企業(yè)數(shù)字化檔案資源的利用策略

郭盛瓊

（武漢數(shù)字工程研究所，湖北 武漢 430000）

引言

計算機網(wǎng)絡引發(fā)了我國經(jīng)濟社會發(fā)展的巨大變革，也對現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展提出更高的發(fā)展要求，企業(yè)檔案資源的管理需要融合網(wǎng)絡的數(shù)字化、信息化需要，形成更高效的管理模式。在21世紀初，企業(yè)管理開始形成新的發(fā)展理念，并緊跟時代和技術發(fā)展潮流朝著信息化和數(shù)字化轉變，從而避免核心競爭力的落后。企業(yè)檔案資源的信息化水平，在一定程度上決定了企業(yè)發(fā)展的管理和競爭實力，企業(yè)將發(fā)展視角也逐步轉移到檔案資源數(shù)字化建設中來，企業(yè)的發(fā)展得到安全保障，最終有助于社會經(jīng)濟的平穩(wěn)有序發(fā)展。

一、檔案資源信息化的表現(xiàn)

企業(yè)檔案信息記錄著企業(yè)生產經(jīng)營的各類數(shù)據(jù)，為企業(yè)發(fā)展提供數(shù)據(jù)參考和建議。企業(yè)檔案的信息化、數(shù)字化發(fā)展利用了計算機網(wǎng)絡技術的優(yōu)勢，將傳統(tǒng)的紙質化合同、市場經(jīng)營信息進行數(shù)字化上傳，為企業(yè)各部門利用企業(yè)發(fā)展的各個階段信息、經(jīng)驗提供了便利。同時，對于最新企業(yè)檔案信息的歸檔也提出了新的要求，逐步形成了紙質檔案和電子檔案相統(tǒng)一的企業(yè)檔案管理體系，促進了企業(yè)檔案信息資源管理水平的進一步提升，提高了企業(yè)經(jīng)營管理效率，最終使企業(yè)得到全面發(fā)展[1]。

1.檔案載體出現(xiàn)新的改變

過去，企業(yè)會建立專門的檔案室存放各類信息資源檔案，每份檔案都需要進行前期整理、分類、登記存儲位置再進行保存，檔案的載體相對單一，企業(yè)檔案信息均是以紙質材料進行保存，難以長時間儲存。但是隨著計算機網(wǎng)絡技術的不斷發(fā)展，電子化數(shù)據(jù)化信息成為企業(yè)存儲的重要形式，同時檔案信息存儲的載體從磁盤到光盤，再到大容量的硬盤等不斷發(fā)展，促使企業(yè)檔案信息資源的保存發(fā)生新的變革。檔案信息資源的數(shù)字化技術優(yōu)化了檔案的利用效率，比如，通過輔助工具對企業(yè)信息進行采集，將以往無法呈現(xiàn)或呈現(xiàn)效果不佳的產品圖紙、工程設計效果圖及過程化信息以二維、三維等形式保存下來，也可以將企業(yè)信息和經(jīng)營過程通過圖文、音視頻的形式保存在光盤或硬盤里，豐富了企業(yè)檔案信息保存的形式，也極大地壓縮了信息資源存儲載體空間[2]。

2.檔案工作呈現(xiàn)新的內容

現(xiàn)在的檔案工作增加了新的內容，通過計算機及網(wǎng)絡技術對檔案信息進行管理、開發(fā)和利用，以前所未有的手段，充分利用現(xiàn)代工具，使檔案工作發(fā)生或正在發(fā)生著深刻變化。通過建立健全檔案管理部門組織架構，形成檔案收集、整理、保存及數(shù)據(jù)分析等為一體的檔案管理體系，充分利用統(tǒng)計分析工具對企業(yè)檔案信息進行數(shù)據(jù)化處理，實現(xiàn)一鍵檢索、查詢和分析，為企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略提供參考意見。

3.檔案管理產生新的功能

企業(yè)檔案管理水平不斷提升，在企業(yè)發(fā)展中的重要性也逐步體現(xiàn)，并產生了新的功能。以往企業(yè)檔案管理部門主要負責檔案的收集、分類、保存和利用等方面的工作。現(xiàn)如今，由于企業(yè)信息的數(shù)字化發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)分析工作愈發(fā)重要，企業(yè)檔案管理部門也需要高度參與企業(yè)的經(jīng)營項目，對項目過程實施跟蹤和監(jiān)督，從而確保項目流程規(guī)范、過程信息保存完整。企業(yè)可以根據(jù)國家制定的關于電子檔案的相關政策文件，結合企業(yè)實際經(jīng)營特點，出臺《電子檔案管理辦法》等制度，可以為企業(yè)人員在檔案歸檔、保存和調取使用時提供規(guī)范化流程指導。同時，企業(yè)要加強對檔案信息收集歸檔的審核，確保信息來源合法、過程可追溯、數(shù)據(jù)準確等；建立安全的檔案信息保密機制，嚴格企業(yè)檔案信息的調取過程，對企業(yè)檔案信息進行定期整理和清查，全面保障企業(yè)的安全有序發(fā)展[3]。

4.檔案資源需要充分利用

過去，企業(yè)的信息資源呈現(xiàn)形式相對單一，內容零散，難以滿足企業(yè)快速發(fā)展中對生產經(jīng)營的需求。要知道，企業(yè)經(jīng)營過程蘊含了大量有價值的信息，而隨著企業(yè)發(fā)展時間的增長、企業(yè)規(guī)模的發(fā)展，各分公司、各部門、企業(yè)合作單位等上傳了形式多樣、內容龐雜的數(shù)據(jù)信息，如何高效利用并挖掘其中的潛在信息，從企業(yè)檔案信息中窺探出市場競爭和發(fā)展的規(guī)律，已逐步成為企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略部門的工作重點。同時，企業(yè)管理層也愈加注重對以往經(jīng)營過程經(jīng)驗的總結和分析，總結成功案例中的優(yōu)秀做法，分析失敗案例中的問題并進行根源追溯，從而及時補短板、抓弱項，避免錯誤的再次發(fā)生。對企業(yè)檔案信息資源利用的準確性也要不斷提升，從而發(fā)揮企業(yè)信息存儲的最大價值，快捷、高效、準確地服務于企業(yè)當下和未來的生產經(jīng)營中。

5.檔案人員素質有效提升

企業(yè)檔案管理人員和分析人員的素質水平關乎企業(yè)檔案業(yè)務的工作成效，素質水平較高的檔案管理可以發(fā)現(xiàn)企業(yè)檔案中隱含的深層次問題并剖析其產生的原因，從而從根本上解決企業(yè)經(jīng)營中的問題，促進企業(yè)全面發(fā)展。企業(yè)檔案的數(shù)字化要求企業(yè)檔案管理人員要熟悉各類計算機及網(wǎng)絡分析處理工具，提升對企業(yè)檔案信息資源的解讀能力，例如對機讀型、縮微型、視聽型檔案資源的分析和理解，完善檔案管理人員的工作機制。企業(yè)要將企業(yè)檔案信息管理人才納入招聘計劃中，并建立健全企業(yè)檔案管理專業(yè)人才的培育機制，提升檔案業(yè)務人員的責任感和認同感，養(yǎng)成細心、耐心的工作態(tài)度，培養(yǎng)開拓創(chuàng)新、業(yè)務精良、主動擔當?shù)钠焚|，加強對最新企業(yè)檔案管理知識業(yè)務的學習，使企業(yè)檔案管理人才隊伍可以充分利用現(xiàn)代化、信息化手段加強對企業(yè)檔案信息的管理和分析，促進企業(yè)檔案資源管理信息化、數(shù)字化水平的有效提升。

二、提升檔案數(shù)據(jù)化管理水平的對策

當下，我國大多企業(yè)的檔案信息化、數(shù)字化管理仍處于探索階段，未能充分利用好企業(yè)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢，對企業(yè)檔案等各類信息資源重視程度不高，未能建立健全現(xiàn)代化檔案管理模式。因此，企業(yè)需要采取多種手段進一步加強檔案管理工作，分析企業(yè)發(fā)展中的各項數(shù)據(jù)，以史為鑒，從而在市場競爭中脫穎而出，取得優(yōu)勢地位。

1.提升企業(yè)檔案管理的重視程度

企業(yè)檔案信息化管理是企業(yè)發(fā)展中的重要基礎，企業(yè)檔案信息包含了企業(yè)發(fā)展中的各類市場數(shù)據(jù)、企業(yè)內部管理數(shù)據(jù)等，是企業(yè)生產經(jīng)營歷史的記錄冊。企業(yè)的管理層如果對企業(yè)檔案的重視程度不足，則難以將企業(yè)發(fā)展中的經(jīng)驗做法進行記錄和分析，忽視了優(yōu)秀的經(jīng)營戰(zhàn)略，造成企業(yè)經(jīng)營策略的錯誤實施，給企業(yè)造成極大的經(jīng)濟損失。企業(yè)管理者要提升對企業(yè)經(jīng)營檔案信息的整理和分析，高度重視企業(yè)檔案在生產經(jīng)營中的重要性，開展企業(yè)檔案信息化、數(shù)字化變革，從而打造較為完善的企業(yè)發(fā)展規(guī)劃路徑，為企業(yè)下一步發(fā)展提供有理有據(jù)的指導或建議。同時，企業(yè)管理層可以將企業(yè)檔案信息的管理納入考核體系，健全對企業(yè)檔案信息的分析機制，打造一支企業(yè)檔案分析管理隊伍，作為企業(yè)的智囊團為企業(yè)提供隊伍建設、技術研發(fā)、市場經(jīng)營、企業(yè)管理等各方面的建議，及時解決企業(yè)發(fā)展中的各類問題和阻礙，使企業(yè)檔案管理的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。

2.強化檔案信息資源利用效率

企業(yè)的檔案信息資料是企業(yè)發(fā)展的財富，網(wǎng)絡信息發(fā)展的時代下，企業(yè)發(fā)展的各項數(shù)據(jù)逐步通過信息數(shù)據(jù)等形式得以保存下來，記錄著企業(yè)的各個方面。面對龐大的企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)，企業(yè)檔案管理部門需要全方位收集企業(yè)數(shù)據(jù)信息并充分加以分門別類、安全儲存和有效分析，建立健全完善的信息資源利用模式，使企業(yè)充分利用現(xiàn)代化信息技術的優(yōu)勢，保障企業(yè)發(fā)展有章可循。主要可以從以下幾點入手。一是加強企業(yè)檔案管理的數(shù)字化水平。通過數(shù)字化技術將企業(yè)檔案信息壓縮為圖片、文字、音視頻等為一體的數(shù)據(jù)包進行存儲，建立檔案的數(shù)字化目錄，方便企業(yè)相關人員對企業(yè)檔案信息的查詢；注重對企業(yè)紙質檔案的保管，通過抗氧化等手段減少紙質文件檔案的損害，同時采取掃描上傳等方式將紙質檔案的內容傳輸?shù)骄W(wǎng)絡，形成數(shù)字化檔案信息庫，延長了紙質檔案的保存時間長。二是提升檔案管理網(wǎng)絡化水平。企業(yè)需要增加對網(wǎng)絡基礎設施的投入，聘請專業(yè)的網(wǎng)絡管理人員，升級網(wǎng)絡管理設備，從而為高效的企業(yè)檔案信息資源管理提供人員、技術、設備三個方面的保障。企業(yè)要搭建安全穩(wěn)定的數(shù)字檔案共享平臺，實現(xiàn)企業(yè)檔案信息的網(wǎng)絡查詢，為企業(yè)各部門利用檔案信息數(shù)據(jù)提供最大的便利。

3.優(yōu)化檔案規(guī)范化管理模式

規(guī)范的檔案管理模式包括管理理念、手段和方式，企業(yè)要加強對數(shù)據(jù)信息的保存和積累，提高企業(yè)經(jīng)營信息的辨識能力，加強有價值的信息的歸檔工作等，逐步提升檔案管理和服務水平，以形成規(guī)范化、科學化、信息化的檔案管理模式。首先，企業(yè)要立足于生產經(jīng)營目標，掌握更加先進的檔案信息收集管理技術，對各類生產經(jīng)營信息數(shù)據(jù)進行有效歸集，并逐一做好檔案信息的標注工作。其次，要健全企業(yè)信息檔案庫，按照符合企業(yè)發(fā)展的特點制定檔案信息歸集的標準，形成獨有的檢索、著錄格式，保障企業(yè)各部門在調取企業(yè)檔案信息時的準確性和高效性，通過多種方式均可找到所需要的企業(yè)檔案信息。再次，同等信息資源的保存納入各部門的日常工作中，加強企業(yè)員工對各類企業(yè)信息的保密和重視程度，形成電子文件應錄盡錄，促進企業(yè)各類信息的有效保存和管理。

除此之外，企業(yè)檔案資源管理者要加強對企業(yè)信息的保密，將企業(yè)信息作為企業(yè)發(fā)展的重要產品和珍貴財富。要建立企業(yè)檔案信息保密機制，明確企業(yè)檔案信息的收納范圍，同時加強對企業(yè)內外網(wǎng)絡的監(jiān)控，制定企業(yè)保密工作體系并要求所有員工嚴格遵守。加強企業(yè)計算機網(wǎng)絡防火墻等保護技術，防范企業(yè)檔案信息通過網(wǎng)絡等途徑泄露出去，對企業(yè)發(fā)展帶來不利影響[1]。

4.構建資源豐富的企業(yè)檔案

第一，要做好檔案收集工作。企業(yè)要不斷拓寬信息資源收集的渠道，做好企業(yè)檔案管理的基礎性工作，按照企業(yè)所需各類數(shù)據(jù)資源的重要程度進行提前分類，有針對性地加大高價值企業(yè)信息的收錄和優(yōu)先保存，同時注重信息資源的完整性和準確性，有效剔除虛假的和低價值的信息，從而提升企業(yè)檔案資源的整體價值。第二，檔案管理人員要加強檔案的整理。通過構建科學的分類和存儲結構，優(yōu)化檔案收集整理效率。合理的檔案分類將直接影響檔案儲存的質量，企業(yè)需要借鑒同類型企業(yè)中優(yōu)秀的檔案管理模式，并結合企業(yè)自身的經(jīng)營策略特點，構建獨特有效的檔案存儲模式，從而使檔案管理不會由于經(jīng)營時間的不斷增長、檔案數(shù)量的快速擴大而遇到存儲障礙；另外，企業(yè)也要選擇更加具有耐心和心思更為縝密的人員作為檔案管理的中堅力量，提升檔案管理的精細化水平和工作效率，明確歸檔的標準和調取檔案的程序要求，嚴格遵守企業(yè)檔案保密準則，從而為企業(yè)相關部門利用檔案信息時提供更加高效的服務。第三，健全檔案調取體系。企業(yè)檔案的調取需要借助信息化手段，引進高效的數(shù)字化檢索工具，提升企業(yè)各部門人員調取檔案的效率。隨著企業(yè)的發(fā)展，各類檔案信息資源不斷豐富，對有效檔案信息的查詢和調取工作將遇到困難。企業(yè)需要引進高質量的檢索工具，并將檢索工具與檔案內容進行匹配和信息錄入，從而通過簡易的關鍵詞查詢，即可快速找到企業(yè)相關信息檔案，滿足調取檔案信息的需求，提升檔案信息資源的利用率[2]。

5.打造檔案信息共享平臺

現(xiàn)代企業(yè)在信息化網(wǎng)絡時代的競爭中，需要高度關注企業(yè)信息檔案的建立，一方面，通過構建檔案信息網(wǎng)絡共享平臺，可以幫助企業(yè)人員及時掌握并分析當前市場的最新變化，充分利用最新的企業(yè)發(fā)展數(shù)據(jù)制定經(jīng)營策略，使企業(yè)在復雜多變的市場競爭中處于優(yōu)勢地位。同時，通過構建檔案信息網(wǎng)絡共享平臺，可以促進企業(yè)對市場信息的有效把握，及時匯集市場中的各類數(shù)據(jù)和企業(yè)發(fā)展中的生產經(jīng)營數(shù)據(jù)，實現(xiàn)企業(yè)信息的高效利用和分析，通過圖文并茂的形式，展現(xiàn)當前企業(yè)在市場競爭中的各項表現(xiàn)，更加直觀地展示企業(yè)發(fā)展中的優(yōu)勢或劣勢，及時采取措施糾正發(fā)展方向。另一方面，利用網(wǎng)絡平臺云端的海量存儲空間，可以有效存儲企業(yè)經(jīng)營中的各類數(shù)據(jù)，幫助企業(yè)戰(zhàn)略管理人員快速調取所需信息，極大提升了企業(yè)人員分析市場數(shù)據(jù)的效率，降低了檔案管理成本，并實現(xiàn)了企業(yè)數(shù)據(jù)的長效保存，促進了對企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的利用率和使用效果。企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡共享平臺可以方便企業(yè)各部門加強對企業(yè)發(fā)展的管理和監(jiān)督，提升了資源利用的安全性，在一定程度上保障了企業(yè)發(fā)展的穩(wěn)定，提升了檔案信息利用的效率，促進企業(yè)生產經(jīng)營效益的提升。

6.提升檔案信息資源開發(fā)與利用水平

企業(yè)檔案信息資源記錄著企業(yè)生產經(jīng)營等各方面的基礎數(shù)據(jù)，需要專業(yè)人員進行科學化分析，結合企業(yè)管理需要、市場競爭的各項條件和法律法規(guī)明確的要求，為企業(yè)經(jīng)營提供指導或建議。因此，企業(yè)檔案的信息化、數(shù)字化發(fā)展，要求企業(yè)檔案管理人員進一步提升對資源的敏感度和辨識度，全面了解企業(yè)發(fā)展數(shù)據(jù)中隱含的市場競爭優(yōu)勢和劣勢，及時優(yōu)化經(jīng)營策略，對企業(yè)檔案信息進行充分解讀，從而更好地開發(fā)利用企業(yè)發(fā)展?jié)摿3]。

結語

企業(yè)的檔案記錄著企業(yè)的方方面面，關乎企業(yè)經(jīng)營和管理水平，充分保障著企業(yè)的健康發(fā)展。隨著市場競爭的愈演愈烈，企業(yè)檔案管理也必須緊跟時代發(fā)展的需要，進行信息化、數(shù)字化轉變，從而為企業(yè)發(fā)展提供必要的生產經(jīng)營數(shù)據(jù)，幫助企業(yè)分析市場競爭中的各項信息，提升企業(yè)的核心競爭力，從而促進企業(yè)在市場競爭中占據(jù)優(yōu)勢地位。