6S精細化管理在醫院檔案管理中的應用

聊城市人民醫院 李喆

檔案管理在醫院的運營和建設過程中發揮了十分重要的作用，醫護的檔案數據為提升醫院的診療水平產生直接的影響，患者的檔案管理可以進一步體現醫院對患者的關懷。隨著檔案管理理念的不斷發展，醫院的檔案管理也更加強調規范化、科學化、智能化，6S管理模式最早起源于日本的企業管理，從6個方向（整理、整頓、清潔、清掃、安全、素養）展開有效的管理，從形式上和制度上保證管理政策的有效落實。

一、6S精細化管理

6S精細化管理最早被用于企業管理的過程中，講究在企業運行的過程中，通過明確的執行目標，形成日常工作行為的規范化，進一步提升企業內部運行效率和管理水平。

同時，6S精細化管理是一個長期系統的管理過程，只有在工作過程中充分貫徹管理目標，才能有效地實現管理行為日?；⒐ぷ鞣绞搅晳T化，從而提供高效的運營和管理服務[1]。

醫院運行過程中產生的檔案信息種類繁多、內容十分煩瑣。醫院檔案管理的6S主要內容包括：整理，需要將檔案信息進行合理的分類，并建立對應的索引條件，與檔案管理無關的內容需要進行及時的清理；整頓，需要將醫院檔案管理相關的制度、規范、流程進行有效的整頓，使其規范化模式化，從而提升管理效率和檔案信息提取速度；清潔、清掃，需要清除檔案信息中意義不大、無法提供良好醫院服務的內容，保持檔案信息的干凈與整潔，從而確保醫院檔案信息服務的有效性；素養，從檔案管理人員的工作能力、職業素養中做起，進行有效的培養和發展，使檔案管理人員形成良好的工作習慣；安全，需要重視檔案信息管理工作過程中的信息安全，管理規章制度安全，提醒檔案管理人員該工作的重要性，并注重在工作過程中保持長期的警惕性，以確保檔案管理工作得以有效地展開[2]。

二、醫院檔案管理面臨的主要問題

（一）管理流程不規范

相較于其他社會機構的檔案管理，醫院檔案管理的內容更加復雜，對數據的真實度、準確性、時效性要求更高，不僅包括醫院在正常運行過程中產生的醫療、患者數據，在醫療科研項目中的數據信息，還包括醫院在運營過程中的人事檔案、經營管理檔案。因此，收集檔案信息的方式、歸檔內容具有較大的差別，并按照對應的檔案管理流程來進行有效的操作。但在實際管理的過程中，一方面由于對檔案信息管理的不重視，導致醫院檔案管理部門長期工作在較為隨意的狀態，檔案信息收集的期限、歸檔、廢棄等制度極不合理[3]；另一方面，我國醫院的醫護業務較為繁忙，在病歷、處方等開具的過程中，由于業務對時間的限制，書寫的字跡較為潦草，且沒有進行明確的標識，在導致患者理解困難的同時，也為檔案管理帶來不良的影響。這些問題都導致醫院檔案管理過程中的效率低下，也導致檔案信息的收集、分類、歸檔具有更高的難度。

（二）配套設施不夠完善

隨著我國民眾對健康的需求以及醫療技術水平的發展，醫院醫療檔案的數量也伴隨著信息技術的發展而爆炸式增長。雖然檔案管理的信息化可以有效解決當前醫院在運行過程中產生的各種數據，但是在實際的醫院運行過程中，紙質檔案依然占據檔案管理工作內容的極大一部分。紙質檔案的增加，以及紙質檔案信息化的難度，使紙質檔案的存放、信息化的效率得到有效的保障。在受到硬件和軟件制約的情況下，檔案無法被有效地電子化、數據化，同時由于檔案信息管理系統與醫院信息系統存在一定的接口問題，導致醫院信息管理系統無法有效收集檔案信息，并在檔案信息管理系統中進行有效的電子歸檔，從而無法實現醫院內部檔案信息的充分共享和共同管理[4]。從檔案電子化數據化的角度來講，醫院檔案信息的錄入難度較大，現階段的錄入依然通過人工識別、手動錄入的方式進行，缺少掃描儀、智能識別軟件的有效支持。同時，醫院在運行和科研過程中產生的影音資料，現階段并沒有進行有效的歸檔，從而導致醫院檔案管理的總體水平低下，信息技術的利用效率不高。

（三）檔案管理人員的素質堪憂

醫院檔案管理對工作人員的素質要求較高，不但需要具備基礎的檔案管理技能，還需要具備專業的醫療基礎知識，以及信息化管理的技術、技能。醫院檔案管理人才的選拔、培訓工作具有一定的難度，同時多數醫院不太重視對專業技術的培養，導致檔案管理人員的素質無法滿足現代化檔案管理的需求。在人才引進的過程中，缺乏良好的人才培養機制和晉升機制，導致醫院檔案管理并沒有吸引優秀人才的能力。在很難引進外部新鮮血液的情況下，檔案管理隊伍的工作理念、技能素養無法得到有效的發展。甚至在采用精細化管理制度的情況下，檔案管理人員依然對自身的工作目標和服務內容一知半解。同時，隨著醫院運行對檔案管理服務的需求，檔案管理人員的素質、能力是保證醫院檔案管理質量和效率的重要保障，只有具備具有競爭力的發展空間和良好的檔案管理能力、醫療專業知識的培訓，才能確保檔案管理人員的能力素質符合醫院的發展需求[5]。

（四）工作方法不科學

醫院檔案管理的數據量巨大、類型繁多，不同的檔案數據類型需要采用不同的管理流程，以確保其數據的真實性和有效性。這就導致醫院檔案管理的流程和規范性缺少一定的參考標準。同時，醫院長期處于人力資源緊缺的狀態，無論是在醫療、科研業務還是在檔案管理中，人才數量的緊缺導致檔案管理很難滿足實際業務開展的需求[6]。在此情況下，醫院檔案管理流程的不規范，會進一步導致檔案管理效率無法得到提升，例如各個科室由于業務繁忙，對檔案的送報并不積極，而檔案管理人員也缺乏良好的檔案信息收集的管理態度，沒有進行有效的督促，導致患者檔案數據收集和管理無法同時展開，患者也無法及時獲得自身的病歷檔案。

（五）檔案數據、信息化的難度較高

醫院檔案信息的收集過程中，雖然現階段已經采用信息化的管理模式來進行相關信息的快速收集和整理，但紙質資料依然占據檔案管理工作中極大的一部分。為了進一步提升檔案信息的有效性并縮減檔案管理成本，紙質檔案的電子化工作是醫院檔案管理的重要工作內容。但紙質檔案的信息較為復雜，現階段為了確保紙質檔案信息收集的準確度和有效性，依然采用人工識別、手工錄入的方法，這種方式難度較高、效率較低，進一步對醫院檔案管理的水平造成不良的影響。

三、6S精細化管理在醫院檔案管理中的應用

（一）檔案的整理與分類

6S精細化檔案管理的過程中，需要進行有效的整理和分類中。

一方面需要將檔案的類型進行等級劃分，確定長期保存的檔案資料、中期保存的檔案資料、短期保存的檔案資料，并設定對應的資料廢棄標準，從而有效節省檔案管理過程中消耗的資源，并同時保證檔案的有效性和時效性。

另一方面還需要根據檔案的具體價值來進行嚴格的分類和歸檔，并建立對應的標準，以確保檔案管理工作的有序展開。而在建立具體標準的過程中，可以根據以下的方式來進行劃分：（1）醫院管理部門簽發的文件，如會議文件、決策文件、項目文件等；（2）醫院運營相關的文件，例如規章制度、醫院發展歷史、財務管理等；（3）醫療業務相關的資料，例如病患資料、科研項目資料、醫院開具的診療資料；（4）科研數據、科研項目清單、科研成果、申請、執行文件；（5）醫院基礎設施相關的資料，例如材料采購清單、設施建設合同、驗收資料等；（6）設備使用清單、設備采購申請、采購清單、使用歷史記錄、設備保養記錄、設備維護記錄。明確不同的檔案類型，并制定對應的檔案管理標準，從而使醫院檔案得以有效、快速地歸檔，提升醫院檔案管理的效率[7]。

（二）醫院檔案管理制度的整頓

企業管理過程中的整頓需要將工作場景中的物品進行有效的整頓與管理，以便工作能夠順利地開展，在醫院檔案管理的過程中，需要對醫院檔案管理制度進行有效的整頓。

首先，需要明確醫院檔案的收集管理機制，一方面需要加強對醫院檔案收集效率的監督和管理，讓醫院各個科室積極使用信息管理系統，錄入業務展開過程中的檔案資料收集。另一方面，還需要加強檔案管理工作與業務工作的有效銜接，根據醫院檔案資料的分類，使檔案管理工作與業務進行有效的融合，在降低檔案收集難度的同時，可以增強檔案管理的效率。

其次，不同的檔案資料需要進行合理的分類和歸檔，由于醫院在業務展開過程中產生的檔案類型具有較大的差別，同時需要采用對應的管理制度，以確保檔案管理的有效性，因此需要在制度上進行有效的保障，促使醫院的業務檔案、行政檔案、財務檔案等資料能夠按照對應的管理制度和標準得以有效的落實，并將同類型的檔案進行集中處理，通過有效的時間劃分，確保檔案信息能夠及時調取，并提供對應的服務。

（三）醫院信息檔案、紙質檔案的清掃

首先，紙質檔案的清掃，需要確保檔案室、檔案庫房時刻保持干凈和整潔，確保紙質檔案得到有效的保存。同時通過良好的檔案室衛生安全防護制度，確保紙質檔案得以長期的保存。

其次，對于醫院的信息檔案，需要制定明確的信息化流程，并定期對醫院信息檔案進行有效的整理。一方面需要加強紙質檔案的數據化、電子化，并在此過程中確保檔案數據錄入的有效性；另一方面，需要通過信息檔案的有效分類和篩選檢查，確保信息檔案歸類的正確度和規范化，從而使信息檔案在業務展開的過程中能夠獲得有效的利用。

此外，還需要加強醫院有效檔案與無效檔案的清掃，一方面需要對已經失去價值的檔案信息進行有效的清理，比如失去時效性的檔案；另一方面還需要對醫院的檔案設定保存期限，以確保醫院檔案管理資源得到有效的利用。

（四）醫院檔案信息的清潔

清潔則需要將整理、整頓、清掃進行有效的制度化，一方面需要維持檔案管理場所的整潔度，另一方面還需要確保信息檔案實際應用過程中的分類正確、存儲精確。不但需要做到檔案管理職責的精細化分工，還需要從制度管理上進行有效的規范化。在確保檔案管理人員按照檔案管理規章制度展開工作的同時，還需要確保檔案管理設施設備的完善。通過有效的基礎設施完善，確保醫院檔案信息能夠得到快速、有效的整理和歸檔[8]。在此過程中，需要從硬件設施的完善和軟件設施的完善上入手，硬件設施的完善需要進一步提升醫院檔案管理系統的信息化，并通過對管理設備、計算機的推陳出新來確保檔案管理的工作效率。

軟件設施的完善，則需要從檔案信息管理系統的更新和發展入手，一方面需要加強檔案信息管理系統的模塊化，從而確保當前的檔案信息管理系統在功能上、處理效率上能夠得到進一步發展；另一方面還需要加強檔案信息管理系統與業務系統的接口建設，確保檔案信息管理系統與業務系統得以有效的對接，從而無縫開展醫院檔案信息的搜集與整理，并確保醫院檔案信息的有效性，最終實現醫院檔案信息的清潔效果。

（五）檔案管理人員素質的培養

首先，需要建立具有專業素質和專業能力的檔案管理隊伍，在檔案工作開展的過程中，需要對檔案管理人員的技能進行有效的培訓。不但需要加強對檔案管理技能的培訓，如信息技術、醫療知識方面的培訓，還需要從人才創新的角度上，根據當前的醫院檔案管理需求，來制定對應的培訓和發展策略。

其次，需要加強檔案管理隊伍的專業化。一方面由于部分醫院檔案管理的過程中，采用兼職或者外部人員管理的方式，導致檔案管理的水平較低且無法提供有效的檔案管理服務；另一方面，由于醫院檔案管理涉及多個專業，檔案管理人員的專業素質會對最終的管理成果造成較大的影響。因此需要進一步加強檔案管理隊伍的專業化，不但需要從內部人員的素質培養、發展中入手，還需要進一步加強外部新鮮血液的有效吸取，通過具有競爭力的條件來聘用高素質的檔案管理人才，并通過外部新鮮血液來激發醫院檔案管理隊伍的活力，使醫院檔案管理人員的專業水平和素質得到有效的發展，從而有效實現醫院檔案管理水平的快速提升和管理意識的有效革新。

（六）重視檔案管理的安全性

醫院的檔案數據對醫院的建設與發展有直接的影響，在經歷紙質檔案向電子檔案發展的過程中，檔案管理的安全性也需要得到足夠的重視，以確保檔案管理能夠提供有效的服務。

一方面，需要加強紙質檔案的針對性管理，通過嚴格的信息歸檔和調取審查、記錄，確保紙質檔案在使用過程中不會出現數據丟失、遺漏或者被盜的現象。同時，需要加強紙質檔案存儲區域的有效管理，做好防昆蟲以及保存環境的維持和消防工作，并加強紙質檔案的電子化和數據化。

另一方面，需要加強電子檔案的安全管理，在采用防火墻技術和備份技術對電子檔案進行有效防護的同時，還需要明確電子檔案的訪問權限，通過訪問權限的設定來確保電子檔案不會被惡意調取和信息泄露。同時，對于需要提取的電子檔案，需要制定明確的檔案調用技術方案，如使用U盤和移動硬盤調取醫院檔案數據的過程中，需要進行嚴格的記錄和存檔，從而確保該行為得到有效的追溯。而對于醫院檔案數據的網絡訪問，在使用明確的訪問權限加以限制的基礎上，需要對外部訪問進行有效的網絡隔離，以確保外部訪問不會對醫院內部數據造成影響。例如使用專用的外部檔案服務器，有效確保醫院檔案管理服務器與外部檔案管理服務器的隔離，從而使從外部帶來的網絡威脅降到最低。

四、結語

醫院區別于其他的社會機構，產生的檔案數據龐大、種類繁多，為檔案管理的質量和效率帶來了一定的挑戰。同時，伴隨醫療服務水平的提升，以及醫院檔案發展的實際需求，現代醫院檔案管理的重要性已經得到充分的證明。在此過程中，需要加強醫院檔案管理模式的更新，通過有效地應用6S精細化管理，從管理制度、管理行為、工作方法等多個角度上開展有效的精細化管理，在確保檔案管理精準性、及時性、安全性的基礎上，使檔案管理能夠有效地為醫院業務的開展提供信息、數據服務，為醫院的健康可持續發展提供可靠的數據保障。