醫院考勤管理工作信息化建設研究

雷 涵

（廣州中醫藥大學第一附屬醫院，廣東 廣州 510080）

考勤管理是員工進行考核評優、薪資績效、職稱晉升的重要依據，也是醫院管理秩序和疫情防控工作有效實施的基本前提，對于醫院管理者而言有著重要的意義和價值。考勤信息化管理的實現，對健全公立醫院運營管理體系，提高運營管理科學化、規范化、精細化、信息化水平，推動實現公立醫院高質量發展具有重要意義。

1 醫院考勤信息化建設工作的意義

在考勤工作發展的初級階段，往往是使用值班登記表、簽到表等紙質版材料作為出勤證明，這種方式十分容易產生代簽現象，在檢查、統計環節極其耗費人力和時間。此時考勤工作基本依賴手工處理完成，容易出現失誤和漏記的現象，影響最終考勤結果的準確性和可靠性[1]。隨著科學技術的發展和管理水平的進步，考勤出勤管理的方式也日漸多樣化，出現如打卡機、磁卡打卡等門禁刷卡方式，也有利用指紋、人臉進行打卡的生物識別方式。信息化手段和途徑可以讓考勤管理人員便捷、高效、快速地實現人員出勤、缺勤情況統計與管理。現代意義的考勤管理工作已經突破簡單的打卡簽到出勤管理概念，逐漸演變為醫務工作人員工作地點、時間變化記錄的管理。通過信息化技術規范排班管理、出勤管理、請休假管理，并通過信息化平臺實現多源數據信息的互聯互通，滿足現代醫院人力資源精細化管理需要[2]，具體體現在以下幾個方面。

1.1 支撐科學薪酬決策的依據

客觀精準的考勤數據是科學薪酬決策的依據。公立醫院工作人員類型復雜、工作內容繁多、隨著公立醫院精益化管理程度的逐漸提升，對基礎考勤信息數據的質量要求越來越高。人員工作地點因醫療需求時刻發生變化，直接影響考勤數據的形成，間接影響績效獎金的形成與分配。各類請、休假的記錄是工資、各類津補貼、績效獎金、年度目標考核獎勵發放的核算依據。貨幣薪酬作為工作人員最基本的工作獲得需求，始終是員工關注的核心與重點。

1.2 打造人力資源管理的基礎保障

精確記錄員工在醫院工作期間內時間、空間信息動態變化情況，對人力資源管理具有重要意義。一方面便于追溯人員歷史動向，如人員科室輪轉、進修、外派、工作出勤記錄的查詢。另一方面便于支撐人力資源管理各模塊的管理工作，如：年度考核資格確認、人才培養分析、職稱評審科室輪轉情況的溯源、工傷認定的考勤材料證據材料收集、住院醫師培訓學員培訓期延長依據等[3]。

1.3 提升職工職業滿意度、公平獲得感

在日常實踐中，帶薪休假福利可以視為一種非貨幣型隱性福利薪酬。工作人員不僅關注貨幣型福利待遇，對可享受假期福利也十分關注。及時準確反饋員工可享受假期數據，給予員工便捷、高效的自助查詢通道，讓其及時、充分地了解假期福利待遇情況，對提升職工滿意度具有積極意義。

1.4 規范員工行為、營造良好工作氛圍

在實踐中部分科室的考勤管理僅依靠職工自覺遵守紀律，對于遲到、早退現象也不給予相應懲罰，逐漸地使職工輕視考勤制度，嚴重影響了醫療質量及患者的滿意度[4]。通過信息化手段提升考勤管理方式、方法，細化對員工工作出勤情況的管理，進一步規范員工的行為，可以嚴肅醫院工作紀律，營造積極向上的工作氛圍。

2 醫院考勤管理工作的信息化建設途徑和方法

2.1 設置考勤管理架構分級分類管理

考勤信息化建設需要明晰考勤管理體系設計，應構建起符合實際工作需求的院、科兩級信息化管理體系。醫院層面由醫療業務管理部門、網絡數據信息化管理部門、人力資源管理部門、經濟運營管理部門等多部門形成工作小組，共同打造符合醫療活動需求的排班系統、請休假管理系統、考勤數據收集系統，形成基于醫療資源活動的員工時間、空間遷移變化管理體系。

醫院的考勤工作大致可以分成兩部分：一是科室內部考勤管理，在科室層面進行具體的人員出勤、請休假登記、工作地點變更等具體的考勤管理；二是醫院層面的人事考勤管理，從醫院層面統一發布考勤管理數據標準及數據收集平臺，根據管理運營需求對科室層面匯總處理后的考勤信息進行收集。

科室考勤管理系統主要負責本科室工作人員的考勤情況，負責人應掌握科室工作人員的考勤信息和數據。在日常實踐中，臨床科室通過指紋、人臉識別等生物識別方式打卡，也有通過釘釘、企業微信等移動App 端進行考勤打卡、信息化手段的介入實現科室工作人員考勤數據收集。

科室考勤管理側重于日常出勤考勤信息的收集、匯總與輸出。出勤管理方面如：日常收集打卡記錄、統計未考勤打卡的人員名單、遲到早退名單，定期針對考勤不規范行為進行通報；請休假登記方面，掌握各類假期休假標準及休假管理規定，完成員工各類請休假審批及銷假管理；排班管理方面，結合科室內部管理情況，根據醫院排班管理要求開展工作。

人事考勤管理系統是面向全院各科室、標準統一的集成平臺。具體可以分為排班管理、請休假管理、考勤數據管理等多維度管理。向考勤管理科室實現考勤管理標準定義、考勤管理信息發布、考勤管理操作方式方法的無差別輸出。醫院考勤信息化建設應基本滿足支持員工考勤明細、休假信息查詢及管理；支持移動請假、考勤管理等功能的設計實現。

2.2 與其他信息系統的互聯互通

信息輸入方面，考勤信息化系統的建設應實現與人力資源管理信息的聯動，通過聯動完成人員基本信息的輸入考勤信息化系統。例如將人員的工號、崗位類型、職務等級、參加工作年限等與考勤管理直接相關的信息通過系統對接直接獲取。信息輸出方面，考勤管理信息化系統的建設應支持考勤結果與人力資源薪酬模塊聯動、經濟運營績效歸屬聯動、移動辦公軟件聯動等多系統聯動。

2.3 工作流程規范

2.3.1 制度規范與行為規范

1.考勤制度規范與實踐。人力資源部門考勤管理工作人員應全面掌握醫院考勤管理制度、法律法規、行政管理部門制度規范等其他與考勤有關的信息；了解考勤信息系統的設計基本原理、理解考勤系統信息輸入與輸出邏輯、掌握系統全流程的規范操作；必要時給予科室指導與協助。科室層面的考勤管理員應基本掌握考勤管理制度，能夠處理職工日常考勤問題，掌握考勤信息化系統的基本操作。

2.考勤上報操作與時間點的規范。科室層面應按照醫院管理要求及時對人員考勤信息變化進行維護，按時提交考勤數據。人力資源管理部門應及時關注科室上報情況，對于未報情況要及時跟進及提醒。

2.3.2 排班管理規范

排班管理系統由醫護人員主管部門設計開發，人力資源管理部門統一進行設置。在設計時可以根據臨床崗位的工作內容、業務特點、醫務人員實際情況等其他因素變量，通過分析歷史數據分析、工作崗位的工作量、職責范圍等客觀條件制定靈活性較強的排班策略。

2.3.3 請假管理規范

請假管理系統面向全體職工，應實現客戶端和網頁端的雙開發。在流程設計上應以考勤管理制度為準則進行審批流程設計。靈活實現基于不同類型人員、不同類型假期分設審批流程走向。客戶端應實現職工隨時隨地進行休假申請、休假流程、休假結果的自助查詢。

2.3.4 信息安全管理規范

1.使用加密技術。由于醫院考勤管理工作系統中存儲著醫院工作人員大量的個人信息和設計醫院管理的數據，因此一定要保證線上考勤平臺的信息安全，維護信息系統后臺數據庫的保密性。

醫院在考勤管理工作的線上平臺中可以使用信息加密技術。在實際應用中，可以通過使用線路加密或者端對端加密等方式實現線路中信息流的有效加密，提高傳輸信息的安全性和保密性。對于保密級別較高的線路來說，還可以使用密鑰加密方式防止信息泄露[5]。

2.平臺軟件維護。醫院考勤管理工作的信息化建設依賴著計算機網絡和大數據平臺，為了避免計算機病毒、特洛伊木馬、邏輯炸彈等惡意程序對醫院計算機造成安全威脅甚至是網絡癱瘓的嚴重后果，在醫院的計算機網絡中應該建立起安全等級足夠的防火墻，從安全角度防護阻止黑客入侵或者攻擊，守護網絡安全區域中設置的出口，減少網絡薄弱環節的存在。

信息系統的更新換代較快，要注意根據現行系統的等級及時進行更新，淘汰老舊系統、應用新系統也可以在一定程度上提升考勤管理系統的安全系數。對于工作過程中出現的系統漏洞要及時地進行修復并安裝補丁。

3.更新硬件設置。計算機設備是醫院考勤管理工作信息化建設的運行載體，能夠將醫院和客戶端聯系起來，實現線上平臺的互聯互通。

醫院要及時更新考勤管理工作的硬件設備，不需要一味地追求最新的高科技設備，要根據醫院的可支配資金和現有計算機設備進行衡量，讓醫院內使用的計算機設備始終處于正常水平，能夠兼容各種新型系統和軟件。定期對計算機設備進行檢修，更換老化和損壞的零部件，增加設備的工作年限。

作為硬件設施的輔助手段，醫院還可以對網線的布線進行合理規劃，改造舊的網絡線路，將落后的網線設備進行更換，在主干線部分可以選擇將光纖投入使用。

2.4 加強考勤管理隊伍建設

人力資源管理部門應全面地了解醫院考核管理工作信息化建設的相關知識，站在全局角度上對醫院的考核工作進行綜合考慮，借鑒其他醫院成功的經驗和思想方法，結合既往實踐過程中遇到的各種情況和問題進行統籌規劃和管理。

1.做好考勤信息化系統上線試用及使用意見收集工作。在考勤系統上線前，應抽取部分科室考勤管理員和科室負責人進行系統使用，并對試用過程進行全程記錄，對適用意見逐一收集。人力資源管理部門應對試用意見進行甄別與篩查，將問題研判、歸類并針對性解決[6-7]。

2.做好考勤信息化系統上線培訓工作。系統推廣前期應對系統全體使用人員進行培訓。培訓方式可通過線上及線下并用的兩種方式，以線下培訓為例，選取具備計算機硬件設備的適宜培訓場地，對使用人員分批集中培訓并輔助完成系統操作實踐。

3.做好考勤信息化系統推廣期輔助工作。信息化系統推廣前期，即使完成前期培訓，在初期的系統安裝、使用等方仍有科室面臨諸多問題。人力資源管理部門應給予必要的協助與支持，可以通過建立工作群，實現線上支持與解答，必要時應到科室現場予以技術支持。

2.5 建立考核指標與獎懲機制

通過建立考勤管理考核指標與獎懲機制規范考勤管理。以考勤數據上報質量為例，科室應按照考勤管理要求，基于事實情況進行員工考勤數據提交與報送。對于頻繁誤報、錯報出勤和休假數據科室應予以懲戒。對于按時、按要求、高質量完成考勤數據報送科室應予以必要獎勵。考勤信息化工作推進，必須通過行政手段加以支持，通過管理實現操作規范，提升管理水平。

3 結論

綜上所述，上文從考勤管理的分級分類設計、信息系統互聯互通、工作流程規范、考勤管理隊伍建設、考核指標與獎懲機制建立等5 個方面展開醫院考勤管理工作信息化建設的討論。從分析中得出，在醫院考勤管理中實現信息化建設的前提和必要條件就是建立完善的考勤制度，通過專人負責制的形式，采用線上與線下相結合的方式開展工作。同時，加強對醫院考勤工作系統信息平臺的維護和保密工作，搭建適宜的網絡硬件設備和網絡環境，保障考勤工作能夠順利平穩地進行；持續規范工作流程，提高工作人員的專業素質，嚴格執行考核指標，加強醫院考核管理工作的信息化建設。