案鑒定理論時代特點也更加突出。通過對檔案鑒定理論的使用挑選有價值檔案，并將無價值檔案銷毀處理，而這在檔案管理工作中被當作最難鑒定的環節。

檔案管理工作開展期間引入檔案管理理論，應當以實際管理需求為切入點，以檔案管理標準為參考依據，切實認知檔案價值，為檔案管理工作的開展提供必要理論支撐。

二、疾病預防控制中心檔案管理工作必要性

創建疾病預防控制中心的主要目的在于預防疾病對于人類造成的傷害，使疾病發病率得到有效控制，確保人民群眾身體健康，促進我國發展的社會穩定。現階段，雖然疾病預防控制中心建設取得了理想成效，但在檔案管理方面始終存在不足。為此，有必要高度重視檔案管理的基礎建設，為疾病預防控制中心各項基礎設施的完善提供幫助。

疾病預防控制中心檔案管理工作主要是詳細記錄常見疾病與罕見疾病案例，具體內容為傳播路徑、傳染性質與是否遺傳等，只有記錄并保存細節性內容，才能夠確保后期工作有據可循，并作為指導性文書檔案使用。而且，疾病預防控制中心檔案也是內部部門工作者學習版本，中心工作者也需不斷學習，對經典案例做出深入研究，而通過檔案管理工作的開展即可完整保留檔案信息，為工作人員間交流溝通提供了病例文本。且疾病預防控制中心檔案可被工作人員研討，特別是傳染性疾病，需將病原體作為研究出發點，結合其可能傳播的途徑明確脈絡，進而提高工作質量。在新時期背景下，疾病預防控制中心檔案則見證最初面對新發疾病的驚慌失措，因而有必要以檔案管理為切入點為疾控中心發展提供必要幫助。

三、疾病預防控制中心檔案管理工作問題與原因闡釋

1.管理問題

1.1 檔案管理方式有待改進。基于疾病防控事業發展與信息技術的有效運用，疾病預防控制中心在工作實踐中，錄像次數與時間也顯著增加，因而錄像檔案數量增多，但在管理方面始終存在一定困難。部分工作者在檔案管理方面，受個人專業水平不足因素的影響，致使管理方式落后。即便絕大部分疾病預防控制中心已經創建檔案歸檔制度，但在聲像檔案方面的管理工作落實效果并不明顯，直接影響了錄像檔案歸檔與整理的及時性，很容易出現檔案流失現象。對于以上情況，檔案資源載體也愈加多樣化，除了圖片與紙質載體還可將磁盤與光盤等作為新型載體。但檔案載體的多樣化同樣制約了檔案管理工作的開展，既有檔案管理模式很難與疾病預防控制中心檔案管理實際需求相適應。所以應積極創建全新檔案管理模式，為檔案管理現代化發展提供必要幫助。

1.2 軟件應用能力偏低。近年來，現代信息技術發展速度明顯加快，且計算機軟件被廣泛應用于檔案管理環節。當前，檔案管理軟件雖然可接收、發送、歸檔保存，但只能夠向單位內部提供相應服務，很難使利用者獲得必要便利，同樣制約了檔案管理工作的開展。伴隨互聯網技術的發展，通過檔案管理工作的開展，為檔案遠程檢索和利用的實現提供了可能，在足不出戶的情況下即可利用并查詢所需檔案資源[2]。為此，檔案管理同樣也許實現網絡化發展，疾病預防控制中心為將檔案價值充分發揮出來，最重要的就是要增強軟件應用能力。

1.3 硬件設施與標準要求不吻合。在信息技術和疾控事業發展的背景下，既有檔案管理設施與硬件很難與工作實際需求相適應。一些疾病預防控制中心檔案庫的面積有限，且伴隨疾控事業快速發展，檔案數量明顯增多，很容易使檔案庫房變緊張。因檔案庫房與標準不符，且硬件設施不達標，會對疾病預防控制中心檔案管理工作的開展產生極大影響。

1.4 檔案管理重藏輕用。檔案收集與管理的目的在于提供和利用檔案資源，若對檔案管理過度強調而忽略其利用，將喪失工作意義。疾病預防控制中心的檔案管理就存在重藏輕用的問題。現階段，疾病預防控制中心檔案管理工作者均處于被動開展服務的狀態，且檔案利用僅存在于編寫年鑒當中。而且，對檔案進行利用的僅為疾病預防控制中心內部工作人員，很難將檔案對于社會大眾防病保健作用充分發揮出來。為此，在后續工作中，在檔案利用方面也需加大關注力度。

2.檔案管理問題形成原因

2.1 檔案管理意識缺失。目前，疾病預防控制中心的檔案管理工作尚未提高重視度，且大部分疾控中心并未創設專門檔案管理部門，僅由辦公室兼職負責。因缺失管理意識，直接影響了檔案利用效率，且對檔案收集、管理期間的重視度不高，均致使檔案管理各環節出現問題。大部分工作者錯誤地認為檔案工作就是簡單收集、少寫文件，且檔案管理并不會為疾病預防控制中心創造必要經濟效益，因而在檔案管理與利用方面的重視度嚴重不足。

2.2 檔案管理工作者素質水平不高。現階段，部分疾病預防控制中心的檔案管理工作者并不是專業人士，均為兼職工作人員。為此，在工作實踐中，檔案管理工作者自身專業能力與理論水平很難適應工作需求。此外，絕大部分檔案管理工作人員具有較強的流動性且年齡偏小，缺乏豐富的工作經驗，直接影響了檔案管理質量，也制約了新時期檔案事業可持續發展。

2.3 檔案管理經費不充足。經費不充足始終是制約疾病預防控制中心檔案管理工作開展的常見因素，主要原因在于檔案管理工作很難在短期內彰顯價值，所以被忽視的可能性更大，而所獲取的資金支撐必然受限。基于信息化發展速度的加快，檔案數量的增多對于檔案管理信息化提出了更高要求，在檔案管理效率提升方面同樣需具備資金支撐。所以，要想進一步推進檔案工作開展，一定要增加檔案管理經費投入。

四、疾病預防控制中心檔案管理工作的優化路徑

針對疾病預防控制中心檔案管理問題及原因展開了深入研究，結合當地實際情況，從多個角度重點探究優化檔案管理工作的路徑，進而優化檔案管理工作的開展效果，以供參考。

1.全面建設人員隊伍

1.1 增強工作者檔案管理意識。可通過宣傳與教育等多樣化形式加深疾控工作者的檔案管理認知，不斷提高其職業精神與道德水平。同時，加大宣傳《檔案法》的力度，通過發放手冊、組織會議等形式使相關工作者更深入地了解檔案法律法規。此外，可搜集優秀檔案管理工作人員事跡，并定期組織疾病預防控制中心檔案管理工作者進行學習，借助多種形式增強其工作意識，以增強疾控中心檔案管理工作成效。

1.2 改進檔案管理隊伍結構。全面建設檔案管理隊伍，并通過多角度重點培養復合型人才，不斷提高其創新能力。一般可借助外部引進與內部培訓等方式提升檔案管理工作者的工作質量。可在單位內構建競爭機制，以增強檔案管理工作者自我意識以及積極性。此外，應結合檔案管理工作者具體狀況，以年齡、性格與能力為標準科學配置隊伍結構，以從根本上改進隊伍結構。

1.3 加大檔案管理工作者培訓力度。為全面建設檔案管理信息化，有必要不斷提高管理工作者專業素養、業務能力與個人素質水平。為此，要在工作實踐中應制定完善培訓規劃，并組織檔案管理工作者接受培訓，使其能夠熟練掌握特定知識，且應用檔案管理信息系統能力得以提升，并在工作環節合理運用所掌握的知識與能力，與檔案信息化管理需求相適應。以時代發展為依據創新培訓內容，組織學術交流活動，使檔案管理工作者對新型工作方法與技能加以掌握，進一步推進檔案管理和利用工作的同步開展。

2.檔案管理的信息化建設

2.1 重視檔案信息化管理作用。基于現代信息技術的快速發展，并被廣泛應用于各行業領域。而在檔案管理中，檔案的信息化管理也逐漸發展成主要工作內容。《衛生檔案管理暫行規定》中明確指出：檔案信息化建設需要實現單位信息化建設的同步發展，以加快檔案管理的信息化發展速度，促進服務網絡化發展，進一步優化檔案現代化管理水平[3]。為此，需強調檔案信息化管理的重要性，并切實認知檔案信息化管理的意義，與當地實際情況相結合，合理制定合理化檔案管理方案，與績效考核相結合，進而優化信息化管理工作。另外，需在自身發展規劃中納入信息化管理內容，以促進信息化管理工作的可持續開展。

2.2 加大信息化管理投入力度。以長遠發展角度為出發點，應在檔案信息化管理方面加大資金投入力度，為檔案部門購置硬件與軟件等配套設施設備，使檔案信息化管理工作獲得必要基礎設施保障。應注重檔案信息化管理基礎設施建設的重要性，在硬件設施、檔案管理硬件配套設備與計算機網絡系統、文件加密軟件等方面增加資金的投入，進而為檔案信息化管理工作開展提供必要幫助，進一步改進檔案管理信息化效果。

2.3 增強信息化管理安全性。安全管理措施是解決檔案信息化管理安全問題的主要方法，一般可選用多種網絡安全技術，在防火墻安裝的基礎上即可有效防護計算機及其設備，以免內部網絡受外部侵擾，同樣也能夠避免沒有授權系統侵入，以免對數據進行隨意修改、竊取與刪除等現象發生。通過對防病毒軟件的安裝，即可對計算機與網絡中的已知病毒加以預防與清除。另外，需對檔案文件安全級別進行科學劃分，特別是在保管部分機密文件方面，同樣需要采取物理隔離措施，進而增強檔案信息化管理的安全性。所選用的檔案信息管理軟件需以國家標準為參照，盡量選用性能較高的系統軟件，對補丁程序進行升級與安裝并完整相應的安全設置。

3.優化檔案管理流程

疾病預防控制中心需積極創建檔案管理制度，以全面建設科學化檔案利用機制，對日常工作檔案進行合理化分類和管理，細化檔案管理流程。與此同時，檔案管理工作人員需要與時俱進，科學融合信息化技術和檔案管理工作，健全信息化管理系統，以有效避免人工檔案管理問題的發生，在強化檔案管理工作人員專業能力的同時提升檔案的利用效率。此外，檔案管理工作者應精細化分類并整理檔案資料，盡量滿足利用者應用需求。應深入挖掘檔案資料潛在價值并展開系統宣傳，使工作人員檔案利用意識得以提高，強化檔案資料利用率，同樣也要引導工作者形成自主查詢檔案資源的習慣。

結語

綜上所述，檔案管理人員應順應時代發展需求，高度重視檔案管理工作的重要性，以檔案管理制度的創建為切入點，強化檔案管理團隊建設力度，致力于檔案的信息化管理發展與建設，盡可能充分發揮檔案資料分析、控制疾病的價值，并為相關傳染性疾病的預防和制定控制決策提供必要參考依據，以免傳染性疾病蔓延和發展，確保疾控事業的全面可持續發展。