提升辦公室督查督辦效能的有效途徑

陳晉夏

鐵道戰(zhàn)備舟橋處

近年來，隨著政府機(jī)關(guān)職能的轉(zhuǎn)變，公共服務(wù)能力凸顯，辦公室的督查督辦作用被有效地發(fā)揮出來。辦公室的督查督辦職能成為當(dāng)下單位建設(shè)和發(fā)展的重要力量，旨在落實工作政策性、綜合性、時間性，是一項十分系統(tǒng)的工作，總的要求是圍繞單位的中心工作，以抓落實為出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，以重要會議和重要文件為中心環(huán)節(jié)，以領(lǐng)導(dǎo)講話和批示指示精神的落實為準(zhǔn)繩，深入分析督查工作現(xiàn)狀，把好事前計劃編制關(guān)口，做好事中的過程督辦和事后的辦結(jié)反饋，比如采取年度、季度、月度、周督辦等多種形式進(jìn)行督辦，只有這樣才能提高單位工作效能。

一、辦公室督查督辦工作的重要性

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，現(xiàn)代化的企事業(yè)機(jī)關(guān)辦公室如同雨后春筍般發(fā)展起來，呈現(xiàn)出一片欣欣向榮的繁榮景象，滿足了社會發(fā)展的需要，這在無形中也增加了機(jī)關(guān)辦公室的工作壓力。機(jī)關(guān)辦公室在機(jī)關(guān)部門中居于十分重要的地位，從縱向來說，它肩負(fù)著上傳下達(dá)的橋梁作用；從橫向來說，它起著溝通協(xié)調(diào)的紐帶作用。因此，它不僅對上下級負(fù)責(zé)，還要協(xié)調(diào)同級各部門之間關(guān)系，確保各項督查督辦事項的有效落實，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考，充分發(fā)揮辦公室督查督辦作用對建設(shè)效率型機(jī)關(guān)單位十分重要。

二、辦公室督查督辦工作中存在的問題

（一）對督查督辦工作認(rèn)識不到位

意識是指導(dǎo)行為的重要條件，有什么樣的意識往往會產(chǎn)生什么樣的行為表現(xiàn)，對于辦公室的督查督辦工作來說也是如此，只有重視督查督辦工作，才能夠發(fā)揮其引領(lǐng)作用，帶動部門建設(shè)。

首先，督查督辦工作承擔(dān)著行政后勤、協(xié)調(diào)溝通、信息調(diào)研等眾多職能，但是，辦公室人員的時間和精力有限，難免會分不清主次，導(dǎo)致督查督辦工作被忽視。其次，部分單位的管理人員和領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行管理中往往將工作重心放在工作部署上，認(rèn)為只要做好工作部署，任何工作都可以迎刃而解，因此對辦公室督查督辦的重視程度不高。單位管理層的觀念是影響企業(yè)發(fā)展的風(fēng)向標(biāo)，單位管理層不重視督察督辦將會在第一時間將這種觀念傳遞給辦公室工作人員，從而降低督查督辦工作的積極性。最后，辦公室的地位不高，權(quán)力受到限制，當(dāng)前單位之間的競爭十分激烈，很多單位為了在激烈的競爭環(huán)境中獲得一席之地，往往將注意力放在單位的管理部門，如何提升管理部門的地位和工作效能是當(dāng)前單位重點(diǎn)思考的問題，辦公室部門得不到重視，開展工作的權(quán)力也相應(yīng)地受到影響，進(jìn)而造成履職不規(guī)范。

（二）辦公室督查督辦質(zhì)量不高

辦公室的督查督辦職責(zé)不僅負(fù)責(zé)本部門人員完成自己的工作職責(zé)，還要對整個機(jī)關(guān)的行政管理工作進(jìn)行督查督辦，既要及時把領(lǐng)導(dǎo)部署的重要工作以“周督辦”“月督辦”“階段性督辦”等各種形式部署下去，又要在過程中加強(qiáng)督辦落實的督導(dǎo)協(xié)調(diào)和各項事項的進(jìn)展反饋等，整體的工作較為煩瑣。

首先，辦公室在日常督查督辦中沒有狠抓實效，只做表面功夫，并沒有解決單位發(fā)展中的重點(diǎn)問題。單位要想發(fā)展，必須保障各個部門的工作及時、高效落到實處，這樣才能夠提升工作效率，保障工作質(zhì)量。比如，當(dāng)前一些單位辦公室在行使督查督辦工作中人情化嚴(yán)重，即便辦公室在監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)被監(jiān)督對象存在問題也只是簡單告誡和勸阻，并沒有督促改正和優(yōu)化，降低了單位工作的質(zhì)量，同時也放縱了單位的違規(guī)人員，助長了不良工作風(fēng)氣。其次，導(dǎo)致督查督辦質(zhì)量不高的根本原因是辦公室沒有抓住主要矛盾。督查督辦要抓單位的大事、難事、重要事、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的事，而不是眉毛胡子一把抓，督查督辦要牢固樹立問題導(dǎo)向，不斷解決問題的過程才是前進(jìn)和發(fā)展的有力武器。再次，辦公室督查工作的高質(zhì)量開展離不開各個工作部門的密切分工與配合，但是當(dāng)前部分辦公室各個部門和人員之間缺少有效的配合，降低了辦公室督查力的效能，也制約辦公室的重組與升級。

（三）辦公室督查督辦機(jī)制不完善

因為辦公室督查督辦工作的重要性以及日常工作開展的復(fù)雜性，為了提升辦公室督查督辦工作的有效性，必須有完善的管理制度和管理體系，以落實承辦職責(zé)，明確督辦事項，給辦公室督查督辦人員提供工作依據(jù)。但是當(dāng)前單位辦公室督查督辦機(jī)制不完善，督查督辦工作體系也存在諸多漏洞，降低了單位辦公室督查督辦工作的效率。首先，沒有科學(xué)完善的督查督辦工作流程。一方面，機(jī)關(guān)辦公室相關(guān)負(fù)責(zé)人要根據(jù)辦公室督查督辦的工作現(xiàn)狀制定科學(xué)完善的工作流程體系，為辦公室人員開展督查督辦工作提供工作依據(jù)，另一方面，機(jī)關(guān)辦公室要細(xì)化工作流程內(nèi)容，保障每一項工作流程都具有實際操作性，提高辦公室督察督辦的效率。其次，部分辦公室的沒有制定科學(xué)的績效考核制度。績效考核制度是提升辦公室人員督查督辦工作積極性的重要措施，不少辦公室并沒有意識到考核制度的重要性，導(dǎo)致績效考核制度缺失，不能對辦公室人員的督查督辦工作進(jìn)行科學(xué)合理的評估。與此同時，有的辦公室也沒有設(shè)立專門的督查督辦部門，當(dāng)辦公室或者單位存在問題，不能采取措施應(yīng)對，擴(kuò)大了不良問題的影響。

（四）責(zé)任追究不及時

辦公室督查督辦的工作內(nèi)容是監(jiān)督各個部門的工作人員按照正常的行為準(zhǔn)則和制度開展工作，督查督辦的實質(zhì)不是發(fā)現(xiàn)問題，而是及時解決發(fā)現(xiàn)的問題，把握工作要點(diǎn)，執(zhí)行效果到位。因此，在開展工作中需要落實辦公室督查督辦職能，一旦發(fā)現(xiàn)問題就應(yīng)該立即追究責(zé)任，達(dá)到以儆效尤的目的，使其他部門及時反思，改變工作方式，完善工作內(nèi)容，促進(jìn)單位各個部門協(xié)同發(fā)展。而目前大多企事業(yè)單位辦公室存在責(zé)任追究不及時的問題，其主要表現(xiàn)在以下幾個方面：首先，責(zé)任追究機(jī)制不嚴(yán)格。制度的建立主要是對企業(yè)和辦公室人員進(jìn)行一定的約束，尤其是責(zé)任追究機(jī)制的完善更有助于工作人員按照規(guī)章制度開展工作，而辦公室追究機(jī)制不嚴(yán)格，成為制約辦公室督查督辦效能提升的重要因素。其次，在開展工作中部分辦公室人員存在僥幸心理，認(rèn)為責(zé)任追究機(jī)制不能波及自身利益，工作積極性不高，存在當(dāng)一天和尚撞一天鐘的錯誤思想。再次，辦公室缺乏配套的用人責(zé)任激勵制度，很多優(yōu)秀員工長期得不到重用，沒有晉升的資格，長此以往缺乏對單位的歸屬感，也不能夠融入單位文化中。

三、提升辦公室督查督辦效能的有效途徑

（一）把督查督辦工作放在重要突出位置

辦公室作為單位的綜合部門，辦公室人員只有從思想上重視辦公室督查督辦工作，并將督查督辦工作放在突出位置，才能夠發(fā)揮辦公室督查督辦工作的作用，掃除阻礙單位發(fā)展的絆腳石。首先，辦公室工作人員要轉(zhuǎn)變工作觀念，重視督查督辦工作，單位也要做好宣傳工作，加強(qiáng)文化建設(shè)和引領(lǐng)，形成單位全體上下重視辦公室督查督辦工作的氛圍。在宣傳中單位可以利用現(xiàn)代化的信息傳播媒介和渠道，努力宣傳辦公室的工作職能以及督查督辦的相關(guān)知識，形成良好的工作氛圍，使各個部門和人員配合辦公室開展督查督辦工作，提升辦公室督查督辦的工作質(zhì)量和工作效率[1]。其次，單位領(lǐng)導(dǎo)必須轉(zhuǎn)變工作觀念，改變工作作風(fēng)，加強(qiáng)對辦公室督查督辦工作的重視程度，充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)干部的帶頭作用，使單位上下自覺向領(lǐng)導(dǎo)看齊，重視單位辦公室督查督辦工作。最后，單位要提升辦公室在各個部門中的地位，賦予辦公室人員有效行使工作職能的權(quán)利，通過權(quán)利和地位的提升可以強(qiáng)化辦公室的督查督辦工作有序進(jìn)行，同時也能夠為單位的建設(shè)貢獻(xiàn)自己的力量。比如在具體的工作中，辦公室可以為工作人員制定透明的上升發(fā)展渠道，凡是經(jīng)過辦公室崗位實踐、掛職鍛煉的工作人員都會得到相應(yīng)的獎勵或提拔，這就會在無形中提高辦公室的工作地位，同時也能夠吸引積極向上的年輕人參與到辦公室的督查督辦工作中來[2]。

（二）嚴(yán)把督查督辦工作“三關(guān)”

督查督辦工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)都是單位的建設(shè)和發(fā)展，并為單位的重大決策和部署的落實提供依據(jù)。督查督辦工作要嚴(yán)把事前計劃編制關(guān)、事中執(zhí)行分析關(guān)以及事后報告考核關(guān)。在事前計劃編制關(guān)，單位辦公室凡是重大的決策部署以及上級領(lǐng)導(dǎo)批辦的重要事項都要進(jìn)行編制，登記入冊，并根據(jù)單位領(lǐng)導(dǎo)批辦內(nèi)容及時分解立項，提出擬辦意見，然后及時交送領(lǐng)導(dǎo)審批，再將工作部署到各個工作部門人員手中。在事中執(zhí)行關(guān)，辦公室要加強(qiáng)對工作實施進(jìn)度與情況的了解工作，對于批辦事項的督查督辦，通知發(fā)出后，承辦單位要按時限要求辦理。同時，要明確辦結(jié)時間，如果確有特殊情況，應(yīng)該予以說明。在事后報告考核關(guān)，承辦單位和部門要及時向辦公室報告工作內(nèi)容實施情況，如果有明確的時間段要求，應(yīng)該在規(guī)定的時間內(nèi)完成。如果沒有時間限制，也應(yīng)該實時跟進(jìn)報告。同時，將重大決策落實情況與承辦單位和落實部門綜合業(yè)績考核結(jié)合起來，強(qiáng)化督辦績效管理，以督辦促落實，以考核促推進(jìn)。

（三）創(chuàng)新督查督辦方法和方式

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，單位的內(nèi)部工作也發(fā)生了翻天覆地的變化，辦公室傳統(tǒng)的督查督辦工作已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能夠滿足單位發(fā)展的需要，所以，單位必須轉(zhuǎn)變工作觀念，樹立創(chuàng)新意識，利用現(xiàn)代信息技術(shù)搭建起信息平臺，借助現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將辦公室重大的督查督辦工作內(nèi)容利用平臺進(jìn)行公示，給工作人員和單位領(lǐng)導(dǎo)提供工作參考依據(jù)。其次，辦公室應(yīng)該采用堅持實事求是的原則，注重調(diào)查研究，全面準(zhǔn)確地了解和反映情況，利用到基層調(diào)研等時機(jī)，“一對一”現(xiàn)場督辦，實現(xiàn)由“聽督查匯報”向“去一線督查”轉(zhuǎn)變。最后，善于“殺回馬槍”，反復(fù)督辦抓落實。辦公室要采用重復(fù)多次的方式對各個部門工作進(jìn)行督查督辦，保障督查督辦的效果，給其他工作部門敲響警鐘[3]。

（四）提升工作質(zhì)量，提升人員素質(zhì)

辦公室工作人員的專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)能力直接影響著辦公室督查督辦工作的有效性，所以單位必須加強(qiáng)人才培養(yǎng)工作，提升辦公室工作人員的整體素質(zhì)，建立一支專業(yè)化的人才隊伍。首先，單位要定期組織多種形式的學(xué)習(xí)交流活動，聘請專業(yè)的人員向辦公室人員講解督查督辦的相關(guān)知識，豐富他們的知識儲備，提升他們的工作能力。其次，單位要做好人才梯隊建設(shè)和培養(yǎng)。督查督辦工作對于人才的需求較大，所以辦公室要根據(jù)工作需求對人才進(jìn)行篩選，加強(qiáng)對不同層次人員的培養(yǎng)，避免人才隊伍斷層。最后，辦公室工作人員必須樹立終身學(xué)習(xí)的理念，利用工作之余主動學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理知識，不斷提升監(jiān)督檢查工作質(zhì)量，為辦公室的發(fā)展提供力量支持。

（五）完善制度建設(shè)

制度是一切工作順利進(jìn)行的重要保障，沒有制度就沒有約束，對于辦公室督查督辦工作來說也是如此，只有不斷完善制度建設(shè)，才能夠提升辦公室的工作效率，為單位發(fā)展服務(wù)。因此，各個單位首先要完善督查督辦體系，健全督查督辦相關(guān)的工作制度，比如確定督辦工作的原則、督辦的職能范圍以督查督辦工作程序等內(nèi)容，明確各個環(huán)節(jié)的工作職責(zé)和工作要求，保證按照工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化開展。同時單位要不斷健全監(jiān)督機(jī)制，設(shè)立專門的監(jiān)督部門，由專門的人員對辦公室督查督辦工作進(jìn)行動態(tài)化的監(jiān)督，督促辦公室人員合法合規(guī)地開展督查督辦工作。

（六）強(qiáng)化考核激勵，建立反饋機(jī)制

首先，單位內(nèi)部要強(qiáng)化績效考核制度建設(shè)。單位要做好對辦公室各個崗位和人員具體工作的了解，明確崗位和人員的工作職能，為完善績效考核制度提供參考。其次，辦公室督查督辦人員要積極利用考核結(jié)果，建立反饋機(jī)制。辦公室負(fù)責(zé)督查督辦的工作人員應(yīng)該是考核人員之一，可以對各部門完成督查督辦事項進(jìn)行考核評價，表現(xiàn)優(yōu)秀的給予加分，反之扣分，考核結(jié)果透明化，考核分?jǐn)?shù)與個人的月度或季度考核工作掛鉤，以強(qiáng)化考核保障辦公室督查督辦工作的有序開展。

四、結(jié)語

辦公室督查督辦工作有效協(xié)調(diào)了各個部門和單位之間的關(guān)系，單位必須重視辦公室督查督辦工作，將辦公室督查督辦工作放在突出位置來抓，同時創(chuàng)新督查督辦方法和方式，強(qiáng)化考核激勵，建立反饋機(jī)制，提升辦公室督查督辦的工作質(zhì)量。相信在不久的將來，辦公室督查督辦工作將會朝著更加科學(xué)化和現(xiàn)代化的方向發(fā)展。