降低鐵路物資采購成本的措施和方法探析

李朝霞

（石家莊電務段，河北石家莊 050000）

物資供應部門是鐵路維修站段的主要職能部門之一，物資供應和管理是保證企業安全生產的重要環節。基層維修站段每天要消耗大量的物資材料，材料費用在成本支出中居首要地位。企業要提高經濟效益，降低材料成本是關鍵。要想降低材料成本，除要降低采購成本外，努力降低產品的消耗數量，提高材料的利用率，也是不可忽視的重要方面。基于此，在基層站段中，強化核算控制、降低物資成本的工作尤為重要。

1 班組物資管理現狀

目前，在石家莊電務段車間班組中，大部分班組提報物資需求計劃時雖然考慮了成本因素，按實際需求提報計劃，使用時物盡其用，但是時有大修和更改需求的情況，或是需要更換的部分物資，并沒有完全納入成本核算中。

2 降低物資成本的重要意義

2.1 外部環境的需要

以某年為例，石家莊電務段全路要求節支19.8億元，這就要求全路各個單位、各個部門通力合作，從各個方面和環節努力降低物資成本。

2.2 自身發展的需要

新時期，伴隨著我國經濟的快速發展，特別是鐵路行業的跨越式發展，為鐵路各個基層企業創造了更大的發展空間，如何提升自身的管理水平，創新物資管理手段，降低物資成本，提升企業效益，是當前基層單位必須重點考慮的問題。

3 物資采購的基本原則

3.1 適合的價格

相較長期采購，短期采購的價格通常較高，并且少量采購與大量采購在價格方面存在較大的差距。需要購買的物資價格必須先進行全方位的比價與議價，并在了解市場普遍價格后再自行估價，只有這樣，才能獲得合理的物資價格。因此，在不對生產質量產生影響且滿足生產基本要求的前提下，遵循適價原則是保證物資采購獲得最大利益的前提條件。

3.2 適合的時間

適合的時間主要指的是穩定的價格時間段，由于物資消耗規律不同及不同時期內生產計劃緊張程度不同，又或是選擇采購方式的不同，例如分批或分期，使得在市場上同種物資的行情在不同時期有著不同的波動，部分物資價格甚至會根據季節的變化上調或下調。通常，在價格較低的時段，保證采購大量物資的及時性，是充分發揮時間價格優勢的最佳選擇。

3.3 適合的材質

對于采購材料的品質，由于不能在價格上直觀體現，因此經常被采購人員忽視。如果采購材料的品質與基層站段的需求不匹配，不僅會導致后續管理費用持續增長，也會帶來一定的安全隱患，影響企業生產的安全性，甚至增大發生安全事故的概率，給企業帶來難以估量的經濟損失[1]。對于鐵路企業來說，確保運輸生產的安全性及生產的穩定性極為關鍵，這就要求其物資部門必須嚴格把控采購環節的質量。

3.4 適合的數量

物資采購量越大，對應的物資價格也就越便宜。但采購物資的數量并不是越大，其帶來的利潤就越大。物資部門還需要考慮倉庫儲存物資的成本及采購物資需求資金的周轉率，這些因素均與最終的供應成本存在密切關系，因此無論是周轉率還是預先制訂的物質需求計劃，均須根據實際生產情況，確定合適的采購量；資金的調度及維修生產是否順暢，與采購量的大小有直接關系，一旦采購量過大，勢必導致儲備成本增大，更會增大資金積壓風險。若采購量過小，對應的采購成本也會提升，這也是需要預先確定合適的物資數量的主要原因。

3.5 適合的位置

舍近求遠是采購過程中嚴令禁止的行為，供應商距離企業的位置越遠，對應的運輸費用也就越高，同時會增大溝通成本；若供應商距離企業位置較近，運輸費用會隨之下降，溝通也比較及時和方便，還能保證物資到位的及時性，這部分時間成本在緊急情況下遠遠要比略低的采購價格更重要和關鍵。

4 物資采購的內部定位與管理

4.1 科學定位

為實現物資采購的最終目標，需要充分考慮工作內容的可行性和保供等因素。因此，為快速建立具有較高安全性與穩定性特征的質量保證物資體系，達到保證供給穩定的目的，同時兼顧降低物資采購成本的要求，確保成本節約方案的科學性，具有極為重要的現實意義[2]。內部管理的整體強化，是降低物資供應成本的前提條件，采購管理部門需加大各類資源的整合力度，進一步提升資金周轉效率，并能夠在物資責任成本控制體系的指導下，完成階段性節省開支工作目標。

4.2 科學管理

規范性、科學性及專業性，是對物資管理的基本要求，也是物資管理工作在操作層面體現其實際價值的重要表現。要求相關管理工作人員必須在科學管理方法的指導下，結合本站段的工作特點和運行規律，制訂切實可行的物資管理工作組織計劃，并嚴格落實控制措施，提高工作人員的積極性，將更多的創新性思維融入物資管理工作中。不斷制定新的物資管理目標，是持續降低物資管理成本的核心工作，需要明確所使用的管理手段的屬性，必須明確人作為目的達成主體的重要意義[3]。在完善各類規章制度及規范工作人員行為的同時，還需要進一步明確管理人員及工作人員的基本職責，結合企業的發展實際探尋工作人員開展工作過程中的實際需求及各類管理行為發生的規律，進而充分調動物資管理人員的工作積極性，充分發揮人員的特長優勢。

5 加強計劃管理，降低采購成本

5.1 物資需求量

為滿足基本的生產經營需要所需求的物資數量（物資需求量），企業各個部門需要在規定時間內統一上報工作中需求的用品計劃，整理各類用品數據，這是制訂一系列物資計劃的基礎，也是達到庫存平衡的重要手段，進而確保企業運行的穩定性。

5.2 物資供應量

在企業運行期間，能夠滿足正常生產需求的指標為物資供應量。物資供應量為物資需求量減去現有的庫存數量。

5.3 物資采購量

聯合物資供應量的相關數據及可計算物資的具體采購量，物資的供應量減去修舊利廢料再減去階段產品量，即可得出物資采購量的具體數值。對于鐵路企業來說，所需求的生產物資數量并不是憑空出現的，更不是隨個人意愿想要買多少就能買多少的，而是在明確現有的儲存物資數量后，根據資源的實際儲備情況和資金周轉情況，提交采購計劃，以滿足企業的正常生產所需。

5.4 物資歸口采購

物資歸口采購就是將原本的零星采購轉化為集中采購的方法，可在采購價格方面獲得一定的優勢，實現優惠購買的物資采購目標。大型企業采取賒購、后續付款的方式能有效提升資金周轉效率。物資歸口采購方式，能夠讓物料直接到達現場，省去中間環節[4]。需要注意的是，為方便進行統一的合同管理，將人員的差旅費用進一步降低，

在保證產品質量的前提下，物資部門需要建立一套完善的管理方案，對供應過程進行科學管控。對于鐵路企業來說，擁有完善的管理規范和程序，不僅能夠讓整個物資流動的環節更清晰，也是有效降低物資采購整體成本的科學方式。

5.5 儲備管理強化

為確保整個生產環節的順利推進，鐵路企業有儲備必要物資的實際需求，但需要科學合理地確定物資儲備量。一部分鐵路企業的物資與配件大量積壓的現象較為嚴重，因此，較好地盤活庫存，成為鐵路企業需要重點關注的內容。石家莊電務段要求物資部門強化物資定額管理，嚴格遵循管理計劃控制消耗定額，充分發揮物流優勢，創造更多的物資實現零庫存目標的機會。這里所說的零庫存，并不代表儲備庫中沒有任何的物資儲存，而是庫存數量無限接近于零。此種庫存理念較為先進，能從根本上解決物資浪費問題，也能夠進一步降低物資儲備成本。實現零庫存目標的方法主要有以下兩類：一是代保管。簡單來說就是供應商將物資委托給企業倉代保管，企業若有用料需求，只需要付出相應的資金即可，根據物資消耗進行定期結算，這有利于提高庫房運轉效率。二是供應商配送方式。若倉庫中沒有預先準備相關材料，無論是需要更換的零件還是成品儲備量不足，均會影響企業的正常運轉。基于此，可以讓供應商依照訂單生產及采購物品的具體情況制訂配送方案，助力企業實現零庫存的目標。

6 降低物資采購成本的具體措施

6.1 壓實核細，降低物資采購數量

基層站段物資采購成本的控制，應該從內部管理入手。生產部門應該遵循消耗定額原則，準確定位成本控制方向。石家莊電務段的現場車間班組提報物資需求計劃后，生產部門根據工作量對物資需求計劃進行核對，并提報新的物資需求計劃。通過采購前對物資成本進行嚴格控制，可以提高資源的利用率，同時使資金周轉率維持在一個較高水平。

6.2 “陽光”采購，降低物資采購成本

物資采購成本是影響成本控制的重要因素，石家莊電務段主要通過兩種方式控制物資采購成本，使有限的資金創造更大的利潤。

（1）主渠道進料。主渠道主要包括鐵路3.1物資信息系統和國鐵商城平臺。3.1物資信息系統是由中國鐵路北京局集團有限公司打造，它采用物資集中招標方式面向整個市場，同時將采購的內容及要求面向市場公開，使市場上有資質的供應商可以公平地參與投標，為基層站段擴大了供應商的選擇范圍。通過相同資質比質量、相同質量比價格、相同價格比供應的方式，篩選出最適合的供應商。國鐵商城平臺采購是“國鐵集團”打造的覆蓋全國交易采購電商平臺的采購渠道。2020年國鐵商城平臺上線運營以來，基層站段的物資采購交易額不斷升高。實行主渠道進料制度，可避免自采過程中的腐敗現象，在一定程度上保證物資采購質量。首先，可以讓有能力的供應商公開、公平地參與競爭，實現項目物資采購成本的最小化；其次，借助專業的招標管理人員對采購細節進行全程把關，嚴防違規物資流入企業，保證各項物資采購過程都能夠在管理人員的監督下公開地進行，將采購后的檢查轉化為采購前的預防和把關，采購過程的被動管理變為招標采購過程中的主動出擊。

（2）自購物資管理。盡量減少自購物資，石家莊電務段自購物資每年都控制在一個較低水平。如確實需要自購物資，則需要按照相關程序上報局集團公司批復，經批復后，通過邀標、公開談判、單一來源及比價的招標方法進行采購。

6.3 強化流程管理，嚴防費用支出

一是采購管理上，實行“三分一統”。其中，“三分”，指的是3種權力的分割，包括價格控制權、采購權及質量驗收權，區分不同管理崗位，能使管理過程更有條理，還能強化采購監督過程。“一統”指的是合同需要采取簽約統一管理方式。二是業管務運作落實“三統一分”。“三統”是指統一驗收、統一核驗結算及統一轉賬付款；“一分”是指各類費用分開進行控制。各個管理部門均有權監督費用的支出情況，預先明確各個管理部門對物資的實際要求，整理相關數據后確定最終的計劃采購量，進而達到強化監督管理過程的目的。

6.4 高效使用，杜絕浪費

石家莊電務段發放到車間班組的物資由班組材料員負責。材料員發放物資時，必須當著領用人的面點清，不得由領料人員自行清點數量和自行取料。發放材料堅持“先進先出”原則，防止材料超過保質期，造成浪費。班組長根據工作量的多少進行動態跟蹤，防止使用過程出現浪費現象，堅持物資使用效益的最大化。

6.5 修舊利廢，物盡其用

石家莊電務段現場車間和基地車間（包括電子及檢修車間）都有應急備用器材及高價互換配件，將這些器材全部納入存量網管理。如果器材出現故障，則將其返回基地車間，由技術鑒定小組根據以下情況進行鑒定。

（1）首先確定故障器材是使用故障還是人為故障。屬于自然損壞無法修復的，按規定辦理報廢；屬于人為損壞的，及時追究相關人員責任；無法修復的，按規定辦理報廢手續。

（2）對于返回的故障器材，能修盡修，物盡其用。由鑒定小組進行鑒定，如果修理費用不超過重新購買器材價格的35%，則進行修理，反之交由材料科進行報廢。現場車間班組的器材發生故障后，將備用器材更換到設備上，故障器材返所登記后領用1臺質量合格的備用器材（基地車間都有備用器材）。返所的故障器材由鑒定小組鑒定為可以修理的，由對應的部門修理，修理完成后由技術人員進行鑒定，確認合格后填寫竣工記錄，并補充到備用器材庫中。通過返所鑒定，石家莊電務段80%以上的器材都能實現修舊利廢，大大節約了成本。

（3）對返修器材，要做到全程跟蹤。有些高價互換配件，石家莊電務段無法修理的，需要返廠修理，并且要實時跟蹤進度，使之盡快修完返回。

綜上所述，作為鐵路企業管理工作的重要內容，物資管理并不僅是物資部門的專項管理內容，更應該將其作為企業高層管理者必須重點關注的事務。在這一過程中，要求基層站段各個崗位的工作人員都參與物資采購的全部環節，從而建立高效的企業物資管理現代化運轉體系，為實現鐵路企業物資成本進一步降低的最終工作目標，奠定堅實的基礎。