探析十四五規劃背景下機關事業單位檔案管理工作創新

濟南市公園發展服務中心 高宏璟

一、前言

檔案管理工作是一項對信息的綜合性處理工作，檔案管理的改革和推進有助于相關工作人員更好地對資料進行整理和歸納，從中獲取想要的信息。機關事業單位的檔案管理建設是基于檔案管理的內在需求所決定的，提升機關事業單位檔案管理的工作效率有助于推動改革和發展，從現階段我國市場整體發展形勢來看，傳統的檔案管理模式落后且單一，無法滿足市場需求。

基于此，需要檔案管理相關工作人員以及機關事業單位的管理層加強對于檔案管理模式創新和優化的重視程度，綜合考慮“十四五”規劃中對檔案管理的具體需求，結合實際情況采取相應措施，對檔案管理工作進行創新，充分發揮出檔案管理在機關事業單位實際發展過程中的重要作用。

一方面，作為機關事業單位的管理者，應當深刻了解檔案管理的重要性，不斷改良創新策略，建立合理的檔案管理制度和工作機制，確保相關工作的有序進行。

另一方面，伴隨著我國社會主義經濟建設的迅猛發展，機關事業單位的檔案管理工作也面臨著新的挑戰，檔案管理相關工作人員要摒棄傳統工作形式，及時更新管理理念，結合新時期的需求，創新檔案管理方式,開展多種檔案管理方法，不僅可以極大提升檔案管理工作人員的專業素養和工作效率,更有助于推動機關事業單位檔案管理工作的創新進程，加速檔案管理現代化轉型。

二、當前機關事業單位檔案管理現狀分析

1.檔案管理理念陳腐。目前，我國多數機關事業單位內部相關工作人員在進行檔案管理時，仍然存在較為固化的傳統的檔案管理理念。理念決定行為，只有保證檔案管理相關工作人員能夠結合“十四五”規劃定期對管理理念進行更新，實現與時俱進，才能及時對檔案管理的相應模式進行創新。目前我國多數機關事業單位內部檔案管理相關工作人員具有較為豐富的工作經驗，因此在多年的工作過程當中，其形成了較為傳統且單一的檔案管理理念。雖然豐富的工作經驗有利于檔案管理工作的進行，但是傳統且陳腐的檔案管理理念大大限制了檔案管理創新與優化的進度，因此需要相關工作人員意識到這一問題，充分意識到現代化的管理理念以及現代化的管理模式的重要性，積極創新，實現自身工作理念的與時俱進。

2.檔案管理手段低下。檔案管理工作本身在實際進行過程中所涉及到的內容和環節就相對較多，機關事業單位內部所有部門以及所有工作在開展過程當中都會產生相應的檔案資料，傳統的檔案管理手段是無法全面且完整地對單位內部所有檔案資料進行管理的。基于此需要機關事業單位相關工作人員對現階段的管理模式進行全面分析，同時綜合考慮市場整體發展形勢以及機關事業單位的發展情況，結合實際情況和“十四五”規劃的具體要求采取相應措施，對檔案管理手段進行創新與優化，提升檔案管理效率，全面貫徹落實“十四五”規劃對檔案管理模式創新提出的新要求，保證檔案管理能夠成為機關事業單位發展過程中的有效推手。

3.檔案管理缺乏規范。由于檔案管理涉及到機關事業單位內部所有工作以及所有部門的檔案和資料，為保證后續相關工作人員在調取并應用檔案資料時的便捷性，檔案管理相關人員在對檔案進行存儲以及管理的過程當中需要統一并規范檔號以及案卷標題等。據相關工作人員調查，發現目前我國多數機關事業單位內部由于對于檔案管理的重視程度不足，缺乏規范的檔案管理標準，導致檔案管理效率整體相對低下，無法充分發揮出其重要作用，后續相關人員在調取并查閱檔案時不夠清晰明朗。

4.管理模式有待系統化。現階段我國多數機關事業單位內部是有系統的檔案管理模式的，但是隨著機關事業單位規模的不斷擴大以及我國整體科學技術水平的飛速提升，機關事業單位內部檔案管理工作也正處于由傳統化向現代化轉型的重要階段，造成轉型過程中的管理模式系統性仍然不足。一方面是多數機關事業單位內部檔案管理的基礎設施相對來說較為落后，辦公環境普遍較差；另一方面是機關事業單位內部缺乏系統化的檔案管理模式和檔案管理制度，檔案管理工作普遍效率低下。

5.管理人員專業素養有待提升。對機關事業單位內檔案管理工作效率造成直接影響的是相關工作人員的專業能力，隨著現階段我國機關事業單位對檔案管理工作效率的要求越來越高，“十四五”規劃背景下其對管理人員的專業素養以及專業能力也提出了新的要求。基于此，需要機關事業單位管理層以及檔案管理部門管理層提高對檔案管理人員專業素養以及其專業能力的重視，全面分析現階段管理人員專業能力方面存在的具體問題，結合實際情況采取相應措施提升管理人員專業水平以及其綜合素養。

三、機關事業單位檔案管理工作的創新策略

以習近平新時代中國特色社會主義思想為指導，深入貫徹黨的十九大和十九屆二中、三中、四中、五中全會精神，以高質量發展為主題，全面推進檔案治理體系和檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系建設，深化檔案信息化戰略轉型，強化科技和人才支撐，著力推動檔案工作走向依法治理、走向開放、走向現代化，為開啟全面建設社會主義現代化國家新征程、實現第二個百年奮斗目標貢獻力量。

1.提升檔案管理基礎設施先進性。從現階段我國機關事業單位的發展形勢來看，其在發展過程當中所產生的大量資料數量和種類只會越來越多，想要實現檔案資料的全面管理和有效管理，就必須對檔案管理模式進行相應的現代化轉型。檔案管理在轉型過程中所涉及到的內容和環節相對來說較為復雜，對于相關工作人員的專業能力的要求也相對較高。基于此，需要管理層提高對于這一問題的重視程度，在對機關事業單位資金進行分配時，加大對于檔案管理基礎設施維修維護的投入，定期對檔案管理基礎設施進行檢查，確保其能夠穩定運行，同時需要保證其各方面性能達到管理需求。對于的管理中所涉及到的數字音像制作系統、數據庫服務器、微縮系統以及圖文影像掃描等相應硬件設施，一旦發生故障第一時間進行維修或更換。同時保持高度的市場敏銳度，實現檔案管理硬件設施以及基礎設施的與時俱進，定期對其進行更新以保持其先進性。

2.加強檔案管理信息化建設。21世紀以來，我國逐步進入現代化社會，檔案管理進行相應的現代化轉型是其發展的必然趨勢，“十四五”規劃要求加大檔案管理信息化建設力度。機關事業單位管理層需要明確檔案管理模式現代化轉型的重要地位，根據國家實際發展形勢明確檔案管理的升級以及其轉型方向，確立科學準確的建設目標，以提升檔案管理效率并在此基礎之上降低人力資源投入為最終目標，通過檔案管理信息化建設以及其信息化轉型，推動我國機關事業單位全面進步。

3.以依法治檔為根本實現檔案管理制度化。想要保證機關事業單位內部的檔案管理能夠有序進行，就必須保證檔案管理的制度化，同時在進行檔案管理的過程當中，需要相關工作人員明確依法治檔是檔案管理的根本。現階段我國多數機關事業單位內部的檔案管理相關工作人員以及專業人員對檔案管理工作的重視程度嚴重不足，在其實際工作過程當中，并沒有意識到檔案管理在機關事業單位中的重要意義，因此其責任感和職業素養普遍相對較低，加之其并沒有接受過系統且全面的檔案管理相關專業理論知識培訓，導致檔案管理效率低下，而且檔案管理的制度化嚴重不足。“十四五”規劃背景下，機關事業單位面對檔案管理提出了新的要求，傳統的檔案管理模式相對來說較為混亂，無法實現對機關事業單位內部全部資料的有效管理，因此需要相關人員意識到依法治檔的重要意義，在管理過程中，結合機關事業單位實際發展情況和“十四五”規劃制定相應制度，同時需要確保各項制度落實在各崗位以及檔案管理的各項工作當中。

4.運用現代信息處理技術手段建立完善的檔案管理系統。如何將機關事業單位檔案分門別類、高效快速、有條不紊地管理利用起來，并不是一件易事。伴隨著當今自動化管理工具的成熟和普遍使用，機關事業單位對其信息的控制，已經開始從庫房管理模式轉向資源管理模式，信息管理的要求和具體實施，已經滲透到機關事業單位工作的方方面面。為了適應新時期機關事業單位各項工作開展的需要，須采用科學、有效的檔案管理手段，依法規范管理機關事業單位檔案，增強檔案的實用性和有效性，達到電子檔案和紙質檔案同步建立、按照權限安全利用檔案的目的。由于機關事業單位檔案跨越的時間很長，想要實現不同時期內以及不同類型的所有檔案資料的有效管理，就必須保證機關單位內有完善的管理系統。現階段我國多數機關事業單位對于檔案管理的重視程度仍然相對較低，管理模式仍然相對落后。從現階段我國市場整體發展形勢來看，傳統的檔案管理模式已經無法滿足市場需求，因此必須在傳統的檔案管理模式的基礎之上，加強對于現代化信息技術的應用。實現機關事業單位內部檔案管理模式的現代化轉型是“十四五”規劃背景下檔案管理發展的必然趨勢，也是解決目前我國機關事業單位內檔案管理問題的必要渠道。

5.建立有效激勵機制調動檔案管理人員工作積極性。據相關工作人員調查發現，現階段我國多數機關事業單位內部管理人員的工作積極性相對較低，其主要原因是機關事業單位內部缺乏相應的激勵機制。基于此，機關事業單位管理階層與相關領導要加強對于這一問題的重視程度，以問題為導向、以方法為引領、積極創新、勇于實踐，通過增強激勵機制的方式，提升檔案管理人員的工作積極性。主要從以下幾方面進行改進提升：（1）機關事業單位檔案管理工作一直面臨著工作量大、工作難度大的問題,嚴重制約和影響了檔案管理的工作效率，針對機關事業單位內部檔案管理人員數量相對較少，無法對大量的檔案資料進行全面有效的管理，要適應機關事業單位的具體需求，加大崗位福利，吸引社會各界優秀檔案管理人才入駐，通過人員數量和質量的增加提高工作效率；（2）結合機關事業單位的實際發展情況，在檔案管理部門引入競爭機制，定期在單位檔案管理人員內部進行相應的業績考核，對于學習能力強、個人專業能力強且工作積極性高的員工，給予相應的物質獎勵或者精神獎勵，連續獲得獎勵的優先晉升高一級管理或專業技術崗位；（3）在檔案管理部門落實優勝劣汰制。全面分析現階段檔案管理相關工作人員的不足之處，然后結合實際情況制定針對性的培訓計劃，培訓內容包括但不僅限于專業理論知識、實際操作能力、現代化以及信息化技術應用能力、員工職業素養以及其綜合能力。在培訓過程當中，需要定期對培訓結果進行檢驗，對于學習能力過差且消極怠工的員工可以對其進行相應的處罰；（4）在機關事業單位內部落實責任制。管理層必須意識到檔案管理在單位實際發展過程中的重要作用，把職責切實落實到檔案管理工作的各個崗位，消除檔案管理責任真空，消除扯皮推諉，消除管理低效率，將所有職責逐一落實到位，實現檔案管理“人人有事做、事事有人管”，在檔案管理部門實行精細化管理，把握好單位檔案的中樞神經,承上啟下、聯系左右、協調內外、溝通各方，將責任落實到個人，確保檔案管理過程中的專人專事，一旦發現問題，根據規章制度找到專門的負責人并予以追究責任，通過責任制的落實提升員工責任意識；（5）機關事業單位內部可以在檔案管理部門定期舉行相應的座談會或交流會，加強員工之間的交流和溝通，實現檔案管理部門的信息共享，同時員工也可以在交流過程當中取長補短。在座談會以及交流會當中，由各期的優秀個人進行演講以及工作經驗交流，充分發揮其模范作用，帶動部門內其他工作人員自主進行專業知識學習，不斷提升個人工作能力。

四、結語

綜上所述，從現階段我國市場整體發展形勢來看，檔案管理在機關事業單位的實際發展過程當中起到的作用越來越重要，其所涉及到的內容和環節也越來越復雜，在這樣的背景之下，傳統的檔案管理模式相對來說手段單一且理念落后，無法滿足市場具體需求，導致檔案管理工作無法在機關事業單位實際發展中充分發揮出其作用。基于此，需要機關事業單位管理層以及相關工作人員充分意識到創新檔案管理工作模式的重要意義，結合“十四五”規劃相關要求采取相應措施提升檔案管理工作效率，主要可以從增加信息化檔案管理資金的投入、升級信息化管理、實現檔案管理制度化、建立完善的檔案管理系統、增強激勵機制幾方面入手，全面落實《“十四五”全國檔案事業發展規劃》。機關事業單位檔案管理的創新與優化在實際進行過程當中存在一定難度，相關人員需要充分重視，并不斷提升個人工作能力，實現機關事業單位檔案管理工作的現代化轉型，充分發揮出其在機關事業單位實際發展中的重要作用。