智能化模式下企業合同管理系統的優化

劉 晴，吳曉玥，張麗蕓，王澤鵬

（天津理工大學，天津 300000）

0 引言

對于企業而言，構建一個全流程智能化合同管理系統，可以提升企業整體合同管理效率和智能化管理水平；大幅提高合同信息比對的精準性；明確合同關鍵信息和有關法律條款，降低人工成本；保證合同審核的準確率；實現數據共享，提升企業對合同的風險控制和管理能力；提升各個業務場景中合同管理的便捷性和效率，為企業獲取更多的經濟效益。現階段，隨著智能化技術的不斷發展，各類企業正通過智能化技術對合同管理系統進行全方位的優化，提升合同管理效率。然而，當前企業的全流程合同管理依然存在許多需要優化的功能，例如缺乏對全流程合同管理智能化平臺的建設，缺乏對合同關鍵信息智能化提取、對合同智能化審核、對合同智能化管理的防控風險預警及對合同智能化歸檔管理等功能的構建，導致企業在合同管理過程中缺乏規范性和專業性。因此，建設適合企業發展的全流程合同管理智能化平臺有著十分重要的意義。

1 構建企業合同智能化管理系統的重要性

當前，企業建設智能化的全流程合同管理系統對其高水平地開展合同管理工作有著十分重要的作用和意義。

（1）企業構建合同智能化管理系統可以實現各類業務數據的有效共享，有助于企業內部管理水平和服務品質的提升，降低企業合同人工管理成本；可以在合同執行過程中實現實時且全面的監控，及時發現風險和漏洞，避免在企業合同管理過程中產生法律問題；能夠對企業的相關權益進行維護，也能夠提升企業在市場中的形象和信譽；能夠保障合同管理的科學性和有效性，提升合同管理的智能化和規范化水平，促使企業持續健康發展[1]。

（2）建設全流程智能化合同管理系統，可以提升企業合同管理的系統化、規范化、專業化水平，建立健全管理體制，使合同管理真正成為一個全生命周期的整體，保障管理制度的全面落實與高效執行，也極大地節省了企業的人力、物力和財力，有利于企業提升整體的合同管理效率[2]，助力企業健康發展。

（3）企業建立合同智能化管理系統，有利于提升合同簽訂過程和執行過程的嚴謹性，減少當下市場服務參差不齊導致合同糾紛頻現及人為原因造成的合同管理法律風險等問題，這也是企業構建全流程智能化合同管理系統的意義所在。

2 企業合同管理存在的問題

合同管理是當今企業日常管理的一項重要內容，涉及企業的各個業務領域，合同管理質量的好壞在很大程度上會影響企業的整體運營效率，同時直接關系企業的生存與發展。

當前，企業在合同管理的過程中仍存在企業領導對合同管理的重要性認識不夠，沒有建立完善的合同管理機制；企業領導對合同風險缺乏防范意識，沒有認識到合同管理是企業管理不可或缺的重要組成部分；合同管理部門與其他部門各自為政，缺乏溝通，業務相互脫節；對合同相對方缺乏資質審查或審查不嚴，對其資質缺乏跟蹤調查等一系列問題。

（1）首先，一部分企業在進行合同管理時通常采用傳統手工或者Excel表格對合同的數據進行收集、加工、處理，這樣不僅容易在數據錄入過程中出現紕漏，還會在產生合同糾紛時，由于合同數量龐大而無法快速找到合同備份，給企業帶來不必要的損失。其次，傳統的合同管理模式很難對合同進行及時的管理和控制，極易在此過程中出現問題，影響合同管理的全過程。合同管理全過程包括洽談、擬定、簽訂、履行、變更、中止、終止。現階段，一部分企業只重視合同的簽訂，忽視了對合同履行過程的監管[3]，導致合同管理中后期出現了很多合同糾紛。此外，合同管理過程中各個環節較為分散，難以實現統一管理。

（2）合同審批必須經合同承辦人填寫合同審批表才能辦理合同送審手續，先后由承辦部門、法務及業務直屬總裁審批并給出審批意見。每一位審批人的審查重點各不相同，但每一位審批人均需要從合同整體入手定位崗位審核內容，而且審核流程容易受審核人精力和業務水平等的影響，審批過程存在一定的風險。同時，審核是以串行的方式進行，如果其中有一位審核人的審核出現問題，那么整個審核過程都將停滯，影響了整體審批效率。此種審批模式下，各部門之間相對獨立，信息閉塞，審批信息難以共享，溝通成本較高，不利于審核流程的順利進行，在合同履行中也不容易追溯[4]。

（3）企業在合同管理的整體流程中，各個環節層層遞進，無論哪一個環節出現問題，都會導致合同管理停滯。很多企業開展合同管理大多采用人工管理模式，由于合同管理需要較多人員參與、管理周期較長，并且合同全生命周期的每個環節中都處于風險與利益并存的狀態，人工管理模式受各種因素的影響和限制，難以及時監測到各種突發的風險，也無法有效地對其進行管控，有可能給企業帶來重大損失[5]。

（4）合同歸檔管理是企業合同管理過程中必不可少的組成部分，然而現今仍然有部分企業沒有認識到合同歸檔管理的重要性，在合同歸檔的過程中還存在諸多問題。企業在經營過程中，當合同需要更新或查找具體的條款時，經常會出現員工查找合同耗時長，甚至無法找到原件，只能提供復印件等問題，導致這些問題的主要原因是合同歸檔管理方法簡單，智能化水平低下，合同歸檔過程不規范、不完善，從而無法確保合同歸檔管理的科學性，影響企業經濟效益的提升。

3 企業合同智能化管理系統優化策略

3.1 構建全流程智能化合同管理系統

構建適應企業發展的全流程智能化合同管理系統具有重要意義。針對企業全流程智能化合同管理系統建設不完善的問題，可以從如下角度出發，對整個工作流程進行合理設計與規范，形成一條完整的工作鏈，提升企業合同管理的質量和效率。首先，企業在合同管理中充分應用現代智能技術，使兩者有機融合，構建與其發展實際相適應的全流程智能化合同管理系統。其次，企業要明確合同信息管理系統的功能，結合各部門的工作內容和開展業務的實際情況，確保將合同全生命周期內的一系列行為納入合同管理系統，形成事前預防、事中控制、事后處理完整的合同管理工作鏈，滿足企業基本的合同管理和運營需求[1]。

3.2 開發和完善合同智能比對功能

合同比對是指將紙質的蓋章合同與線上審批的終版文件進行對比，確定其內容和版本是否一致，這是合同管理過程中的一項重要內容，也是合同管理一個巨大的風險點。以往的合同比對過程中，審批人員要將大量精力投入相對簡單的核對工作中，不能很好地發揮自身所長。因此，企業可以通過OCR技術實現文件的智能比對，具體如實現對各種合同文件格式的智能識別，能自動標注前后合同的差異，采用計算機技術替代人工識別，確保簽訂后的紙質版合同與簽訂前的電子版合同的一致性。合同智能比對功能不僅能降低人工出錯率，避免其引發重大損失，也減少了重復性的基礎工作，極大提高了審批人員的工作效率。此外，企業應完善合同對比機制，對系統中合同的所有審批修改留痕[6]，以便對修改內容精準溯源，快速知曉審批人員修改意圖，使審查過程透明化，防止惡意篡改行為，同時能幫助審批人員快速完成對比工作。

3.3 開發合同關鍵信息智能化提取功能

合同的制定是合同全生命周期的始點，制定一個準確且符合各方需求的合同，可以為后續合同的順利執行奠定堅實的基礎。首先，企業應建立合同模板庫，將企業業務運營過程中需要的合同進行整理和分類，并對其進行專業化和規范化處理，形成合同范本庫。其次，合同文本中的關鍵信息是一種非結構化數據，一般情況下，需要企業員工將信息錄入合同管理系統中，例如合同名稱、合同主體、合同標的、時間、價款或報酬、違約責任等要素，因此人工操作工作量較大、失誤率高，為后續的業務規則應用和數據分析帶來極大影響。如今，企業可以通過合同智能化管理系統對合同文本進行智能解析，利用信息提取模型提取出關鍵信息，將非結構化數據轉化為結構化數據，實現合同文本結構化。合同關鍵信息智能化提取可根據企業實際業務場景需求，靈活制定業務所需的結構化數據信息，實現業務之間的直接對接。這一功能不僅能節省人工成本，提高合同起草質量和效率，還能在一定程度上降低人工操作失誤帶來的合同糾紛和其他風險，也為輔助后續合同歸檔或合同審查工作帶來了極大的便利。

3.4 開發合同智能審核功能

合同作為企業交易的重要載體，是保障企業利益的重要工具，合同文本的質量影響企業的最終效益。因此，合同審核是合同管理全生命周期的關鍵環節，企業應完善合同審核機制，加強事前預防風險的能力。一般情況下，合同審核是由企業內部法務人員或聘請的外部專業人士負責，企業內部法務人員由于需要審核的合同數量大，工作繁雜，很難保證審核質量和效率；過多地聘請律師和其他外部人員開展合同審核工作，成本過高。如今，基于人工智能技術，企業可以整合文本分析與處理、AI等技術，使機器能夠“讀懂”合同，對合同文本進行多級拆解、識別與定位，輔助法務人員有效識別文本中的錯誤，并給出糾正建議和提示，如錯別字、敏感信息等；能構建法律知識圖譜，標注高質量的法律數據，運用深度學習、神經網絡算法等多種先進技術，根據企業的需要提取各種合同要素，綜合判斷各類合同風險。對于企業合同管理來說，智能化手段在合同文本審核領域的應用，不僅提升了合同文本的準確性、時效性，還降低了人力成本，更重要的是提升了企業風險防控水平。同時，隨著技術的不斷發展與進步，合同文本智能審核的范圍越來越大，適用的業務場景也越來越豐富。

3.5 加強合同風險防控

風險貫穿于合同管理始終，但多數企業對風險的管理和控制局限于合同的起草和簽訂，缺乏對合同履行過程的管理和控制，致使合同履行過程中眾多節點與合同中的規定不相符，從而出現糾紛。為避免企業由合同風險所造成的損失，防患于未然，企業應建立風險防控系統，對合同重要節點進行實時監控，發現問題及時采取措施。首先，

企業應通過對合同糾紛的統計整理，建立合同風險庫，在合同全生命周期中，通過智能識別技術并結合人工識別，

對合同的各節點進行實時跟蹤、監控。其次，在合同風險庫中設置風險等級，根據系統制定的等級對合同管理過程中所遇到的風險進行預警，提示審批人員審查，實現在合同履行階段快速、精準警示風險并向負責人下派具體的任務。相關負責人針對風險做出緊急預案，并將預案上傳審批，審批人員即時查看反饋意見，通過分析和整理風險特性并歸類至合同風險庫，不斷更新和優化合同風險庫，在一定程度上實現企業對風險的可視化管理。

3.6 加強合同歸檔管理

合同歸檔管理是企業合同管理全流程生命周期的收尾工作，也是企業維護自身合法權益、規避風險的必要手段。企業定期對合同進行匯總、整理、分類、分析，做好合同歸檔管理工作，避免出現差錯，對企業日后經濟活動的開展和經濟效益的獲取具有積極意義。首先，采用大數據技術從不同角度對合同進行分類和分析，實現合同數據分析的可視化，標記和反饋合同異常狀態，進而分析合同執行過程中產生的問題，對合同生成索引卡報告，方便日后查詢，報告內容包括合同主體名稱、合同金額、是否結算、項目代碼、執行異常情況等內容。報告可以定期送到管理層手中，及時解決合同中存在的異常情況和法律糾紛，從而極大地提高了企業管理多項目的能力及避免更大的經濟損失，降低了企業的法律風險。其次，根據合同的執行情況進行分類和歸檔管理。企業進行專業化的合同管理，不僅能提高合同文本的相關性，滿足企業員工在業務檢索、信息獲取、專業咨詢等場景中的需求，降低了企業員工獲取合同信息的時間成本，還能為合同糾紛提供準確、有效的證明資料[7]。

4 結語

結合企業在合同管理過程中的實際情況，采用智能化技術手段，優化合同管理系統，實現合同全過程的動態控制和協同管理，不僅解決了合同信息管理系統存在的問題，還提升了合同管理的效率和質量，提高企業對合同風險控制能力，為企業的安全運行和獲得更大的經濟效益奠定了堅實的基礎。