財務信息系統環境下高校內部控制優化案例研究

□ 文/宋美彥

在信息化快速發展和數字賦能的管理時代，高校財務信息系統的建設對內部控制的促進作用日益凸顯。加強財務信息系統建設，可以提高內部控制嵌入信息系統的深度與廣度，進而促進內部控制效率和效果的提升；同時，可以通過強化內部控制的要素效果，促進內部控制目標的實現。在此背景下，深入認識和理解高校財務信息系統對內部控制優化的意義和作用機理，是一個亟待研究的重要問題。

高校財務信息系統建設對內部控制的提升價值分析

信息化時代，內部控制是一個圍繞管理數據采集、分析和應用展開的動態活動。通過內部控制建設，結合高校現有的信息化建設成果，將經濟活動中涉及內部控制的主要流程進行梳理和嵌入，可以實現經濟業務與內部控制之間的有效融合。同時，在各個業務信息化系統融合時，加入風險控制相關指標，可以減少人為操作風險，提高經濟活動辦理效率和風險防控效果。高校財務信息系統主要包括預算管理信息系統、財務收支管理信息系統、合同管理信息系統等。上述內容對于相關內部控制都發揮著促進作用，具體分析如下：

第一，預算管理信息系統對內部控制建設的促進作用。將全校預算均納入系統之中，實現校級預算編制、執行監控考核等功能，預算內容全覆蓋、編制執行全流程的管理，使得預算從申報、編制、下達、執行、調整的全流程科學化、規范化，符合內控要求。利用信息化，對提升預算管理工作效率和質量、加強內部控制具有重要意義。預算管理信息系統實現了預算信息及時傳遞與共享以及對預算性質進行監控，對執行結果進行分析利用，可以更好地提高預算控制管理。

第二，財務收支管理信息系統對內部控制建設的促進作用。運用信息化手段，可以構建高效率的收入、支出審批管理流程，并通過用戶角色和審批權限的合理劃分、配置與嵌入，有效降低收入支出的管理風險。同時，利用信息化手段，可以及時掌握全校收入、支出情況，分析數據，為學校管理決策提供及時、全面的數據支持。

第三，合同管理信息系統對內部控制建設的促進作用。相對于以紙質合同為媒介線下審批傳統合同管理方式，信息化手段把合同管理流程化，構建了高效率的合同審批、合同執行、合同管理全流程權限控制體系。一是提高合同審批、合同管理的效率和質量。同時，利用信息化手段，合同的各項信息獲取、分析更為高效。二是信息化手段的運用實現合同管理全生命周期風險管理。以紙質合同為媒介的時期，高校無法做到對所有簽訂的合同進行集中管理，也無法對執行情況進行統一監控，而合同管理系統能夠實現合同管理各環節規范化，有效地降低了合同履約的風險。

財務信息系統環境下A 高校內部控制的主要優化路徑設計

財務信息系統建設對高校內部控制的基本優化思路為：財務信息化建設應有效結合單位內部控制要求，在現有財務信息化系統建設的基礎上，有計劃、有步驟地根據業務管控重點，逐步將經濟活動及其內部控制流程嵌入財務信息系統。重點梳理預算、收支、資產、采購、合同、基建項目等各項經濟業務流程，將內控環節和關鍵風險管控點嵌入到財務信息化建設中，形成內控體系建設和財務信息系統保障一體化，構建“管理制度化、制度流程化、流程信息化”的內控體系。

1.預算管理信息系統對高校內部控制的優化路徑

A 高校預算管理信息系統以項目庫為基礎，將全校收支均納入系統之中，預算管理信息系統與財務核算系統無縫聯接，支持財務部門、職能（主管）部門、業務部門、校級領導等多個主體參與到全面預算管理過程中，各司其職完成各自任務，使預算工作更符合內控要求。

財務部門主要是編制“一下”預算控制數，編制預算草案表、確定每個預算項目的“二下”預算批復數。業務部門主要是負責本部門自身的預算申報。相關職能（主管）部門，主要是因部門特殊職責功能而主管某塊學校事務或經費，其涉及業務跟預算編制有聯系，需要該部門審核參與。將學校發展性專項以項目庫的方式管理，項目先由申報部門申報，再由業務主管部門及校領導進行審批，最后由財務部門審核后履行規定程序列入年度預算序列。

綜上，通過預算管理信息系統可以有效促進相關內部控制的優化。其優化路徑與作用主要體現為：促進預算編制程序規范、方法科學、數據準確，符合高校發展規劃目標；建立內部預算編制各部門或崗位的溝通協調機制，確保預算編制部門及時取得和有效運用與預算編制相關的信息；根據部門的職責和分工，對按照法定程序批復的預算在單位內部進行指標分解、審批下達；規范內部預算追加調整程序，發揮預算對經濟活動的管控作用；根據批復的預算安排各項收支，確保預算嚴格有效執行；系統自動生成項目執行數，實現預算申報、下撥、執行的分析監控，促進建立預算執行分析機制。

2.財務收支信息系統對高校內部控制的優化路徑

對財務收支業務的管理結構和業務的主要環節進行梳理，將收支業務關鍵環節和風險點嵌入相應的財務信息化系統。

第一，收入業務控制以繳費平臺模塊為重點。A 高校的收入范圍比較廣、收費項目多、歸口部門多、管理難度大，每年的學費、住宿費收費工作任務也比較繁重。繳費平臺將學校所有的收入項目整合到統一平臺進行集中管理，將收入的流程、標準、要求等多方面統一起來，符合內控的要求，降低內控風險；繳費平臺通過對接學校的招生、考級等業務系統，數據共享，實現業務系統自動繳費；通過對接非稅及稅務等電子票據模塊，實現自動開具電子發票；通過繳費平臺與銀行對接，及時傳遞數據，實現智能對賬；通過繳費平臺設置細分繳費項目，設置好收入科目，利用智能憑證自動生成財務會計憑證，實現智能入賬；通過繳費平臺與國庫對接，實現自動上繳國庫。借助繳費平臺收費工作實現了從業務發起、自主繳費、自動開具電子發票、自動對賬、智能入賬、自動上繳國庫的全流程信息化。

第二，支出業務控制以預約報銷模塊為重點。A 高校通過預約報銷等模塊，將支出經濟業務內部控制的主要流程嵌入系統，利用預算模板控制等信息化手段，加強支出預算的管理和控制。預約報銷系統將所有支出業務梳理分類設置在預約報銷系統集中管理。預約報銷模塊主要包含日常報銷、暫借款、合同付款、酬金等；項目在預約系統實現實時預算控制，防止超預算現象的發生；預約報銷系統與資產管理系統、合同管理系統等進行對接，數據共享，實現業財融合，協同聯動發展，優化校園服務；預約報銷系統和財務核算系統、無現金支付系統對接，實現財務入賬智能化，實時結算。

綜上，通過財務收支信息系統可以有效促進相關內部控制的優化。其優化路徑與作用主要體現為：信息系統可以杜絕收入、支出管理中各種漏洞，使收入、支出管理更加科學、規范。各項收入集中由財務部門歸口管理并進行會計核算，崗位職責清晰，不相容崗位相互分離，嚴格執行 “收支兩條線”，做到收繳分離；繳費平臺對接了微信、支付寶、銀聯，實現多種繳費方式，方便快捷適應現代信息化的發展；通過和各業務部門信息系統的對接，實現業財融合；通過信息化手段，實現財務收支業務入賬智能化，大大提高了財務人員的工作效率和核算的準確性；明確支出報銷流程，確保經濟活動的各項支出符合規定；優化了財務人員的工作方式，緩解報銷排隊問題，提高工作效率及財務管理服務水平。

3.合同管理信息系統對高校內部控制的優化路徑

合同系統內部控制涉及合同簽訂、合同執行、合同歸檔管理三個方面。A 高校根據學校的合同管理辦法，對原有的合同流程進行梳理、優化和改進，將內控環節和關鍵風險管控點嵌入合同管理系統中，形成科學規范的業務流程，借助信息化手段對合同進行科學化、規范化管理。合同管理信息系統實現合同管理在線導入、線上審批審核、合同支付、合同查詢、到期提示、合同歸檔與臺賬管理等功能。

在合同簽訂階段，業務部門經辦人在系統中錄入合同名稱、經費來源、合同履約期限、付款計劃等相關要素，并將合同主體內容和輔助材料上傳，各審核部門按照各自的審批要點進行審核。合同簽訂后合同管理系統會自動生成臺賬，根據合同約定的付款計劃，提醒經辦人付款。經辦人在合同系統根據付款計劃發起付款，跳轉到財務預約報銷系統進行結算，財務部門處理后的會計憑證號回填到合同系統。收付款數據、質保金數據等在財務系統和合同系統之間自動同步，無需人工追溯。根據合同的類別，設置好印花稅的稅率，自動導出印花稅繳納的電子文件進行納稅申報。合同管理系統還具備歸檔管理查詢功能，并對合同執行效果進行分析統計。此外，合同的變更通過補充合同實現。合同管理系統引進了對異常事項的提醒功能，可以起到風險預防作用。

綜上，通過合同管理系統可以有效促進相關內部控制的優化。其優化路徑與作用主要體現為：完善合同管理機制，明確了合同管理歸口部門，統一管理，確保合同制定與合同履行規范，減少違約風險；加強了對合同訂立的管理，明確合同訂立的范圍、條件和審核流程；對合同履行情況實施有效監控；定期對合同進行統計、分類和歸檔，詳細登記合同的訂立、履行和變更情況，實行對合同的全過程管理。

財務信息系統環境下A 高校進一步優化內部控制的保障措施

財務信息系統建設使高校各項經濟業務流程規范化和程序化，通過財務信息系統建設構建高效率的權限控制體系，可以提高內部控制管理的效率與質量，有效提高辦事效率和監管水平，為高校管理、控制、決策提供服務。財務信息系統環境下A 高校進一步優化內部控制的保障措施：一是根據學校發展愿景制定財務信息化戰略規劃，在充分調查研究、科學分析預測和廣泛征求意見的基礎上進行財務信息化系統頂層設計，確保學校內部控制制度的有效落地執行，防止制度流程和內部控制系統“兩張皮”。二是加強財務信息系統和業務信息系統的深度融合，促進財務信息系統對內部控制的作用，消除信息系統碎片化、孤島化，實現系統之間的互聯互通，提高經濟活動辦理效率和風險防控效果。三是構建財務信息分析平臺模型，對財務資產歷史數據進行分析和挖掘，建立科學的、全面的評價體系，將學校戰略落實到行動中，對行動計劃進行有效的監控，并對實施效果進行全面的評估。四是加強財務信息化基本能力建設，重視財務信息化專業人才隊伍建設，不斷提升財務人員信息化素養和能力，培養提高財務人員利用現代信息技術收集、整理、分析問題的意識、習慣和分析解決問題的能力。