信息化建設背景下加強高校檔案人才隊伍建設研究

□ 文/周 彤 姜素蘭 徐瑩鈺

近年來，隨著數字中國建設不斷取得新進展，檔案管理工作都在向著數據化、標準化、精細化管理發展。2020 年新修訂的《中華人民共和國檔案法》中新增“檔案信息化建設”的內容，首次明確了電子檔案的法律效力，并且對電子檔案管理、檔案數字化以及推進電子檔案管理信息系統、檔案信息資源共享服務平臺建設等都作出了規定[1]。同時，《“十四五”數字經濟發展規劃》提出“深入推進智慧教育”，檔案工作的信息化建設成為高校數字化轉型、智慧校園建設的重要組成部分。各高校檔案部門都面臨著檔案信息化建設、數字化轉型、“單軌制”管理、智慧化利用等方面的挑戰。加強檔案人才隊伍建設，提升高校檔案工作的質量，成為高校信息化轉型發展過程中亟須解決的問題。

高校檔案人才隊伍建設存在的問題

第一，社會認知度低，檔案從業人員認同感缺乏。檔案工作由于地位特殊，作用獨特，且難以產生直接的經濟效益，社會各界普遍存在對檔案工作不夠重視的情況。也正由于社會重視程度不夠，檔案從業人員普遍存在自我認同感缺乏、職業前景黯淡等問題，種種原因造成了高校檔案隊伍難以吸引高素質人才加入的窘境。

第二，檔案人員能力不足，隊伍結構不合理。根據調查發現：目前檔案行業普遍存在編制短缺、專業人才少、檔案人員流動性大、上升渠道窄、人員老化、業務能力弱等問題[2]。在高校中也存在檔案工作沒有技術難度、檔案管理工作僅僅是“將檔案裝進盒子里”的刻板印象，甚至將檔案部門看作“養老場所”，配置的人員都是一些年紀偏大、知識結構落后的人員，導致檔案部門人員類型單一、信息技術適應能力薄弱、工作效率低下。此外，一些高校檔案部門普遍存在兼職檔案人員的情況，這些兼職檔案員多為其他部門人員兼任，不能全身心投入到檔案工作當中；同時，多數兼職人員并未接受過專業的檔案技能培訓，只掌握收集、整理技能。

第三，檔案學專業教育不到位，缺乏專業技能培訓。目前，國內開設檔案學專業的高校僅有33 所，且以本科教育為主，高層次檔案人才培育較為缺乏。教學內容方面，多數院校一直開設傳統的檔案管理課程，部分專業課程的教學內容存在滯后的情況，且教學多以理論學習為主，學生的實踐學習嚴重不足。此外，高校檔案人員參加工作后，很少能有機會接受在職業務培訓，使得檔案人員難以獲得專業技能知識學習的機會，影響了檔案部門人員專業素質的提升。

信息化建設背景下檔案工作的特點

檔案信息化管理是指在信息化背景下，借助人工智能、大數據、云計算、物聯網等現代信息技術，將紙質檔案管理工作逐漸轉化為電子檔案管理方式，使檔案管理工作更加便捷化、高效化。在檔案信息化背景下，檔案館建設正朝著數字化、智能化、智慧化的方向發展，新技術的注入也使得高校檔案工作較以往有很大不同。

第一，檔案內容數據化。檔案內容數字化有兩層意義：一是傳統檔案的數字化，即“存量檔案數字化”，是利用各類現代化技術將紙質檔案做數字化處理，使其轉變成數字化形式的檔案；二是原生數字文件的檔案化，即“增量檔案電子化”，是高校檔案部門與業務部門，如教務處、學生處、科研處、人事處等，密切配合，完成單套制接收、管理。

第二，檔案管理智能化。信息化建設背景下，數字檔案管理系統需要具備異構采集、協同工作、智能管理、數據巡檢、證據溯源、安全保存等功能，持續維護電子檔案的真實性、完整性、可靠性、安全性，保障電子檔案的法律效力。

第三，檔案利用智慧化。信息化建設背景下，高校檔案工作的重點逐漸轉向管理和利用，更多地采用內容挖掘、數據分析、可視化呈現等大數據技術，提供主動推送和智能化服務，快速、高效滿足檔案利用需求等。

第四，檔案服務個性化。高校師生的個人檔案信息，如錄取信息、成績單等，屬于《中華人民共和國個人信息保護法》保護范圍。檔案內容數據化之后，高校檔案部門可以通過數字檔案管理系統為師生的檔案信息利用需求提供個性化的一對一精準服務。

信息化建設背景下高校檔案人員應具備的基本素質

第一，需要具備良好的政治素質。檔案人員要積極擔負起自己的使命：“為黨管檔、為國守史、為民服務”，在互聯網信息飛速發展的今天，更需要高校檔案人員具備良好的政治素養，在熟練掌握檔案相關規定的同時，做好各方面檔案工作，助力學校學科、專業、隊伍建設工作。

第二，需要具備良好的檔案專業素養。傳統的檔案工作模式下，檔案人員根據檔案業務流程“收集、整理、鑒定、裝訂、上架、入庫、編制檢索目錄”即可完成工作，整體操作難度不大。信息化建設背景下，檔案數字化轉型、智能化管理已經成為檔案工作的必然趨勢。因此，高校檔案人員不僅需要掌握扎實的檔案學基礎理論知識，而且也需要具備較強的檔案綜合業務能力，熟練掌握新環境下的檔案業務流程，尤其是提升信息化建設背景下大量畢業生檔案利用需求的效率和質量。

第三，要熟練掌握信息技術。人工智能、大數據、云計算、物聯網等現代信息技術越來越多地應用在高校檔案工作中，新技術的應用要求高校檔案人員具備吸納應用新知識、適應新系統的能力，從而適應檔案電子化管理、智慧化利用的工作需求。

第四，要具有足夠的創新和實踐能力。優秀的檔案人員應當具有提出問題、分析問題并解決問題的能力，要勇于開拓創新檔案工作的服務和管理模式。高校檔案人員要充分意識到檔案工作的目的和價值，主動作為，充分開發利用檔案資源，善于將檔案信息轉化為本校發展需要的信息，為師生提供優質服務。

信息化建設背景下加強高校檔案人才隊伍建設的舉措

1.加強檔案宣傳工作，提升服務能力

第一，加強對檔案工作的宣傳。一方面，提升各部門工作人員對檔案工作重要性的認識，從各方面擴大檔案工作的影響力，提高檔案工作的認同感；另一方面，提高高校各級領導對檔案工作的重視和認可，從而為檔案事業提供各方面的支持，吸引更多高素質人才投身于高校檔案工作。

第二，切實發揮檔案在黨性教育中的現實作用。以高校檔案館為主體，探索和實踐“檔案文化”向“檔案教育”的新路徑。

第三，提升檔案服務能力。隨著高校校史館的開放，各校的檔案工作漸漸不再滿足于被動地收藏保存，檔案人要走到前臺，開始主動服務，挖掘學科、專業、教師等的重要信息資源，開發體現學校特色的編研資料，宣傳高校歷史，弘揚育人精神，服務高校教育教學改革，并面向社會提供信息服務。

2.加強教育引導，提升專業素養

第一，完善檔案學專業教育。高校在檔案學專業的教學內容設置上，要緊跟時代的步伐，優化課程設置，增加“信息管理系統”“電子文件管理”“數據庫系統開發”等課程。在教學定位上，根據各培養單位實際情況，適當增加檔案學碩士、博士等高層次學科人才的設置。

第二，構建“檔案實訓基地”平臺。積極發揮高校檔案館的樞紐作用，建設由檔案主管部門主導，高校檔案館、教育部門與高校檔案學專業等多方合作的“檔案實訓基地”平臺，積極探索“校政企”聯合培養的教學模式，為檔案學專業學生提供實習場所，創造實踐學習的機會，培養學生的動手實踐能力。

第三，鼓勵開展檔案崗位培訓和繼續教育。鼓勵開展崗位培訓，加強檔案信息化專業技能教育。一方面，縮短檔案崗位入職人員的適應周期，快速提升專業技能；另一方面，有利于老員工對新檔案知識的吸收和技術的掌握，有利于檔案業務的精進，從而提升整個檔案隊伍的業務水平。與此同時，精細化的專業技能培訓，能夠幫助檔案人員更好掌握檔案業務的內在聯系，使檔案工作更加合理高效。

3.完善檔案管理機制，激發團隊活力

第一，完善人才引進機制，做到“精準引才”。一是從實際出發，對高校檔案部門實際工作量進行評估與分析，明確實際人才需求，從而有針對性地引進人才，同時可以應對檔案部門機構改革后遺留的編制短缺問題。二是在引進人才時要做好相關的審查工作，堅持以專業技能為導向，把思想品德、個人能力等都納入評判的標準[3]，以公開招聘、競爭上崗的形式選拔人才，確保招錄的是業務能力強、知識體系完善、德才兼備的專業人才。

第二，完善崗位監督考核機制，做到“合理晉升”。崗位上升渠道不通暢是阻礙檔案行業發展的一個重要問題，對此，高校應當完善崗位監督考核機制，并將考核結果運用到崗位評聘工作中。在高校檔案人才隊伍建設過程中，完善崗位監督考核機制的第一步是建立完善的檔案工作評價體系，對評價體系內的各項指標盡量做到量化、細致，便于在調整部門領導、調任干部時根據該評價體系優先考慮表現優秀的員工，讓檔案人員有努力晉升的“奔頭”。該措施也有利于檔案人員時刻反省自身，有針對性地提高自身的素質。

第三，完善崗位獎懲機制，做好“用心留才”。無論是任何行業，能夠長久發展的關鍵就是具有嚴明的獎懲機制。因此，高校想要加強檔案人才隊伍建設，必須要制定有效可行的激勵措施[4]。一是在政治上進行激勵，做到“事業留人”，適應檔案人員的職業發展需要，提拔優秀檔案人才，為檔案人員提供足夠成長空間。二是在思想上進行激勵，做到“感情留人”，關注檔案人員的心理變化，經常溝通增進感情，為他們營造一種溫暖、舒適、充滿正能量的工作氛圍。三是在生活上進行關懷，進一步出臺相關保障政策和制度，切實解決檔案人員的生活保障、身心健康等方面的實際問題，使其安心本職工作、盡快成長，做到“待遇留人”。四是在工作上給予激勵，主動幫助檔案人員克服工作中的難處，鼓勵他們敢于嘗試創新，充分調動檔案人員的工作積極性，發揮他們的才能。五是需要建立明確的懲罰機制，對表現不積極、缺乏行動力的檔案人員進行適當批評教育和經濟處罰，從而提高檔案人員的工作責任感和積極性。

信息化建設背景下，高校傳統檔案管理模式改革勢在必行下，增強檔案隊伍建設才是促進檔案行業蓬勃發展的基礎。隨著高校檔案信息化建設的逐步推進、新技術與新設備的廣泛應用，高校檔案部門更加需要組建高素質檔案人才隊伍，為高校檔案事業的發展注入新的活力和力量。