數字化信息在醫院人事檔案管理中的應用

李棟 鄒平市中心醫院

人事檔案指的是通過文字、圖片、視頻等方式客觀、真實、全面、持續記錄個人工作經歷、人事變動的一種綜合信息。人事檔案管理工作主要負責記錄、編輯、保管、統計檔案信息，在醫院管理中占有重要地位，是對醫院人事調動與人員管理的補充內容。近年來，隨著醫療體制改革的深入，醫院的規章制度、人事管理也發生了重大改變，與以往相比，醫院的人事調動更加頻繁，人事管理更加復雜，這些都給人事檔案管理帶來新的挑戰。傳統的人工、紙質檔案的管理模式顯然已經無法滿足時代所需，實現人事檔案管理的數字化、信息化已經成為大勢所趨。

一、數字化信息在醫院人事檔案管理中的重要作用

傳統的紙質檔案占用空間大，容易遺失和損壞，還需要委派專人看管，定期整理。電子檔案借助互聯網和計算機技術存儲信息，輸入和編輯十分方便，而且能夠長期保存，提高了信息錄入的工作效率，減輕了檔案管理人員的工作量，同時也節約了醫院的人力資源。隨著信息技術的飛速發展，數據交換、傳輸速度也在不斷提高，計算機存儲量越來越大，完全能夠滿足人事檔案管理工作的需求。借助互聯網，人事檔案信息得以共享，充分滿足了醫院各科室、各部門的工作需求，也促進了部門之間的交流[1]。電子檔案具有信息歸檔、存儲、查詢、整理等功能，有助于提高人事檔案管理水平。利用計算機接收信息數據，醫院各部門之間的溝通更加通暢，還可以根據工作需要設置電子檔案的權限，增強了檔案管理的保密性，有效防止了醫務人員個人信息的泄露，避免因操作不當而造成的數據丟失。在對醫務人員進行考核時，可通過查詢系統迅速調取相關的人事檔案，并對醫務人員做出綜合、客觀的評估，保證了考核的公平、公正與全面。通過電子檔案系統，還可以查詢醫務人員的工資發放與社保扣費等信息，通過人事小程序，醫務人員還可以查詢自己的人事檔案、考勤等情況。

二、醫院人事檔案管理的不足之處

（一）對人事檔案管理的重視程度不足

新時期下，社會經濟飛速發展，人們的物質生活得到了極大改善，健康意識、法律觀念也比以往更加完善，人們對精神和心理層面的追求越來越高。醫院是面向全社會，為廣大患者提供醫療服務與醫療救助的專業機構，人們對醫院醫療服務水平的期待也越來越高。在此背景下，醫院必須重視內部管理，規范內部管理制度，為廣大患者提供人性化的醫療服務，幫助人們解決看病難、看病貴的問題。隨著醫療體制的改革，醫院在專業技術、醫療服務水平等方面有了顯著提升，但作為醫院內部管理重要組成部分的人事檔案管理工作，卻始終沒有得到足夠重視，這主要是因為檔案管理看似與患者沒有直接的關系，對醫院的經濟效益、社會效益也無法產生直接影響。然而，醫院的管理、業務開展都需要依賴人力資源，是廣大醫務工作者的共同努力、奉獻和配合，才實現了醫院業務的正常運轉，人事檔案管理是對人員的管理，盡管不處于醫療服務工作的第一線，但重要性依然不言而喻。如果沒有足夠重視人事檔案管理，那么醫院的人事調動、崗位安排等都會受到影響，部分醫務人員正是因為人事安排的不科學，而無法充分發揮個人特長，實現個人價值，間接損害了廣大患者的切身利益。

（二）人事管理的準確性較低

綜觀醫院的人事檔案管理工作，很多醫院仍然沒有完全推廣數字化和信息化，大部分工作仍然需要人工完成，耗費了大量的人力、物力、財力以及時間成本。即便如此，仍然無法避免人工操作的失誤，檔案記錄錯誤、檔案遺失等情況時有發生，而且人事檔案管理效率低。人事檔案管理，涉及不同層級、不同科室醫務人員的信息，除了基本的個人資料之外，還包括工作經歷、薪資待遇、人事任免、學歷水平等內容，人事檔案關乎醫務人員的前途發展。如果檔案記錄錯誤，很可能造成一系列的誤會，嚴重損害醫務人員的利益。人事信息又具有一定的變通性、流動性特點，很多情況下需要根據人事調動情況及時更新檔案內容，紙質檔案無法進行信息覆蓋，所以會出現大量重復的檔案資料，還可能因為個人操作失誤而出現歸檔錯誤等問題。如果重新整理，則需要花費大量人力和時間；如果不整理，那么勢必會造成信息更新的不及時，無法充分體現人事檔案管理的作用?？梢?，傳統的人事檔案管理工作，始終無法有效解決錄入準確性的問題。

（三）缺乏優秀的專業人才

與身處一線的醫務工作者相比，從事人事檔案管理的工作人員，在學歷、個人能力、技術水平等方面都表現出明顯的劣勢。檔案管理人員普遍年齡偏大、學歷偏低，這在很大程度上制約了數字化與信息化管理的推廣。由于醫院領導缺乏對人事檔案管理工作的重視程度，沒有給這一崗位配備足夠的人力資源，以至于存在一人多職的現象。與醫院其他部門相比，檔案管理部門嚴重缺少系統培訓，尤其是計算機、互聯網安全、軟件操作等技術培訓，這也是造成檔案管理人員信息技術水平較低的重要原因。除此之外，醫院還缺乏對檔案安全性、保密性的重視，沒有引入專業的計算機人才負責系統安全防護工作，存儲人事檔案的電腦存在被黑客、病毒攻擊的風險[2]。

三、醫院人事檔案管理工作中數字化信息的應用

（一）構建電子信息平臺

要想全面實現人事檔案管理的數字化、信息化，首先需要建立電子信息平臺，用以對各個部門、各種類型的人事檔案資料進行統一管理，整合文字、圖片、視頻等多種類型的信息，并對這些信息進行分級與分類，優化資源配置，實現信息共享，滿足醫院各部門對人事檔案信息的需求，促進各部門的交流與協作，避免“信息孤島效應”而引起的誤會。電子信息平臺包括技術平臺、集成平臺、業務平臺、數據交換平臺、應用平臺等多個子平臺，這些子平臺之間相互銜接，共同實現了檔案信息的收集、存儲、分析、管理、調用與整合。首先需要保證電子信息平臺的標準化，以統一標準為依據實現平臺的各項功能。其次，保證電子平臺的擴展性，能夠為后續業務的拓展提供幫助，減少資源浪費，盡快完成傳統紙質檔案向電子檔案的過渡，解決傳統人事檔案管理的缺陷，充分發揮信息技術優勢。深入分析各部門、各科室的工作特點，豐富平臺功能，為工作人員提供個性化服務。

（二）規范管理操作流程

明確醫院對各種資源的規劃和分配，健全人事檔案的電子平臺系統，制定統一的管理制度用來規范操作流程。分類管理檔案信息，保證人事信息的準確、真實、客觀與全面。為醫務人員安排崗位任務時，首先要全面考察其專業能力與工作責任心，如計算機操作水平、信息素養、打字速度、檢索能力等。根據醫院的實際情況設計軟件頁面，讓檢索的關鍵字、詞符合人事管理的工作特點，提升檔案信息的查詢效率。與傳統的紙質人事檔案相比，數字化檔案無須占用較大空間，更便于信息的存儲和管理。隨著醫院業務、規模的擴展，人事調用和變動情況也會越來越頻繁，因此，應該持續更新人事檔案數據庫，保證數據庫信息和醫院人事工作的同步化[3]。委派專人維護數據庫，加強數據安全，避免信息泄露，及時準確的補充弄個數據。盡快實現檔案數據在各部門之間的共享，進一步增強數據庫的信息整合能力。樹立精細化管理理念，包括數字字典、用戶管理、數據備份、系統日志等內容，為每位工作人員單獨配備工號，用工號登錄電子信息平臺，在權限范圍內操作，如果涉及權限之外的操作，應獲得上級批準，杜絕任何人擅自修改單位信息欄的內容，檔案的瀏覽、修改與下載，也應該根據情況適當的設置權限。

（三）重視信息檔案的安全防護

盡管數字化的人事檔案管理有傳統管理所不具備的很多優勢，比如工作效率高、占用空間小等，但計算機與互聯網也有自身的弊端，信息技術從設計之初便面臨網絡安全的威脅，比如軟件漏洞、病毒入侵、黑客攻擊、IP地址被劫持等。這些網絡風險都可能造成系統的癱瘓、人事檔案信息的破壞，甚至會被非法分子盜取和販賣。信息泄露始終是數字化管理的一大弊端和風險，醫院在推動數字化、信息化檔案管理的同時，應該重視網絡安全，提高工作人員的安全意識，通過安裝殺毒軟件、設置防火墻等措施防范黑客與病毒的入侵，更要規范使用計算機，避免人為操作造成的系統崩潰。對重要的人事檔案設置密碼和調取權限，采用非對稱加密與對稱加密技術保護檔案傳輸安全。在管理人事檔案時，可以引入指紋識別系統，用指紋鎖定重要的檔案文件，只有在正確錄入指紋的情況下才有權查閱。

（四）加大軟硬件與人才投入

硬件設備是實現人事檔案管理數字化的基礎，醫院需要建立檔案室與機房，購買計算機、打印機、文件縫紉機等設備。除此之外，還要做好數字化檔案管理的軟件建設，根據工作需要設計軟件功能，優化頁面。組建一支熟練計算機和軟件操作的人才隊伍，并進行系統培訓，尤其要加強網絡安全教育，讓工作人員不僅認識到數字化人事檔案管理的優勢，更要了解信息泄露、網絡攻擊給醫院造成的重大損失。在開展業務學習時，選拔小組組長，提高檔案管理人員的責任意識，加強對日常工作的監督，避免人為操作失誤造成的檔案遺失或者泄露。根據檔案的錄入、校對、分類、整理等不同工作內容采用差異化、個性化的培訓，重視培養工作人員的信息化素養，系統的學習大數據技術，以及常見的計算機問題處理方法，盡快讓工作人員適應數字化管理模式，避免數字化建設流于形式。除此之外，還應建立科學的人才招聘機制，補充年輕的、信息化水平較高的專業人才，重點考察應聘者的業務能力、計算機操作水平、溝通協調能力，調整人事檔案管理隊伍的人才結構，根據管理人員的特長委派安排崗位，委派任務，充分發揮人才的個體價值[4]。

（五）完善數字化管理制度

人事檔案管理模式與管理制度是匹配的，傳統的檔案管理模式淘汰后，制度也應隨之調整，否則就無法適應數字化建設的需求，不能充分發揮制度對人員行為的約束力。因此，要想全面推動數字化檔案建設，必須加快管理制度的改革，保證各項工作內容、管理流程能夠有章可依，有據可循。在詳細了解現行法律、政策、規章制度的前提下構建人事檔案管理體系，結合醫院的長期戰略規劃進一步細化制度條款，采用精細化管理模式，保障制度能夠全面落實，執行到位。完善追責機制，明確每位管理人員的崗位職責，避免出現問題時相互推諉、責任不清等現象，以影響檔案管理效率。優化電子平臺系統的權限管理制度，杜絕越權操作。建立公平、公正的獎懲制度，對于工作責任心強、表現突出的工作人員，應給予一定的物質獎勵，充分發揮表率與榜樣的力量，提高其他工作人員的主觀能動性；對于長期工作懈怠、粗心大意、甚至給醫院造成經濟和名譽損失的工作人員，除了嚴肅批評之外，還應從績效、工資、福利待遇等方面采取適當的處罰措施，以加強其責任意識，認識到檔案管理工作的重要性。優化薪資福利制度，充分保護工作人員的合法權益，增強其內心的歸屬感與團隊向心力，用規范公正的制度、良好的薪資福利吸引人才，留住人才。規范硬件設備的采購制度，堅決杜絕徇私舞弊、吃回扣等違法違規現象。在采購程控交換機、長距離數據收發器等價格昂貴的設備時，應充分做好市場調查，避免資金浪費。建立設備檢修制度，定期委派技術人員維護設備，及時處理故障，保障設備的正常運行。

（六）完善評價體系

數字化管理模式顯著提升了醫院人事檔案管理效率，充分體現了檔案管理工作的價值，為各科室、各部門醫務人員提供了諸多方便。然而，受到各種主客觀因素的影響，檔案的安全性也面臨巨大威脅。所以，應該構建指標評價系統，階段性的評價人事檔案數字化管理的落實情況，及時發現不足之處，消除不安全因素，完善數字化技術，提高檔案管理水平，迅速有效地識別威脅的電子信息系統安全的風險因素，明確風險等級，由技術人員負責評價，并構建評價指標，定量分析網絡風險[5]。建立風險評估模型，在模型中輸入風險參數，對可能威脅人事檔案系統安全性的因素進行準確預測，并提前采取防范措施。

四、結語

綜上所述，數字化是醫院人事檔案管理的發展趨勢，數字化的工作模式減輕了管理人員的工作量與工作壓力，提高了檔案管理效率，并且有效保護了檔案信息資料。在從傳統檔案管理向數字化管理過渡的過程中，應做好網絡安全防護，避免因信息泄露而引起的重大后果。因此，醫院在持續完善數字化服務體系的同時，還應該加強人事檔案管理制度建設，充分保障電子檔案的安全性，讓數字化與信息化技術更好地為醫院管理提供服務。