科研院所推進科研財務助理建設的實踐與啟示

姚宏章 焦?jié)山?/p>

中國船舶集團有限公司第七一〇研究所 湖北·宜昌

為貫徹落實關(guān)于形成充滿活力的科技管理和運行機制要求，使科研人員能從各類繁重的科研項目經(jīng)費管理中解脫出來，國家先后發(fā)布了一系列推動科研改革的政策，其中有一條重要的措施就是推動科研財務助理建設。對于以科研項目為主要工作內(nèi)容的科研院所而言，推行和落實該項工作尤為重要。

一、科研財務助理相關(guān)情況簡述

1.科研財務助理的發(fā)展歷程

為完善科研項目經(jīng)費管理，促進科技創(chuàng)新，充分激發(fā)科研人員的創(chuàng)新活力，中共中央辦公廳、國務院辦公廳于2016年印發(fā)《關(guān)于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》（中辦發(fā)〔2016〕50號文），在文件中提出“項目承擔單位要建立健全科研財務助理制度，為科研人員在項目預算編制和調(diào)劑、經(jīng)費支出、財務決算和驗收等方面提供專業(yè)化服務”。該文件作為科研財務助理建設的頂層文件，為科研財務助理建設指明了方向，也拉開了科研財務助理工作發(fā)展的序幕。

為進一步優(yōu)化科研管理，國務院辦公廳在2018年印發(fā)了《國務院關(guān)于優(yōu)化科研管理提升科研績效若干措施的通知》（國發(fā)〔2018〕25號），并在2021年印發(fā)了《關(guān)于改革完善中央財政科研經(jīng)費管理的若干意見》（國辦發(fā)〔2021〕32號）文件，從國家層面進一步要求各單位推廣科研財務助理建設。兩個文件的出臺，推動了科研財務助理制度迅速發(fā)展和完善。目前，科研財務助理崗位在國內(nèi)科研院所和高校等機構(gòu)已經(jīng)比較普遍，為規(guī)范科研經(jīng)費、做好科研服務發(fā)揮了巨大的作用。

2.科研財務助理的主要職責

科研財務助理是科研項目承擔部門和財務部門之間的重要紐帶，在科研項目申報、預算編制與審核、項目成本控制、項目驗收等方面發(fā)揮著重要的作用。

（1）參與項目申報。在項目申報階段，科研財務助理參與經(jīng)費論證，具體工作內(nèi)容包括參與測算項目經(jīng)費需求、審查經(jīng)費概算的合理性以及項目經(jīng)濟性評估等工作，以促進項目合同或任務書的經(jīng)費總額及結(jié)構(gòu)的合理性。

（2）預算編制與調(diào)劑。科研財務助理要熟練掌握不同類型科研項目管理的相關(guān)政策，熟悉單位內(nèi)部會計核算規(guī)則，并結(jié)合實際情況編制支出預算，以確保預算編制盡量精準。在項目執(zhí)行過程中，有些項目可能還涉及項目預算調(diào)整，助理也要參與并協(xié)助開展預算調(diào)整工作。

（3）過程執(zhí)行及成本控制。在項目執(zhí)行過程中，助理要根據(jù)項目開展情況及時收集各項報銷材料，審查其合理性并及時幫助報銷；定期關(guān)注項目經(jīng)費到賬、開支情況，并編制項目收支情況表，反饋給項目承擔部門；同時，在項目執(zhí)行過程中，還有一項重要的工作就是參與成本控制，提出相關(guān)成本控制建議，合理控制項目成本。

（4）配合審計驗收。助理要熟悉項目的經(jīng)費管理文件，及項目審計驗收的工作流程，并積極配合管理部門開展項目年度考核、中期驗收及結(jié)題驗收工作。總結(jié)項目審計驗收的相關(guān)經(jīng)驗，并提出改進建議。

二、A 所科研財務助理的建設過程

A所是中國船舶集團下屬一家重點研究所，每年承擔大量國家科研項目。為積極響應國家和上級單位政策要求，進一步完善科研項目經(jīng)費管理，A所從2017年起開始探索科研財務助理建設，并逐步擴充完善，截至目前已經(jīng)基本實現(xiàn)了科研項目全部配備科研財務助理，并在項目經(jīng)費精細化管理方面發(fā)揮了巨大的作用。A所科研財務助理的推行大概經(jīng)歷了三個階段。

1.萌芽和試點階段

A所的財務核算模式為集中統(tǒng)一核算，即所有內(nèi)設部門都由所財務部統(tǒng)一核算。在2017年以前，A所財務部崗位分工模式為根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務性質(zhì)進行分工，即不同的經(jīng)濟業(yè)務由不同的會計對口管理。在這種模式下，雖然便于在核算上統(tǒng)一標準，但不利于科研項目經(jīng)費管理，每當需要進行項目中期檢查或結(jié)題驗收時，財務部都需要另外安排專人對項目進行梳理核實，耗費了大量的人力物力，且效果不佳。

為積極響應上級關(guān)于規(guī)范項目經(jīng)費管理的要求，落實科研財務助理制度，A所從2017年初開始探索科研財務助理建設。A所財務部在2017年初調(diào)整了崗位分工模式，崗位分工模式由原來的按經(jīng)濟業(yè)務類型分工轉(zhuǎn)變?yōu)閷γ總€項目承擔部門（事業(yè)部）配備專職會計，并從大型項目選出試點，由主管會計兼任該項目科研財務助理。在試點采取由主管會計兼任科研財務助理模式后，主管會計對事業(yè)部的項目熟悉度明顯提升。對于試點的科研項目，主管會計參與了預算編制過程，并負責項目成本核算、年底業(yè)績考核數(shù)據(jù)的統(tǒng)計以及項目的驗收等工作。試行該模式后，A所科研項目經(jīng)費管理雖然較2017年以前有了一定的進步，但由于財務部人員較少且主要承擔核算工作，能為科研項目提供的時間和精力都是非常有限的，遠遠不能滿足科研項目經(jīng)費管理的需求。

2.發(fā)展和推廣階段

由于2017年試點工作取得較好的基礎，A所2018—2020年將科研財務助理制度由個別項目試點轉(zhuǎn)而推廣至所有達到一定金額的科研項目，科研財務助理制度也在這個階段得到快速發(fā)展。

在這個階段，A所采取了兩項主要的工作來滿足科研項目經(jīng)費精細化管理需求：一是在進一步調(diào)研了各事業(yè)部需求的基礎上加大了財務人員的選拔招聘力度，擴大財務管理人員隊伍，由更多的財務人員兼任科研財務助理；二是大力開展財務信息化建設，開發(fā)財務管控系統(tǒng)，將科研項目從合同簽訂一直到項目結(jié)束全過程轉(zhuǎn)為線上辦理，提高業(yè)務人員和財務人員的工作效率。

經(jīng)過上述兩項舉措，A所形成了一支相對固定的科研財務助理隊伍，財務助理隊伍的主要精力也不再放在日常的經(jīng)費報銷核算，而是轉(zhuǎn)向科研項目立項申請經(jīng)費審查、項目預算編制、過程監(jiān)控及結(jié)題驗收等方面，項目經(jīng)費管理的質(zhì)量明顯得到提高，科研人員的工作量也大幅減輕。

隨著科研項目和經(jīng)費的增長，該模式仍不能滿足科研項目全覆蓋的需求，且科研人員還沒有完全從財務事項中解脫出來。

3.成熟階段

為滿足科研財務助理全覆蓋的要求，進一步讓科研人員全身心投入研發(fā)創(chuàng)新活動中，A所在2021年改變了科研財務助理的配備和管理模式，從事業(yè)部招聘選拔專職的科研財務助理，財務助理的專業(yè)背景也不再局限于財務類專業(yè)，以此方式擴大科研財務助理隊伍。如此，科研財務助理變?yōu)橐允聵I(yè)部招聘人員為主、財務部人員為輔的人員隊伍，能夠滿足科研項目全覆蓋的要求。

A所采用現(xiàn)有方式配備和管理科研財務助理，發(fā)揮了很好的效果，主要表現(xiàn)在三個方面：一是科研項目經(jīng)費管理的質(zhì)量得到明顯提升，在項目申報、過程監(jiān)控等方面都有了很大的改善，且項目驗收審減明顯減少；二是廣大科研人員也真正從繁重的經(jīng)費管理工作中解放出來，能夠集中精力投入各項科研活動，科研財務助理全覆蓋得到了廣大科研人員的好評；三是由于制定了統(tǒng)一的薪酬體系和考核評級制度，科研財務助理愿意主動參與項目經(jīng)費管理，在工作中發(fā)揮主觀能動性，從而在鍛煉中實現(xiàn)快速成長，真正實現(xiàn)業(yè)財融合。

三、A 所科研財務助理的管理模式和運行機制

在經(jīng)歷幾個階段的發(fā)展后，A所現(xiàn)有科研財務助理隊伍由事業(yè)部和財務部人員共同構(gòu)成，且以事業(yè)部人員為主。為管理好科研財務助理隊伍，A所制定了專門的管理制度，對科研財務助理人員選配、崗位職責、教育培訓、重大問題解決方式、績效考核、崗位升降等方面作了詳細的規(guī)定。

1.人員選配與編制

由于A所科研財務助理由財務部和事業(yè)部兩類人員組成，因此人員招聘渠道也包括財務部和事業(yè)部自主招聘兩種方式。財務部招聘的人員在專業(yè)方面必須具備財務相關(guān)專業(yè)背景。各事業(yè)部自主招聘人員專業(yè)方面適當放寬，招聘選拔時以事業(yè)部意見為主并參考財務部意見。

在人員編制方面，財務部派出的財務助理編制仍在財務部，各事業(yè)部自主招聘的助理編制在對口的部門。財務部根據(jù)事業(yè)部的規(guī)模，對每個事業(yè)部派出一至兩名財務助理。事業(yè)部配備的助理人數(shù)則根據(jù)項目多少而定，一般而言一個助理負責的經(jīng)費重大科研項目不超過兩個。

2.兩類財務助理的工作分工

財務部派出的助理不局限于某一具體項目，而是側(cè)重于對事業(yè)部的所有科研項目從總體上把控，包括定期編制該部門項目執(zhí)行情況報告、對該部門費用分攤合理性進行審查、從總體上監(jiān)控項目成本、進行項目年度結(jié)算等工作，并對事業(yè)部自主招聘的助理予以指導。

事業(yè)部招聘的助理主要負責某具體項目的全周期財務工作，包括參與項目申報、負責項目預算編制及調(diào)整、項目財務報銷、中期和結(jié)題財務驗收等。助理需要對某具體項目從立項到結(jié)題驗收整個階段經(jīng)費管理的規(guī)范性負責，同時為科研人員做好服務。

3.崗位薪酬設置

A 所制定了統(tǒng)一的科研財務助理薪酬體系和崗位等級，每一崗位等級都有明確的崗位要求，并對應不同的薪酬級別。財務部派出的助理的工資由財務部承擔，列入部門工資總額。為解決事業(yè)部招聘助理可能擠占該部門工資總額的擔憂，A所在每年核定事業(yè)部正常工資總額外，還將事業(yè)部科研財務助理的工資額度單獨核定，并報所里決策后撥付給該部門，由事業(yè)部在核定的額度內(nèi)發(fā)放給助理，并最終計入對應的項目成本。

4.日常管理與考核獎懲

在日常管理方面，財務部派出的助理以財務部管理為主，事業(yè)部選聘的助理由該部門負責管理，財務部每月召開例會協(xié)調(diào)解決項目經(jīng)費管理方面的問題并部署下階段工作，兩類助理都必須要參加。為提升助理的專業(yè)素養(yǎng)和經(jīng)費管理水平，財務部制訂統(tǒng)一的培訓計劃，并定期對兩類財務助理開展培訓和指導。

在考核方式上，由兩類財務助理都由財務部和事業(yè)部聯(lián)合進行考核。其中財務部派出的助理按財務部打分占60%、事業(yè)部打分占40%的比例計算后作為最終分數(shù)，并按分數(shù)高低核定考核等次。事業(yè)部選配的助理按財務部打分占40%、事業(yè)部打分占60%的比例計算后作為最終考核分數(shù)，并按分數(shù)高低核定考核等次。在核定等次時，兩類人員是分開核定的，即財務部派出的助理和事業(yè)部選配的助理分別單獨核定考核等次。助理的考核情況作為年終獎金的發(fā)放依據(jù)和下年度崗位等級評定的重要依據(jù)。A所建立的合理的考核機制，充分調(diào)動了助理的工作積極性。

5.問題溝通解決機制

為及時有效解決項目經(jīng)費管理中發(fā)現(xiàn)的問題，A所建立了專門的問題溝通解決機制。當某科研項目在經(jīng)費管理方面存在問題時，首先由事業(yè)部選配的助理予以解決，若該助理解決問題存在困難，則需要與財務部派出的助理協(xié)商解決。當兩個助理協(xié)商后仍不能解決時，需要將該問題及時報事業(yè)部領(lǐng)導和所財務部，由財務部牽頭拿出解決方案，并商事業(yè)部后確定最終解決方式。

此外，為促進財務助理積極主動思考并改進經(jīng)費管理，A所鼓勵助理提出優(yōu)化經(jīng)費管理的建議，一旦建議被采用，則在考核時增加一定分數(shù)。通過這種方式，A所不斷優(yōu)化全所科研經(jīng)費管理模式。

四、A 所科研財務助理建設的經(jīng)驗與啟示

A研究所科研財務助理自2017年試點以來，經(jīng)歷了幾個發(fā)展階段后最終實現(xiàn)科研項目全覆蓋，且達到了將科研人員從繁重的經(jīng)費管理中解放出來的目的。事實證明，成熟階段的模式目前是比較適合A所項目經(jīng)費精細化管理需求的。總結(jié)A所財務助理建設和推進的過程，主要的經(jīng)驗有以下幾個方面。

1.職責界定要清晰

科研財務助理的主要工作職責是開展科研項目經(jīng)費管理，不同于科研人員的具體科研工作。A所為此制定了專門的科研財務助理制度，并在制度中明確了科研財務助理的職責。通過明確職責權(quán)限，并由所財務部統(tǒng)一定期組織培訓和指導，確保了助理在科研項目經(jīng)費管理中切實發(fā)揮作用。

2.人員配備可以多樣化

一般而言，科研院所的科研項目無論是數(shù)量還是金額都是相對比較多的，因此需要配備的財務助理人員也必定不少。因此，若僅僅依靠財務部門人員是不夠的。在人員選聘方面，建議財務助理的人員從項目承擔部門選配或從外部招聘，形成一支相對穩(wěn)定的科研財務助理隊伍，以滿足科研項目經(jīng)費管理工作。

3.薪酬體系和晉升通道設置要合理

科研財務助理在科研部門和財務部之間發(fā)揮了很好的橋梁作用，其工作性質(zhì)也兼具科研項目管理和財務管理的雙重性質(zhì)，但又不同于財務人員或科研人員，因此其薪酬體系設置要合理。A所在科研財務助理制度中明確規(guī)定了助理的薪酬體系，且工資總額單列支出，不占用項目承擔部門現(xiàn)有的工資額度。在晉升通道上，A所設置了分級的崗位體系，明確了不同崗位等級的任職條件和薪酬，打通財務助理的崗位晉升通道。

4.考核管理要規(guī)范

A 所制定了嚴格的科研財務助理考核獎懲機制，由財務部和事業(yè)部共同對助理進行考核，兩個部門的考核結(jié)果按照各自產(chǎn)比折算后作為助理的最終考核結(jié)果，并與年度績效掛鉤。通過建立規(guī)范的管理與考核機制，充分調(diào)動助理的工作積極性。

五、結(jié)語

全面落實科研財務助理制度是個系統(tǒng)工程，從制度建設、人員選配、教育培訓、日常管理乃至考核晉升都要有系統(tǒng)的考慮。A所科研財務助理的管理模式和相關(guān)經(jīng)驗為推動科研財務助理建設提供了一定的借鑒和參考，各科研單位仍要結(jié)合本單位實際情況來開展科研財務助理建設，讓科研財務助理在項目經(jīng)費管理方面充分發(fā)揮作用，為單位發(fā)展做出應有的貢獻。