外貿(mào)企業(yè)會計信息化建設(shè)分析

方 濤

（東華能源股份有限公司）

信息技術(shù)的升級迭代推動電子商務(wù)的迅猛發(fā)展，使之成為全球貿(mào)易的重要工具。參與全球化競爭的每一家外貿(mào)企業(yè)都應(yīng)及時改變傳統(tǒng)的貿(mào)易形式與方法，加快會計信息化建設(shè)的步伐，以更好的狀態(tài)參與到對外貿(mào)易競爭之中。

一、外貿(mào)企業(yè)著力推動會計信息化建設(shè)的意義

（一）緊跟國家市場信息化建設(shè)的要求

新時期對外貿(mào)易摒棄了傳統(tǒng)的電話、電報等溝通方式，大量地應(yīng)用信息化交流方式，對外貿(mào)易中的財務(wù)結(jié)算、商務(wù)談判等都能夠依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完成，既提高了外貿(mào)工作的效率與質(zhì)量，還提高了貿(mào)易的規(guī)范性。外貿(mào)行業(yè)運用信息技術(shù)的比例不斷增加的同時，全面改變了我國傳統(tǒng)對外貿(mào)易格局，對外貿(mào)企業(yè)的會計管理工作提出了發(fā)展、改革、轉(zhuǎn)型的新要求，即外貿(mào)企業(yè)緊跟國家市場信息化建設(shè)的步伐，著力推動會計信息化建設(shè)。外貿(mào)企業(yè)必須正視這一點，及時主動地轉(zhuǎn)變會計管理理念與方式，充分應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)及信息技術(shù)優(yōu)勢，加快會計信息化建設(shè)。

（二）適應(yīng)外貿(mào)信息化核算方式的要求

我國信息化建設(shè)的快速發(fā)展帶動了互聯(lián)網(wǎng)、計算機技術(shù)、EDI技術(shù)趨于成熟。外貿(mào)電子交易市場不斷完善，多種信息技術(shù)在外貿(mào)企業(yè)得到充分應(yīng)用，無形技術(shù)產(chǎn)品交易成為主流，對外貿(mào)易的效率大幅提升。在此基礎(chǔ)上，發(fā)展電子商務(wù)、應(yīng)用電子技術(shù)的趨勢對傳統(tǒng)手工會計核算工作既是挑戰(zhàn)也是機遇。外貿(mào)企業(yè)應(yīng)當(dāng)正視信息化核算方式的必然性，及時改革傳統(tǒng)會計核算方法，著力推動會計信息化體系建設(shè)，以更好地適應(yīng)外貿(mào)信息化核算的要求。

（三）滿足外貿(mào)企業(yè)競爭力提升的需要

當(dāng)前，對外貿(mào)易傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介已基本被數(shù)字化和信息化媒介所取代，電子商務(wù)打破了外貿(mào)企業(yè)常規(guī)的發(fā)展限制，信息流、資金流與物流三合一的現(xiàn)代化運營體系基本形成。外貿(mào)企業(yè)會計系統(tǒng)每天都要處理大量的財務(wù)數(shù)據(jù)，既占用會計人員大量的時間與精力，也影響企業(yè)資金運轉(zhuǎn)的效率。會計信息化系統(tǒng)能夠?qū)⒑Ａ康呢攧?wù)數(shù)據(jù)直接錄入網(wǎng)絡(luò)，通過權(quán)限不同的實時信息共享實現(xiàn)外貿(mào)企業(yè)會計系統(tǒng)內(nèi)部的數(shù)據(jù)化處理，提高財務(wù)工作效率、增強經(jīng)營管理水平，強化企業(yè)的核心競爭力。[1]應(yīng)用會計信息化技術(shù)取代傳統(tǒng)的人工錄入及會計信息處理，既能夠減少不必要的重復(fù)性工作，還能減少因人為因素造成的錯誤，提升會計核算的準(zhǔn)確性。在這個過程中，企業(yè)會計工作人員也可以從傳統(tǒng)的財務(wù)人員轉(zhuǎn)型到管理會計工作者，在日常工作的過程中收集、整理、分析會計信息，為企業(yè)管理層的決策提供更有價值的依據(jù)。

二、外貿(mào)企業(yè)會計信息化建設(shè)中存在的問題

（一）會計信息化建設(shè)的認(rèn)識較為膚淺

為數(shù)不少的外貿(mào)企業(yè)對會計信息化建設(shè)的認(rèn)識較為膚淺，認(rèn)為只要引進(jìn)并利用財務(wù)軟件處理數(shù)據(jù)、提升財務(wù)工作效率就是會計信息化。有些外貿(mào)企業(yè)管理者認(rèn)為會計信息化及網(wǎng)絡(luò)共享的風(fēng)險大，容易造成企業(yè)信息泄露，或被金融、稅務(wù)、工商等部門獲取，從而持反對態(tài)度。實際上，會計信息化建設(shè)絕不僅是加快日常財務(wù)數(shù)據(jù)處理，還能夠?qū)ζ髽I(yè)財務(wù)數(shù)據(jù)及財稅架構(gòu)等進(jìn)行科學(xué)全面的分析，助力企業(yè)利益最大化。

（二）會計信息化隊伍建設(shè)相對乏力

外貿(mào)企業(yè)中真正接受過全面規(guī)范的會計信息化培訓(xùn)的人員相對較少，他們對會計信息化的了解與認(rèn)知、應(yīng)用更多集中在會計憑證的電子化處理、匯總提交電子財務(wù)會計報表上。既掌握會計信息化理論知識又熟練操作會計信息化工作的財務(wù)人員占比不多，大多對會計信息化流程不熟悉，無法完成高層次的管理會計工作，不利于外貿(mào)企業(yè)會計信息化發(fā)展的走深走實。

（三）會計信息化系統(tǒng)建設(shè)不夠規(guī)范

整合會計信息資源是外貿(mào)企業(yè)會計信息化建設(shè)的重點內(nèi)容，做好資源整合工作才能真正助力企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展。因此，外貿(mào)企業(yè)會計信息化建設(shè)應(yīng)主動完善優(yōu)化會計管理流程及管理方法，使其更好地服務(wù)于會計信息化發(fā)展。有些外貿(mào)企業(yè)管理制度與會計信息化建設(shè)未能有效銜接，既影響企業(yè)管理制度的完善也阻礙了企業(yè)會計信息化建設(shè)的推進(jìn)。

（四）會計信息化保障基礎(chǔ)不夠堅實

外貿(mào)企業(yè)會計信息化建設(shè)的深化能夠加大對企業(yè)會計信息資源挖掘與利用的深度與廣度，實現(xiàn)會計信息資源的全面及時共享。但在建設(shè)與使用過程中，大量的會計信息會錄入會計網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，信息安全隱患風(fēng)險大增。為數(shù)不少的外貿(mào)企業(yè)意識到引進(jìn)與開發(fā)會計信息化軟件的重要性，卻未能夯實會計信息化保障基礎(chǔ)，從而在企業(yè)運營中潛藏風(fēng)險。同時，部分企業(yè)過度依賴外包人員建設(shè)會計信息化，也容易引發(fā)安全問題。

三、加強外貿(mào)企業(yè)會計信息化建設(shè)的思考

（一）正確認(rèn)識外貿(mào)企業(yè)會計信息化建設(shè)內(nèi)涵

從相關(guān)調(diào)查結(jié)果來看，大部分外貿(mào)企業(yè)會計信息化建設(shè)效果不佳的最主要影響因素在于企業(yè)管理者未能正確認(rèn)識會計信息化的內(nèi)涵與重要性。因此外貿(mào)企業(yè)管理者應(yīng)及時更新理念、更新知識，正確認(rèn)識會計信息化建設(shè)的必要性，從企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的高度去推動、去開展會計信息化建設(shè)工作。同時，要科學(xué)分析企業(yè)會計信息化建設(shè)的目標(biāo)、流程及關(guān)鍵性問題，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀制定建設(shè)規(guī)劃，投入必要的人力、物力、財力，在借鑒國內(nèi)外同類企業(yè)的成功經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，著力推進(jìn)會計信息化建設(shè)進(jìn)程。

（二）加快外貿(mào)企業(yè)會計信息化建設(shè)速度

外貿(mào)企業(yè)會計信息化的建設(shè)必須針對企業(yè)的經(jīng)營實際進(jìn)行規(guī)劃，結(jié)合企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展需要優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。當(dāng)前，大多數(shù)外貿(mào)企業(yè)都采取低成本的會計信息化建設(shè)，從而在建設(shè)初期采用常規(guī)的ERP軟件，但這一軟件與對外貿(mào)易的業(yè)務(wù)流程并不十分匹配。[2]隨著外貿(mào)企業(yè)會計信息化建設(shè)的深化，外貿(mào)企業(yè)可以運用專門的會計系統(tǒng)操作財務(wù)管理中的各項工作，比如收付外匯賬款、成本核銷等，從而顯著提高會計信息處理效率。[3]企業(yè)還可以通過會計信息化技術(shù)實現(xiàn)會計信息的反饋與預(yù)測，為企業(yè)管理決策提供更準(zhǔn)確更可靠的財務(wù)信息支撐。

（三）及時優(yōu)化會計信息化管理流程

科學(xué)完善的會計信息化管理流程是推動外貿(mào)企業(yè)會計信息化建設(shè)的重要因素。外貿(mào)企業(yè)應(yīng)當(dāng)緊跟國家信息化發(fā)展步伐，制定適合企業(yè)中長期發(fā)展的會計信息化發(fā)展戰(zhàn)略，分階段部署企業(yè)會計信息化工作，助力企業(yè)會計管理工作。企業(yè)會計信息化建設(shè)可以分成五個階段，具體為：部門——跨部門——企業(yè)——產(chǎn)業(yè)鏈——財務(wù)共享。外貿(mào)企業(yè)會計信息化建設(shè)從單一部門、單一業(yè)務(wù)、單項工作開始，逐步深入集成到跨部門、多部門，再到產(chǎn)業(yè)鏈及國際化以及共享化，加快會計信息傳遞的速度與效率，降低企業(yè)會計信息管理的成本，提升企業(yè)資金周轉(zhuǎn)率。這其中，財務(wù)共享中心的建設(shè)能夠統(tǒng)一會計記錄和財務(wù)報告的口徑，推動會計工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，保證財務(wù)核算的精細(xì)化與標(biāo)準(zhǔn)化，是構(gòu)建新型會計核算管理模式的關(guān)鍵。

完善的會計內(nèi)部控制體系能夠有效規(guī)范與控制企業(yè)業(yè)務(wù)流程，是外貿(mào)企業(yè)財務(wù)管理工作及會計信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。外貿(mào)企業(yè)要結(jié)合外貿(mào)行業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀及企業(yè)會計信息化建設(shè)現(xiàn)狀，充分引進(jìn)并利用智能化技術(shù)，構(gòu)建完善的會計信息化管理制度，強化會計信息化風(fēng)險防控意識，提升會計信息內(nèi)部控制體系的技術(shù)性與先進(jìn)性、安全性，確保外貿(mào)企業(yè)信息化建設(shè)的科學(xué)性與有效性。

（四）夯實會計信息化安全保障基礎(chǔ)

外貿(mào)企業(yè)會計信息化安全保障應(yīng)從事前、事中與事后三個階段著力，針對不同的階段實施不同的安全保障策略：事前階段要加強財務(wù)軟件的安全管理，事中階段要強化會計工作人員的信息化權(quán)限管理及安全知識培訓(xùn)，事后階段則要做好會計信息存儲及傳輸?shù)裙ぷ鞯陌踩芸亍５珶o論哪個階段都要實施好細(xì)節(jié)的控制工作，確保企業(yè)會計信息的安全。

要進(jìn)一步細(xì)化不同崗位的責(zé)權(quán)利，并在會計、出納等崗位設(shè)置相互制衡、相互獨立的內(nèi)部控制制度。員工的認(rèn)知及工作態(tài)度、價值觀念等都會直接影響到會計信息化建設(shè)效率。因此，在構(gòu)建更高安全級別的網(wǎng)絡(luò)防火墻、嚴(yán)防網(wǎng)絡(luò)病毒及黑客入侵的基礎(chǔ)上，及時提高會計工作人員的安全意識、風(fēng)險意識，要求企業(yè)員工養(yǎng)成定期查殺計算機病毒的習(xí)慣，提高會計信息安全水平。要加強對原始憑證的監(jiān)控，采用監(jiān)控與操作相互獨立的模式實現(xiàn)相互牽制的管理。

（五）大力加強會計信息化專業(yè)人才隊伍建設(shè)力度

21世紀(jì)最寶貴的資源是人才，外貿(mào)企業(yè)會計信息化建設(shè)落實的動力來源是優(yōu)秀的專業(yè)技術(shù)人才，加快會計信息化建設(shè)必須首先打造一支會計信息化專業(yè)人才隊伍。不少外貿(mào)企業(yè)推動會計信息化建設(shè)乏力的主要原因之一就是缺少足夠的專業(yè)人才。會計信息化建設(shè)離不開大量的資金投入，但信息化專業(yè)技術(shù)人才匱乏是企業(yè)會計信息化建設(shè)道路上最大的問題與阻礙。因此，外貿(mào)企業(yè)要加大對會計工作人員、信息化技術(shù)人員的外引內(nèi)培，實施校企合作、產(chǎn)教融合，與高校聯(lián)合設(shè)置信息化實習(xí)崗位，邀請內(nèi)外部信息化專家舉辦專業(yè)知識講座，加大培訓(xùn)的力度與針對性的同時，引進(jìn)一批既具有深厚理論知識又具有實踐經(jīng)驗的優(yōu)秀人才，從根本上優(yōu)化會計信息化人才隊伍的專業(yè)結(jié)構(gòu)、技能水平，激發(fā)外貿(mào)企業(yè)會計信息化建設(shè)的無窮動力。

四、外貿(mào)企業(yè)會計信息化建設(shè)的經(jīng)濟(jì)效益分析

（一）外貿(mào)企業(yè)直接經(jīng)濟(jì)效益與間接經(jīng)濟(jì)效益的分析

通過外貿(mào)企業(yè)內(nèi)部財務(wù)資源查詢可得到的量化經(jīng)濟(jì)效益指標(biāo)就是直接經(jīng)濟(jì)效益，財務(wù)報表中利潤的增減、管理成本的多少等都可以直接反映企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。無法直觀獲取、甚至無法在短期內(nèi)全面掌握的經(jīng)濟(jì)效益均屬間接經(jīng)濟(jì)效益，比如預(yù)算的調(diào)整、銷售流程的改善等。[4]具體如表1所示。

表1 外貿(mào)企業(yè)直接經(jīng)濟(jì)效益與間接經(jīng)濟(jì)效益指標(biāo)體系

（二）外貿(mào)企業(yè)信息化建設(shè)不同階段的經(jīng)濟(jì)效益分析

外貿(mào)企業(yè)會計信息化建設(shè)的起步階段為企業(yè)帶來的經(jīng)濟(jì)效益是較為明顯的，比如對經(jīng)營成本的控制、員工工資結(jié)構(gòu)的優(yōu)化等。但從眾多外貿(mào)企業(yè)會計信息化改造的效果可知，信息化建設(shè)的推進(jìn)要重組、整合企業(yè)內(nèi)部資源，并實施統(tǒng)一的管理，這會激發(fā)企業(yè)內(nèi)部的部門差異性及不協(xié)調(diào)感，造成企業(yè)會計信息化系統(tǒng)在或長或短時間內(nèi)的運行混亂，造成經(jīng)濟(jì)效益下降，甚至產(chǎn)生一定的負(fù)面效益。

圖1為某外貿(mào)企業(yè)會計信息化建設(shè)的持續(xù)性經(jīng)濟(jì)效益。其中，T1階段是該外貿(mào)企業(yè)會計信息化建設(shè)初期為企業(yè)帶來的經(jīng)濟(jì)效益水平，T1～T2階段是該企業(yè)會計信息化建設(shè)試運行階段創(chuàng)造的經(jīng)濟(jì)效益，T2階段后是會計信息化在該企業(yè)全面推廣后為企業(yè)帶來的經(jīng)濟(jì)效益。如圖示，外貿(mào)企業(yè)會計信息化建設(shè)處于不同階段時，為企業(yè)創(chuàng)造的經(jīng)濟(jì)效益不同，建設(shè)前期甚至有可能會造成一定的負(fù)效益，[5]但會計信息化建設(shè)的持續(xù)性經(jīng)濟(jì)效益是極為可觀的。

圖1 外貿(mào)企業(yè)會計信息化建設(shè)持續(xù)經(jīng)濟(jì)效益曲線

五、結(jié)語

企業(yè)所有運營信息最終都匯集到財務(wù)體系，任何一項管理決策的制定都需要大量財務(wù)數(shù)據(jù)與管理信息的支撐。隨著信息化發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)已經(jīng)占據(jù)市場主導(dǎo)，外貿(mào)企業(yè)要想獲得更好的發(fā)展，建設(shè)會計信息化不可避免。外貿(mào)企業(yè)應(yīng)有更長遠(yuǎn)的眼光，正確地認(rèn)識會計信息化建設(shè)的內(nèi)涵與價值，保持穩(wěn)步向前的建設(shè)步伐，以高質(zhì)量的會計信息化建設(shè)獲取巨大經(jīng)濟(jì)效益。