高校教務管理系統信息化建設的問題及解決方法

羅晉煌

(福州黎明職業技術學院 教務處，福建 福州 350109)

在互聯網信息技術迅猛發展的今天，人們的工作和生活的方式都發生了極大的改變。隨著社會各行各業對互聯網信息技術依賴的加強，高校教務管理系統信息化建設顯得越來越重要。高校教務管理主要包括學生學籍、成績等教務文檔管理，教學課程管理，教學進度管理和考務管理等事宜，以保障各學院、各門課程科學實施預定的教學計劃，確保合理分配教材和教師資源，按時完成教學計劃，使教學進展高效且完整[1]。信息時代，高校教務管理系統信息化建設能夠運用網絡信息技術對教務管理信息進行科學、高效的收集和處理，有效整合教務管理資源，使教務管理工作更加便捷、高效，既方便了教務管理人員，也進一步滿足了教師和學生在教與學方面的需求?？偠灾?，教務管理系統信息化建設能夠保障高校網絡的信息安全，提高高校教務管理質量，促使高校教務管理更加規范。如何借助信息技術手段進行無紙化辦公，在網絡上構建融答辯系統、選課系統為一體的教學管理平臺，提升教務管理效率，成為教務管理信息化建設急需解決的問題。

1 高校教務管理系統信息化建設的原則

高校教務管理系統的正常運轉關乎全校教學計劃的順利實施和各項教育教學工作的順利開展。教務管理系統信息化建設工作嚴謹性強、標準嚴、要求高,因此，高校建設教務管理信息化系統要堅持安全穩定、兼容性強、支持高并發數的原則。

1.1 安全穩定的原則

高校教務管理系統信息化建設要做到安全穩定。首先，系統運行穩定性要強，不僅要規避突發故障，還要規避穩定性差可能帶來的數據丟失、系統崩潰等問題。其次，系統要從密碼管理、備份恢復等方面保證內部數據安全，避免學生和高校的信息被竊取或丟失，給學生人身及財產安全帶來不良影響。最后，系統要具備風險預警功能，在系統瀕臨崩潰時,要能夠及時修復系統并找回數據，避免數據丟失，同時避免由于數據故障導致其他工作無法正常開展[2]。

1.2 兼容性強的原則

高校教務管理系統信息化建設要同時滿足學生、教務管理人員與學校領導的應用需求，支持集成業務系統、用戶單點登錄與數據接口開發，同時保證數據標準的一致，使門戶、數據和應用程序相互連接。因此，高校教務管理系統應該支持多層協議以擴展新業務，確保不同平臺、中間件和數據庫的轉換，兼容應用程序軟件[3]。換言之，高校教務管理系統要兼顧不同受眾的應用需求，保障業務系統和用戶登錄兼容。

1.3 支持高并發數的原則

高校教務管理系統的用戶包括教師、學生、教務管理人員和學校各級領導，系統數據庫與應用程序要支持多重負載，支持眾多用戶同時登錄操作[4]。因此，高校教務管理系統信息化建設要從設計思路、開發原理、開發工具、網絡拓撲結構、系統結構、硬件設備、軟件系統等方面著手進行全面考慮。高校教務管理系統必須支持高并發數，確保大量用戶同時登錄系統時能夠正常操作，避免因同時在線用戶數量激增而造成系統崩潰等情況的發生。

2 高校教務管理系統信息化建設存在的問題

近年來，不少高校雖然已經建立了教務信息管理系統，但依然難以滿足信息時代高校日常教務管理的需要，存在軟硬件設施陳舊且升級困難，系統共享和數據挖掘的深度不夠,系統交互處理數據的能力有待提升，教務管理人員隊伍建設有待加強等問題。

2.1 軟硬件設施陳舊且升級困難

目前，部分高校的教務信息管理系統軟硬件設施建設陳舊且升級困難。一是部分高校的教務信息管理系統使用時間長且過于陳舊，考慮到系統升級費用太高，這些高校并沒有及時對教務信息管理系統進行升級。陳舊的教務管理信息系統大多僅支持存儲和查詢數據，鮮少支持統計和分析數據，難以從實質上推進高校教務管理部門和其他部門的協作。二是部分高校引進的軟件平臺和系統框架大多只能為完善校務管理流程提供保障，難以精準地滿足高校個性化發展需求。高校相關部門的管理人員只能結合自身對信息系統的使用情況優化管理流程,而這一過程并非短短一兩年就可以完成，客觀上加重了軟硬件設施陳舊和升級困難的問題[5]。究其原因，是一些軟件平臺供應商不了解高校教務管理的具體工作需求，不能針對實際問題給出解決方案,難以滿足高校教務管理的實際需求。

2.2 系統共享和數據挖掘的深度不夠

當前，部分高校的教務信息管理系統在共享和數據挖掘方面存在深度不夠的問題。一是部分高校信息資源比較分散，尚未實現數據共享。例如，高校下設的不同部門在進行信息收集時往往采取填寫表格的方式，這些表格雖然格式不同,但是內容類似，重復填報，浪費了人力和物力。更有甚者，一些表格要填的信息相同卻無法進行復制粘貼操作，增加了教務管理工作量[6]。二是部分高校的教務信息管理系統在管理基礎數據方面仍然存在相互獨立的問題。例如，大學生在校園餐廳的就餐記錄、出入校門的記錄、學生上課的出勤記錄、考試成績數據、出入圖書館的記錄等信息由高校不同的部門掌握，難免形成互相獨立的數據孤島，阻礙了全校信息資源的互聯互通，阻礙了數據共享。

2.3 系統交互處理數據的能力有待提升

當前，部分高校教務信息管理系統在處理數據方面的交互能力有待提升。例如，大學生在提交學籍變動的相關信息后，高校相關部門需及時在教務信息管理系統中變更學生信息，并上傳到各班級的學生信息庫。如果相關部門沒有及時更改學生信息，教師則查不到學生信息，無法進行課程考核和成績上傳。由此可見，部分高校教務信息管理系統尚未真正實現相關門戶的信息聯動。造成這一問題的原因主要在于:一是高校的內部組織結構大多比較復雜，部門之間多以召開會議的方式傳達信息，后續還需處理會議文件和信息，導致信息難以在第一時間傳達；二是教務信息管理系統的建設往往根據部門職責來劃分，每個部門只負責內部工作，“各掃門前雪”，看重本部門工作進度，不重視高校信息管理系統的整體工作效率[7]。這些問題造成部分高校教務信息管理系統對信息資源無論是縱向還是橫向的協調都存在一定的困難。

2.4 教務管理人員隊伍建設有待加強

目前，部分高校的教務管理人員隊伍建設需要進一步加強。一是部分教務管理人員的信息知識有所欠缺，對計算機的操作不夠熟練，缺乏專業的能力素養;信息化管理意識薄弱，習慣于傳統的紙質資源管理模式，阻礙了教務管理系統的信息化建設。二是部分高校將培訓重點放在新入職教師的身上，對教務管理人員的培訓比較欠缺，大多是針對教務管理部門領導進行的培訓，較少針對一線教務管理人員開展培訓，這就造成教務管理人員在上崗后必須一步步熟悉最基本的業務，難以抽出更多的時間和精力為教務管理系統的信息化建設提出中肯的意見。三是部分高校針對教務管理工作人員的獎勵和晉升機制不完善，且教務管理工作人員薪資較低，加上工作業務煩瑣機械，花費了工作人員大量的時間和精力，消磨了他們的進取心和創新斗志[8]。從以上三個方面可以看出，教務管理人員隊伍建設有待加強。

3 高校教務管理系統信息化建設的方法

高校教務管理系統信息化建設并非簡單地應用計算機軟件與系統，而是將信息技術融入教務管理全過程，推動信息的高質量共享，使所有用戶都可以讀取目標信息。因此，面對教務管理系統信息化建設存在的問題，高校要進一步完善教務管理系統功能，強化高校各部門之間的信息共享，完善系統信息化建設方案，加強教務管理人員隊伍建設，提升教務管理水平。

3.1 完善教務管理系統功能，不斷優化管理流程

為了優化教務信息管理系統的管理流程，高校要進一步完善教務管理系統功能。高校要結合教務信息管理的實際情況有針對性地增加或刪減教務信息管理系統的功能，提升教務管理系統功能的實用性[9]。例如，高?？梢栽诮虅招畔⒐芾硐到y中增加課程管理功能，并開發相應模塊，使之應用于自動排課、成績分析、審核學生積欠學分、核算教師工作量和自動排考等。其中，對于成績分析功能，教務信息管理系統要在每學期開學初，分析上學期學生的重修達標率、補考通過率、不及格率，并顯示所有課程成績和學生的上課出勤率，分析學生成績不及格的原因；對于核算教師工作量功能，教務信息管理系統要輸出計算每一位教師負責課程的系數，包括理論類課程與實踐類課程的折合學時數，以及整個學期的總學時數；對于自動排考功能，教務信息管理系統要結合學生上課和教師上課的時間數據，自動安排考試時間并匹配監考教師。高校也可以在教務信息管理系統中增加學生請假管理功能，并開發相應系統，同時將其與教師辦公系統、學生終端平臺和出入校園的門禁系統相關聯。一方面，學生可以登錄智能手機等終端平臺,通過請假系統提出請假申請，由輔導員審批后，信息被自動推送到教師辦公系統與校園門禁系統，這樣教師在上課前就能知曉具體且詳細的學生請假信息，門禁系統在學生出入校門時也會正常放行。另一方面，高校教務管理人員、輔導員和教師能夠隨時查看學生的請假次數及原因、離校學生的行程等信息，便于后期校內學生和校外學生人數的統計。

3.2 強化高校各部門信息共享，搭建信息共享平臺

高校推動教務管理系統信息化建設要進一步強化各部門之間的信息共享，搭建信息共享平臺。第一，高校各部門要基于教務信息管理系統建立信息聯動共享機制。倘若暫時沒有確定合適的標準，各部門要定期互相協調溝通，盡量采用可以互相兼容的方式。一方面，各部門要著力搭建信息共享平臺，加快信息數據統一標準的制定，盡快實現高質量的數據共享，使各部門工作實現深入對接。另一方面，要想滿足高校不同學科和院系在學位論文要求、培養方案和課程設置等方面對教務信息管理的不同需求，高校各部門必須結合工作實際協商制定適合本校的教務管理系統信息化建設的規定和細則，以保證信息共享平臺能夠切實發揮共享信息的功能。第二，高校可以信息收集系統的開發為試點，促進部門之間的信息共享。高校要在教務信息管理系統中開發學生信息收集模塊，并增加信息自動收集等功能，使教務管理人員可以在后臺管理員終端設置要收集的目標信息點，劃定填報范圍。當校內用戶填寫信息時，系統能夠實現自動識別和填寫用戶基本信息，實現信息的實時更新。另外，系統可以以Excel、Word形式下載和打印數據，以滿足用戶數據填報與歸檔的需要，實現校內部門之間的數據共享，避免數據孤島的出現。高校各部門可以根據對信息收集的實際需要進行下載與打印，在對數據進行實時更新的同時，保證信息的即時性與準確性[10]。高校在強化信息共享的同時,還要加強對教務管理信息系統的信息安全管理，增加防火墻等配置，做好信息的備份、儲存等工作。

3.3 完善系統信息化建設方案，提升信息處理能力

為了提升教務信息管理系統的信息處理能力，高校要不斷完善教務管理系統的信息化建設方案。第一，高校要著眼宏觀，設計好教務信息管理系統的大框架，抓好用戶服務、業務管理、集成服務與核心數據四個層面的落實。針對用戶服務，高校在設計教務信息管理系統時要明確用戶除了有教務管理人員，還有教師、學生與學校各級領導。高校既要設計面向學校工作人員的個性化UI界面，方便他們實時更新信息[11]，也要設計面向師生的統一門戶平臺界面，方便師生獲取所需數據。針對業務管理，高校在設計教務信息管理系統時要做好三方面的工作。其一,該系統要具備業務管理的重點功能,包括設計培養計劃、確定教學任務、設計智能排課,以及可以進行選課管理、課程維護及審核畢業的功能。其二,該系統要涵蓋教師管理、教材管理、學籍管理、畢業論文管理、教室管理和費用管理模塊。其三,該系統還應具備日志管理、身份認證等附加功能。針對集成服務，高校在設計教務信息管理系統時要實現業務集成、信息推送和流程驅動等服務功能。針對核心數據，高校教務管理系統信息化建設要明確數據管理的關鍵在于師生基本信息、學生成績、課程信息、學生選課和專業信息等。第二，高校教務信息管理系統要開辟信息交流平臺，完善信息化建設方案。高校教務管理人員可以通過該平臺及時知曉本校師生和各部門領導對教務管理系統信息化建設的意見和建議，并進行整體分析，找到教務信息管理系統存在的弱項和短板，通過及時升級軟硬件系統提示數據處理能力，促進教務管理系統信息化建設的有序開展[12]。例如，針對報表等數據管理、信息查詢、個人信息管理和檔案管理等業務存在的短板，高校教務信息管理系統要進一步落實以上業務的規范化建設，定期強化數據更新，提升信息管理系統的收集、整合、儲存與分類等信息處理能力。

3.4 加強教務管理人員隊伍建設，提高教務管理水平

高校教務管理系統的信息化建設對教務管理人員提出了更高的要求。作為教務管理信息化建設的主力軍，高校教務管理人員職業素養的高低關系到教務信息管理系統的工作效率。建設綜合素質強、業務水平高的教務管理人員隊伍是高校推進教務管理系統信息化建設最為迫切的需求。因此，高校要重視教務管理人員的選拔工作，要求教務管理人員具備良好的思想政治素養、較好的心理素質和較高的文化水平，這樣才能確保教務管理人員在日常管理中能夠保持良好的工作作風與思想作風。高校還必須定期對教務管理人員進行專業培訓，包括服務意識、崗位工作和信息技術操作技能等。具體而言，高校要定期組織教務管理人員學習最新的數據信息處理技術，并組織他們在電腦上進行實踐操作。一方面，高校要鼓勵教務管理人員積極參與教務信息管理經驗分享研討會，充分交流工作體會，深入溝通工作經驗，提高處理繁瑣事務的應變能力。另一方面，高校要積極與兄弟院校加強教務管理交流與合作，在條件允許的情況下，共同組織大規模的教務管理經驗座談會。這樣既能開闊教務管理人員的視野，創新教務管理人員的管理思維，提升他們的素質和水平，也能讓教務管理人員進一步認識到本校教務管理中存在的問題，為促進教務管理創新改革和準確判斷教務管理未來的發展趨勢提供依據，不斷提升教務管理系統信息化建設水平。同時，高校要結合本校教務管理人員工作的實際情況,有針對性地制定科學、合理的考評機制，進一步調動教務管理人員參與教務管理系統信息化建設的積極性和熱情[13]，激發他們的創新潛能，不斷提升教務管理效能，實現高校在教育、教學和管理方面的效能最大化。作為培養中國特色社會主義建設者和接班人的重要基地，新時代高校全面落實立德樹人的根本任務，必須緊跟信息時代互聯網信息技術迅猛發展的步伐，更加重視教務管理系統信息化建設，圍繞教務管理業務的整體框架與管理流程，不斷升級和更新信息化管理方法，及時調整和完善一體化、規范化、多層次、操作簡便的教務信息管理系統;更加高效地整合高校教育資源，努力為高校教務管理提供更加科學、更加規范的服務;不斷提升高校教務管理水平，促進高校教育教學工作有序開展，推動高校教育改革事業再上新的臺階。