關于綜合性藝術院校固定資產管理的探究

沈笑羽

(南京藝術學院，江蘇 南京 210013)

近年來，隨著綜合性藝術院校招生規模的擴大以及其對滿足自身高質量高水平發展需要的增加，學校固定資產急速增加，對提升資產管理能力提出了更高的要求。 本文對此類學校在加速“成長期”的固定資產管理現狀和問題進行闡述，并對問題的解決進行嘗試性分析，以期為此類學校固定資產管理水平的提升，找尋行之有效的思路和方法。

一、 綜合性藝術院校固定資產管理現狀

學校對固定資產的管理和使用堅持“統一領導、歸口管理、分級負責、責任到人”的原則。 資產管理中堅持所有權和使用權相分離，實行分層級管理，校資產管理委員會或領導組統一領導，資產管理部門主管，按固定資產不同類別，由相關職能部門實施歸口及日常管理。 學校固定資產管理以任務單的創建、審批、執行為主線，利用固定資產管理信息系統對固定資產基礎數據進行靜態核算，同時設置各種分類臺賬進行輔助核算，實現對固定資產從配置、使用、維護到處置的全流程動態管理。

二、 綜合性藝術院校固定資產管理中存在的問題

(一)與其他類別高校存在的共性問題

1. 資產管理意識不強，重視度不足

高校在固定資產管理中出現的“重錢，輕物”“重采購，輕管理”“資產管理與預算管理脫節”的三種現象，折射出資產管理意識不強、重視度不足的問題。 在固定資產日常管理中，各部門對固定資產后續存量和狀態沒有給予持續關注，實際管理中存在中間管理層缺位和基礎管理層被動越級現象。 學校部門制定的采購預算可操作性不強，預算執行效果不佳，有的預算編制與實際采購差距較大，預算執行存在流于形式情況。

2. 資產管理隊伍不穩定，整體專業素質不高

高校固定資產管理隊伍由于各種因素影響，專職資產管理員存在配比不足情況，二級資產管理員一般為兼職人員。 人員不足及聘用兼職人員不穩定性都是影響資產管理隊伍整體專業素質平穩提升的負面因素。 專職采購人員很少參加專業系統的采購培訓，缺少采購類專業技能。 學校采購工作雖依規依法執行，但在實際采購談判、磋商中無法實現更好的采購目標，為學校爭取更大的采購利益。

3. 固定資產管理信息化水平不高，各管理系統數據未實現共享

大部分學校固定資產信息化管理僅限于固定資產建賬、調撥、報廢等基礎信息處理。 校內各資產管理歸口部門雖已運用專屬的管理系統進行信息化日常管理，但未實現各系統間信息整合利用。 各系統間相關數據未能實現按條件抓取、匹配對接、共享共用，例如采購系統、固定資產管理系統、財務系統等管理系統。 高校固定資產品類數量繁多，部分學校固定資產盤點任務集中由資產管理員手工完成，缺少信息化手段，盤點效率不高。

(二)綜合性藝術院校固定資產管理中特有的難點問題

1. 部分類別資產配置的前期論證和采購方式受多種因素制約，客觀公允性不足，影響采購降本目標實現

部分藝術專用設備的供應商為民間個人手工作坊或民間制作大師，或因設備用材特殊符合要求的供貨商不足三家，這些設備的市場競爭不充分，無法采用公開招標方式采購，前期論證存在局限性，采購價較高，采購方式未能起到較好競爭制約作用，無法有效控制采購成本，比如教學科研類國內外民間樂器、馬林巴琴、建筑保護模型等。

2. 部分類別大型設備存在低效使用或閑置情況

部分專業因教學科研前沿發展需要采購科技創新類設備，而此類設備因其前沿性，生產未進入量產階段，采購單價較高，后期使用耗材費昂貴，維護成本很高。 若部門經費難以支撐設備的長期使用，最終會導致此類資產低效使用或閑置的情況發生，比如三維打印機等。 有些固定資產設備價值高，維護成本高，技術更新迭代快，無法按通用、專用設備的最低使用年限界定資產的最低使用年限，如傳媒類頭戴式增強現實眼鏡、多功能視頻顯示互動桌等。此類設備未來可能面臨外觀功能完好，但技術性能無法滿足專業最新需求的境況。 同時此類設備專業性強，無法實現跨學科共享。

3. 資產管理中普遍存在“重使用，輕維保”的現象

是否定期維保影響大型儀器設備的使用壽命，尤其是精密儀器。 藝術類院校一般不設立專門的設備維修部門，設備的維修以報修方式，由設備的廠家等外部單位直接負責維修。 學校除特種設備和安防設備外，大部分大型儀器設備在使用中往往疏于日常維護保養。 保管或使用者更關注設備能否繼續使用，待設備出現故障無法正常運轉時，才會采取被動報修方式解決故障，若無法修復通常申請直接報廢處理。

4. 防范法律風險意識不足，未能全面有效規避法律風險

在采購環節中存在一定的法律風險。 資產采購合同模板的擬定、合同審核簽訂一般由資產申購部門、資產管理部門、審計部門等職能部門負責，具體工作人員缺少相應法律專業知識，合同審核主要從采購標的物的技術參數、商務條款等角度進行，在合同模板的擬定和合同審核方面未能有效規避所有法律風險。

5. 大型設備共享率較低

各門類專業大型儀器設備由于如下幾種原因較難實現跨學科專業共享共用:第一，藝術專業局限性造成無法實現跨學科共享共用，比如專業樂器、設計美術類專業設備；第二，設備對操作人操作水平有較高要求，即使有少量可共享專業，由于共享需求方使用人不具備操作大型設備的技能，設備無法實現共享，比如文物保護專業用顯微鏡等專業儀器；第三，設備維護成本高，對存放空間有嚴格的恒溫恒濕要求，若保管不當會直接導致專業設備損壞或損毀，共享需求方不具備存放條件，比如傳媒專業的話筒、攝像等設備；第四，耗材昂貴，可共享專業無經費支持，比如三維打印機。

三、 解決固定資產管理現存問題，提升資產管理水平的思路方法

綜上所述，無論是與其他類高校存在的共性問題還是綜合性藝術院校特有的難點問題，歸根結底要解決好認識和實踐兩方面問題。 推動學校資產管理現存問題的解決，提升資產管理水平是一項系統工程，既要有客觀的認識，也要有正確的方法。 以下從認識和實踐兩個層面進行嘗試性闡述。

(一)認識層面

高校資產管理中存在各種管理失衡現象的原因是各層級管理者管理意識在如下幾方面存在偏差或缺失。

(1)資金來源。 高校資產的所有權和使用權相分離的客觀事實可能導致部分管理者產生高校資產采購經費來源由國家兜底的想法，認為固定資產使用的效率高低如何不會影響后續資金供給，忽視高校固定資產是高校辦學成本的重要組成部分。

(2)資金使用關注點。 管理者認為學校最終的辦學目標是培育學生，后期資金使用傾向于提升師資水平和學生培養方面的投入產出情況，相較前者對固定資產方面的投入及后續管理相對忽視。 學校資產管理建設未提升到學校高質量高水平整體建設高度進行統籌謀劃部署。

(3)預算管理作用。 資產的使用者對預算管理在資產管理中的重要作用沒有清晰的認識。 預算管理和資產管理不是此消彼長而是相輔相成的關系。預算管理水平在一定程度上決定了資產配置的合理性。 合理編制預算，是資產實現有效管理的前提。

(4)團隊管理。 學校資產管理中缺少團隊建設，團隊意識較弱，工作各自為政，各層級協同配合度較低，資產管理隊伍缺少向心力和凝聚力，部分工作人員工作中主動性、積極性不夠。

以下幾點為認識層面問題解決的思路和方法。

1. 逐步轉變觀念，提升成本績效意識

高校特別是公辦高校的固定資產管理者和使用者應該轉變固有觀念，強化資金來源憂患意識，注重開源節流，提升資產管理成本績效意識。 通過優化資產管理，提高固定資產的利用率，降低資金使用成本，提高資金使用效率，變相增加隱性收益，將節約的資金再用于教學、科研、管理保障等重要方面，達到以管理促辦學的良性循環。

2. 重視人的因素，激發人力資源效力

在管理過程中，不應僅將下級管理者看作實現資產管理的工具，而應將其視為“資產”，固定資產管理隊伍整體也是一種人力資源。 有效落實資產管理目標要靠各級管理者去實現，其關鍵是盤活人力資源，充分調動下級管理者的工作積極性。 如何激發下級管理者的工作積極性主動性，加強管理團隊建設是實現固定資產管理高質量高水建設過程中的重要因素。 團隊建設的著眼點是構建除管理層級以外的團隊關系，其背后歸根結底是構建管理人員與學校之間的共同關系。

3. 形成預算管理思維，搭建預算管理體系

高校固定資產管理過程中要逐步強化預算管理概念，形成預算管理思維，整合多種預算模塊，搭建全面預算管理體系。 要把建設全面預算管理體系作為推進資產預算管理的有力抓手。 各預算制定部門應將資產配置預算、財務預算、中長期發展規劃和戰略目標有效結合，將基于“目標管理”的年度預算、基于“重點項目或專項資金”的項目預算相結合，切實發揮預算動態指導效果，實現業務財務資產一體化管理。

(二)實踐層面

實踐層面反映出的管理問題，是認識層面偏差的具體表象。 以下幾點提議為實踐層面問題的解決提供一些思路和方法。

1. 數量、質量兩手抓，助力管理隊伍建設

高校專職資產管理員配比不足問題的產生與學校人員結構、人員配置方案、學校財務預算等因素都有關，問題的解決需要引起學校高層關注，整合學校人事財務等資源加以推動解決。 在人數不變的情況下，提高人員業務素質，增強兼職人員穩定性是關鍵。 人員管理應實行分類管理，加大分類培訓力度，有針對性細化專業技能培訓，精準化打造高素質專業化資產管理隊伍。 各部門可細化固定資產管理個人及部門業績指標，將資產管理業績與部門整體業績掛鉤，提升資產管理在部門管理中的重要性。 通過業績考核的形式提高資產管理員個人待遇，提升職業認同感和歸屬感，增加兼職管理隊伍的穩定性。

2. 管理軟硬件數字智能化，助力固定資產管理質的飛躍

學校應順應移動互聯管理趨勢，利用云技術等數字技術將固定資產管理軟硬件向移動智能化轉型，逐步形成以智能硬件、云服務平臺、智能管理系統為主的資產數據全生命周期管理。 固定資產標簽可運用手持便攜標簽打印技術，管理系統也可實現PC 端和移動手機端同步管理，固定資產盤點可實現全員移動端云盤點[1]。 可移動貴重設備可依托“物聯網＋大數據”等數字技術助力管理，固定資產標簽物聯網終端化，標簽具備定位、傳輸、記錄等功能，分散在學校各處資產的動態信息將實時上傳系統。 硬件智能化可提高基礎管理的工作效率。

高校固定資產管理實現質的飛躍有賴于管理信息化智能化轉型。 構建綜合業務管理信息系統，整合多信息系統資源，實現數據融合應用共享，將采招、財務、固定資產管理三系統對接，可從資產管理前端對預算執行進行有效把控，實時同步預算信息，實行經費凍結及解凍，從根本上解決資產管理與預算管理脫節問題；在采購項目立項階段，可實現申購部門資產存量信息共享，為合理配置資產提供依據；采購結束，可自動推送固定資產入庫單信息至資產管理系統，減少人為錄入差錯，提高資產管理效率。

3. 注重采購前期調研論證，降低閑置率提高共享率

針對迭代更新快、維護耗材費高的設備，在采購前，申購部門應從行業或專業全球發展視角認真分析研判專業發展趨勢，結合專業發展目標定位、短期及后續經費預算來源、師生人數配比等因素統籌考慮擬采購設備的配置，避免盲目跟風采購導致低效運轉或閑置情況發生。 資產管理部門在組織采購前期論證時，應考慮對后期維護保養等可持續經費的審查論證，重大設備的可共享性可一并論證。 有建設性科學的調研論證，能為資產的配置決策提供強有力的過程保障，有效降低資產的低效使用率和閑置率，為提高大型設備的共享率提供條件。

4. 內向發力，轉變采購劣勢

針對綜合性藝術類院校中采購客觀劣勢，采購中應從內部尋找出路，扭轉采購劣勢。 針對供貨市場競爭不充分的情況，高校采購部門應加強前期市場調研，摸清供貨行情，在提高采購人員談判磋商水平上下功夫。 資產管理部門應重視組織專職采購人員的談判技能培訓，從心理素質至談判技巧多維度提升采購人員的談判水平，用專業素質最大限度化解客觀因素的負面影響，實現采購降本目標。

5. 細化維保管理流程，提高設備可利用率

學校各層級應強化設備維護管理意識，維保責任明確到人，日常注重收集設備使用維修等歷史數據，信息匯總管理。 完善維保管理機制，細化維保工作流程，明確維保目標、方案、處理反饋、數據分析、設備效能狀態分析等環節。 大型貴重儀器設備應單獨建立維保臺賬管理。 資產申購應充分考慮落實后續維保經費，為后期設備維保提供資金支持。 資產管理中，從被動的報修轉變為積極預防性的維護，定期維修養護，有效降低設備故障率，延長設備生命周期，提高設備利用率。

6. 加強風險管理，建立法律風險防范體系

綜合性藝術院校在資產管理中應加強法律風險防范制度建設，提高法律風險防控能力，完善法律風險責任機制，建立健全校內法律風險研判機制。 學校可根據實際情況成立法律事務部門或與外部法律機構合作，具體負責合同管理與法律糾紛風險控制，以規避學校可能面臨的法律風險。 資產管理部門應建立并完善配套管理制度，將法律審核嵌入相關制度合規審查、采購合同模板擬定、采購合同審核等資產管理法律風險重點環節。 在校內，資產管理部門可聯合多部門組織法律知識宣傳，培植法律風險意識，為及時發現、盡早處理苗頭性法律問題風險提供前提基礎。

學校發展依托于師資配備、教學設施設備等核心資源，如何在發展中客觀分析有效解決管理中的瓶頸問題，是實現發展提速的關鍵。 綜合性藝術院校應充分發揮自身優勢，利用現代數字技術，實現固定資產管理的精準化，為學校高質量高水平發展提供科學的決策依據和堅實的物質保障。