做好新時期試驗檢測公司辦公室行政事務管理工作

秦淑嫻 中國葛洲壩集團第一工程有限公司

當今社會，工程項目建設領域中的試驗檢測行業發展迅速，對本領域公司內部管理提出了更高要求。當前形勢下，試驗檢測公司必須立足行業發展實際，創新方式方法，全面優化提升辦公室行政事務管理工作水平，推動公司高效發展。

一、研究背景

在試驗檢測公司內部組織體系中，辦公室的關鍵地位不言而喻，是本公司綜合管理的中樞機構，在保障公司高效穩定運轉，促進內外部協調溝通等方面扮演著不可替代的重要作用。在工程試驗檢測領域宏觀發展背景下，全面有效做好辦公室行政事務管理，有助于強化公司內部分工，提升實踐管理能力與效率，優化處理管理與服務的關系，為推進公司整體運營發展匯聚強大合力與動力。近年來，廣大試驗檢測公司高度重視辦公室職能的充分發揮，在行政事務管理規范制度建設、工作流程細化與工作成效評價等方面進行了卓有成效的研究與探索，使公司內部氛圍環境更加和諧有序，開辟了行政事務管理工作新局面，實現了公司內部單位資源要素價值的最大化。盡管如此，在試驗檢測公司內外部條件下，當前辦公室行政事務管理工作方法舉措的針對性尚有較大提升空間，規劃實施、方向指導與銜接溝通體系尚未全面構造形成，束縛著試驗檢測公司綜合競爭力的提升，需要給予高度重視[1]。上述背景下，深入探討辦公室行政事務管理工作的新方法與新路徑，具有極為深刻的現實意義。

二、辦公室的職能及工作特點

（一）辦公室的職能

1.綜合管理職能

綜合管理職能是試驗檢測公司辦公室的首要職能。辦公室處于公司總攬全局、溝通上下、聯系內外的核心地位，是各類信息匯聚、聯系與作用的重要結點。在日常行為中，辦公室通過履行綜合管理職能，實現對內外部各項信息的銜接與統籌，這關系到試驗檢測公司具體事務的落實。為了做好試驗檢測公司內部管理的“總出口”和“總進口”，辦公室應按照特定路徑與標準，對各類事項信息進行動態化管控，保障公司宏觀層次的穩定運行。

2.內外協調職能

試驗檢測公司各項業務的開展離不開密切高效的內外協調與溝通，辦公室應通過履行內外協調職能，使內部各部門能夠在工作方向和工作步調上保持相對一致性，實現條塊結合，密切各部門之間的潛在關聯關系。內外協調職能的發揮需要試驗檢測公司辦公室與政府主管部門、兄弟企業和其他相關單位之間保持良好協調溝通關系，為公司創造更高經濟效益營造良好氛圍。同時，辦公室的內外協調職能還表現在管理服務方面，圍繞公司戰略大局，做好各方面保障、服務、組織與處理[2]。

3.參謀助手職能

在當前建筑工程試驗檢測領域中，影響試驗檢測公司發展的潛在因素多樣化，如何對這些因素精準識別與控制，向來都是影響公司發展效益的關鍵所在，這就需要辦公室充分發揮參謀助手職能作用，根據上級文件、內部會議、行業動態等狀況，及時向公司決策層或領導層提出符合實際的發展意見與建議，形成可供公司正確決策的參考性依據，以輔助公司更具針對性地規避行業風險。

（二）辦公室的工作特點

1.綜合性

試驗檢測公司辦公室的自身職能角色定位決定了其在實踐中的鮮明特點。綜合性是辦公室日常工作的首要特點，這主要表現在其日常規范工作涉及面多、范圍廣、頭緒多，內容相對具體而瑣碎等方面。部分試驗檢測公司辦公室還需協調開展人力資源管理、財務管理、業務管理等內容，只有充分發揮其綜合性部門的優勢，才能在繁雜的工作狀態下實現內部高度統一，以更加高效的路徑方法達成工作目標。

2.服務性

從試驗檢測公司內部體系的本質上而言，管理即是服務，即圍繞公司核心戰略需求與發展方向，按照既有原則、方法和程序等，為公司決策層、內部各部門、行業相關部門等做好綜合服務，將公司意志方向作用于日常服務的方方面面。無論是從市場行情調研分析方面，還是在辦文、辦會、辦事等方面，辦公室的服務性特點均貫穿于每個人員崗位職責之中，需要始終不斷強化服務意識，增強服務能力，推進服務目標任務落實，充分體現辦公室辦事水平和辦事形象。

3.保密性

辦公室是試驗檢測公司的“信息核心”，其日常工作中往往會涉及諸多類型的關鍵信息、重要文件、行業機密等，若不注重工作保密，則極易造成泄密事件發生，使公司在試驗檢測行業競爭中處于被動地位。辦公室做好保密工作，既是試驗檢測公司辦公室事務管理工作的必然要求，也是防范化解潛在風險的關鍵路徑，必要情況下還應設立以辦公室為主要核心的專責保密機構，對保密工作進行全面監督與指導[3]。

三、試驗檢測公司辦公室行政事務管理現狀及存在問題分析

（一）行政事務管理模式陳舊

辦公室行政事務管理的特點與要求決定了其需要與時俱進，不斷總結創新經驗，對工作路徑進行優化調整，并對相關管理模式進行充分論證研究。縱觀當前辦公室行政事務管理實際，普遍存在著規范化的制度規則缺失，延續傳統行政事務管理模式，部門分工不清晰、職責不明確，缺少公司發展的戰略性規劃，公司治理結構難以全面輔助公司的發展壯大。在工程試驗檢測行業發展迅速的背景下，部分公司辦公室行政事務管理模式明顯偏離實際需求，管理模式匹配評價與公司業務管理等疲態倍顯，整體實施效果有待提升，辦公室行政事務管理模式與公司戰略實施相背離。

（二）辦公室行政事務管理的信息化投入不足

信息技術在辦公室行政事務管理體系構造中的價值突出，是煥發辦公室行政事務管理動能，激發辦公室行政事務管理活力的必然載體。在當前信息化潮流下，試驗檢測公司同樣應在辦公室行政事務管理中積極引入基于信息化技術的智能化管理方法，以在信息化潮流中占據更加主動的地位。實踐表明，部分試驗檢測公司對信息化技術方法的現實價值運用不足，對管理需求分析、事務優化等方面的約束與導向相對不足，辦公室行政事務管理領域中的信息化建設水平滯后。也正是因此，辦公室行政事務管理創新進程舉步維艱，理應強化突出信息化建設的時代性。

（三）績效管理作用與機制欠完善

績效管理是調整優化試驗檢測公司行政事務管理方向的關鍵依據與參考。從當前辦公室行政事務管理現狀來看，部分試驗檢測公司績效考核形式單一，難以為調整優化管理方案提供必要依據與參照。此外，所設置的績效考核指標不全面、不客觀，難以全面詳細地對每項管理流程的階段性成效進行準確評估與考核，績效考核過程受人為主觀意志的干擾痕跡明顯，沿襲老套的“拿來”主義，績效考核結果客觀性降低，難以全面地體現行政事務管理的貢獻度差異。

（四）辦公室職能過于簡化

在試驗檢測公司運行管理中，辦公室行政事務管理部門始終扮演著不可替代的關鍵角色，其是制定行政事務管理規則體系，落實匹配優化目標任務的直接實施部門，其職能作用的發揮效果與辦公室行政事務管理成效密切相關。在現代經濟社會環境下，辦公室行政事務管理的職能愈發豐富，但部分公司卻漠視辦公室行政事務管理的重要價值，不能夠從戰略層次提升辦公室行政事務管理的價值地位，所賦予的職能相對簡化，管理評價、獎懲激勵、管理需求等存在一定短板，忽視他人勞動成果及工作價值，一定程度上阻礙著試驗檢測公司戰略實施的視野范圍[4]。

四、提升試驗檢測公司辦公室行政事務管理效能的方法對策探討

（一）建立健全辦公室行政事務管理規則體系

在工程試驗檢測行業發展形勢煥然一新的趨勢下，從業公司應主動摒除固有辦公室行政事務管理模式的束縛，以完善辦公室行政事務管理的基本原則為導向，理順辦公室行政事務管理的基本流程，明確界定不同業務流程、不同部門機構等在辦公室行政事務管理中的地位與作用，將相對分散的影響因素納入統一集中管控，促進辦公室行政事務管理工作朝著更高質量的方向前進，并以公司文化教育強化使命感。突出辦公室行政事務管理規則體系的多樣化特點，結合相關導向政策，正視自身不足與缺陷，緊跟時代發展腳步，以規則體系的方式將其基礎性導向作用體現出來。為實現“人”的價值創造良好環境，實現互促共生，引導每一名公司員工均能夠在各自工作職責范圍內創造更多價值，在實現自我個人價值的同時，為公司創造更高經濟效益。

（二）提升辦公室行政事務管理的信息化水平，實現虛擬化管理

現代社會是信息化社會，信息化的管理理念已經深入嵌入到經濟社會發展的方方面面，極大程度上改變著人們的思維習慣與行為方式，成為推動經濟社會邁向更高發展層次的關鍵力量。對于辦公室行政事務管理而言，同樣應以更加寬廣的視角審視信息化技術的關鍵優勢價值，融入信息化思維促進辦公室行政事務管理效果的提升。搭建基于信息化技術的辦公室行政事務管理平臺，探索實施相應的虛擬化管理模式，密切分析與把握辦公室行政事務管理中的各類數據信息，實現辦公室行政事務管理不同環節與模塊的銜接一致。在基于信息化的虛擬管理環境下，試驗檢測公司可在多個業務模塊、多個工作流程等之間實現行政事務數據信息的互聯互享，并對辦公室行政事務管理成效進行精準評價，促進傳統化的行政事務管理向現代化行政事務管理方向轉變，解決行政事務結構配置不合理問題。

（三）完善行政事務管理的激勵體制機制

激勵體系與方法的設定和運用，是現代辦公室行政事務管理的核心部分，更是優化提升辦公室行政事務管理實際效能的關鍵路徑，只有結合試驗檢測公司自身實際，對辦公室行政事務管理中的激勵體制機制進行完善、調整與充實，才能從源頭上發揮其現實作用。在實踐領域，行政事務管理績效體制具有鮮明的“指揮棒”作用，可促進行政事務價值要素的集中傾向，實現管理制度化和工作流程化，促進行政事務價值實現的最優化，控制關鍵環節，并通過實踐檢驗工作流程的可行性。依托于完善的行政事務管理激勵體制機制，使廣大員工能夠始終保持競爭意識、淘汰意識與責任意識，從而更好地完成自我任務，實現自我價值。在行政事務激勵體制作用下，為員工提供充足可靠的精神鼓勵與物質鼓勵，以轉作風增強服務意識，變被動服務為主動服務，促進多樣化行政事務管理方式的融合運用。

（四）賦予辦公室行政事務管理部門充足職能

在新形勢下的辦公室行政事務管理中，具體工作部門、工作人員的現實作用極為突出，因此應以試驗檢測公司戰略的宏觀導向為依托，為辦公室行政事務管理賦予更多職能。通過提高地位、賦予職能、細化規則等方式，辦公室行政事務管理可充分散發自我活力，轉變自我角色，實現“管理者”向“服務者”“引導者”的方向轉變，并通過政策性課題調研，形成建議性報告。突出辦公室行政事務管理的服務職能，強化本部門人員的服務意識，避免自我高高在上，破解辦公室行政事務管理難點問題。充分考慮實際情況，擺脫傳統“人是創造經濟價值的工具”等陳舊理念，注重營造良好的團隊文化氛圍，將辦公室行政事務管理與廣大員工置于平等地位，建立常態化人員培訓制度，把行政事務管理理論轉換為實踐，做到職責履行與服務管理并重。

（五）實施高效的辦公室行政事務管理流程控制

從以往實踐來看，部分試驗檢測公司因辦公室行政事務管理中的流程機制不健全，造成工作流程不良問題無限放大，以至于未能在辦公室行政事務管理弊端在達到不可控之前將其予以消除。對此，試驗檢測公司應積極吸收以往辦公室行政事務管理的經驗教訓，實施有針對性的辦公室行政事務管理流程管控，選擇最具代表性的流程控制指標，對本項工作實施中的各類影響因素進行動態化、連續性排查管控，及時準確識別辦公室行政事務管理中的潛在干擾環節。融入差異化、等級化與立體化的工作流程管控思維，對不同類型的辦公室行政事務管理流程進行分類處置，并細化工作流程等級，為及時補充高素質專業管理人員等提供依據與參考。在流程控制要求下，試驗檢測公司應形成階段性工作流程評估報告，以更好地完成行政事務價值目標任務，應對新時期市場經濟時代的挑戰，實現公司可持續發展[5]。

五、結語

綜上所述，受試驗檢測行業發展特點、公司結構等方面要素影響，當前其辦公室行政事務管理實踐中依舊存在諸多短板，不利于充分實現辦公室各項職能。因此，相關人員應從自身公司實際出發，建立健全完善而系統的行政事務管理規則體系，融入信息化、精益化、現代化的管理理念，充分履職盡責，突破陳舊行政事務管理模式的束縛，為全面提升辦公室的現實職能奠定基礎，為促進試驗檢測公司實現高質量發展保駕護航。