煙草行業內中小企業合同管理研究

孫 萍

（中煙商務物流有限責任公司，北京 100055）

一、引言

近年來，煙草行業順應國內外經濟發展大環境，提出了精益管理、高質量發展等主題，成效顯著，近五年來稅利水平穩步提升。但是，在其內控管理、風險防范方面仍存在很多薄弱環節，合同管理便是其中一環。合同內容涉及到工程建設、物資采購等方方面面，近年來，在多次巡視和審計中，都發現煙草行業所屬企業在這些方面存在廉政風險和違規行為，規范合同管理是提升管控水平、防范廉政風險的重要舉措。

煙草行業內中小企業是煙草行業的重要組成部分，遍布行業的各個層級，中國煙草總公司直屬的專業性公司均為中小企業，甚至是小微企業，這些企業承擔著重要職能，為行業發展和稅利實現做出了重要貢獻，但由于規模、人員限制，合同管理缺乏系統性、全面性，成為制約企業發展的一個風險誘因。

大型企業中，組織架構完備，人員充足，信息化水平高，往往合同管理做得相對全面、細致、規范，而中小企業因各方面因素的限制，在合同管理方面問題較多，亟待提升，研究行業內中小企業的合同管理對于推動行業高質量發展具有重要意義。

二、煙草行業中小企業合同的特點

1.合同管理的定義

企業經濟活動的開展離不開合同的簽訂，《民法典》對合同的表述：合同是民事主體之間設立、變更、終止民事法律關系的協議。本文中的合同是指企業間因買賣商品和提供服務、租賃資產、投資等經濟行為而訂立的具有法律效力的文件。合同伴隨著商品經濟產生，隨著商品經濟的發展愈發重要，合同用法律的形式對商品交換的安全和信譽進行了規范，維護了經濟秩序的平穩。

合同管理是借助于信息化、智能化的平臺，對合同從磋商、草擬、簽訂、生效、執行直至失效的全過程進行監控，強調管理的動態性，不僅重視合同簽訂之前的談判階段，更重視簽訂后的履約執行階段以及執行完成后的歸檔管理階段。合同管理是業財融合的一種手段和方式，與合同相關的各部門通過管理系統相連，及時掌握經濟環境、財稅政策以及突發事件對企業經濟活動的影響，追蹤合作方的履約能力，對合同作出修改、變更、補充、中止和終止。

合同管理是項目管理的重要分支，合同管理本身又延伸到供應商管理、采購管理、預算管理、付款管理等環節，牽一發而動全身。做好合同管理，對于打通業務和財務之間的連接點，推進業財融合，完善企業內部控制鏈條具有重要意義。

2.煙草行業內中小企業合同管理的特點

中小企業限于規模、人員等特點，單個合同體量小，但煙草行業內部目前按計劃執行生產、銷售、調撥等經濟活動，業務內容種類繁多、行業內關聯交易頻繁，伴隨著多元化的開展和非煙業務的拓展，與行業外企業的合作也不斷加強，行業內中小企業的合同種類繁雜，合作方眾多。量大，類雜，單個合同金額低，給行業內中小企業的合同管理帶來了困擾，加之行業內部主業（卷煙和煙葉）自成循環，對合同管理關注度和重視度不夠，目前合同管理基礎薄弱，法律風險和財務風險隱患較大。

三、煙草行業內中小企業合同管理中存在的問題

1.重視前期采購管理，忽視后期合同執行管理

目前，煙草行業內部采購管理流程比較完善，各層級大部分企業都制定了配套的采購管理制度。完成一項采購需要采購計劃申報、預算申報，批復后啟動采購流程，逐級審批，審批完成后啟動招標流程，評標完成后，召開采購小組會議，大家一致同意后簽訂合同。但采購流程完成之后，進入合同草擬、簽訂階段后關注度和重視度不夠，很多工作人員認為按采購結果進行即可，無需投入過多人力物力。合同簽訂后是否按進度執行、服務質量是否過關、環境改變是否導致合同需要變更等方面也僅是個別業務部門跟進，合同履約完成后更是缺乏統一的分類和歸檔。

2.合作方資質審查不嚴格

隨著煙草行業業務范圍和規模的拓展，合作單位數量越來越多，涉及面也越來越廣泛。目前，行業內的部分中小企業在簽訂合同之前缺少專門的合作方資質審查環節，對合作方的了解主要是依靠其自行提供的材料及其在競爭性談判中的自我介紹，缺乏主動甄別，這樣一方面容易導致不良供應商低價中標，后續提供的服務和產品質量難以達到要求，另一方面容易發生合作方和牽頭部門串通舞弊尋租行為。

3.缺少合同管理的歸口部門和崗位

目前，煙草行業內的部分中小企業的合同實行的是分部門管理，各牽頭部門負責部門內部所需商品、服務的采購、合同簽訂和執行的一切事宜。例如，信息化建設項目合同由信息部門負責，辦公設備采購和工程建設合同由辦公室負責，專用設備采購合同由設備使用部門負責，這種分散管理模式下，無法從宏觀層面整體把握合同的數量、規模、進度，有些合同簽訂后長期不執行，有些項目達到預定用途或者可使用狀態，無法按會計準則要求及時轉入資產。另外，合同執行完全靠個人跟進，容易發生履約風險，合同糾紛一旦發生，爭議解決耗時耗力，造成公司資源的極大浪費。

4.合同管理和預算管理脫節

目前，行業內的部分中小企業只對項目總金額進行預算申報，在具體合同簽訂的過程中，只要總金額不超預算即可，這種粗放的管理模式導致合同預算不科學、不細化，在合同簽訂環節，無法對照預算對合同內容、金額等進行充分論證。很多項目預算申報了，到頭來并不執行，預算管理人員和項目管理部門均認為只要沒有超過預算就是合理的，這樣，預算和項目脫節，預算起不到費用監管、成本控制的作用，合同管理沒有較強依據，缺乏大局觀、系統觀。

5.合同管理信息化缺位

因受到生產經營規模限制，行業內大部分中小企業信息化程度不高，合同管理完全依靠手工，消耗了大量的人力、物力，且無法做到面面俱到，這嚴重滯后于煙草行業信息化、智能化發展的大環境，合同管理無法和經營系統、財務系統、國資系統對接，對于履約進度、收付款進度、完工進度無法時時跟進查詢，做不到項目的全生命周期管理，使項目風險大大增加。

四、合同管理不善帶來的法律風險和財務風險

1.法律風險

（1）對合作方資質審查不嚴埋下的違約隱患

合同簽訂階段是風險的源頭，此時埋下的風險隱患影響尤為重大，且在后續執行過程中不易補救。對合作方進行資質審查，是合同簽訂的第一步，也是非常必要且重要的環節。資質審查的內容不僅要包括對方是否具備簽訂合同的資格，還要了解對方的真實意圖，如果審查不全面或者審查的形式僅是簡單的電話問詢和網上資料搜索，很容易出現盲目合作，給企業帶來損失。

（2）合同文書制作不規范，合同內容與法律法規不符

煙草行業內的中小企業大多沒有配備專門的法務人員，從中介機構聘請法律顧問也是近幾年才開始，所以在合同文書的起草和審查環節，存在很多想當然的情況，所擬定條款不一定符合法律要求。以合資合同為例，部分合同中的約定條款僅雙方協商簽訂，未經專業機構的嚴格審查，缺乏足夠的法律依據和效力，例如一些投資收益的保底條款，通過合同約定無論合資公司盈利與否，某一方的股東都要求保底分紅，這與公司法相違背。此類條款給企業后續的財務管理帶來困擾，而且，在雙方出現爭議時，維權困難。

（3）合同細節約定不明，合同執行違背初衷

合同條款是雙方權利義務的重要保障和約束，如果一些合同細節沒有明確的約定，就會影響交易的進行，甚至造成損失。例如，違約責任和爭議條款，如果合同中沒有約定違約責任及違約金額和支付時限，則在違約行為發生時，無法獲得補償。隨著煙草行業的發展壯大，稅利蒸蒸日上，很多行業外企業都尋找合作機會，部分合作方對合同細節約定不明確，由此鉆空子，將煙草行業投入的資源另作他用，將國有資本創造的收益占為己有。行業的多元化探索，是為了實現國有資產的保值增值，但早期因經驗不足等多方原因，合同約定不完善，很多投資最終結果與初衷背道而馳，強行撤資又不符合法律規定，成本過高。

（4）后續管理不善，檔案不全，事后無據可查

合同執行完畢雖然該合同約定的經濟事項已完成，但并非合同管理的終結，后續的歸檔、分析工作也很重要，這對后續的業務開展具有重大借鑒意義，而且對于內外部的審計、稅務等相關部門的檢查來說，是重要的資料。目前煙草行業的很多中小企業合同執行完成后的管理環節是欠缺的，合同執行完了就認為沒事了，把合同往檔案柜里一收，等審計或者巡視需要的時候再說。這樣很可能導致合同資料不全，合同執行過程中的經驗教訓難以得到總結和應用，當后續產生爭議或糾紛時，無法拿出可靠的依據爭取正當權利。

2.財務風險

（1）流程不優化帶來成本增加風險

因信息化水平低、人工管理為主，目前，煙草行業內很多中小企業合同管理都存在前期招標采購周期長，中期執行信息化程度弱，工作效率低，且合同涉及部門較多，各部門之間職責邊界難以明確，出現相互扯皮推諉等現象，導致相應的財務成本增加。此外，在發票開具和資產驗收等重要環節，人工管理過程中可能出現雙方溝通不及時，對發票內容和資產驗收情況產生爭議，發票不符合要求促使發票重開成本、預算超標需要重新申報審批發生額外成本。

（2）支付方式約定不嚴謹帶來支付風險

不同性質的合同適用不同的支付方式，以建造合同為例，對支付方式的約定大部分是根據完工進度來的，但雙方對于完工進度的理解可能存在偏差，在爭議解決的過程中，可能延誤工程款支付，造成拖欠供應商款項；部分合同約定在合同簽訂后開工前支付一定比例預付款，如遇特殊事項，例新冠疫情，合同簽訂后遲遲無法開工，按期支付預付款后如供應商破產無法施工，則款項無法收回，造成單位損失，若不按期付款，又存在違約風險，需要賠償違約金。

（3）執行偏頗帶來國有資產流失風險

合同執行過程中合作方可能利用合同條款約定的不詳盡對某些事項進行曲解或者打擦邊球，以投資合同為例，若行業內企業用無形資產評估作價進行投資，合同中只對合作事宜、股權劃分和合資公司的管理等重要事宜進行了約定，未考慮到合資公司再投資的問題，合作方可能利用再投資構建復雜的股權結構，對國有資產進行轉移或吞噬，造成國有資產流失。

五、煙草行業內中小企業合同管理的對策和建議

1.建立健全合同管理制度體系

制度是開展日常工作的指南，制度完善工作才能有據可依，通過對合同管理的流程進行梳理，將合同的起草、審查、簽署、執行、變更、歸檔等環節固化常規化，能達到提高工作效率、預防風險的效果。制度建立不是簡單的條款羅列，要和工作相結合，充分考慮煙草行業的特點和企業的管理結構，明確各部門職責，通力合作，同時，合同管理制度要和預算管理制度、采購管理制度相互銜接，避免出現沖突，難以落實。

2.提升合同管理人員的綜合素質

對合同管理人員開展專門培訓，宣傳貫徹相關規章制度，是保障合同管理制度落地、合同管理工作有序開展的重要環節。通過理論學習和案例分析相結合的專業培訓豐富其財務知識、法律知識和檔案管理知識，提升履職水平，同時，強化保密意識、責任意識，落實崗位責任，提升風險防范水平，杜絕違規操作，為依法管理奠定良好基礎。

3.推進合同管理信息化建設

煙草行業內中小企業受經濟規模和人員結構的限制，考慮到成本和效益的匹配，不適合開發復雜的合同管理系統，但可以在現有的管理軟件中增加合同管理的信息化模塊，例如在現有的管控平臺上增設合同管理模塊，將合同管理的全過程納入管控范圍，同時，合同管理與管控平臺的資產模塊、資金支付模塊、投資管理以及記賬模塊相互關聯，打破信息孤島，實現數據共享，對于合同執行全過程動態監測，減少人工干預，發現異常情況及時預警，實時處理，提升管控水平。

4.增強風險意識，改善內控環境

合同管理專業性相對較強，要求管理人員具有較強的專業能力和風險防范意識，一方面，可以通過開展法制培訓和廉政風險教育，提升合同管理人員的規范履約意識、風險識別和防范意識，提升履約守約水平。另一方面，可以通過內部審計、檢查、考核等方式，將合同管理納入日常工作中，改善整體內控環境，保證合同管理工作有序推進、規范開展。

5.加強對合同管理的全流程控制。

（1）事前控制

所謂事前控制，就是要在合同簽訂之前進行財務風險和法律風險控制。首先要從制度層面明確財務部門和法務部門應參與合同談判、合同審核、合同結算；其次要做好合同簽訂前的審查工作，包括合同條款以及合作方的征信情況、財務狀況等；最后應完善合同審簽流程，由業務部門牽頭、財務部門、法務部門等會簽，同時規范印章管理，嚴控風險。

（2）事中控制

在合同履行過程中，業務部門要實時監督合同進度，對出現偏離合同條款的行為及時提出異議，如果履約期間合同內容發生了變化，應及時變更相應條款，簽訂補充協議。財務部門應嚴格按照企業會計準則對合同取得的收入、付出的款項、形成的資產進行賬務處理，對于掛賬的往來款項，與業務部門通力合作，及時清理。付出的款項要重點審核手續是否齊全、票據是否合法、金額和收款方是否與合同約定一致，一切符合條件后方可劃款。

（3）事后控制

事后控制主要是合同完成后的歸檔管理工作，對于簽訂的合同進行全過程全方位的檔案管理，包括合同談判、起草、審批、簽訂、執行以及法定授權等環節的資料管理，確保每個環節都合規合法，尤其對一些金額重大、事項重要的合同，需要更加嚴格執行法律法規和企業內部的規章制度，重要環節必須留痕，為企業風險防范提供重要依據。

六、結語

煙草行業長久以來的計劃經濟和專賣專營，導致行業內部企業管理粗放，缺乏競爭意識和風險防范意識，尤其是中小企業，在行業高質量發展以及規范化、法制化有序推進的大背景下，規范合同管理、整合優化資源、提升效率效益是大勢所趨。通過環境、制度、技術手段并行，改善行業內中小企業的合同管理水平，強化動態監督，實現不同模塊互聯互通，對于完成稅利目標、踐行兩個利益至上具有重要意義。