會展企業優化成本管理體系的策略探究

董 磊

（中國國際貿易促進委員會紡織行業分會，北京 100020）

一、成本管理概述

成本管理是所有企業經營中財務管理的核心內容之一，成本管理具體包括成本預測分析、成本決策、成本計劃、成本控制、成本核算、成本分析以及成本考核。成本管理的基本流程主要是在事前做好經濟活動的成本預測，事中監督各部的成本計劃執行情況，并及時向相關部門反饋執行問題和具體的整改意見，事后對所有成本進行核算，分析成本管理方案，準確記錄參與成本管理部門的考核結果[1]。在成本管控過程中嚴格遵守以下原則：一是基于企業經營戰略和核心業務制定成本計劃，將成本管理融入企業的日常經營中；二是全員參與，以有效的獎懲措施鼓勵各部門員工參與成本管理；三是堅持標準化管理，同步重視成本和效益，以嚴格的標準為約束，準確評估經濟業務收益以及成本。

二、會展企業成本管理現狀及存在的問題

1.企業成本管理現狀

（1）成本費用構成

會展公司在經營期間的成本費用主要表現在經營成本和期間費用方面，經營成本核算對象是企業的展覽項目所用成本，一般按照不同展會項目分別核算，內容包括館租、展臺搭建費、現場登錄服務、觀眾組織、現場活動組織、招展代理費、廣告宣傳、安保防疫等，期間費用具體包括銷售費用、管理費用、財務費用。由于會展企業屬于現代服務業，與傳統生產銷售企業模式完全不同。展覽部門在展會銷售期是銷售部門，在展會期間轉變為生產部門，不同部門的成本費用內容不一致。廣告支出如果是為銷售而支付屬于銷售費用，如果為生產而支付屬于經營成本。

（2）成本管理辦法

A會展公司針對業務實施的各個階段采取不同的成本管控辦法，首先是事前成本管理階段，A會展公司使用預算管理工具實施成本管理，即在業務初期全面把控業務成本，制定成本預算方案，確定成本管理標準。一般情況下，會展公司在展會項目計劃未成熟時，考慮到不可控因素，先會確定一個整體成本預算框架，然后在實施階段填充內容，調整預算計劃，在展會項目計劃已經成熟時，公司通常會參考歷史預算數據確定成本預算標準，同時考慮現實客觀因素對項目成本的影響；其次，事中控制，此階段的成本管控是整體項目成本控制核心，也是覆蓋最廣泛的階段，如管控推廣費用、觀眾組織費用、招展費用、租用展覽場地費用等，此階段會展公司采用定量法或是成本累計法或是計劃指標分解法，目前公司使用頻率最高的是計劃指標分解法，即將大成本管理指標逐一分解為小指標，并將指標分配至對應費用項目，由點到面控制成本；最后，事后成本控制，此階段通常使用監督方法，比較成本預算和實際成本費用差距，分析具體原因，整合數據為下一期的成本預算提供參考。同時事后成本管控的反饋工作也是優化成本控制體系和成本控制標準的關鍵要素。

2.企業成本管理問題

（1）成本核算不真實

部分會展公司將會展業務的成本進行費用化處理，但是其他會展上市公司通常將日常經營中產生的成本，在展覽項目結束后結轉至營業成本中。企業的營業成本數量減少可能導致企業的毛利率增加，作為以博覽會、展覽會為主營業務的公司，會展業務費用化的成本核算方法科學性不足，成本核算不準確，而且各個部門的績效考核中未能全面考慮管理費用，業績真實性難以準確考量。

（2）成本費用分析不足

目前會展企業的成本費用分析范圍不全面，部門中的部分成本費用未能被納入分析范圍中。比如會展公司對會展業務成本分析不足，盈利來源分析薄弱，無法根據實際業務確定各項作業增值性。成本分析不到位則會影響企業判斷經濟業務的實際盈虧情況，不利于企業制定科學的成本控制措施。

（3）人力成本管控辦法單一

會展企業針對人力成本管控制定的辦法單一，目前實施的成本考核機制帶來的激勵效果有限，具體表現為激勵機制缺失，企業針對各個職能部門設置了成本考核指標，但是對成本管控的分析不足，缺乏充分的考核依據，員工未能得到相應的獎勵回饋，導致其對成本管理工作重視不足。再加上如果會展企業將收入定為主要的考核方向，對企業無法創收的部門來講考核工作并不公平。

（4）預算和成本結合不足

會展企業的預算和成本結合不足，在編制成本預算期間，企業未能嚴格按照實際經營情況細化成本預算方案，比如針對展覽業務的成本預算管控過程中，個別業務屬于剛拓展的新業務，企業缺少實際經驗，而成本預算編制依然參照其他業務的歷史數據，導致后期預算執行期間，成本預算標準與實際成本出現較大的差異，業務成本超支現象突出，造成企業經濟損失[2]。

（5）采購成本較高

采購成本是會展企業總成本中的重要內容，現階段會展企業的采購成本偏高，會展企業在采購過程中，對于展館的依賴程度較高，在定價權上處于劣勢地位。為了減少溝通成本，通常會優先考慮長時間保持合作關系的供應商，未能結合市場變化更換其他更合適的供應商。在實際工作中，采購工作一般由展覽部門獨立負責，財務人員參與較少。

（6）營銷成本較高

營銷成本是會展企業實施展覽業務必然形成的成本費用，同時增加營銷成本也是企業提高銷售收入的重要方式，但是若是會展企業對營銷成本的比例控制不當，則可能會帶來負面影響，比如在忽略市場需求的前提下，過度投入營銷成本，因市場經濟波動較大，企業的銷售收入并未增長，投入的成本回報與預期不相符。

（7）境外展覽的匯率影響

會展企業的境外展覽業務數量較多，受疫情影響，全球經濟發展速度放緩，甚至部分地區出現停滯現象，企業的大多數境外展覽項目損失嚴重。而且國際匯率波動明顯，對會展企業的收入和成本產生負面影響，因為記賬匯率和實際兌匯匯率的差異，境外展覽項目的會計利潤以及現金凈流量無法完全保持一致，會展企業缺少準確的會計數據對境外展覽項目的成本進行核算和控制，難以保障項目的經濟效益。

（8）增值稅影響

會展主辦企業具有輕資產特點，資產設備支出較少，在全面實施“營改增”政策之后，會展企業的稅負增減由取得的增值稅進項發票可抵扣稅額決定。一般情況下會展企業銷項稅按6%計算，進項稅中最多的是館租支出，有9%及5%（簡易征收）兩種稅率。在市場較好的情況下，6%銷項稅總額大于取得9%稅率發票進項稅總額，企業增值稅繳稅上限是收入的6%，但是在疫情影響下，展會市場不景氣，收入明顯減少，6%銷項稅總額小于取得9%稅率發票進項稅總額，出現了增值稅倒掛情況，造成增值稅留抵不斷增加，占用企業大量資金，企業增值稅繳稅上限變為館租成本的9%。這是當下會展企業必須面對的問題。

三、會展企業成本管理優化策略

1.加強成本核算管理

會展企業應當加強成本核算管理，使用科學的成本核算方法準確核算各個經營環節的成本費用[3]。比如會展企業可使用作業成本法，會展企業內部的間接成本數量較多，直接成本相對較少，企業可以采用作業成本法對各項業務的具體盈利水平進行分析，從而達到成本管控目標，實現企業競爭實力提升。會展企業應根據實際業務科學劃分作業中心，以展會作業中心為例，展會業務是企業最主要的經營業務，業務中場地和人員數量較多，因此企業需精準分析展會業務盈利和質量。展會業務的主要流程是場地設計，根據客戶和展會目的設計場地；完成展覽場地主體架構，部分工程分包；搭建現場，安排合適的人員參與施工；安排人員從事現場服務維護工作；展會業務質量保障，作業中心劃分結束后，對作業動因進行分析，統計實際發生的各項數據，然后歸集分配成本費用，計算展覽業務各個環節產生的實際成本。

2.優化采購方法，提高采購預算科學性

（1）優化采購方法

會展企業可以通過簽訂長期供貨協議、招標采購、貨比三家、供應商管理、集中采購、精減供應商數量和選擇合理的運輸方式等方面降低采購成本。其中簽訂長期供貨協議方法，適用于信用好且實力強的供應商，采用此方法是展覽部和財務部聯合對供應商進行全面調查分析，同時對企業所需服務的市場價格近幾年變化進行預測，制定合理的采購價格，從而保證展覽部門與供應商可迅速談攏長期供貨協議。

（2）財務深入一線，結合實際制定預算

會展企業財務人員需深度參與采購活動，根據采購需求和市場預測情況準確編制采購預算，指導展覽部門控制采購成本支出。首先，財務人員需與展覽部門實時溝通，了解采購明細情況，然后結合展覽部對市場的預測數據，編制精準的采購成本預算；其次，采購成本預算編制完成且經過審批并下達預算指標后，財務人員監督展覽部門按照預算計劃執行，在成本預算內實施采購工作，嚴格控制采購成本；最后，以采購成本預算執行情況作為考核標準，對展覽部門進行預算考核，并且與部門績效聯系，以此強化展覽部門對成本預算的重視，在工作中規范自身行為，嚴防成本浪費。

3.加強合同管理，嚴格控制增值稅稅率、進項稅額

在“營改增”政策環境下，會展企業適用政策統一的增值稅稅率，按照規定開展企業的增值稅業務。為降低增值稅對企業成本的影響，企業可以盡可能選擇可開具增值稅專用發票的一般納稅人供應商，確保企業擁有增值稅抵扣憑證，有效抵扣企業的銷項稅，降低企業的稅負[4]。在實際工作中，會展企業應該通過加強合同管理的方式，嚴格控制企業的增值稅稅率和進項稅額，在與供應商簽訂合同時，合同中的價款必須明確指出是否包含增值稅，增值稅發票的稅率、類型必須明確，與供應商約定開具增值稅專用發票，避免出現爭議。如果合同執行期間增值稅政策調整導致稅率變化，則合同中的含稅價款也需要隨之變化，企業在審查合同時需密切關注稅收政策變化，及時調整合同價款。

4.制定遠期結售匯方案，鎖定匯率，按照成本導向定價

針對境外展覽項目會展企業可以制定遠期結售匯方案，鎖定匯率，規避匯率變化對項目成本帶來的風險影響。遠期結售匯方式可以有效幫助企業鎖定遠期匯率，穩固展覽項目的成本和收入，會展企業可與商業銀行建立合作關系，有關境外展覽項目的收支均可以向銀行申請遠期結售匯。針對境外展覽項目會展企業可按照成本導向進行服務定價，比如成本加成定價、目標收益定價、邊際成本定價等方法，而成本導向定價優勢劣勢同在，優勢：與需求導向定價法相比更簡捷、在保證企業經濟利潤穩定前提下考慮客戶需求；劣勢：忽略市場價格和需求變化、忽略市場競爭。會展企業需要及時克服成本導向定價的劣勢，企業可以根據業務的需求價格浮動空間確定成本加成比例，如此則需要會展企業對境外市場進行深入調查分析，準確預判需求價格彈性空間大小，從而合理確定業務價格[5]。

5.加強人才培養和引進，合理配置員工

會展企業的發展規模持續擴大，對會展人才的需求缺口也不斷增加，目前會展專業人才短缺是企業面臨的主要問題之一。高校雖然設立了會展專業，但高校學生實踐經驗短缺，企業仍舊需要對新引進的人才投入較多的時間和資金成本，而且人才質量低也是間接影響會展企業整體成本的因素。因此會展企業可以考慮引進專業人才，并且要求內部員工在工作之余積極更新知識體系，參加會展行業的研討活動，同時在企業培訓資金充足的前提下，安排內部優秀員工進行深造學習，從而提升員工的綜合能力，提高工作效率，控制經營成本。此外在疫情影響期間，為避免人力資源浪費，會展企業可考慮調整各展覽項目業務人員數量，安排其他業務部門的閑置員工轉變工作崗位。

6.完善績效管理和監督機制

績效管理可有效控制會展企業成本，以人力成本控制為例，會展企業可以使用OKR、KPI、MBO等多種績效管理工具控制企業的人力成本。企業可以選擇的工具如KPI關鍵績效指標，KPI是自上而下的指標體系，企業先確定整體KPI指標，然后確定部門和個人的KPI指標，指標體系層層分解，換言之也是將企業的戰略層層落實員工身上，企業在應用KPI關鍵績效指標時需要注意非財務類指標，因為此類指標可以隱晦指向人力成本控制績效目標，可進一步緩解員工對財務指標的抵觸情緒。另外，會展企業需要繼續構建監督機制，完善監督體系，進一步擴大監督范圍，要求監督人員全程參與跟蹤經濟業務，監督記錄各個經營環節的成本數據，準確記錄后反饋至財務部門，由其進行核算分析，監督人員可對成本管理結果進行監督評價，夯實績效考核基礎[6]。

7.推進信息化建設，利用信息技術提高成本管控效率

會展企業應該搭建信息技術平臺，構建信息共享機制，在強大的信息技術工具和共享理念支撐下提升企業的成本控制水平。目前正處于互聯網經濟時代，會展企業可進一步優化內部財務信息系統，加強財務智能化建設，依托于財務信息系統完成成本預測、成本計劃、成本控制、成本核算、成本解讀、成本分析和成本考核等工作。在優化財務系統時會展企業需注意，確保財務系統與各大業務系統通過有效的數據接口對接，打通財務與業務的溝通渠道，使財務人員可通過信息系統實時跟蹤成本預算執行進度、成本控制結果，快速收集和分析成本數據。另外，會展企業還需打通與外部市場的溝通渠道，實時獲取最新的會展行業情況、市場價格趨勢變化、供應商、物流商和客戶信息，保證企業所處價值鏈上的各個環節、各個企業和關聯交易企業之間的信息共享。財務人員需基于準確詳實的信息優化成本計劃，制定成本控制標準，實施科學有效的成本管理方案。

四、結語

綜上所述，會展企業在實際經營過程中成本管控體系框架基本搭建完成，目前會展企業的重要任務是繼續細化成本管理工作，填充成本管控體系框架內容，最大幅度地提升會展企業成本管理和控制水平。在未來發展過程中，會展企業仍需密切關注市場形勢變化，重視內部成本結構變化，結合企業的實際情況對成本核算、成本分析等進行優化，將企業資金用到合適的位置，發揮其真正效益。