淺議如何充分發揮綜合檔案室在醫院管理中的作用

張俊芳

（內蒙古自治區人民醫院，內蒙古 呼和浩特 010017）

引言

隨著醫院管理的發展和變化，檔案管理已成為當今醫院不可缺少的重要組成部分。醫院建立了完善的檔案管理室，從過去傳統的檔案管理到現在的檔案管理，說明檔案管理室在醫院管理中發揮著重要作用，但如何發揮這種作用是當今醫院面臨的一大挑戰。檔案原產品，檔案是原產物記錄病院管理活動，證明的病院發展史，有重要的檢測利用價值。系統而完整的檔案材料不僅僅是文本。它詳細而準確地記錄了醫院醫療技術發展和成長的整個過程，是醫院最重要的歷史畫卷。檔案材料不僅直觀地反映了大量醫院的密切關系和管理工作，也間接反映了醫院不同階段的管理水平和醫院的風貌，從某種意義上說，檔案建設是醫院發展的重要內容。檔案工作最重要的功能是注重檔案工作在醫院管理中的作用，這不僅是因為優質醫療工作為社會和經濟服務，更因為在這方面它是醫院管理質量和管理水平的重要環節。因此，加強醫院的檔案工作，提高檔案管理水平是一項非常必要和緊迫的任務[1-2]。

一、對醫院管理、記錄管理和綜合歸檔之間關系正確的理解

針對檔案來說，基本內容就是醫院管理，關系著醫院的原始性記錄，也是醫院發展全過程的代表，是醫院發展的憑證，因此價值含量較高。只有完整并充分的系統檔案材料，才能夠完全呈現醫院發展的全歷程。對于檔案而言，其以醫院管理行為為基本內容，是原始記錄的表現，代表了醫院發展的全過程，發揮憑證的作用，極具價值。只有擁有完整與系統的檔案資料，才能達到對醫院發展歷程的完整呈現。因此，檔案資料不僅能體現不同時間段醫院的管理風貌與管理質量，還能有效反映出醫院和管理之間的關系。換句話說，醫院的管理是不能離開檔案管理工作的[3-4]。檔案的功能是為行政管理服務的，檔案在醫院管理中起著核心作用，是提高醫院管理質量和效率的關鍵。綜合檔案館是管理醫院檔案的一種手段，需要從傳統的分散管理向集中管理轉變。它必須把以前收集在不同部門的檔案集中起來，提供內部和外部的存檔服務，充分體現檔案的價值，更好地促進醫院管理和支持決策。

二、如何充分發揮綜合檔案室在醫院管理中的作用

1.提高管理者對綜合檔案的認知水平

隨著如今醫院管理模式的不斷轉變，管理水平也得到了極大的提升，醫院也正在開始向科學管理的方面發展。在這種環境下，醫院的基本管理脫穎而出，需要一個完整、準確和系統的檔案作為管理的基礎。特別是在當今的信息社會，強調信息管理是一種不可抗拒的管理模式。一條信息可以帶來新的發明或創造，或者一條信息可以帶來非常有效的分析或決定，所有這些都可以從檔案的作用中產生。醫院的主要作用是為病人提供技術質量高、充足、安全、可靠和有信譽的醫療服務，以滿足社會對醫療服務的需求。醫院高級管理層高度關注服務質量和財務回報[5-6]。而更好的醫院管理需要了解自己的過去和現在，了解行業的歷史和現狀。例如，在醫院管理中的經濟核算，如果沒有全面、系統、準確的檔案信息基礎，就不可能分析和制定出切實可行的管理方法和工作指標，沒有檔案信息的概念，在談及經濟管理時，只能包括一般的、表面的現象。為了進行詳細的分析，有必要參考醫院發展的不同階段和眾多的檔案材料，以找到正確的框架并獲得更可靠的數據。在醫院管理中，經濟以及其他管理決策都需要有檔案的支持。目前，管理者對綜合檔案工作在醫院管理中的地位和作用以及正確決策所需的內容沒有一個平衡的認識。綜合檔案材料在管理決策過程中的作用，是在管理決策之前的參考分析、調查和研究過程之后進行的，是確定管理人員是否做出正確決策的重要過程。醫院領導認識到記錄管理的重要性，因為全面的記錄管理有利于決策，并與良好的醫院管理緊密相連。只有這樣，才能促使醫院領導建立全面的檔案管理，不忽視檔案工作。作為醫院的管理者，要進一步展望未來，認識到檔案是一種非常寶貴的資源，容易丟失，難以恢復，只有這樣，綜合檔案才能在醫院管理中發揮積極作用[7-8]。

2.依托辦公室為綜合檔案室管理營造優質環境

綜合檔案室直隸屬醫院辦公室，因此綜合檔案室的管理和辦公室之間有著密不可分的關聯。總的來說，綜合醫院檔案保管工作具有一定復雜性，涉及眾多機關，橫跨諸多領域，但同時，綜合檔案室的建設工作又是一步步進行，除依靠部門領導干部在政策法規等方面的幫助以外，還需各個部門的共同協調，才能確保物流管理的工作得以妥善實施，也使得所有規范和標準都得以貫徹執行。醫院的綜合檔案室支持從內部收集和管理到日常運作的一切，使其成為檔案工作人員的最佳辦公環境。此外，在建立綜合檔案館方面也取得了一些成績，包括建立綜合檔案管理環境，實行工作人員管理制度，制定相關檔案管理辦法。辦公室對綜合檔案館工作的支持主要是指導、管理和監督綜合檔案館的行政工作。也就是說，人民醫院綜合檔案室的工作成績與辦公室工作有著密不可分的關聯。具體來說，針對綜合檔案室的工作，如果面臨著上級工作，辦公室和綜合檔案室就必須一起陪同和參與；應主動參與有關檔案工作領域的國際會議與交流活動，并注意溝通，掌握檔案領域的新動態。按照標準化和規范化的發展要求，切實加強人員素質和能力，切實提高國家綜合檔案管理品質；要積極落實綜合檔案管理的有關規章制度，做到嚴格依法辦事，明確綜合檔案室的各職責過程和環節，切實提高其管理質量。借助辦公室、綜合檔案室的管理工作才能正常有序進行下去，在諸多機構有形、無形資源的幫助下，最大限度調動有關人員工作積極性，全面提升醫院檔案管理水平，更好服務于醫院的發展與建設[9-10]。

3.建立健全醫院綜合檔案管理制度

作為企業實施的具體過程，一些企業管理系統已經被引入。這也適用于全面的記錄管理。鑒于醫院在檔案管理中的首要作用，有必要建立一個統一而完整的檔案和歸檔管理系統，以使檔案管理對醫療管理有用。在收集和集中管理醫院所有檔案的基礎上，建立一個全面的醫院檔案管理系統。如果工作條件不適合，不能一下子引進，可以采取分步的統一管理方法，但必須明確統一管理的總體目標。實行集中統一管理，可以有效地保證醫院檔案的完整性和安全性，保持檔案的有機一致性，從而使檔案得到科學有效的利用。從管理的細節入手，有必要加強對檔案材料和檔案管理制度、移交制度、收集和組織制度、借閱和使用管理制度以及保存制度的建設[11-12]。明確了對文書收發人員、綜合檔案室人員，以及與歸檔工作密切相關的職能科室中負責檔案資料管理等各類工作人員，在歸檔管理工作中的主要職能，以增強檔案資料儲存的管理力量，并提高了醫院對各門類檔案的歸檔質量。在各職能部門的運作中，制定各種文件的歸檔范圍和保存期限，以實現全院檔案的全面整理和系統化。全面開展綜合檔案信息化，通過建設網絡版的綜合檔案室檔案總登記簿、分類明細登記簿、接收移送登記簿、借閱登記冊、流通和銷毀登記簿，以及利用信息檢索工具等。在醫院內所有的綜合歸檔軟件中根據不同的分工開放不同的權限，最大限度地充分發揮了醫院的綜合歸檔工作在醫院管理工作中的重要功能[13-14]。

4.提升檔案管理人員素質與能力，增強管理規范性

作為總資源辦公室的負責人，其主要任務是確保醫院內材料的整體完整性和安全性。同時，要根據實際情況，按照規定使用檔案，劃分權利，明確使用范圍，制定各種應用程序，改進檔案的使用方式。同時，必須保證保密性，以防止檔案信息的破壞或泄漏。對于綜合檔案室，管理人員對檔案安全的管理能力，對自身業務素質也有較高要求。每一個管理人員都要具有很強的社會責任感，具有良好服務意識，熱愛檔案工作。除了檔案管理領域的知識外，開放創新、擁抱新事物、改變思維方式、積極參與信息技術的發展、利用現代檔案管理手段、對檔案的利用更加敏感也是非常重要的[15-16]。

5.做好綜合檔案保密工作，有效提高醫院管理水平

維護檔案的完整性和安全性是檔案管理的基本任務和目標。檔案的特殊任務是確保它們不被破壞、丟失、分散或干擾。為了防止檔案受損，維護檔案安全，為國家領導人的決策提供物質上的保障，檔案保管這一艱巨而有聲望的任務是檔案工作者必須始終堅持的重要基礎工作。檔案查閱系統通常包括閱讀、借閱和復印系統[17-18]。

第一，根據不同的情況，為不同級別的訪問定義了不同的范圍，包括信息的保密性、完整性、可用性、真實性、可控性等。

第二，檔案安全負責直接訪問的機構需要高安全性能。首先，素質好，有高度的政治責任感，有為公眾服務的真誠態度，對檔案工作和檔案事業的執著。第二，專業技術能力，要掌握法律知識，了解所管理的檔案內容，了解檔案規章制度。第三，思想文化品格方面，要有較高的人文基礎知識水平，能總結與剖析實際使用工作中的成功經驗和問題，從中了解實際使用工作的基本規律。善作利用者的本職工作，能自己解決實際使用中存在的一般問題等。

第三，加強中央監控。這包括防止檔案被盜和篡改，因為一些用戶瀏覽的唯一目的是獲取憑證，并提醒那些經常閱讀、劃線和流口水的用戶。首先，嘴勤，傳達檔案管理系統和使用條件，與使用者溝通，了解他們的目的和原因。其次，手眼勤，看管每個使用者，觀察他們的行為。最后，手勤腦勤，與使用者的狀況和使用所有檔案的效率有關必須進行認真的分析和審查，并仔細監測記錄系統的使用。必須嚴格執行記錄使用情況的制度。雇主必須仔細檢查離職前后使用的所有檔案和資料，調查和糾正任何問題，并記錄在使用記錄本上。必須及時調查和處理更嚴重的凍結損失的違規行為，并立即向有關管理層報告，以便挽回損失。

結語

綜上所述，在新的發展時期醫院管理日趨系統化，檔案管理在醫院整體管理的提升中具有重要地位。因此，要根據醫院的發展，結合醫院的實際，落實綜合檔案室的管理，理順綜合檔案室管理與醫院整體管理的關系，積極構建有針對性的發展戰略，提高綜合檔案室在醫院檔案管理和整體管理中的制度、機構和人員培訓的作用。需要改善人民的生活質量。它必須是高效的，并促進醫院綜合管理水平的提高。這樣做可以提高醫院的整體管理水平，為醫院的長期發展打下堅實的基礎。